Mesures que les employeurs doivent prendre à la suite de la nouvelle subvention COBRA
Comme nous l'avons récemment écrit, l'American Rescue Plan Act de 2021 (ARPA) prévoit jusqu'à six mois de couverture COBRA gratuite, à compter du 1er avril 2021, pour certaines « personnes éligibles à l'aide ».
Mais qu'en est-il des employeurs ? Quelles obligations, le cas échéant, les employeurs doivent-ils prendre en considération du fait que les employés éligibles licenciés involontairement n'ont plus à payer leurs propres primes de continuation COBRA jusqu'au 30 septembre 2021 ?
Les questions les plus importantes auxquelles les employeurs doivent répondre dans le cadre de cette modification législative sont les suivantes :
- Réviser et modifier le libellé des accords ou politiques de licenciement existants en ce qui concerne le paiement des primes COBRA ;
- Pour les licenciements involontaires survenus au cours de la période de six mois comprise entre le 1er avril et le 30 septembre, et plus tôt pour les employés licenciés au cours des 18 mois précédents ( la « période couverte ») , comprendre et identifier qui est éligible à la prestation COBRA et qui ne l'est pas ; et
- Respecter les nouvelles procédures et les nouveaux délais concernant l'émission des avis COBRA dans divers scénarios.
Accords ou politiques de licenciement
Tout d'abord, un employeur devrait supprimer la clause actuelle de ses accords ou politiques de licenciement stipulant que les avantages sociaux versés par l'employeur prennent fin à la cessation d'emploi, mais que les employés peuvent continuer à bénéficier de la couverture COBRA à leurs propres frais.
Ce n'est plus le cas aujourd'hui.
En vertu de l'ARPA, pendant la période COBRA gratuite, les employés licenciés involontairement peuvent continuer à bénéficier de la couverture sans payer de primes. Les employeurs paient désormais l'intégralité du coût des primes et sont remboursés par le biais de crédits d'impôt sur les salaires. Par conséquent, le libellé des accords ou politiques de licenciement d'un employeur doit être modifié en conséquence, c'est-à-dire que la couverture COBRA sera fournie sans frais à l'employé licencié jusqu'au 30 septembre 2021, dans la mesure requise par l'ARPA.
Après cette période, les employeurs doivent décrire le traitement COBRA qu'ils choisissent d'offrir à l'employé licencié. De plus, n'oubliez pas que si vous êtes un employeur qui verse généralement une indemnité de licenciement correspondant à X mois de salaire de base et Y mois de primes COBRA, vous devrez peut-être envisager une autre prestation pour vos employés licenciés involontairement.
Qui est admissible ?
La prestation COBRA gratuite de six mois est réservée aux employés qui deviennent éligibles à COBRA (ou qui sont devenus éligibles à COBRA au cours des 18 derniers mois) en raison de
licenciement involontaire OU réduction du temps de travail. La prestation prend fin lorsqu'un employé devient admissible à Medicare ou à un autre régime d'assurance maladie collectif. Il est donc important que l'employeur comprenne qu'il peut être intéressant de continuer à offrir cette prestation à un employé admissible à Medicare, par exemple, car cet employé ne serait pas admissible à la prestation ARPA.
Nouvelles notifications et dates limites
Enfin, l'ARPA introduit également un certain nombre de nouvelles notifications que les employeurs seront tenus de fournir. Les employeurs doivent savoir que le ministère du Travail publiera des notifications COBRA mises à jour d'ici le 10 avril, date à laquelle les employeurs devront commencer à utiliser ces notifications immédiatement.
Les employeurs seront également tenus d'examiner leurs dossiers relatifs aux licenciements antérieurs afin d'envoyer des avis aux employés qui ont été licenciés de manière involontaire au cours des 18 derniers mois et qui sont éligibles à la prestation, mais qui n'ont pas choisi la couverture COBRA à ce moment-là. Les employeurs doivent envoyer cet avis avant le 31 mai.
Les employeurs doivent également envoyer des avis 15 à 45 jours avant l'expiration de la couverture COBRA gratuite d'un employé.
Principaux enseignements
Bien que les exigences imposées aux employeurs à la suite de ces nouvelles prestations de subvention COBRA soient assez claires et simples, les vieilles habitudes ont la vie dure.
Les employeurs doivent donc connaître et respecter les trois principaux changements apportés par l'ARPA afin de se conformer à la nouvelle loi. Restez à l'affût des développements dans ce domaine.
