Plongée dans SECURE 2.0 : de nouveaux changements allègent les charges administratives des promoteurs de régimes

La loi SECURE 2.0 de 2022 (SECURE 2.0)modifie considérablement le paysage juridique et administratif des régimes de retraite américains. Foley & Lardner LLP rédige actuellement une série d'articles qui examinent en détail les principales dispositions de la loi SECURE 2.0 qui auront une incidence sur la manière dont les employeurs structurent et administrent leurs plans 401(k), leurs plans de retraite et d'autres types de plans de retraite parrainés par l'employeur.

Le mois dernier, nous avons abordé les nouvelles règles relatives au retrait minimum obligatoire (RMD) prévues par la loi SECURE 2.0. Dans cet article, nous examinons certaines modifications apportées par la loi SECURE 2.0 visant à simplifier l'administration des régimes à cotisations définies (y compris les régimes relevant des sections 401(k), 403(b) et 457(b) du Code)¹et à encourager les employés à épargner en vue de leur retraite.

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Lors d'une conférence de presse en 1986, le président Ronald Reagan a déclaré dans une phrase restée célèbre: « Les neuf mots les plus terrifiants de la langue anglaise sont : "Je travaille pour le gouvernement et je suis là pour vous aider" ». Si la législation relative aux plans de retraite peut parfois être d'une complexité frustrante (connaissez-vous l'ERISA ?), SECURE 2.0 contient un certain nombre de dispositions visant à alléger les charges administratives qui pèsent sur les promoteurs (employeurs) des plans 401(k).

Modifications facultatives/Date d'entrée en vigueur

Chacun des changements administratifs décrits ci-dessous est facultatif – les employeurs ne sont pas tenus de les adopter.

Toutefois, si un employeur choisit de le faire, les modifications prennent généralement effet pour les années du régime commençant après l'entrée en vigueur de la loi SECURE 2.0. Ainsi, un employeur ayant un plan calendaire (c'est-à-dire un plan couvrant la période du 1er janvier au 31 décembre) peut intégrer les modifications dans son plan 401(k) en 2023 (en fonction des objectifs propres à l'employeur et de la capacité de son gestionnaire de dossiers à prendre en compte les modifications demandées).

Assouplissement des exigences en matière de documentation relative aux retraits pour difficultés financières

De nombreux plans 401(k) permettent aux participants de demander des retraits pour difficultés financières sur leurs comptes afin d'atténuer l'impact de tout besoin financier « immédiat et important » auquel ils pourraient être confrontés. Certains événements de la vie (tels que les frais funéraires, les frais de scolarité, les frais de réparation du domicile du participant, etc.) constituent automatiquement un besoin financier « immédiat et important ». Auparavant, les participants à un plan 401(k) qui demandaient des retraits pour difficultés financières devaient prouver à la fois : (i) que l'événement à l'origine des difficultés financières s'était produit, et (ii) que le participant ne disposait pas des liquidités ou d'autres ressources nécessaires pour y faire face.

Cependant, à la suite d'une modification apportée en 2019 aux règles de l'IRS, les employeurs ont été autorisés à se fier à la déclaration d'un participant attestant qu'il ne disposait pas de suffisamment d'argent liquide ou d'actifs liquides pour subvenir raisonnablement à ses besoins financiers. Pour bénéficier d'un retrait pour difficultés financières, le participant devait toutefois toujours prouver que l'événement difficile s'était bien produit.

Désormais, en vertu des nouvelles modifications apportées par la loi SECURE 2.0, les participants peuvent certifier eux-mêmes : (i) que l'événement difficile s'est produit et (ii) qu'ils ne disposent pas des ressources financières nécessaires pour y remédier. À moins que l'employeur ne sache que les certifications du participant sont fausses, il peut se fier à ces certifications pour déterminer s'il convient d'accorder un retrait pour difficultés financières. Les employeurs doivent néanmoins recommander aux participants de conserver les documents justificatifs relatifs à la situation difficile et à leur situation financière, au cas où l'IRS exigerait de l'employeur qu'il produise ces documents dans le cadre d'un contrôle fiscal.

