Contrôle de conformité 401(k) #5 : Garder les participants 401(k) hors de la boîte des objets trouvés

Dans la vérification de conformité 401(k) du mois dernier, nous avons discuté de la variété d'avis typiques qu'un régime 401(k) doit envoyer aux participants du régime. Dans le contrôle de conformité de ce mois-ci, nous nous concentrons sur la question de savoir comment gérer une situation dans laquelle le régime 401(k) ne parvient pas à joindre un participant au régime, c'est-à-dire les "participants manquants".

Pourquoi ce sujet est-il important ?

En tant que promoteur d'un plan 401(k), vous avez de nombreuses responsabilités fiduciaires. Cependant, du point de vue du ministère du travail (DOL), il n'y en a peut-être pas de plus fondamentale que de s'assurer que les participants reçoivent des distributions en temps voulu de leurs comptes de plan 401(k). Ces distributions peuvent prendre la forme de paiements à l'âge normal de la retraite, d'encaissements de petits soldes ou de distributions minimales obligatoires.   

Au cours des dernières années, le DOL a intensifié ses activités de mise en conformité dans le domaine des participants manquants. En particulier, par le biais de son processus d'audit, le DOL a fait pression sur les promoteurs de plans pour qu'ils localisent les participants manquants ayant le droit de recevoir des distributions du plan 401(k), sous peine de se voir imposer des pénalités substantielles. Afin d'encourager les promoteurs de régimes à prendre des mesures proactives pour retrouver les participants manquants, le DOL a publié des orientations sur la localisation des participants manquants sous la forme de "meilleures pratiques". Tous les éléments des directives du DOL ne sont pas nécessairement applicables ou appropriés. Cependant, la mise en œuvre - et la documentation - de ceux qui le sont montrera que vous prenez au sérieux cette question de conformité si vous faites l'objet d'un contrôle du DOL.

Cliquez ici pour plus d'informations sur les orientations du DOL.

Mais avons-nous vraiment un problème ?

Vous pouvez très bien avoir un problème de participant manquant si vous avez remarqué que d'anciens employés ont atteint l'âge de la retraite, mais n'ont pas demandé ou commencé à recevoir des distributions du régime. Un autre signe de problème potentiel est la présence d'informations de contact inexactes ou incomplètes dans vos dossiers, qu'ils soient électroniques ou sur papier. Enfin, vous pouvez avoir un problème si vous accumulez plus de quelques retours de courrier et de chèques non encaissés.

Il faut un village

Comme le dit l'adage, il faut un village... .... La même approche s'applique à la mise en œuvre de pratiques visant à identifier les participants manquants. En fonction de la taille de votre entreprise et de ses effectifs, il peut être nécessaire que le personnel chargé des avantages sociaux, des ressources humaines, de la paie, des services administratifs (par exemple, les services de courrier) et des technologies de l'information, ainsi que le responsable des archives du régime, s'assurent que les coordonnées des anciens salariés sont à jour. Les changements de coordonnées doivent être coordonnés et partagés au sein de l'entreprise, ainsi qu'avec le responsable des archives du régime.   

Exemples de bonnes pratiques du DOL

Le DOL a identifié près de 30 meilleures pratiques de grande envergure pour les promoteurs de régimes qui cherchent à résoudre le problème des participants manquants. Sur la base des orientations du DOL en matière de meilleures pratiques, vous pouvez envisager les mesures suivantes :

"Mesures "préventives

1. Contacter périodiquement les participants actuels et retraités pour confirmer ou mettre à jour leurs coordonnées, telles que leur adresse personnelle et professionnelle, leur numéro de téléphone (y compris leur numéro de téléphone portable) et les coordonnées de leur plus proche parent ou d'une personne à contacter en cas d'urgence.
2. Lors des processus de départ des employés, confirmez ou mettez à jour les informations de contact et soulignez l'importance de veiller à ce que le plan dispose à tout moment d'informations de contact exactes.
3. Vérifiez les coordonnées des participants dans d'autres dossiers du régime de prestations et de l'entreprise. Par exemple, il est possible que les registres de paie ou le plan de santé collectif contiennent des informations à jour.
4. Lors de la fourniture d'informations sur le régime (telles que les rapports annuels résumés, les déclarations des participants et les résumés des modifications importantes), il convient d'inclure un texte (éventuellement en gras ou surligné) qui invite le destinataire à fournir des informations de contact actualisées.
   

