Les prestations de congé familial et médical rémunéré seront disponibles à compter du 1er janvier 2021 : ce que les employeurs du Massachusetts doivent faire pour s'y préparer

Le Massachusetts rejoindra bientôt la liste croissante des États qui imposent des congés familiaux et médicaux rémunérés à leurs employés.À compter du 1er janvier, les employés du Massachusetts pourront bénéficier des avantages prévus par la nouvelle loi du Commonwealth sur les congés familiaux et médicaux rémunérés (Paid Family Medical Leave, PFML).   La PFML prévoit des congés payés pour les personnes confrontées à une crise sanitaire, qui souhaitent créer des liens avec un enfant ou qui s'occupent d'un parent malade. Les employeursdu Massachusetts doivent prendre dès maintenant des mesures pour s'assurer qu'ils pourront respecter leurs obligations en matière de PFML dès le début de la nouvelle année. Cet article présente un bref aperçu de la PFML et des mesures à prendre par les employeurs.

Présentation générale du PFML

Les employeurs peuvent se conformer à la PFML soit : (1) en participant au régime public, financé par une taxe d'État ; (2) en gérant un régime privé (autofinancé ou par l'intermédiaire d'un assureur tiers) qui doit être approuvé par l'État et offrir des prestations égales ou supérieures à celles du régime public.

La PFML donne droit à un employé couvert de prendre jusqu'à 26 semaines de congé payé pour l'une des raisons admissibles suivantes :

• Jusqu'à 20 semaines de congé payé pour traiter la maladie grave de l'employé ;

   

• Jusqu'à 12 semaines de congé payé pour créer des liens avec un enfant après sa naissance, son adoption ou son placement en famille d'accueil ;

   

• Jusqu'à 12 semaines en raison d'une urgence admissible liée à un membre de la famille en service actif ; et

   

• Jusqu'à 26 semaines pour s'occuper d'un membre de la famille qui est un militaire couvert.

Les autres prestations PFML seront disponibles à compter du 1er juillet 2021, date à laquelle les personnes couvertes auront également droit à un congé payé pouvant aller jusqu'à 12 semaines pour s'occuper d'un membre de leur famille atteint d'une maladie grave.

Les prestations de congé sont financées par les cotisations des employeurs, qui sont calculées en fonction du nombre d'employés. Les employeurs peuvent déduire une partie des cotisations requises du salaire des employés. Pour les congés médicaux, les employeurs ne peuvent déduire plus de 40 % de leur cotisation requise du salaire. Pour les congés familiaux, ils peuvent déduire jusqu'à 100 %.

Un employé qui prend un congé PFML doit donner à son employeur un préavis d'au moins 30 jours. Il doit indiquer la date prévue du début du congé, la durée prévue du congé et la date prévue de son retour. Bien entendu, les employeurs doivent faire preuve de souplesse lorsque des circonstances atténuantes rendent impossible le respect du préavis de 30 jours.

D'un autre côté, les employeurs du Massachusetts sont tenus de réintégrer un employé qui reprend le travail après un congé médical ou familial à son poste antérieur. Cela inclut le statut professionnel, le salaire, les avantages sociaux, l'ancienneté et les droits acquis.  Le fait de prendre un congé PFML ne doit pas non plus avoir d'incidence sur l'accumulation des congés annuels, des congés maladie, des primes ou des promotions d'un employé. Il existeune présomption de représailles pour les mesures négatives prises à l'encontre d'un employé dans les six mois suivant son congé. Enfin , les employeurs doivent continuer à fournir les prestations d'assurance maladie liées à l'emploi, que l'employé soit actuellement en congé ou non.  

L'option du régime privé

Un employeur peut demander une exemption de cotisations en démontrant qu'il offre des prestations de congé dans le cadre d'un régime privé. Une entreprise qui souhaite bénéficier de cette exemption doit soumettre une demande d'exemption via le système MassTaxConnect du département du revenu du Massachusetts.  Un régime ne sera approuvé que s'il : (i) offre des prestations identiques ou supérieures à celles offertes par le PFML ; (ii) ne coûte pas plus cher aux employés que ce qu'ils auraient à payer pour bénéficier du PFML ; et (iii) prévoit une procédure d'appel auprès de l'administrateur du régime privé avant tout recours auprès du Department of Family and Medical Leave (le « Département »). Un employeur dont la demande d'exemption a été rejetée par le département peut demander un réexamen de la décision.