Ce changement devrait considérablement simplifier le processus de retrait pour difficultés financières. Les employeurs n'auront plus à déterminer si un participant a réellement connu des difficultés financières ou s'il manque de fonds pour y faire face, et les participants obtiendront plus rapidement les fonds dont ils ont besoin.

Élimination des avis inutiles aux participants non inscrits

Les employeurs savent que l'impression et la distribution des avis obligatoires destinés aux participants (décrivant les options d'investissement, les frais et les droits des participants dans le cadre de leur plan 401(k)) ont un coût élevé. Même si les employeurs fournissent ces avis par voie électronique, ils doivent tout de même consacrer du temps et des efforts pour s'assurer que le processus de notification est conforme aux normes de l'IRS et du DOL.

Une autre modification apportée à la norme SECURE 2.0 vise à alléger cette charge. En vertu de cette modification, un employeur ne violera pas la loi ERISA s'il ne fournit pas les avis requis aux personnes éligibles, mais non inscrites, au régime de l'employeur. Toutefois, cette exemption ne s'appliquera que si ces personnes (appelées « participants non inscrits » par SECURE 2.0) ont reçu une description sommaire du régime et d'autres avis d'éligibilité lorsqu'elles sont devenues éligibles pour la première fois au régime 401(k).

Conformément à l'objectif du Congrès visant à améliorer la préparation à la retraite de la main-d'œuvre^{américaine2, les employeurs}ne peuvent pas simplement ignorer les participants non inscrits. La loi SECURE 2.0 oblige les employeurs à fournir aux participants non inscrits des avis annuels leur rappelant leur admissibilité à participer au régime. L'avis doit également décrire les cotisations de l'employeur, les calendriers d'acquisition des droits et les dates limites de sélection. L'employeur doit également fournir aux participants non inscrits tous les documents autrement requis sur demande.

SECURE 2.0 ne précise pas quels avis sont concernés par ce changement, et nous attendons des directives supplémentaires de la part des agences pour traiter cette question et décrire le contenu de l'avis de rappel annuel. Néanmoins, ce changement permettra aux employeurs d'économiser du temps, de l'argent et des ressources internes auparavant consacrés à l'impression et à la distribution d'avis inutiles concernant les régimes.

Offrir des incitations financières de minimis pour la participation

Avant l'adoption de la loi SECURE 2.0, la seule mesure incitative dont disposaient les employeurs pour encourager leurs employés à adhérer à un plan 401(k) était la promesse d'une contribution équivalente. Cependant, conformément à son objectif d'améliorer la préparation à la retraite, la loi SECURE 2.0 autorise les employeurs à offrir des incitations financières « de minimis » pour encourager l'adhésion à un plan. Ces incitations ne peuvent pas être financées par les actifs du plan.

Bien que SECURE 2.0 ne définisse pas la notion de « de minimis », le résumé du Sénat sur SECURE 2.0 mentionne, sans autre explication, les cartes-cadeaux « de faible valeur ». Quel que soit leur montant, les employeurs doivent traiter la valeur des cartes-cadeaux comme un revenu imposable pour les employés qui les reçoivent. Cette incitation serait également soumise à l'impôt sur le revenu et à l'impôt sur l'emploi. Il est possible que certaines incitations tangibles (telles que les petits cadeaux sous forme de nourriture, de livres ou de fleurs) soient exclues de la rémunération si, compte tenu de leur valeur et de leur fréquence, il serait déraisonnable ou peu pratique pour l'employeur de les comptabiliser.³Des directives de l'IRS sur cette question seraient les bienvenues.

Traiter les cotisations patronales comme des cotisations Roth

Avant SECURE 2.0, les employeurs ne pouvaient verser des cotisations de contrepartie à leurs plans 401(k) qu'avant imposition – les cotisations de contrepartie Roth n'étaient pas autorisées. Si les participants souhaitaient convertir les cotisations de contrepartie de l'employeur avant imposition en cotisations Roth, ils devaient effectuer une conversion Roth dans le cadre du plan (si celui-ci l'autorisait) et payer des impôts sur le montant converti et les gains accumulés.