   Conseils : 

   • Faire en sorte que la procédure soit simple à suivre - par exemple, fournir un numéro de téléphone gratuit, l'adresse électronique d'une personne de contact, des portails web internes ou des formulaires avec des enveloppes auto-adressées. 
   • Veillez à ce qu'une personne soit désignée comme responsable de la transmission des coordonnées actualisées à la personne chargée des mises à jour dans les services des prestations, des ressources humaines et de la paie, ainsi qu'au responsable de l'archivage du régime.
   • Identifier un représentant de l'entreprise (peut-être une personne responsable de la conformité des contrôles internes) pour contrôler ou auditer périodiquement le processus de mise à jour des coordonnées des participants afin de s'assurer que ces informations sont correctes et cohérentes dans l'ensemble de l'entreprise et auprès de l'organisme de gestion des dossiers du plan.&
     
     
5. Exiger que les représentants des services du plan 401(k) qui répondent aux questions des participants incluent, dans leur script, une demande de confirmation des informations de contact. Cela peut s'avérer particulièrement important si le solde du plan 401(k) du participant comprend des montants transférés du plan d'un employeur acquis/fusionné. De même, le site web d'accompagnement pourrait être configuré de manière à ce qu'un participant soit tenu de confirmer ses coordonnées avant de poursuivre.
   

   Conseil :

   • Envisager de négocier une clause dans l'accord de services du teneur de registres qui traite de son rôle et de son obligation de coopérer dans le processus de recherche des participants disparus (en gardant à l'esprit, bien sûr, que la localisation des participants disparus relève en fin de compte de la responsabilité de l'entreprise). 
     
     
6. Établir une procédure entre les services administratifs et les services des ressources humaines/avantages sociaux de l'entreprise, ainsi qu'avec l'administrateur du régime, afin d'enquêter rapidement sur les courriers non distribués aux participants au régime et sur les chèques de distribution non encaissés.
   

   Conseils : 

   • Déléguer à un représentant de l'entreprise la responsabilité d'examiner une liste de chèques de distribution non encaissés et de prendre des mesures pour localiser le destinataire prévu, conformément à la pratique de l'entreprise en matière de localisation de la participation manquante.   
   • Désigner un autre représentant de l'entreprise pour contrôler ou auditer périodiquement le processus. 

Idées originales ("à manipuler avec précaution")

1. Il peut être utile d'utiliser les médias sociaux pour contacter des personnes. Cependant, vous devez savoir que les informations de contact des médias sociaux peuvent ne pas être fiables. Il n'y a aucune garantie que votre message parvienne à son destinataire. Même si le message est reçu, la personne peut l'ignorer et considérer qu'il s'agit d'une escroquerie. Ou bien, un mauvais acteur peut recevoir le message et chercher à recevoir frauduleusement la distribution du régime du participant manquant.
2. Contacter les bénéficiaires ou les personnes à contacter en cas d'urgence dans les dossiers de l'entreprise (par exemple, le conjoint ou les enfants). Tenez compte du fait que, dans certaines circonstances, une personne ne souhaite pas être retrouvée - peut-être pour des raisons de sécurité personnelle. Par conséquent, ces personnes peuvent être réticentes à communiquer leurs coordonnées, même si vous leur proposez de servir d'intermédiaire. En outre, une personne identifiée comme bénéficiaire ou contact d'urgence n'a pas nécessairement à l'esprit l'intérêt du participant disparu et peut tenter de recevoir frauduleusement des distributions du régime.

Derniers efforts

1. Si les participants ne répondent pas pendant un certain temps, essayez de faire des recherches sur les notices nécrologiques ou les décès (par exemple, l'index des décès de la sécurité sociale) pour déterminer si le participant est décédé. Si c'est le cas, vous devez essayer de localiser les bénéficiaires désignés, le cas échéant. 
2. Utilisez un service de localisation commercial, une agence d'évaluation du crédit ou des bases de données d'archives publiques en ligne (comme celles des impôts fonciers) pour retrouver les participants manquants. Sachez que certains de ces services et bases de données peuvent être payants.

Quelles que soient les meilleures pratiques du DOL que vous jugez réalisables ou appropriées, veillez à les documenter. Et bien sûr, une fois documentées, suivez-les. En mettant en œuvre tout ou partie de ces pratiques, non seulement vous aurez plus de chances de trouver les participants manquants (ou, mieux encore, d'éviter complètement le problème), mais vous aurez la preuve de votre bonne foi au cas où le DOL s'arrêterait pour un contrôle.

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