Conseils antitrust pour participer à une réunion « virtuelle » d'une association professionnelle

Les associations professionnelles remplissent de nombreuses fonctions utiles tant pour les employés que pour les entreprises.Ellesservent de forums aux professionnels d'un secteur particulier, dans le respect des paramètres juridiques applicables, pour partager leurs connaissances et leurs meilleures pratiques, élaborer des stratégies de lobbying et de relations publiques, et adopter des normes technologiques afin de garantir la sécurité et l'opérabilité.Ellesjouent également un rôle important en matière de réseautage, en réunissant des personnes ayant des intérêts et des relations communs afin qu'elles puissent se rencontrer dans un cadre professionnel.  Ces activités des associations professionnelles peuvent être importantes pour l'avancement professionnel des employés et, lorsqu'elles sont structurées de manière appropriée, elles sont parfaitement légales.

Cependant, lorsqu'elles sont structurées de manière inappropriée, les activités des associations professionnelles peuvent créer de sérieux risques juridiques. En particulier, en réunissant des employés d'entreprises concurrentes, les associations professionnelles créent des opportunités de coordination concurrentielle abusive au regard des lois antitrust. Par exemple, sans surveillance appropriée, le partage légitime de connaissances et de bonnes pratiques peut rapidement dégénérer en collusion illégale.  Dans le pire des cas, les réunions des associations professionnelles ont parfois été le théâtre de cartels criminels visant à fixer les prix.Ainsi , la Commission fédérale du commerce avertit sans ambiguïté qu'« il est illégal d'utiliser une association professionnelle pour contrôler ou suggérer les prix de ses membres ».

Les risques antitrust liés aux réunions des associations professionnelles ne se limitent pas à la création de cartels criminels. La Commission fédérale du commerce explique que les associations professionnelles peuvent également enfreindre les lois antitrust en mettant en place des « moyens déguisés de fixation des prix », tels que des « programmes de partage d'informations inappropriés, ou des contrats, des heures d'ouverture, des codes comptables, des codes de sécurité ou des méthodes de transport standardisés ».  Au-delà de cela, ces dernières années, les associations professionnelles ont également été visées pour avoir adopté des règlements ou même des « codes de déontologie » qui ont pour effet de limiter de manière abusive la liberté des membres de se faire concurrence pour les clients ou la couverture géographique.

Conseils de conformité pour les réunions traditionnelles des associations professionnelles

Compte tenu des risques antitrust liés aux activités des associations professionnelles, les entreprises ont mis au point au fil des ans un certain nombre de stratégies visant à atténuer ces risques lors des réunions des associations professionnelles. Ces stratégies comprennent :

• Commencer les réunions par un rappel sur la conformité aux lois antitrust
• Faire approuver à l'avance les avis de convocation et les ordres du jour par un conseiller juridique.
• Rédiger des procès-verbaux précis et concis des réunions
• Interdire les discussions ou les enquêtes sur les prix, les coûts, les marges, les conditions de vente, les stratégies commerciales ou les salaires, sans l'accord préalable du conseiller juridique.
• Interdiction des discussions sur les boycotts ou les « listes noires »
• Interdire l'adoption de règles ou de politiques qui restreignent de manière déraisonnable le commerce
• Réduire au minimum les conversations informelles ou « en aparté » entre concurrents
• Garantir l'équité et la transparence de toutes les normes technologiques adoptées
• Permettre à tout candidat qualifié d'adhérer à une association professionnelle
• Permettre à chaque membre de participer aux activités de l'association professionnelle, sous réserve des statuts, du règlement intérieur et des mesures de protection raisonnables de l'association professionnelle.
• Quitter bruyamment toute réunion ou discussion qui dépasse les limites de la bienséance.
• Faire surveiller les réunions par un conseiller juridique, lorsque cela est justifié.

  Pour être clair, aucune de ces stratégies n'est « universelle » et ne s'impose nécessairement ou ne convient dans tous les contextes. Toutefois , lorsqu'elles sont raisonnablement adaptées à la situation, une combinaison appropriée de ces stratégies s'est avérée efficace pour réduire les risques antitrust liés à la participation des employés ou des dirigeants à des activités d'associations professionnelles.

Conseils de conformité pour les réunions « virtuelles » des associations professionnelles

Du jour au lendemain, la pandémie a bouleversé le fonctionnement des associations professionnelles.  Ce qui, jusqu'à récemment, se déroulait souvent en personne dans des hôtels d'aéroport ou des centres de conférence s'est transformé en réunions « virtuelles » par téléphone ou, de plus en plus, via des outils de vidéoconférence sur Internet. Si certains de ces changements peuvent s'avérer temporaires à mesure que le pays rouvre, il ne fait guère de doute que les réunions virtuelles des associations professionnelles et les événements de réseautage feront de plus en plus partie de la « nouvelle normalité » dans les années à venir.

Les participants aux réunions virtuelles d'associations professionnelles doivent garder à l'esprit que les lois antitrust s'appliquent avec la même force aux réunions virtuelles qu'aux réunions en présentiel. Par conséquent , toutes les règles qui s'appliquent habituellement aux réunions en présentiel d'associations professionnelles, ainsi qu'aux événements de réseautage virtuels ou aux cocktails, doivent continuer à s'appliquer aux réunions virtuelles.

