Les perturbations de la chaîne d'approvisionnement liées à la COVID-19 et la manière dont les fournisseurs et les prestataires de services ont géré ces perturbations ont incité les équipes d'approvisionnement à reconsidérer l'opportunité de se détourner des fournisseurs dont les performances ont été insatisfaisantes pendant la pandémie. À cet égard, le processus d'appel d'offres (« RFP ») reste un outil précieux pour les acheteurs de biens et de services qui souhaitent évaluer de nouvelles solutions d'approvisionnement et de services. Le moment est idéal pour déterminer si l'approche RFP d'un acheteur et les contrats types soumis avec les RFP peuvent être améliorés.
Lorsqu'un acheteur contrôle le processus d'appel d'offres, il se trouve dans une position favorable pour négocier certains aspects d'un contrat qui auraient pu être négligés avant la pandémie. Les acheteurs doivent désormais accorder une attention particulière à certaines clauses, notamment celles relatives à la force majeure, à la résiliation pour convenance et à la suspension.
- Force majeure. Les acheteurs doivent s'assurer que la clause de force majeure oblige leur fournisseur à les informer rapidement en cas d'événement de force majeure. La section relative à la force majeure doit également prévoir la résiliation du contrat dans le cas où le fournisseur ne serait pas en mesure de reprendre ses prestations dans un délai raisonnable. En outre, l'acheteur devra s'assurer que la portée de ce qui constitue un événement de force majeure est correctement limitée.
- Résiliation pour convenance. La COVID-19 a mis en évidence la nécessité de faire preuve de souplesse dans les approches relatives aux contrats d'approvisionnement et de services. Si la résiliation pour convenance a toujours été importante pour les acheteurs de biens et de services, la nécessité d'une résiliation unilatérale pour convenance en faveur de l'acheteur, assortie d'un délai de préavis raisonnable, doit être considérée comme une condition essentielle lors de la sélection d'un fournisseur dans le cadre d'un processus d'appel d'offres, en particulier lorsque la relation d'approvisionnement est exclusive ou comprend une obligation de fournir un volume particulier.
- Suspension. Une clause de suspension peut permettre de retarder l'exécution d'un fournisseur sans avoir à recourir à la formulation stricte d'une clause de force majeure. Idéalement, du point de vue de l'acheteur, une clause de suspension serait rédigée en sa faveur afin de lui permettre de suspendre l'exécution d'un contrat de fourniture ou de service pour quelque raison que ce soit, et prévoirait la reprise de l'exécution du contrat sur simple notification de la part de l'acheteur.
Plus que jamais, il est essentiel que le contrat type de l'acheteur soit envoyé en même temps que le document d'appel d'offres. En raison de l'urgence de certains processus de sélection des fournisseurs, il est tentant d'envoyer le document d'appel d'offres et de faire suivre le contrat type plus tard. Dans certains cas, le contrat type n'est fourni qu'une fois le nouveau fournisseur sélectionné. En fournissant le contrat type dès le début du processus d'appel d'offres et en exigeant que le fournisseur y apporte ses modifications dans le cadre de sa réponse à l'appel d'offres, l'acheteur disposera d'un plus grand pouvoir de négociation, pourra identifier à un stade précoce les éventuels obstacles contractuels majeurs et aura un aperçu de la facilité ou de la difficulté de travailler avec le fournisseur à l'avenir.
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