Norme temporaire d'urgence de l'OSHA : guide étape par étape

Comme nous l'avons initialement signalé le 4 novembre 2021, l'OSHA a publié sa norme temporaire d'urgence(ETS) tant attendue, qui s'applique aux employeurs privés comptant 100 salariés ou plus.  Bien que cette norme ait fait l'objet de contestations judiciaires et que la Cour d'appel des États-Unis pour le cinquième circuit (couvrant le Texas, la Louisiane et le Mississippi) l'ait temporairement suspendue, les employeurs ne doivent pas s'en servir comme prétexte pour ne rien faire. Le temps presse et les employeurs doivent partir du principe que les délais sont réels. 

Alors que les employeurs concernés commencent à naviguer en terrain inconnu, nous vous proposons un guide étape par étape pour vous aider à vous conformer à la nouvelle réglementation ETS. Voici quelques suggestions :

Étape 1 : Déterminer si le SCEQE s'applique

• Gardez à l'esprit que l'ETS ne s'applique qu'aux employeurs privés comptant 100 employés ou plus.
  
  
• Pour déterminer si l'employeur atteint le seuil, les employeurs doivent tenir compte : (1) de tous les sites situés aux États-Unis, (2) de tous les employés à temps partiel, mais pas des entrepreneurs indépendants ; (3) de tous les sites de l'entité juridique ayant plusieurs sites ; (4) les franchises sont traitées séparément ; (5) les sociétés intégrées qui gèrent les questions de sécurité comme une seule et même entreprise sont considérées comme un seul employeur ; (6) les employés temporaires et les employés intérimaires ne sont pas pris en compte ; et (7) pour les sites multi-employeurs tels que les chantiers de construction, chaque employeur ne compte que ses propres employés.
  
  
• L'ETS ne s'applique pas aux entrepreneurs fédéraux et aux entités couvertes par les soins de santé qui sont soumis à leurs propres mandats. En ce qui concerne ce dernier groupe, les Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) ont publié un communiqué concernant leur règle, avec ses exigences, et ont inclus un lien vers une FAQ. Les prestataires de soins de santé doivent savoir que la règle est entrée en vigueur la semaine dernière.

Étape 2 : Déterminer s'il faut rendre la vaccination obligatoire ou proposer une alternative sous forme de dépistage

• Un employeur couvert doit décider s'il souhaite rendre la vaccination obligatoire dans un ou plusieurs de ses sites.
  
  
• Il peut y avoir des risques et des avantages à prendre en compte tant pour la vaccination obligatoire que pour l'alternative du dépistage. Par exemple, la législation de l'État peut imposer aux employeurs concernés de prendre en charge les frais de dépistage s'ils proposent cette alternative. En outre, si un employeur propose l'alternative du dépistage et qu'un employé demande (et obtient) un aménagement pour des raisons médicales ou religieuses, l'employeur peut être tenu de prendre en charge les frais de dépistage.
  
  
• Alors que les employeurs concernés commencent à examiner leurs options, l'équipe Droit du travail et de l'emploi de Foley est prête à les aider dans leur prise de décision et dans l'adoption de politiques conformes aux normes OSHA.

Étape 3 : Déterminez s'il existe des employés exemptés ou exclus

• L'ETS couvre approximativement tous les employés, à l'exception de ceux qui travaillent à distance depuis leur domicile, exclusivement seuls ou exclusivement à l'extérieur.
  
  
• L'ETS stipule également que les employeurs peuvent mettre en œuvre différentes politiques applicables à certaines parties spécifiques du personnel. Par exemple, un employeur peut avoir une politique de vaccination obligatoire pour les employés qui sont en contact avec les clients, mais proposer une alternative de dépistage pour les employés qui travaillent de manière intermittente à distance et/ou au siège social et qui sont rarement en contact avec les clients.

Étape 4 : Mettre en œuvre une ou plusieurs politiques / Communiquer avec les employés (d'ici le 5 décembre 2021)

• Les employeurs concernés doivent se conformer à l'ETS avant le 5 décembre 2021. Foley a préparé des modèles de politiques pour les alternatives obligatoires et les alternatives de dépistage et peut vous aider à adapter votre propre politique spécifique.
  
  
• Dans le cadre du système ETS, les employeurs concernés doivent également fournir à leurs employés des informations spécifiques relatives aux tests COVID-19, à la procédure de collecte des dossiers de vaccination acceptables et de détermination du statut vaccinal, au temps, à la rémunération et aux congés auxquels les employés ont droit, aux procédures de notification à l'employeur d'un test COVID-19 positif, ainsi qu'aux sanctions pénales associées à la fourniture délibérée de fausses informations par les employés et aux interdictions de discrimination.

Étape 5 : Recueillir les preuves acceptables des dossiers de vaccination, compiler une liste des employés et mettre en place un système d'archivage (avant le 5 décembre 2021)

• Un employeur concerné doit recueillir des preuves acceptables des dossiers de vaccination auprès de ses employés (par exemple, cartes de vaccination, documents médicaux ou attestations). La preuve de vaccination ne peut être fournie verbalement.
  
  
• Sur la base des informations fournies, un employeur concerné doit établir et conserver une liste des employés qui répertorie chaque employé et son statut vaccinal (qu'il soit entièrement vacciné, partiellement vacciné, non entièrement vacciné en raison d'un accommodement médical ou religieux, ou non entièrement vacciné parce qu'il n'a pas fourni de preuve acceptable de son statut vaccinal).
  
  
• Un employeur concerné doit mettre en place un système d'archivage et conserver ces dossiers comme il le ferait pour tout autre document médical confidentiel pendant toute la durée de l'ETS.

Étape 6 : Analyser chaque demande d'aménagement pour raisons médicales ou religieuses

• Un employeur couvert doit analyser chaque demande d'aménagement médical ou religieux conformément aux lois fédérales, étatiques et locales.
  
  
• L'ETS stipule que les employeurs peuvent soumettre leurs employés à des tests hebdomadaires à titre d'accommodement (mais doivent prendre en charge les coûts associés aux tests si ceux-ci sont proposés à titre d'accommodement).
  
  
• L'ETS stipule également que d'autres aménagements doivent être proposés si les convictions religieuses sincères d'un employé ne lui permettent pas de se soumettre au test.

Compte tenu de ces nombreuses nouvelles exigences, les employeurs devraient consulter un avocat et s'assurer qu'ils sont prêts à mettre en œuvre les exigences de l'ETS (au cas où celle-ci serait confirmée par les tribunaux) afin d'éviter d'éventuelles sanctions futures.