Cependant, les réunions virtuelles posent également des défis qui leur sont propres. Les entreprises peuvent donc envisager d'adopter des stratégies spéciales pour garantir le respect des règles antitrust lors des réunions virtuelles. Ces stratégies peuvent inclure :

• Prendre des précautions lors du « partage » d'écrans. Les présentateurs doivent prendre toutes les précautions nécessaires avant de « partager » leur écran avec les autres participants, afin de s'assurer que des informations confidentielles telles que les listes de prix, les plans d'affaires ou même les e-mails entrants ne soient pas affichées par inadvertance aux autres participants.En particulier, afin de minimiser le risque de partage involontaire, avant de partager son écran, un présentateur doit fermer toutes les applications inutiles et désactiver les notifications de courriels et de chats. Les présentateurs doivent également vérifier s'il existe des informations sensibles sur la concurrence dans des endroits tels que les signets de leur navigateur Internet, les images de leur bureau ou les noms de fichiers qui pourraient être visibles.
• Équilibre entre sécurité et ouverture.De nombreuses associations professionnelles ont prudemment adopté des mesures de sécurité pour prévenir les intrusions ou les activités de « bombardement ». Par exemple, de nombreux outils de vidéoconférence peuvent être configurés pour exiger des participants qu'ils saisissent un mot de passe, ou pour permettre à l'hôte de contrôler qui peut participer ou prendre la parole pendant une réunion. Si ces précautions peuvent être très importantes du point de vue de la sécurité, elles doivent être mises en balance avec la nécessité pour les associations professionnelles de respecter leurs propres règles en matière de transparence et de non-discrimination.Une réunion virtuelle doit offrir le même niveau d'ouverture et d'accès qu'une réunion en personne. Cela signifie que chaque personne habilitée à participer à une réunion doit recevoir une invitation et avoir la possibilité d'obtenir les informations de connexion nécessaires, et qu'aucun participant éligible ne doit être empêché de se connecter ou de participer à la réunion de manière inappropriée.
• Limiter les communications privées.Les participants doivent faire preuve de prudence lorsqu'ils utilisent des outils de messagerie électronique, de discussion en groupe ou de « chat » pour tenir des conversations parallèles pendant les réunions virtuelles.En particulier, les participants doivent veiller à éviter de donner l'impression de « s'associer » de manière inappropriée avec d'autres participants afin de déterminer le déroulement ou le résultat d'une réunion. Ce risque est particulièrement préoccupant pour les employés qui peuvent occuper des fonctions de dirigeants ou d'administrateurs d'une association professionnelle, ou tout autre rôle qui les lie aux statuts ou autres règles de procédure d'une association professionnelle.
• Rechercher la sécurité dans le nombre.Toutes choses égales par ailleurs, les risques de malversations sont généralement moins élevés lors d'une réunion réunissant un grand nombre de participants que lors d'une réunion réunissant un petit nombre de participants.Plus important encore, les risques de malveillance sont moindres lors d'une réunion qui rassemble un large éventail d'acteurs du secteur (par exemple, des clients, des consultants ou des régulateurs) que lors d'une réunion qui ne rassemble que des concurrents directs. Il est particulièrement important de prendre en compte cet aspect avant d'utiliser un logiciel de conférence qui prend en charge des réunions en petits groupes, distinctes de la réunion principale plus importante.
• Agissez comme si la réunion virtuelle était enregistrée. En règle générale, il est recommandé d'agir comme si chaque réunion virtuelle d'une association professionnelle ou chaque événement de réseautage était enregistré. Il est toutefois important de noter que certaines juridictions interdisent l'enregistrement de réunions privées sans le consentement de tous les participants.
• Faire une « sortie bruyante », virtuellement.Lorsqu'une ligne a été franchie, les règles relatives aux « sorties bruyantes » restent largement les mêmes, que la réunion soit virtuelle ou en personne. Cependant, les réunions virtuelles peuvent poser des contraintes technologiques particulières, telles que la mise en sourdine automatique des personnes qui ne sont pas désignées comme intervenants.Si une personne ressent le besoin de faire une « sortie bruyante » mais qu'elle est techniquement incapable d'émettre un son, elle devra alors utiliser d'autres canaux. Lorsqu'une fonctionnalité de discussion de groupe est disponible, cela peut être la meilleure option pour exprimer une sortie bruyante en temps réel. Mais pour conserver une trace de la sortie bruyante, une communication de suivi par lettre ou par e-mail est une option à envisager.
• Réévaluer la nécessité de faire surveiller la réunion par un conseiller juridique.Il est presque certain qu'il est moins coûteux pour un conseiller juridique d'assister à une réunion virtuelle qu'à une réunion en personne. Par conséquent, les associations professionnelles et les membres individuels pourraient vouloir réévaluer s'il est judicieux de faire surveiller les réunions virtuelles par un conseiller juridique.

Une fois encore, aucune de ces stratégies n'est universelle, ni nécessairement requise ou appropriée dans tous les contextes. Cependant , alors que de plus en plus de cadres et d'employés participent à des réunions virtuelles d'associations professionnelles et à des événements de réseautage, les entreprises doivent adapter leurs stratégies de conformité en conséquence. Après tout, malgré la pandémie, les lois antitrust continuent de s'appliquer pleinement.