Agissez dès maintenant : obligations des employeurs en vertu de la loi HERO de New York

N'attendez pas : les employeurs new-yorkais doivent agir dès maintenant pour se conformer aux exigences de l'État en matière de préparation aux maladies infectieuses. D'ici le 5 août 2021, les employeurs ayant des sites de travail à New York doivent adopter un plan type d'exposition aux maladies infectieuses ou élaborer un plan alternatif qui respecte ou dépasse les normes minimales prévues par la loi HERO Act de New York.

Le 5 mai 2021, le gouverneur Andrew Cuomo a promulgué la loi New York Health and Essential Rights Act (NY HERO Act). Adoptée en réponse à la pandémie de COVID-19, la loi HERO Act vise à protéger les employés contre l'exposition et la maladie lors de futures épidémies de maladies infectieuses transmissibles par voie aérienne. La loi a ajouté deux sections à la loi sur le travail de New York : § 218-b, concernant les plans de prévention des maladies infectieuses transmissibles par voie aérienne, et § 27-D, régissant les comités de sécurité sur le lieu de travail. La loi s'applique à tous les employeurs de l'État, quelle que soit leur taille, à l'exception des employeurs publics et gouvernementaux. Le terme « employés » est défini de manière large afin d'englober les entrepreneurs indépendants, les travailleurs à temps partiel et autres.

Dans le cadre de cette loi, le département du Travail de l'État de New York (NYDOL), en consultation avec le département de la Santé de l'État de New York (NYDOH), a publié une norme de prévention de l'exposition aux maladies infectieuses transmissibles par voie aérienne (la norme) et des plans types de prévention de l'exposition aux maladies infectieuses transmissibles par voie aérienne spécifiques à chaque secteur (les plans types). Les employeurs concernés sont tenus, d'ici le 5 août 2021, d'adopter le plan type applicable ou d'établir un plan alternatif qui satisfait ou dépasse les exigences minimales de la norme. Les employeurs doivent distribuer le plan à leurs employés et l'intégrer dans les manuels destinés au personnel ; toutefois, ils ne sont pas tenus, à ce stade, de mettre en œuvre les procédures prévues dans leurs plans.

La norme

La norme établit des exigences minimales en matière de santé et de sécurité, ainsi que d'autres obligations pour les employeurs concernant les plans de prévention de l'exposition :

Participation/distribution des employés: Les employeurs qui adoptent un plan différent du plan type doivent le faire avec « la participation significative des employés [...] et ce plan doit être adapté et spécifique aux risques présents dans le secteur d'activité et sur les lieux de travail de l'employeur ». En conséquence, les employeurs doivent solliciter l'avis des employés sur leur plan avant de l'adopter. Les employeurs sont tenus de distribuer le plan aux employés dans les 30 jours suivant son établissement, dans les 15 jours suivant la réouverture après une fermeture due à une maladie infectieuse transmissible par voie aérienne, à tous les nouveaux employés et, sur demande, à tout employé, au NYDOL ou au NYDOH.

Contrôles de l'exposition: La norme exige également que les employeurs sélectionnent des contrôles de l'exposition appropriés en fonction des risques présents sur leur lieu de travail particulier. Ces contrôles comprennent des examens médicaux, le port d'un masque, la distanciation physique, des installations pour l'hygiène des mains, le nettoyage et la désinfection, ainsi que des équipements de protection individuelle.

Mesures anti-représailles: En outre, la norme contient des dispositions anti-représailles et anti-discrimination. Les employeurs ne peuvent exercer de représailles à l'encontre des employés qui : (i) exercent leurs droits en vertu de la loi, (ii) signalent des violations de la loi aux autorités, (iii) signalent ou demandent de l'aide à un employeur ou à un responsable au sujet d'une préoccupation liée à une exposition aérienne, ou (iv) refusent de travailler, lorsque ces employés ont des raisons valables de croire que ce travail les expose, eux-mêmes, d'autres travailleurs ou le public, à un risque déraisonnable d'exposition à une maladie infectieuse transmissible par voie aérienne, à condition que l'employeur ait été informé de ces conditions de travail et n'ait pas pris les mesures nécessaires pour y remédier.

Activation du plan: les employeurs ne sont tenus d'activer leurs plans que lorsque le commissaire à la santé de l'État de New York désigne une maladie contagieuse hautement contagieuse comme présentant un risque grave pour la santé publique. Dans ce cas, les employeurs doivent, entre autres exigences, activer les mesures de contrôle de l'exposition prévues dans leurs plans, afficher une copie du plan de prévention de l'exposition dans un endroit visible et bien en vue sur le lieu de travail, attribuer les responsabilités d'application à un employé chargé de la supervision, surveiller et maintenir les mesures de contrôle de l'exposition, et procéder à un examen verbal du plan et des droits des employés en vertu de la loi.

