L'OSHA Californie met en œuvre des règles relatives au COVID-19 sur le lieu de travail

À compter du 30 novembre 2020, Cal/OSHA a approuvé de nouvelles réglementations ayant une incidence sur les obligations des employeurs en matière de prévention de l'exposition au COVID-19 sur le lieu de travail et de lutte contre les épidémies.  Ces règles s'appliquent à tous les employeurs, quelle que soit leur taille, sauf s'ils n'ont qu'un seul employé sans contact avec d'autres personnes, s'ils ont des employés travaillant à domicile ou s'ils sont concernés par la réglementation sur les maladies transmissibles par aérosols. Le ministère californien des Relations industrielles a également publié une FAQ le 2 décembre 2020.

En résumé, la norme impose aux employeurs les obligations suivantes :

• Rédiger et mettre en œuvre un programme de prévention contre la COVID-19 ;
• Identifier les risques liés à la COVID-19, avec la participation des employés, et corriger tout risque identifié ;
• Procéder à la recherche des contacts après tout cas positif impliquant une exposition potentielle sur le lieu de travail, puis informer et faire tester les employés potentiellement exposés ;
• Exiger la distanciation physique et le port du masque, améliorer la ventilation et maximiser l'apport d'air extérieur.
• Ne pas autoriser les travailleurs atteints de la COVID-19 ou présentant un risque élevé d'exposition à retourner sur leur lieu de travail avant la fin de leur quarantaine, et continuer à rémunérer les employés pendant toute la durée de la quarantaine ;
• Signalez toutes les épidémies. Une épidémie est définie comme trois cas ou plus sur une période de 14 jours au service de santé publique et fournissez des tests continus comme indiqué en détail ci-dessous ;
• Dans les logements fournis par l'employeur, espacer les lits d'environ deux mètres, ne pas utiliser de lits superposés et désinfecter quotidiennement ; et,
• Dans les transports fournis par l'employeur, contrôlez les travailleurs avant leur embarquement et exigez qu'ils s'assoient à un mètre les uns des autres dans toutes les directions et qu'ils portent un masque.

Les nouvelles règles sont entrées en vigueur immédiatement et le DIR de Californie a demandé aux employeurs de mettre rapidement en œuvre les nouvelles normes, précisant que Cal/OSHA tiendrait compte des efforts de bonne foi déployés par les employeurs pour se conformer pleinement à la réglementation, mais soulignant que l'élimination des dangers et la mise en œuvre des exigences en matière de tests étaient « essentielles ».

Points saillants des obligations de l'employeur

Plan de prévention contre la COVID-19 :

La nouvelle règle exige que les employeurs élaborent un programme écrit de prévention contre la COVID-19 qui sera intégré au programme de prévention des blessures et des maladies de l'employeur.  Ce plan doit être communiqué aux employés et à tout syndicat représentant les employés. Le programme de prévention contre la COVID-19 doit inclure les éléments spécifiques suivants : (a) un système de communication pour signaler les symptômes/l'exposition (sans crainte de représailles), (b) l'identification et l'évaluation des risques liés à la COVID-19, (c) les procédures d'enquête/d'intervention en cas de cas de COVID-19 sur le lieu de travail, (d) la correction des risques liés à la COVID-19, (e) la formation et l'instruction des employés sur les politiques et procédures et les moyens d'éviter l'infection par la COVID-19 (par exemple, EPI, distanciation physique, masques, etc.), (f) l'obligation de respecter une distance physique d'au moins deux mètres, sauf si cela est impossible, (g) le port d'un masque couvrant le nez et la bouche, (h) les contrôles techniques et administratifs (par exemple, barrières, ventilation, assainissement, lavage des mains, EPI), (i) la notification, la tenue et l'accès aux registres, (j) l'exclusion des employés positifs à la COVID-19 du lieu de travail (jusqu'à ce que les critères de retour au travail soient remplis) et des personnes exposées à la COVID-19 du lieu de travail jusqu'à ce que les critères de retour au travail soient remplis, et (k) les critères de retour au travail.  Dans le cadre de ce plan, les employeurs doivent fournir gratuitement des masques et d'autres EPI à tous les travailleurs. 

Ce plan comporte des nuances importantes qui peuvent avoir un impact sur certains employeurs. Plus précisément, la réglementation exige que les employeurs qui fournissent un logement à leurs employés espacent les lits d'au moins deux mètres et, s'ils fournissent un moyen de transport, laissent un espace d'au moins un mètre entre les employés. 

Les critères de retour au travail doivent inclure : au moins 24 heures se sont écoulées depuis la disparition d'une fièvre de 38 °C ou plus sans prise de médicaments antipyrétiques ; les symptômes de la COVID-19 se sont améliorés ; et au moins 10 jours se sont écoulés depuis l'apparition des premiers symptômes de la COVID-19.  Les employés qui ont été testés positifs mais qui n'ont jamais développé de symptômes de la COVID-19 ne sont pas autorisés à travailler avant qu'au moins 10 jours se soient écoulés depuis la date du prélèvement de leur premier test positif à la COVID-19. Il est important de noter qu'un test négatif à la COVID-19 ne peut être exigé pour qu'un employé reprenne le travail.

