Plan 401(k) : les 10 choses à faire avant la fin de l'année

Personne n'apprécie vraiment la lessive, mais disposer d'un classement des 10 meilleurs résultats de l'année civile pourrait être exactement ce dont les promoteurs de régimes et les comités d'administration ont besoin pour éviter que des problèmes opérationnels ou de conformité documentaire ne soient soulevés par un participant ou un bénéficiaire d'un régime 401(k), l'Internal Revenue Service (« IRS ») ou le ministère américain du Travail (« DOL »).

Cette liste 401(k) met en évidence les questions que les promoteurs et les comités d'administration doivent traiter d'ici la fin de l'année pour les régimes basés sur l'année civile (maintenant que la date limite de dépôt du formulaire 5500 de l'IRS est généralement passée pour les promoteurs qui ont des régimes basés sur l'année civile).

Les promoteurs et administrateurs de régimes devraient bientôt déterminer s'il serait utile de consulter leurs conseillers externes afin de s'assurer que ces questions administratives sont traitées en temps opportun.

1. Avis annuels aux participants (parfois regroupés dans un seul document)

a) Alternative d'investissement par défaut qualifiée (« QDIA »). Enplus d'informer les participants éligibles au moins 30 jours avant leur éligibilité ou avant tout investissement QDIA pour un participant ou un bénéficiaire, les promoteurs du régime doivent également donner cet avis au moins 30 jours avant le début de chaque année suivante du régime.

b) 401(k) Safe Harbor. Bien qu'il existe des exceptions à la règle générale en fonction des faits et circonstances pertinents, cet avis doit être donné dans un délai raisonnable avant le début de l'année du plan.Cette exigence est réputée satisfaite si l'avis est fourni au moins 30 jours et au plus tard 90 jours avant le début de chaque année du régime. Des règles différentes s'appliquent aux employés qui deviennent admissibles après le^90e jour précédant le début de l'année du régime.

c) Avis relatif à l'accord de cotisation automatique (« ACA »). Les exigences générales en matière d'avis pour un ACA diffèrent des exigences plus détaillées applicables aux accords dits QACA et EACA.Pour un ACA, l'exigence générale du 401(k) selon laquelle un employé doit avoir une « possibilité effective » de faire ou de modifier un choix au moins une fois au cours de chaque année du plan s'applique. La plupart des promoteurs de plans ont adopté le modèle de texte de l'IRS, établi de longue date, dans l'avis 2009-65 de l'IRS, qui prévoit la distribution de cet avis au moins 30 jours et au plus tard 90 jours avant le début d'une année du plan.

d) Divulgation des frais aux participants. Les administrateurs de plans 401(k) ont l'obligation fiduciaire de divulguer certains frais aux participants et aux bénéficiaires qui sont en mesure de diriger les investissements détenus dans leurs comptes de plan. La divulgation est requise au moment où un employé devient admissible pour la première fois au plan 401(k), puis chaque année par la suite.En général, les participants et les bénéficiaires ont le droit d'obtenir des informations sur toutes les dépenses administratives et individuelles qui peuvent être imputées au compte du plan de l'individu. En outre, une divulgation trimestrielle des frais est requise concernant le montant en dollars réellement imputé au compte d'un participant pour le trimestre précédent.

2. Distributions correctives – ADP/ACP

Bien qu'une taxe d'accise de 10 % soit appliquée aux distributions correctives des échecs aux tests ADP/ACP qui ne sont pas effectuées dans les deux mois et demi suivant la fin de l'année du régime applicable, les distributions correctives doivent être effectuées avant le 31 décembre suivant afin d'éviter un éventuel problème de qualification du régime.Par exemple, si un plan échoue au test ADP pour 2021, les distributions correctives doivent être effectuées avant le 15 mars 2022 afin d'éviter la taxe d'accise de 10 % et avant le 31 décembre 2022 afin d'éviter tout problème d'admissibilité.Si les distributions correctives ne sont pas effectuées avant le 31 décembre suivant, la correction peut être effectuée par le biais du système de résolution de conformité des plans d'employés (Employee Plans Compliance Resolution System, EPCRS) de l'IRS.

3. Modifications discrétionnaires et autres modifications du régime

En règle générale, les promoteurs de régimes sont tenus d'adopter les modifications discrétionnaires avant la fin de l'année du régime au cours de laquelle elles sont mises en œuvre. Il s'agit toutefois d'une règle générale, car d'autres règles importantes également applicables aux régimes 401(k) (par exemple, les restrictions anti-réduction, les règles de sécurité ou les règles d'affectation obligatoire des cotisations) peuvent rendre trop tardive une modification proposée en fin d'année du régime.Par conséquent, les promoteurs de régimes doivent vérifier le calendrier des modifications discrétionnaires avec leur conseiller juridique. En ce qui concerne les autres modifications non discrétionnaires du régime, y compris certains des éléments abordés dans cet article, les promoteurs de régimes basés sur l'année civile peuvent avoir jusqu'au 31 décembre 2022 pour apporter les modifications nécessaires.Quoi qu'il en soit, de nombreux promoteurs de régimes, en particulier ceux qui ont des régimes conçus individuellement, peuvent choisir d'effectuer toutes les modifications requises au cours de l'année 2021 et de se concentrer sur les nouvelles lois et réglementations potentielles en 2022.