Sanctions: Les employeurs sont passibles de sanctions civiles d'au moins 50 dollars par jour pour non-adoption d'un plan, et d'au moins 1 000 dollars et d'au plus 10 000 dollars pour non-respect d'un plan activé. Les infractions répétées peuvent entraîner des sanctions plus sévères.

Action privée : un employé peut intenter une action en justice afin d'obtenir une mesure injonctive contre un employeur pour avoir enfreint son plan d'une manière qui crée « une probabilité substantielle que l'employé subisse un décès ou un préjudice physique grave... ». Avant d'intenter l'action, l'employé doit d'abord fournir à l'employeur un avis de la violation présumée, après quoi l'employeur dispose de 30 jours pour remédier à la violation présumée, à moins que l'employeur n'ait agi de mauvaise foi et démontré son refus de remédier à la situation. Un employé doit introduire une plainte dans les six mois suivant la date à laquelle il a pris connaissance de la violation présumée. Un tribunal peut condamner l'employeur à payer les frais et honoraires d'avocat s'il estime que la plainte de l'employé est abusive.

Comités de sécurité au travail

Une deuxième section de la loi HERO, qui entrera en vigueur le 1er novembre 2021, permet aux employés de former un comité mixte patronal-syndical chargé de la sécurité au travail. Ce comité doit être composé de représentants désignés par l'employeur et les employés, dont au moins deux tiers sont des employés non cadres choisis par les employés non cadres. La loi autorise les comités à : (i) soulever des questions relatives à la santé et à la sécurité, auxquelles les employeurs doivent répondre ; (ii) examiner les politiques en matière de santé et de sécurité, y compris celles adoptées en réponse à des lois, des décrets ou des directives ; (iii) participer aux visites gouvernementales sur les lieux de travail ; (iv) examiner les rapports déposés par les employeurs concernant la santé et la sécurité au travail ; (v) se réunir chaque trimestre pendant les heures de travail pour une durée maximale de deux heures ; et (vi) permettre aux membres du comité de suivre une formation, d'une durée maximale de quatre heures, sur la santé et la sécurité au travail et le fonctionnement des comités de sécurité des travailleurs.

Les employeurs sont confrontés à une incertitude quant aux mesures à prendre, le cas échéant, à l'heure actuelle. La loi n'oblige pas les employeurs à créer un comité, mais leur impose plutôt de permettre aux employés de former un tel comité : « Les employeurs doivent autoriser les employés à créer et à gérer un comité mixte patronal-syndical chargé de la sécurité sur le lieu de travail » (italique ajouté). Néanmoins, certains employeurs pourraient préférer prendre les devants et former un comité de sécurité avant le 1er novembre.

Prochaines étapes pour les employeurs

Pour se conformer à la loi HERO, les employeurs doivent prendre rapidement les mesures suivantes :

• Mettre en place un plan de prévention contre l'exposition aux maladies infectieuses transmissibles par voie aérienne avant le 5 août 2021. À l'heure actuelle, les employeurs ne sont pas tenus d'activer les procédures prévues dans leurs plans de prévention.
• Désigner la ou les personnes chargées de superviser la mise en œuvre du plan.
• Solliciter les commentaires des employés afin de les intégrer au plan.
• Intégrer le plan dans le manuel de l'employé.
• Distribuez le plan aux employés dans les 30 jours suivant son adoption, mais au plus tard le 4 septembre 2021.
• Se procurer et stocker correctement les équipements de protection individuelle et autres moyens de contrôle de l'exposition en prévision d'une épidémie de maladie infectieuse.
• Désigner une ou plusieurs personnes chargées de superviser la révision verbale du plan en cas d'épidémie.
• Envisager la création d'un comité mixte patronal-syndical chargé de la sécurité avant le 1er novembre 2021.
• Veuillez noter les mesures supplémentaires que les employeurs doivent prendre si le NYDOL exige que les plans soient mis en œuvre.

Les modèles de plans publiés par le NYDOL peuvent contenir des dispositions qui ne s'appliquent pas à tous les lieux de travail. Les employeurs sont invités à consulter leur avocat spécialisé en droit du travail chez Foley afin de garantir au mieux leur conformité avec la loi.