Principales dispositions de la PFML

• Tout employé gagnant plus de 70 000 dollars par an recevra l'allocation maximale de l'État, soit 850 dollars par semaine.

   

• Le PFML peut être cumulé avec d'autres congés légaux, tels que ceux prévus par la loi fédérale sur le congé familial pour raisons médicales (Family Medical Leave Act) et la loi du Massachusetts sur le congé parental (Massachusetts Parental Leave Act).

   

• Les entrepreneurs indépendants (1099) peuvent être éligibles au PFML si la main-d'œuvre de l'employeur est composée de plus de 50 % de travailleurs indépendants.

   

• Les congés payés accumulés (congés annuels, congés maladie, congés spéciaux) peuvent être utilisés à la place des prestations PFML, ce qui signifie que les employés qui choisissent d'utiliser leurs congés spéciaux ne peuvent pas percevoir les prestations PFML de l'État pour la même période.

   

• En revanche, les employés peuvent bénéficier des prestations d'invalidité de courte durée et des congés familiaux/médicaux rémunérés fournis par leur employeur et percevoir les prestations PFML de l'État pour la même période (ce qui signifie que ces prestations de l'employeur peuvent « compléter » les prestations PFML de l'État jusqu'à concurrence du salaire hebdomadaire moyen de l'employé).

   

• Les employés peuvent prendre des congés intermittents dans le cadre du PFML (l'accord de l'employeur n'est requis que pour les congés parentaux).

Mesures à prendre par les employeurs :

• Si vous ne l'avez pas encore fait, inscrivez-vous auprès de MassTaxConnect, par lequel vous effectuez vos cotisations et vos déclarations trimestrielles.

   

• Affichez l'affiche obligatoire sur le PFML dans votre lieu de travail si vous ne l'avez pas encore fait.
  • Téléchargez l'affiche ici

     

• Réviser les documents d'intégration afin d'informer les nouveaux employés des avantages liés au PFML.
  • Les employeurs sont tenus de fournir une explication écrite de la loi dans les 30 jours suivant la date d'entrée en fonction d'un employé.

     

• Examiner et réviser les politiques afin de tenir compte du PFML et veiller à ce que les politiques précisent que les congés légaux sont pris simultanément.
  • Congés, congés maladie et autres politiques en matière de congés payés
  • Politiques relatives à la FMLA et au congé parental
  • Politiques relatives aux congés militaires
  • Politiques relatives aux congés pour invalidité de courte durée et de longue durée

     

• Mettre à jour l'année de prestations FMLA afin qu'elle soit calculée sur une base continue (plutôt que calendaire) de manière à correspondre à l'année de prestations PFML du Massachusetts.

   

• Déterminez si vous souhaitez souscrire à l'option de régime privé. Les exemptions au régime privé peuvent être obtenues pour 2021 jusqu'au 31 décembre 2020, même si vous avez déjà cotisé au fonds public.
  • Si vous utilisez un régime privé agréé, veillez à conserver tous les rapports, informations et dossiers liés à ce régime pendant au moins trois ans.
    
    
• Former les employés des ressources humaines aux exigences du PFML et à leur interaction avec les politiques existantes en matière de congés et de congés payés.

   

• Informer la direction des nouveaux droits et devoirs.
  • Les personnes ayant un pouvoir de supervision doivent savoir que tout changement négatif dans le statut professionnel d'un employé intervenant dans les six mois suivant son congé sera présumé constituer une mesure de représailles.

     

• Réviser les protocoles de conservation des dossiers afin de répondre rapidement aux demandes d'informations du département.
  • Les employeurs sont tenus de répondre à toute demande d'informations relatives au salaire, aux revenus ou à l'emploi d'un salarié dans un délai de 10 jours calendaires à compter de la date d'envoi de la demande.

• Le département peut contrôler un régime privé afin de s'assurer qu'il est conforme.

   

Dans un prochain article de blog, nous passerons en revue les questions fréquemment posées par les employeurs du Massachusetts qui se préparent pour le 1er janvier 2021. En attendant, veuillez contacter votre avocat spécialisé en droit du travail et de l'emploi chez Foley & Lardner LLP pour obtenir de l'aide concernant la législation du Massachusetts ou les exigences en matière de congés familiaux et médicaux rémunérés dans tout État où vous employez des salariés.