4. RMD

En raison des modifications apportées dans le cadre de la loi SECURE en 2019, les distributions minimales obligatoires (RMD) peuvent désormais être versées chaque année à compter de l'année civile au cours de laquelle le participant atteint l'âge de 72 ans (c'est-à-dire 70 ans et demi pour les participants qui ont atteint cet âge avant le 1er janvier 2020) ou, si elle est postérieure, l'année au cours de laquelle le participant prend sa retraite auprès de l'employeur qui parraine le plan 401(k).Des règles différentes s'appliquent à un participant qui détient 5 % du capital du promoteur du plan, et des exigences plus détaillées en matière de RMD s'appliquent aux bénéficiaires des participants décédés. Il est essentiel pour un participant ou un bénéficiaire concerné de suivre et de respecter les exigences en matière de RMD afin d'éviter une pénalité de 50 % pour non-retrait de la totalité du montant du RMD.

5. Distribution SPD

En vertu de l'ERISA, le résumé du régime 401(k) (« SPD ») doit être distribué aux participants dans les 90 jours suivant leur admissibilité aux termes du régime. Les administrateurs du régime doivent également se rappeler qu'un SPD mis à jour doit être distribué aux participants admissibles tous les cinq ans si des modifications ont été apportées au régime et tous les dix ans s'il n'y a pas eu de modifications importantes, comme l'a déjà souligné Foley.Dans l'intervalle, un avis de modifications importantes doit être distribué conformément à un résumé des modifications importantes (« SMM ») dans les 210 jours suivant la fin de l'année du plan au cours de laquelle les modifications applicables ont été apportées, à moins qu'un SPD révisé n'ait déjà été distribué. La distribution électronique d'un SPD ou d'un SMM est autorisée conformément aux directives spécifiques du ministère du Travail.Les administrateurs du plan doivent également garder à l'esprit qu'il peut exister des raisons fiduciaires et pratiques de distribuer ces mises à jour dès que possible, nonobstant les délais susmentionnés.

6. Adoption du prototype/cycle 3 Modification et reformulation

Bien qu'il ne s'agisse pas d'une date limite spécifique au 31 décembre 2021, les promoteurs de régimes qui ont adopté ou souhaitent adopter des documents de régime préapprouvés par l'IRS doivent se rappeler qu'ils ont jusqu'au 31 juillet 2022 pour adopter les nouveaux documents préapprouvés du cycle 3.Par conséquent, les promoteurs de régimes doivent confirmer le statut de leurs documents nouveaux ou modifiés et mis à jour auprès de leurs fournisseurs de régimes afin que ces documents puissent être examinés par eux-mêmes et d'autres conseillers externes dès que possible.

7. Modifications apportées à la loi CARES

De nombreux promoteurs de plans 401(k) ont autorisé une augmentation des montants des prêts accordés dans le cadre de ces plans jusqu'à 100 000 dollars, en plus d'un report d'un an pour certains remboursements de prêts, ainsi qu'un retrait pour difficultés financières de 100 000 dollars sans être soumis à la pénalité de 10 % qui s'applique généralement. Bien que ces distributions aient été autorisées en vertu de la législation adoptée dans le contexte de la crise du Covid-19, il n'a pas été nécessaire de modifier immédiatement les plans.Pour les plans basés sur l'année civile, la date limite de modification est actuellement fixée au 31 décembre 2022.

8. Examen des lois et règlements susceptibles d'être adoptés en fin d'année

Comme toujours, les promoteurs et les administrateurs de régimes doivent rester attentifs aux nouvelles lois et réglementations gouvernementales susceptibles d'avoir une incidence directe sur la gestion de leurs régimes 401(k). Bien qu'il soit impossible d'énumérer toutes les dispositions potentielles, les régimes 401(k) pourraient connaître des changements dans un avenir proche en ce qui concerne l'adhésion automatique, les limites de rattrapage plus élevées, les exigences en matière de RMD et le programme EPCRS de l'IRS.

9. Rapport annuel sommaire

Maintenant qu'un formulaire IRS 5500 complet a été déposé avec un audit indépendant pour les régimes comptant 100 participants ou plus (sauf exception du ministère du Travail), les promoteurs de régimes doivent distribuer le rapport annuel sommaire aux participants dans les 60 jours suivant la date limite prolongée pour le dépôt du formulaire 5500 (c'est-à-dire le 15 novembre 2021 pour ceux dont la date limite était le 30 septembre 2021 et le 15 décembre 2021 pour les promoteurs de sociétés de type C qui étaient soumis à une date limite fixée au 15 octobre 2021).

10. Accéder au portail Retraite

Comme nous l'avons récemment évoqué, les promoteurs et administrateurs de régimes auraient tout intérêt à prendre le temps d'examiner le site Web ou le portail de leur régime afin de déterminer la facilité ou la difficulté d'y adhérer (ou de s'en désinscrire), d'effectuer ou de modifier des choix ou des options d'investissement, de demander des distributions et d'autres actions similaires. Le faire dès maintenant, et de manière régulière à l'avenir, pourrait permettre de mettre en évidence des problèmes pouvant être ajustés et corrigés, et contribuer à prévenir les réclamations ou l'irritation des participants à l'avenir.

Bien sûr, cette liste pourrait être allongée, mais les promoteurs et administrateurs de régimes pourraient vouloir vérifier cette « liste des 10 points essentiels » avant la fin de l'année afin d'éviter tout problème de conformité au régime 401(k).

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