La Floride publie une règle d'urgence et une FAQ clarifiant sa loi sur l'obligation de vaccination contre la COVID-19

Le 18 novembre 2021, le gouverneur de Floride, DeSantis, a promulgué le projet de loi 1B de la Chambre des représentants, imposant une série d'exigences aux employeurs de l'État ensoleillé qui souhaitent imposer la vaccination contre la COVID-19 à leur personnel. La loi elle-même a laissé les employeurs face à de nombreuses questions concernant la portée de la loi, la définition des termes clés et les méthodes d'application. 

Certaines de ces questions ont trouvé réponse le 2 décembre 2021, lorsque le ministère des Affaires juridiques de Floride a publié la règle d'urgence 2ER21-1 (la « règle d'urgence ») définissant divers termes utilisés dans la loi de Floride et établissant la procédure de plainte pour contester les obligations vaccinales imposées par les employeurs privés en vertu des sections 381.00317(3) et (4) des statuts de Floride. Le ministère des Affaires juridiques a également fourni une liste de réponses à 11 questions fréquemment posées (FAQ). Ces FAQ et cette règle d'urgence interviennent à un moment où les tribunaux statuent encore sur les recours juridiquesformés contre les différentes obligations liées à la COVID-19 imposées par le gouvernement fédéral, ce qui contribue encore à rendre (apparemment) toujours plus instable le paysage des obligations en matière de vaccination contre la COVID-19.

Définitions des règles d'urgence

Dans la règle d'urgence, le ministère des Affaires juridiques a défini les cinq termes suivants : « département », « employé », « entrepreneur indépendant », « employeur privé » et « équivalent fonctionnel du licenciement ».

Au sens de la présente règle d'urgence, un « employé » est défini comme « toute personne qui reçoit une rémunération d'un employeur privé pour l'exécution d'un travail ou d'un service effectué dans cet État... ». La règle d'urgence précise expressément qu'un « employé » n'est pas un « entrepreneur indépendant », un « bénévole » ou « une personne qui travaille dans un organisme privé à but non lucratif sans autre rémunération que le remboursement de ses frais ».

De plus, d'après le libellé clair de cette définition, il semble qu'une personne doive effectuer un travail ou fournir des services dans l'État de Floride pour être considérée comme un « employé », et que le lieu où se trouve l'employeur n'ait aucune importance. Cette définition suggère également que les candidats ne sont pas considérés comme des « employés » et ne sont donc pas couverts par la loi de Floride, car un candidat n'« effectue aucun travail ni ne fournit aucun service ».

À son tour, un « entrepreneur indépendant » — qui est exempté de la loi de Floride — est défini comme une personne qui satisfait à quatre des six critères suivants :

• exerce une activité distincte avec ses propres locaux, camions, équipements, matériaux ou installations similaires, indépendamment de l'employeur privé ;
• détient ou a demandé un numéro d'identification fédéral d'employeur ;
• reçoit une rémunération pour les services rendus ou le travail effectué, et cette rémunération est versée à une entreprise, autre que l'employeur privé, plutôt qu'à un particulier ;
• détient un ou plusieurs comptes bancaires au nom d'une entité commerciale, autre que l'employeur privé, dans le but de payer des dépenses professionnelles ou d'autres dépenses liées à des services rendus ou à des travaux effectués contre rémunération ;
• effectue ou est en mesure d'effectuer un travail pour toute entité autre que son employeur privé, à sa discrétion, sans avoir à remplir de demande d'emploi ou à suivre une procédure d'embauche ; ou
• reçoit une rémunération pour le travail ou les services fournis dans le cadre d'un appel d'offres concurrentiel ou pour l'accomplissement d'une tâche ou d'un ensemble de tâches définies dans un contrat, sauf si ce contrat stipule expressément l'existence d'une relation de travail.

