L'impact du COVID sur le droit du travail se fait encore sentir trois ans plus tard

Cet article a été initialement publié dans Law360 le 9 mars 2023 et est republié ici avec autorisation.

Le troisième anniversaire du début de l'état d'urgence national lié à la COVID-19 aux États-Unis approche à grands pas.

En mars 2020, les effets de la pandémie ont été immédiats. Tout d'abord, les événements sportifs et autres manifestations publiques ont été annulés. Ensuite, les écoles et les entreprises ont fermé leurs portes. Et en peu de temps, les employeurs de tout le pays ont été chargés d'analyser et de respecter plusieurs textes législatifs sans précédent adoptés pour protéger les travailleurs et les employeurs dans un contexte de chaos et d'incertitude.

Au niveau fédéral, la loi Families First Coronavirus Response Act a accordé aux employés des congés maladie d'urgence et des congés familiaux connexes, ainsi que des allocations chômage élargies. De nombreux États ont emboîté le pas avec des législations similaires, notamment des lois élargissant les congés pour couvrir les absences liées à la COVID-19.

Il convient toutefois de noter que les protections et les droits prévus par ces lois étaient en grande partie de nature temporaire, destinés uniquement et spécifiquement à répondre à une crise ponctuelle.

La pandémie a toutefois continué de sévir, entraînant des changements fondamentaux dans les modes de vie et de travail des gens.

À deux mois de l'expiration officielle prévue de la désignation du COVID comme urgence sanitaire nationale et publique, il est clair que la pandémie a eu un impact bien au-delà de la législation spécifique au COVID, qui a désormais largement expiré.

De plus, presque tous les aspects actuels du droit du travail ont été influencés d'une manière ou d'une autre par les changements induits par la pandémie.

Tout d'abord, les lois anti-discrimination ont été directement touchées, avec notamment une augmentation sans précédent du nombre de demandes d'aménagements religieux et de poursuites judiciaires intentées en vertu du titre VII de la loi sur les droits civils et de lois étatiques et locales similaires[1].

Les demandes d'aménagement, formulées principalement en réponse aux obligations vaccinales imposées par les employeurs, ont transformé ce qui était auparavant des demandes ponctuelles en programmes collectifs.

Par conséquent, les employeurs doivent veiller à examiner chaque demande au cas par cas, tout en traitant de manière cohérente les membres de différentes confessions religieuses lorsqu'il s'agit de demandes d'aménagements similaires.

L'attention récemment portée sur les cas potentiels de discrimination religieuse sur le lieu de travail liés à la COVID-19 a également mis en lumière les plaintes pour discrimination religieuse en général, une attention qui se poursuivra alors que la Cour suprême des États-Unis examine l'affaire Groff c. DeJoy et réexamine ce qu'un employeur doit démontrer pour prouver que l'acceptation d'une telle demande constituerait une contrainte excessive.

Les lois contre la discrimination fondée sur le handicap, notamment l'Americans with Disabilities Act, ont également été touchées. Tout d'abord, les types d'aménagements demandés par les employés ont considérablement évolué.

Historiquement, les employés ont toujours recherché des ressources matérielles, des mutations et des congés. Aujourd'hui, les employeurs sont confrontés à un afflux de demandes de télétravail de la part de leurs employés. Cela inclut les demandes d'une grande partie de la population, car près d'un adulte sur cinq a été touché par des symptômes persistants du COVID-19 après avoir contracté le virus, ce qui a créé un nombre beaucoup plus important de travailleurs potentiellement handicapés.[2]

Ces demandes sont particulièrement marquées chez les employés qui sont désormais invités à retourner travailler sur leur lieu de travail après une longue période de télétravail.[3]

Avant la COVID-19, une demande de télétravail aurait suscité un scepticisme important de la part des tribunaux, qui auraient probablement jugé qu'une telle demande n'était pas raisonnable ou qu'elle imposait une charge excessive aux employeurs. Aujourd'hui, après que de nombreux employeurs ont été contraints de recourir au télétravail pendant de longues périodes, les tribunaux pourraient être plus enclins à exiger le télétravail à titre de mesure d'adaptation.

Par conséquent, les employeurs qui souhaitent exiger la présence physique de leurs employés doivent faire preuve de prudence lorsqu'ils reçoivent des demandes de télétravail et procéder à une analyse en deux parties, en posant les questions suivantes :

• La demande de l'employé indique-t-elle ou suggère-t-elle qu'elle est liée à un handicap ou à un problème médical ?
• Y a-t-il des raisons spécifiques et individuelles pour lesquelles il serait déraisonnable d'accéder à cette demande dans les circonstances actuelles ?

En vertu de l'ADA, les employeurs sont tenus d'accorder des aménagements raisonnables liés au handicap d'un employé, mais ils ne sont pas tenus de proposer un arrangement de travail à distance simplement parce que l'employé trouve cela plus pratique, ou si le poste nécessite un travail en présentiel et ne peut être effectué à distance sans imposer une contrainte excessive à l'employeur.

