Plus de formation, plus d'avis, plus de temps – Oh là là ! Chicago ajoute de nouvelles obligations anti-harcèlement pour les employeurs

Suivant une tendance en plein essor à travers le pays, Chicago a modifié son ordonnance sur le harcèlement sexuel en y apportant des changements importants le 27 avril 2022, et les employeurs doivent en prendre note. Outre une nouvelle définition élargie du « harcèlement sexuel », le Comité sur le développement de la main-d'œuvre a voté en faveur d'une augmentation des exigences en matière de formation annuelle, des périodes de déclaration, des délais de notification et des sanctions pécuniaires. L'ordonnance entrera en vigueur le 1er juillet 2022, et les préparatifs en vue de ces changements doivent donc commencer immédiatement.

En vertu de la nouvelle ordonnance, tous les employeurs de Chicago et leurs employés sont concernés. Le terme « employeur » désigne pratiquement toute entité qui emploie un ou plusieurs employés au cours de l'année civile précédente ou en cours, ainsi que leurs agents. Le terme « employé » désigne toute personne engagée pour travailler dans les limites géographiques de la ville ou sous la direction et le contrôle d'une autre personne en échange d'une rémunération monétaire ou autre contrepartie de valeur. En bref, toute entité qui emploie au moins une personne travaillant dans la ville de Chicago est un employeur couvert, et cet employé basé à Chicago est un employé couvert.

Exigences annuelles en matière de formation

Le plus important est peut-être que tous les employeurs sont désormais tenus d'offrir une formation annuelle comprenant (a) une heure de formation sur la prévention du harcèlement sexuel pour tous les employés ou deux heures pour les cadres et les superviseurs ; et (b) une heure de formation sur le rôle des témoins pour tous les employés. Vous vous demandez ce qu'est une « formation sur le rôle des témoins » ? Nous nous sommes posé la même question. Il s'avère que la formation des témoins doit se concentrer sur la manière dont les spectateurs doivent réagir s'ils sont témoins d'incidents de harcèlement sexuel avéré ou présumé. Si les exigences de base en matière de formation sont largement conformes aux obligations actuelles des employeurs de l'Illinois, l'ordonnance de Chicago ajoute des niveaux supplémentaires aux exigences de l'État en raison de la formation supplémentaire des cadres/superviseurs et de la formation des témoins.

Selon la Ville, des modules de formation seront mis à disposition sur son site Web pour l'heure supplémentaire de formation destinée aux cadres et aux superviseurs, ainsi que pour la formation des témoins applicable à tous les employés. Ces modules seront prétendument disponibles ici lorsque les modifications entreront en vigueur.

La première session de formation annuelle doit être dispensée aux employés au plus tard le 30 juin 2023.

Définition élargie du « harcèlement sexuel »

Dans le cadre de l'élargissement du champ d'application de l'ordonnance, le « harcèlement sexuel » inclut désormais explicitement les comportements sexuels inappropriés en tant que catégorie distincte de harcèlement interdit. Les « comportements sexuels inappropriés » comprennent « tout comportement à caractère sexuel qui implique également la coercition, l'abus d'autorité ou l'utilisation abusive de la position professionnelle d'une personne ». Bien que cette définition élargie ne fasse que codifier ce que les tribunaux considèrent depuis longtemps comme du harcèlement sexuel créant un environnement de travail hostile, nous prévoyons une augmentation du nombre de plaintes pour harcèlement sexuel déposées et poursuivies sur la base de ce seul changement. Il est difficile de savoir comment cette modification va influencer les efforts de la ville dans la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail.

La nouvelle définition est entrée en vigueur le 4 juin 2022.