Une personne peut également être considérée comme un « entrepreneur indépendant » si l'une des conditions suivantes est remplie :

• La personne fournit ou accepte de fournir des services ou d'effectuer un travail spécifiques pour une somme d'argent déterminée et contrôle les moyens utilisés pour fournir les services ou effectuer le travail ;
• La personne engage les principales dépenses liées au service ou au travail qu'elle effectue ou s'engage à effectuer ;
• La personne est responsable de la bonne exécution des travaux ou des services qu'elle effectue ou s'engage à effectuer ;
• La personne reçoit une rémunération pour le travail ou les services effectués sur la base d'une commission ou d'un tarif à la tâche, et non sur une autre base ;
• La personne peut réaliser un profit ou subir une perte dans le cadre de l'exécution d'un travail ou de services ;
• La personne a des responsabilités ou des obligations professionnelles continues ou récurrentes ; ou
• Le succès ou l'échec de l'entreprise d'une personne dépend du rapport entre les recettes et les dépenses.

La définition du terme « entrepreneur indépendant » dans la règle d'urgence est plus stricte que celle utilisée pour déterminer si une personne est un « entrepreneur indépendant » dans d'autres contextes, y compris, par exemple, à des fins fiscales fédérales.

La définition du terme « employeur » dans la règle d'urgence s'écarte également des autres définitions légales du terme « employeur », car cette définition n'inclut pas de seuil d'employés et n'exige pas que l'employeur soit situé dans l'État de Floride. Cette définition exige uniquement que l'entité juridique « emploie des employés dans cet État ». Comme le précisent les FAQ, la taille de l'employeur n'a d'importance que pour déterminer le montant de l'amende en cas de violation de la loi de Floride.

Enfin, le « département » est défini comme « le département des affaires juridiques », et « l'équivalent fonctionnel d'un licenciement » est défini comme se produisant dans deux scénarios : (i) lorsque l'employé démissionne sous la contrainte ; et (ii) lorsque « l'employeur, par ses actions, a rendu les conditions de travail si difficiles ou intolérables qu'une personne raisonnable à la place de l'employé se serait sentie obligée de démissionner ». La FAQ apporte des précisions supplémentaires à cette définition en indiquant que les employeurs peuvent également être condamnés à une amende en vertu de la loi de Floride s'ils « ont pris à l'encontre [d'un employé] des mesures défavorables qui équivalent fonctionnellement à un licenciement ».

Procédure de plainte décrite dans les règles d'urgence

La règle d'urgence établit également une procédure administrative de plainte et d'enquête. En bref, tout plaignant doit déposer une plainte juridiquement recevable auprès du département des affaires juridiques (conformément à certaines exigences en matière de forme et de soumission). Le département des affaires juridiques enquêtera ensuite sur la plainte avant de soumettre un rapport d'enquête au représentant du procureur général. Si le département des affaires juridiques conclut qu'il existe des motifs raisonnables de croire que la loi de Floride a été violée, il devra déposer une plainte administrative officielle et présenter son dossier lors d'une audience probatoire devant un juge administratif. Le juge administratif émettra alors une recommandation au Département des affaires juridiques, qui rendra ensuite une décision finale sur la base de ces recommandations. Tout au long de cette procédure, le Département des affaires juridiques a également la possibilité d'imposer des sanctions par le biais d'ordonnances par consentement. La procédure de plainte et d'enquête est décrite plus en détail dans la règle d'urgence.

Conclusion

Bien que la règle d'urgence et les FAQ fournissent des indications supplémentaires sur la loi de Floride, il existe toujours des lacunes et des conflits entre la loi de Floride et les réglementations fédérales, en particulier à la lumière des récentes décisions de justice concernant les contestations judiciaires des directives fédérales. Alors que les employeurs de Floride examinent les obligations et les politiques en matière de vaccination et prennent des mesures pour se conformer aux différentes lois, réglementations et ordonnances, nous recommandons de suivre les décisions judiciaires et la publication de directives supplémentaires afin de déterminer la meilleure façon de se conformer. Foley a mis en place une équipe multidisciplinaire et multijuridictionnelle qui a préparé une multitude de ressources thématiques pour ses clients et qui est prête à les aider à relever les défis juridiques et commerciaux créés par le décret 14042, l'obligation vaccinale du CMS, l'ETS de l'OSHA et les ordonnances étatiques et locales. N'hésitez pas à contacter l'un de nos avocats si vous avez des questions.