La normalisation du télétravail et des modalités de travail flexibles a également entraîné des considérations supplémentaires en matière de salaire et d'horaires pour les employeurs. Plus particulièrement, les employeurs doivent mettre en place des moyens efficaces permettant aux travailleurs horaires à distance de suivre avec précision leur temps de travail et de s'assurer que ces employés n'effectuent pas de travail supplémentaire en dehors de leurs heures de travail.

Ce n'est pas une tâche facile : avec les ordinateurs portables désormais présents dans les foyers et les e-mails plus facilement accessibles sur les smartphones, il est trop facile pour les télétravailleurs de terminer un projet ou de répondre à des e-mails en dehors des heures de travail. Dans cette optique, les employeurs doivent adopter une approche proactive pour suivre et enregistrer les heures travaillées.

En amont, il est impératif que les employeurs définissent clairement les attentes concernant les horaires de travail des employés, y compris les heures de début et de fin. Les employeurs doivent également utiliser un logiciel de suivi du temps approprié et s'assurer que les employés sont formés à son utilisation.

Il convient toutefois de noter que le simple fait d'établir une règle interdisant le travail en dehors des heures normales ou non autorisé ne suffit pas à dégager l'employeur de sa responsabilité en matière de salaire impayé pour les heures supplémentaires. Par conséquent, les employeurs doivent également continuer à réagir aux signes indiquant une utilisation potentielle du temps de travail en dehors des heures normales.

Les superviseurs doivent être formés à repérer les signes indiquant des horaires de travail inhabituels, par exemple les e-mails envoyés tard dans la nuit, et doivent aborder directement et rapidement tout problème afin de déterminer si des heures supplémentaires doivent être rémunérées et de renforcer les attentes pour l'avenir.

Un autre défi lié à la généralisation du télétravail est que les employeurs peuvent ne pas savoir où travaillent tous leurs employés, ce qui comporte des risques au regard des lois fiscales et du droit du travail au niveau national et local.

Par exemple, si un employé décide de vivre chez des proches en Californie pendant une période prolongée et continue à travailler à distance, l'employeur pourrait être tenu de retenir l'impôt sur le revenu de l'État de Californie et de se conformer à un certain nombre de lois californiennes en matière d'emploi, telles que les congés maladie payés.

Il est donc essentiel que les employeurs sachent où travaillent tous leurs employés à distance, même temporairement, afin de s'assurer qu'ils respectent toutes les lois applicables et maintiennent des politiques conformes à ces lois.

Les États et les collectivités locales cherchent également de plus en plus à réglementer l'embauche de travailleurs à distance. Ainsi, la Californie, le Colorado, l'État de Washington et la ville de New York ont promulgué des lois sur la transparence salariale qui s'appliquent aux offres d'emploi publiées dans ces juridictions ainsi qu'à toutes les offres d'emploi à distance pouvant être exercées dans ces régions.

Seuls quelques États et localités ont encore des lois spécifiques au COVID-19 en vigueur, bien que beaucoup aient modifié leurs lois pour couvrir les urgences de santé publique qui pourraient survenir à l'avenir.

De plus, la pandémie de COVID-19 a été au centre des préoccupations de l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) et d'autres agences étatiques chargées de la sécurité et de la santé au travail.

L'OSHA a promulgué une norme temporaire d'urgence pour les employeurs du secteur de la santé qui a expiré en décembre 2021, mais elle devrait être remplacée par une norme permanente. En novembre 2021, l'OSHA a publié l'obligation « vaccin ou test » applicable aux employeurs comptant 100 salariés ou plus, mais cette obligation n'est jamais entrée en vigueur et a été annulée par la Cour suprême en janvier.[4]

Cependant, l'OSHA n'a pas publié de nouvelles réglementations, mais a plutôt appliqué les règles existantes concernant les équipements de protection individuelle, l'enregistrement et la déclaration des maladies professionnelles, etc. L'agence a également publié des directives encourageant le respect des recommandations des Centres pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC) concernant le port du masque, la distanciation sociale et d'autres précautions.

De nombreuses agences étatiques chargées de la sécurité et de la santé au travail ont adopté des exigences relatives à la COVID-19, notamment la Division californienne de la sécurité et de la santé au travail. Actuellement, Cal/OSHA a mis en place des réglementations non urgentes pour les employeurs californiens, qui comprennent le maintien d'un plan de prévention, la fourniture de masques et d'autres équipements de protection individuelle, ainsi que l'organisation de tests, de quarantaines et d'autres mesures en cas d'épidémie de COVID-19.

Cela dit, il semble peu probable que de nouvelles règles importantes en matière de sécurité et de santé au travail soient mises en œuvre, étant donné que les cas de COVID-19 se sont largement stabilisés depuis la vague Omicron qui a atteint son pic en janvier 2022.

Trois ans après que la pandémie de COVID-19 ait temporairement paralysé la société, celle-ci a remodelé le droit du travail américain, alors même que l'état d'urgence sanitaire national devrait officiellement prendre fin en mai 2023.

Des questions relatives à l'obligation vaccinale imposée par les employeurs aux modalités de travail à distance, la pandémie continuera d'avoir une incidence sur le droit du travail américain en 2023 et au-delà.