Désormais, dans le cadre du programme SECURE 2.0, les employeurs peuvent offrir aux participants au plan 401(k) la possibilité de recevoir des cotisations de contrepartie de l'employeur ou des cotisations de participation aux bénéfices/non facultatives sur une base Roth. Ces cotisations doivent toutefois être non aliénables pour le participant (c'est-à-dire acquises à 100 %).

La plupart des gestionnaires de dossiers devraient être en mesure de répondre à cette demande. Même avant l'adoption de la loi SECURE 2.0, de nombreux gestionnaires de dossiers aidaient les participants à effectuer des conversions Roth dans le cadre de leur régime.

Avant de proposer cette nouvelle option SECURE 2.0 aux participants, les employeurs doivent déterminer si, dans leur situation, il est judicieux de supprimer les conditions d'acquisition imposées aux cotisations de contrepartie ou aux cotisations de participation aux bénéfices/non facultatives.

Faciliter les « intégrations » automatiques et la portabilité

En vertu de la législation actuelle, les employeurs peuvent automatiquement liquider les comptes 401(k) des participants licenciés dont le solde ne dépasse pas 1 000 dollars. Si le solde du compte d'un participant licencié est égal ou supérieur à 1 000 dollars, mais inférieur à 5 000 dollars (montant qui passera à 7 000 dollars en 2024, autre modification apportée par la loi SECURE 2.0), l'employeur peut transférer le solde du compte de l'ancien participant vers un compte de retraite individuel (IRA) ouvert au nom du participant.

Après avoir été transférés vers un IRA, les fonds d'un ancien participant seront généralement investis dans une option d'investissement par défaut destinée à protéger le capital de l'ancien participant. Malgré cette intention, les fonds de l'ancien participant peuvent être perdus ou érodés par les frais facturés par le fournisseur de l'IRA.

SECURE 2.0 résout ce problème en autorisant les employeurs et leurs gestionnaires de dossiers à transférer les soldes IRA des anciens participants au plan 401(k) vers les plans de retraite gérés par les nouveaux employeurs des personnes concernées (sauf si un ancien participant en décide autrement). Ce changement aidera les participants à regrouper leur épargne-retraite dans un seul plan de retraite parrainé par leur employeur, réduisant ainsi le risque que ces fonds soient oubliés ou perdus en raison de l'inaction.

Que doivent faire les employeurs maintenant ?

Comme indiqué ci-dessus, les modifications SECURE 2.0 décrites dans cet article sont facultatives : les employeurs ne sont pas tenus de les adopter. Toutefois, les employeurs qui envisagent d'adopter une ou plusieurs des modifications SECURE 2.0 doivent travailler avec leurs gestionnaires de dossiers afin de s'assurer que les modifications demandées peuvent être intégrées dans les processus administratifs de leurs régimes. Les employeurs peuvent également être amenés à adopter des modifications de régime afin de documenter correctement l'intégration de certaines modifications SECURE 2.0 dans leurs régimes 401(k) (par exemple, la mise à jour du processus de détermination des retraits pour difficultés financières ou l'autorisation pour l'employeur d'effectuer des cotisations de contrepartie Roth). Ces modifications de régime doivent être adoptées avant la fin de l'année du régime au cours de laquelle la modification prend effet.

Ces modifications apportées par la loi SECURE 2.0 devraient être bien accueillies par les employeurs qui cherchent à réduire la charge administrative (et les coûts) liés à la gestion de leurs plans 401(k). Nous prévoyons qu'au fil du temps, l'IRS et le DOL publieront des directives clarifiant la portée de bon nombre de ces modifications apportées par SECURE 2.0. Les employeurs désireux de mettre en œuvre les modifications SECURE 2.0 décrites ici pour l'année 2023, qui permettent de gagner du temps et de l'argent, devraient adopter une approche de bonne foi pour y parvenir.

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