Évaluation des répercussions de la COVID-19 sur la conformité environnementale
En raison de la COVID-19, de nombreuses entreprises ont dû faire face à la fermeture de leurs installations, à la réduction de leurs activités, au congé forcé de leurs employés et à la révision de leurs horaires de travail. Cela, ajouté aux interruptions de service de la part de fournisseurs tiers tels que les laboratoires d'analyse et les installations d'élimination des déchets, peut avoir un impact sur la gestion des installations en matière d'obligations quotidiennes de conformité environnementale.
Voici quelques mesures simples que les entreprises devraient envisager pour garantir une conformité continue dans un environnement difficile et pour évaluer les performances passées en matière d'obligations environnementales :
1. Vérifiez qu'il existe un responsable pour chaque obligation de conformité. Les exigences environnementales sont complexes et vastes et peuvent inclure la surveillance des opérations, la tenue de registres, le prélèvement et l'analyse d'échantillons, les inspections, les limites de stockage des déchets, la formation, le renouvellement des permis et les obligations de déclaration. Bon nombre d'entre elles sont gérées par les employés chargés des opérations de l'usine, et pas seulement par le personnel EH&S. En raison des perturbations des services et des horaires de travail, les employés qui géraient auparavant ces obligations peuvent ne plus être présents sur le site ou disponibles pour effectuer les tâches requises. Réaffirmez à chaque employé les obligations dont il est responsable et identifiez de nouveaux responsables si nécessaire pour combler les lacunes. Si une réaffectation est nécessaire, assurez-vous que l'employé a reçu la formation appropriée et comprend parfaitement les exigences liées à cette obligation, et que son supérieur hiérarchique est également informé de ses nouvelles responsabilités.
2. Examiner la situation des prestataires de services tiers actuels. Il s'agit notamment des consultants qui collectent les échantillons, des laboratoires qui effectuent les analyses et des installations d'élimination des déchets. Vérifiez qu'ils sont en mesure de respecter les délais, les délais d'exécution ou les calendriers de collecte requis, ou recherchez des alternatives et des prestataires de services de secours.
3. Évaluez la conformité des obligations environnementales en cours et passées. Passez en revue les permis, les réglementations et votre calendrier de conformité afin d'identifier les exigences non respectées ainsi que les obligations à venir que vous ne serez pas en mesure de remplir. Traitez celles qui font l'objet d'obligations de déclaration ou de notification (par exemple, certification annuelle de conformité au titre V, déclaration de rejet CERCLA) et identifiez celles pour lesquelles une demande de prolongation pourrait être envisagée (par exemple, renouvellement de permis, soumission de rapports).
4. Comprendre quelles options d'allègement des mesures coercitives sont disponibles et s'il convient de les mettre en œuvre. Diverses politiques discrétionnaires de l'EPA et des États américains traitent des cas de non-conformité causés par la COVID-19 et identifient les protections et les mesures nécessaires pour les obtenir. Par exemple, la politique de l'EPA annoncée en mars 2020 accorde un allègement important pour un certain nombre d'obligations générales de conformité, à condition que l'installation documente la non-conformité, identifie comment la COVID-19 en est la cause et, sur demande, fournisse ces informations à l'EPA. En ce qui concerne les politiques des États, certains ont adopté la politique de l'EPA, tandis que d'autres sont plus restrictifs et exigent de signaler la non-conformité ou de demander l'aide de l'État pour se mettre en conformité. Certains États ont accordé des prolongations des délais de conformité et une poignée d'États restent silencieux sur la question.
De plus, l'EPA et plusieurs États ont mis en place des mesures de protection en matière de divulgation volontaire qui peuvent permettre d'obtenir une exonération totale ou partielle des sanctions basées sur la gravité pour les infractions répondant à certains critères (méthode de découverte, moment de la divulgation, etc.)1. Ces mesures doivent également être prises en compte afin de déterminer si ces protections peuvent s'appliquer et s'il convient de les demander.
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1 Les protections fédérales et étatiques en matière de divulgation varient considérablement. Certains États n'accordent une dérogation que si la non-conformité a été découverte lors d'un « audit » et si l'État a été informé à l'avance de cet audit. Examinez les exigences avant de procéder à une évaluation afin de déterminer si vous allez effectuer votre examen dans le cadre de cette politique et de vous assurer que vous remplissez les conditions requises pour bénéficier de la couverture.