Pour déterminer l'exposition potentielle au COVID-19, les employeurs doivent déterminer quels employés, le cas échéant, se trouvaient à moins de deux mètres d'un cas de COVID-19 pendant un total cumulé de 15 minutes au cours d'une période de 24 heures pendant la « période d'exposition à haut risque » du cas de COVID-19. La période d'exposition à haut risque est la suivante :

• Pour les cas de COVID-19 qui développent des symptômes, à partir de deux jours avant l'apparition des premiers symptômes jusqu'à 10 jours après leur apparition, et 24 heures se sont écoulées sans fièvre, sans prise de médicaments antipyrétiques, et les symptômes se sont améliorés.
• Pour les personnes dont le test est positif mais qui ne développent jamais de symptômes de la COVID-19, à partir de deux jours avant jusqu'à 10 jours après le prélèvement de l'échantillon pour leur premier test positif à la COVID-19.

Réponse aux infections multiples ou aux « épidémies majeures »

Infections multiples :

De plus, il existe des exigences spécifiques en cas d'infections multiples et/ou d'épidémies importantes. On parle d'« infection multiple » ou d'épidémie lorsqu'un employeur enregistre trois infections ou plus en 14 jours, jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de nouveaux cas pendant une période de 14 jours.  Le nombre d'infections inclut les personnes non salariées qui se trouvaient sur le lieu de travail. En cas d'infections multiples/d'épidémie, les employeurs sont tenus de fournir un test COVID-19 à tous les employés (sans frais et pendant les heures de travail) présents lors de l'épidémie. Ce test doit également être fourni de manière à garantir la confidentialité.

Plus précisément, les employés doivent être testés dès l'identification du foyer, puis à nouveau une semaine plus tard. Après les deux premiers tests COVID-19, effectuez des tests COVID-19 continus sur les employés qui restent sur leur lieu de travail au moins une fois par semaine, ou plus fréquemment si cela est recommandé par les autorités sanitaires locales, jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de nouveaux cas pendant une période de 14 jours. 

Les employeurs doivent également mener immédiatement une enquête afin de déterminer quels facteurs liés au lieu de travail ont pu contribuer à l'épidémie, le cas échéant, et consigner par écrit les conclusions de cette enquête ainsi que les mesures prises pour atténuer les problèmes, notamment (1) les politiques et pratiques en matière de congés et le fait que les employés soient ou non découragés de rester chez eux lorsqu'ils sont malades ; (2) les politiques en matière de dépistage du COVID-19 ; (3) l'insuffisance de l'air extérieur ; (4) l'insuffisance de la filtration de l'air ; et (5) l'absence de distanciation physique.  Cet examen doit être effectué tous les 30 jours jusqu'à la fin de l'épidémie. Les employeurs doivent également apporter des changements afin de réduire la transmission du COVID-19. Il est conseillé aux employeurs de consigner par écrit tous leurs efforts de mise en conformité en prévision d'une éventuelle inspection par Cal/OSHA ou une autre agence.

Enfin, immédiatement (mais au plus tard 48 heures après avoir pris connaissance de trois cas ou plus de COVID-19), les employeurs doivent informer le service de santé local du nombre total de cas de COVID-19 et, pour chaque cas, du nom, des coordonnées, de la profession, du lieu de travail, de l'adresse professionnelle, du statut d'hospitalisation et/ou de décès, du code NAICS et de toute autre information demandée par le service de santé local.

Épidémies majeures :

Les employeurs ont des obligations accrues en cas d'« épidémie majeure » de COVID-19.  Une épidémie majeure est définie comme 20 cas ou plus dans un lieu de travail exposé en 30 jours jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de nouveaux cas pendant 14 jours. Dans ce cas, l'employeur doit fournir deux fois par semaine des tests COVID-19 (sans frais et pendant les heures de travail), ou plus fréquemment si le service de santé local le recommande, à tous les employés présents sur le lieu de travail exposé pendant la ou les périodes de 30 jours concernées et qui restent sur le lieu de travail. 

Les employeurs doivent également mener la même enquête, mais ils sont également tenus d'évaluer la ventilation et la qualité de l'air, et éventuellement de filtrer l'air recyclé à l'aide de filtres d'une efficacité minimale rapportée (MERV) de 13 ou plus, s'ils sont compatibles avec le système de ventilation, ou, s'ils ne sont pas compatibles, d'utiliser les filtres les plus efficaces possibles.  Les employeurs doivent également évaluer s'il convient d'interrompre tout ou partie des activités sur le lieu de travail jusqu'à ce que les dangers identifiés aient été corrigés. Comme dans le cas d'infections multiples, les employeurs doivent informer les autorités sanitaires locales. 

En cas d'infections et d'épidémies, les employeurs doivent considérer comme lieu de travail exposé le lieu de travail, les zones de travail ou les zones communes utilisées ou accessibles par un cas de COVID-19 pendant la période à haut risque de l'employé. Cela inclut les toilettes, les couloirs, les zones de pause/restauration et les zones d'attente. Ce « lieu de travail exposé » ne change pas après l'entrée en vigueur de la loi AB 685 le 1er janvier 2021.

Rémunération des employés exclus du travail en raison d'une exposition au COVID-19

Si l'employé est apte au travail et disponible, alors, en vertu de ces règles, l'employeur doit continuer à le rémunérer et à lui verser ses avantages sociaux si l'exposition de l'employé est liée au travail et que l'employé ne peut être réaffecté à un travail qui n'implique pas de contact avec d'autres travailleurs. Un employeur peut exiger de l'employé qu'il utilise ses congés maladie payés disponibles avant de lui verser une indemnité d'« exclusion » et peut déduire de cette indemnité le montant des autres prestations perçues par l'employé, telles que l'indemnisation des accidents du travail.

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