Avis aux employeurs : l'EEOC publie de nouvelles directives concernant le vaccin contre la COVID-19
Les lecteurs se souviendront qu'au cours des premiers mois de la pandémie de COVID-19, l'EEOC a publiéune multitude de réponses et de mises à jour aux questions fréquemment posées sur la COVID-19. Au fil des mois, le rythme des mises à jour de l'EEOC a ralenti et de nombreux employeurs se sont installés dans leur « routine COVID-19 ».
Retour rapide à aujourd'hui, à la veille du Memorial Day 2021. La moitié des Américains ont reçu au moins une dose de vaccin, le nombre de cas est en baisse à des niveaux jamais vus depuis un an, et de plus en plus d'employeurs se préparent à une nouvelle normalité, les États levant les uns après les autres l'obligation du port du masque et d'autres exigences. Suite aux récentes recommandationsdu CDC concernant le port du masque pour les personnes entièrement vaccinées, l'EEOC a publié des mises à jour des FAQ contenues dans l'assistance technique de l'agence concernant la COVID-19.
Les nouvelles directives couvrent un certain nombre de points liés à la vaccination, notamment les politiques de vaccination imposées par les employeurs, les directives de l'ADA relatives aux aménagements raisonnables pour les exemptions vaccinales, les détails des exemptions religieuses et liées à la grossesse prévues par le titre VII, les mesures incitatives mises en place par les employeurs pour les programmes de vaccination volontaires, et des conseils généraux sur ce que les employeurs peuvent et ne peuvent pas demander à leurs employés en vertu de la loi fédérale sur la non-discrimination dans l'emploi.
Parmi les points les plus importants abordés dans les nouvelles directives, on peut citer :
Exigences obligatoires en matière de vaccination
La position de l'EEOC est que les lois fédérales sur l'égalité des chances en matière d'emploi n'empêchent pas un employeur d'exiger que tous les employés qui se rendent physiquement sur leur lieu de travail soient vaccinés contre la COVID-19, sous réserve des dispositions relatives aux aménagements raisonnables prévues par les lois fédérales contre la discrimination.
Cependant, les employeurs doivent tenir compte des éléments suivants :
- Handicap et exemptions religieuses
Un employé qui refuse la vaccination en raison d'un handicap couvert par l'ADA ou d'une croyance, pratique ou observance religieuse sincère peut avoir droit à un aménagement raisonnable, en fonction des circonstances individuelles.
Le guide fournit des exemples d'aménagements possibles, notamment exiger d'un employé non vacciné qu'il porte un masque facial, qu'il travaille à distance de ses collègues ou des personnes extérieures à l'entreprise, qu'il modifie ses horaires de travail, qu'il se soumette à des tests périodiques de dépistage du COVID-19, qu'il ait la possibilité de télétravailler ou qu'il accepte une réaffectation.
- Exemptions vaccinales pour cause de grossesse
Si une employée demande une exemption à l'obligation de vaccination en raison d'une grossesse, l'employeur doit s'assurer qu'elle ne fait pas l'objet d'une discrimination par rapport à d'autres employés ayant des capacités ou des incapacités similaires.
Cela signifie qu'une employée enceinte peut avoir droit à des modifications de son poste, notamment le télétravail, des changements dans ses horaires ou ses tâches, et un congé, dans la mesure où ces modifications sont accordées à d'autres employés ayant des capacités ou des incapacités similaires.
De plus, les employeurs qui ont mis en place une politique de vaccination obligatoire doivent être conscients (et prêts à faire face) à la possibilité qu'une telle exigence puisse avoir un impact disparate (ou avoir pour effet disproportionné d'exclure) les employés appartenant à des catégories protégées telles que la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale ou l'âge.
La cause la plus fréquente d'un tel impact disparate se produit lorsque la possibilité de se faire vacciner (en raison du temps libre ou de l'emplacement) est plus limitée pour divers segments de la population. Les employeurs peuvent contribuer à réduire ou à éliminer cette disparité en prenant des mesures telles que l'octroi de congés payés pour se faire vacciner pendant la journée de travail et en identifiant les lieux et les moyens d'accès aux sites de vaccination.
Documentation relative aux vaccins
Selon l'EEOC, demander des documents ou toute autre confirmation attestant qu'un employé a reçu le vaccin contre la COVID-19 dans la communauté ne constitue pas une demande d'informations liée au handicap couverte par l'ADA, et n' implique pas le titre II de la GINA (loi sur la non-discrimination génétique).
Les informations relatives à la vaccination contre la COVID-19 d'un employé sont considérées comme des informations médicales confidentielles en vertu de l'ADA et, à ce titre, doivent rester confidentielles et être conservées séparément des dossiers personnels de l'employé.
Programmes d'incitation
L'EEOC a confirmé que les lois fédérales sur l'égalité des chances en matière d'emploi n'empêchent pas les employeurs d'offrir une incitation aux employés qui se font vacciner volontairement, à condition que cette incitation (qui comprend à la fois des récompenses et des sanctions) ne soit pas suffisamment importante pour être coercitive. Plus précisément :
- Mesures incitatives pour les employeurs afin qu'ils fournissent une preuve de vaccination
Les directives prévoient que les employeurs peuvent offrir une prime aux employés qui fournissent des documents ou une confirmation attestant qu'eux-mêmes ou des membres de leur famille ont été vaccinés (par exemple, une carte de vaccination) par leur propre prestataire de soins de santé (par exemple, un médecin, un hôpital, une pharmacie ou tout autre professionnel de santé n'agissant pas pour le compte de l'employeur). La limite de prime mentionnée ci-dessous ne s'appliquerait pas dans ce cas. L'employeur est tenu de préserver la confidentialité des informations relatives à la vaccination conformément à l'ADA.
- Mesures incitatives proposées par les employeurs pour encourager la vaccination dans le cadre du programme de l'employeur
Les directives prévoient également que les employeurs peuvent offrir des mesures incitatives (qui comprennent à la fois des récompenses et des sanctions) aux employés qui se font vacciner par l'employeur (ou un prestataire de l'employeur, tel qu'un administrateur de clinique sur site ou un prestataire de services de bien-être), à condition que ces mesures incitatives « ne soient pas suffisamment importantes pour être coercitives ». L'EEOC précise qu'une « incitation très importante » pourrait pousser un employé à se sentir contraint de divulguer des informations médicales protégées. Malheureusement, les directives ne donnent pas plus de précisions sur ce seuil de « coercition ». Pour ceux qui connaissent les règles de l'EEOC régissant les programmes de bien-être, cela place les employeurs dans une situation similaire, sans guide clair sur ce qui est « volontaire » ou « coercitif ». Il convient de noter que les employeurs ne peuvent pas offrir une incitation à un employé en échange de la vaccination d'un membre de sa famille dans le cadre d'un programme de vaccination administré par l'employeur.
En plus des conseils techniques, l'EEOC a également diffusé une ressource destinée aux candidats à un emploi et aux employés, fournissant des informations sur la manière dont les lois fédérales anti-discrimination s'appliquent à la pandémie de COVID-19.
Enfin, il est probable que nous recevrons de nouvelles directives de l'EEOC dans les semaines à venir. Bien que les récentes mises à jour fassent suite aux récentes directives du CDC sur les exigences en matière de masques et de vaccins, dans son communiqué d'aujourd'hui, l'EEOC a clairement indiqué qu'elle « examine actuellement l'impact de ces directives du CDC sur l'assistance technique fournie à ce jour par l'EEOC dans le cadre de la COVID-19 ». Nous tiendrons nos lecteurs informés de toute nouvelle directive ou évolution.
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