Exigences relatives aux politiques écrites et aux avis écrits

À compter du 1er juillet 2022, tous les employeurs de Chicago devront disposer d'une politique écrite en matière de harcèlement sexuel. Cette politique devra inclure :

Une déclaration stipulant que le harcèlement sexuel est illégal à Chicago ;
La définition du harcèlement sexuel ;
L'obligation pour tous les employés de participer chaque année à une formation sur la prévention du harcèlement sexuel ;
Exemples de comportements interdits qui constituent du harcèlement sexuel :
Détails sur la manière de signaler un cas de harcèlement sexuel, y compris des instructions sur la manière de faire un signalement confidentiel à l'aide du formulaire de plainte interne de l'employeur (ou d'un autre mécanisme de signalement interne) et les services juridiques disponibles pour les employés susceptibles d'être victimes de harcèlement sexuel ; et
Une déclaration indiquant que les représailles pour avoir signalé un cas de harcèlement sexuel sont illégales à Chicago. De plus, cette politique doit être disponible dans la langue principale de l'employé au cours de la première semaine civile suivant son entrée en fonction.

Les employeurs doivent également afficher une affiche (une en anglais et une en espagnol) concernant l'interdiction du harcèlement sexuel dans un endroit où tous les employés peuvent la voir, généralement une salle de pause ou un autre espace où les employés passent ou se rassemblent fréquemment. S'il n'y a pas d'espace de travail physique, il suffit de l'afficher sur un tableau interne de l'intranet.

Lorsque les modifications entreront en vigueur le 1er juillet 2022, un modèle de politique en matière de harcèlement sexuel sera disponible sur le site Web de la ville en anglais, espagnol, polonais, chinois simplifié, arabe et hindi. L'affiche contenant l'avis requis pourra également être téléchargée à cette date.

Prolongation de la période de notification et de déclaration

Historiquement, la Commission des relations humaines de Chicago devait fournir à l'auteur présumé du harcèlement une copie de la plainte déposée contre lui dans les dix jours suivant son dépôt. Désormais, les modifications prolongent le délai de notification à trente jours, ce qui vise à atténuer toute mesure de représailles à l'encontre de l'employé plaignant, telle que le refus d'une demande d'aménagement raisonnable en vertu de la loi de l'Illinois sur la sécurité et l'économie des victimes (Illinois Victim's Economic and Security Act).

Les modifications prolongent également le délai dont disposent les employés pour signaler toute forme de discrimination, y compris le harcèlement sexuel, à la Commission des relations humaines. Les employés disposent désormais d'un délai maximal de 365 jours (au lieu de 300 auparavant).

Exigences en matière de tenue de registres

Pendant la plus longue des deux périodes suivantes : (a) cinq ans ou (b) la durée de toute plainte, action civile ou enquête pour harcèlement sexuel, tous les employeurs doivent désormais conserver les documents relatifs à toute politique écrite interdisant le harcèlement sexuel et aux formations dispensées à chaque employé, ainsi que les documents nécessaires pour « démontrer la conformité » à l'ordonnance. Bien que cela ne soit pas expressément défini dans l'ordonnance, les documents démontrant la conformité comprennent vraisemblablement les supports de formation écrits, les registres de présence des employés, les dossiers d'enquête pour tout harcèlement ou représailles signalés, et tout dossier disciplinaire pertinent. Le fait de ne pas conserver ces documents crée une présomption réfutable selon laquelle l'employeur a enfreint l'ordonnance si et quand un employé dépose une plainte auprès de la Commission.

Augmentation des sanctions pécuniaires

L'ordonnance modifiée alourdit les sanctions pour toutes les formes de discrimination, y compris le harcèlement sexuel, qui passent de 500 à 1 000 dollars par infraction à 5 000 à 10 000 dollars par infraction. Les sanctions existantes restent en vigueur, notamment les dommages-intérêts et les frais d'avocat versés à la partie plaignante, ainsi que les mesures injonctives ordonnant des actions spécifiques pour éliminer les pratiques discriminatoires.

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Même si de nombreux employeurs seront bien équipés pour se conformer à ces changements, il est néanmoins prudent de procéder à une « mise à jour des politiques et des pratiques », idéalement avec l'aide d'un conseiller juridique, afin de s'assurer que les politiques et procédures en matière de harcèlement sexuel sur le lieu de travail répondent à ces nouvelles exigences plus rigoureuses.

Cet article a été rédigé avec l'aide de Zack Sikora, stagiaire d'été 2022.

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