Le DHS annonce une nouvelle version du formulaire I-9 et une nouvelle procédure de vérification à distance des documents I-9 pour les employeurs utilisant E-Verify.

Le département américain de la Sécurité intérieure (DHS) a récemment annoncé deux changements importants concernant le formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi. Premièrement, le DHS publie une nouvelle version du formulaire I-9. Ensuite, à compter du 1er août 2023, le DHS autorisera les employeurs E-Verify qualifiés à utiliser une procédure alternative d'inspection des documents pour remplir les sections § 2 ou § 3 du formulaire I-9. Dans le cadre de cette procédure alternative, les employeurs E-Verify pourront effectuer la vérification des documents à distance au lieu d'examiner physiquement les documents originaux lors d'un entretien en personne avec le nouvel employé (ou l'employé existant lors d'une nouvelle vérification).

Nouvelle version du formulaire I-9

Depuis plus de trente ans, les employeurs ont dû composer avec quatorze versions différentes du formulaire I-9. Dans notre article publié en octobre 2022, nous expliquions que le DHS préparait une nouvelle version de ce formulaire gouvernemental complexe. Le DHS est désormais prêt à publier le nouveau formulaire I-9, ce qu'il fera le 1er août 2023.

Le nouveau formulaire I-9 comporte plusieurs changements importants:

• Les paragraphes 1 et 2 se trouvent sur la même page et comportent des champs plus étroits dans lesquels il faut inscrire les réponses aux questions du gouvernement lorsque l'on utilise la version papier du formulaire I-9.
• Le paragraphe « Préparateur/Traducteur » ne fait plus partie du § 1, mais constitue désormais un supplément distinct (Supplément A). Les employeurs doivent fournir le Supplément A lorsque le nouvel employé a besoin d'aide pour remplir le § 1.
• Les nouveaux employés et les employeurs ne sont plus tenus d'inscrire « N/A » dans les champs qui ne s'appliquent pas. Auparavant, les employeurs étaient passibles d'amendes s'ils ne s'assuraient pas que « N/A » était inscrit.
• Le paragraphe 2 contient une nouvelle case à cocher dans le champ « Informations supplémentaires » que les employeurs doivent cocher s'ils ont examiné les documents à l'aide d'une procédure alternative autorisée, telle que la nouvelle vérification à distance des documents.
• Le § 3 (pour la revérification ou, dans certaines circonstances limitées, la réembauche) ne suit plus le § 2. Le § 3 est désormais un supplément distinct (Supplément B).
• La liste I-9 des documents acceptables comprend désormais
  • un résumé des cas dans lesquels certains reçus valides peuvent être acceptés pour les documents figurant dans la liste A, la liste B ou la liste C ; et
  • une déclaration selon laquelle le DHS considérera les documents prolongés par l'autorité émettrice (par exemple, un département d'État chargé des véhicules motorisés) comme non expirés.
• Les nouvelles instructions relatives au formulaire I-9 comptent huit pages au lieu de quinze. Le DHS a transféré une partie du contenu supprimé dans son manuel destiné aux employeurs et sur le site Web I-9 Central.

Le DHS accorde aux employeurs un délai de trois mois pour passer à la nouvelle version du formulaire I-9. Ainsi, les employeurs peuvent légalement continuer à utiliser la version existante du formulaire I-9 (date d'émission du 21 octobre 2019) jusqu'à la fin de la journée du 31 octobre 2023. À compter du 1er novembre 2023, tous les employeurs devront utiliser la nouvelle version du formulaire I-9 pour les nouvelles embauches et les revérifications.

Conseil de bonne pratique : les employeurs devraient profiter de la période de transition (du 1er août 2023 au 31 octobre 2023) pour examiner et se familiariser avec la nouvelle version du formulaire I-9 ainsi qu'avec les nouvelles instructions relatives au formulaire I-9. Passer trop rapidement à la nouvelle version augmentera le risque d'erreurs, ce qui pourrait entraîner des amendes plus élevées de la part du gouvernement.

Nouvelle procédure de vérification à distance des documents : une option pour les employeurs E-Verify en règle

Le DHS a mis en place une nouvelle procédure de vérification à distance des documents I-9 comme alternative à l'examen physique des documents en personne. Les employeurs qui souhaitent utiliser la vérification à distance des documents doivent être inscrits au programme E-Verify et être en règle au moment où ils recourent à la nouvelle procédure. Cette procédure alternative sera disponible à compter du 1er août 2023.

Dans le cadre de la nouvelle procédure de vérification à distance des documents I-9, les employeurs éligibles à E-Verify doivent suivre les étapes suivantes :

• Demandez au nouvel employé de consulter la liste I-9 des documents acceptables et de choisir un document valide de la liste A OU un document valide de la liste B et un document valide de la liste C de son choix. Pour la revérification, fournissez la liste I-9 et demandez à l'employé actuel de présenter un document valide de la liste A OU un document valide de la liste C afin de confirmer qu'il est toujours admissible à l'emploi.
• Une fois que l'employé a sélectionné le ou les documents, demandez-lui d'envoyer à l'employeur des copies « claires et lisibles » du ou des documents. Si un document comporte deux faces, le nouvel employé (ou l'employé existant) doit fournir à l'employeur des copies du recto et du verso du document.
• Examinez les copies claires et lisibles du ou des documents afin de confirmer qu'ils semblent raisonnablement authentiques.
• Après avoir reçu et examiné le(s) document(s), organisez une réunion vidéo avec le nouvel employé (ou l'employé existant s'il s'agit d'une nouvelle vérification). Au cours de cette réunion vidéo, demandez au nouvel employé (ou à l'employé existant) de montrer le(s) document(s) original(aux) dont les copies ont été transmises précédemment. Comparez les documents présentés lors de la visioconférence à la personne apparaissant à l'écran et aux informations indiquées dans la section 1 du formulaire I-9. Vérifiez que les documents semblent raisonnablement authentiques. Si le nouvel employé ou l'employé existant s'appuie sur un reçu valide pour un document figurant sur la liste I-9, examinez le reçu lors de la visioconférence.
• Cochez la case dans le champ « Informations supplémentaires » du § 2 pour indiquer que l'employeur a utilisé la procédure de vérification à distance des documents. Si l'employeur utilise toujours le formulaire I-9 existant (date d'émission du 21 octobre 2019), inscrivez « Procédure alternative » dans le champ « Informations supplémentaires ».
• Ouvrez rapidement le dossier E-Verify après avoir rempli le formulaire I-9. En vertu de la législation en vigueur, les employeurs utilisant E-Verify sont tenus d'ouvrir un dossier E-Verify avant la fin du troisième jour ouvrable suivant l'embauche. Les employeurs ne doivent pas ouvrir de dossier E-Verify lorsqu'ils vérifient à nouveau le formulaire I-9.
• Conservez les copies claires et lisibles du ou des documents avec le formulaire I-9 dûment rempli. Présentez le formulaire I-9 et les copies aux autorités lors d'une inspection ou d'une mesure d'application de la loi relative au formulaire I-9.
• Participez à la formation proposée par le programme E-Verify. Cette formation porte notamment sur la sensibilisation à la fraude, les règles anti-discrimination et les mises à jour périodiques.

Les employeurs E-Verify ne sont pas tenus d'utiliser la procédure de vérification à distance des documents I-9. Si les employeurs E-Verify choisissent d'utiliser cette nouvelle procédure, ils peuvent le faire pour tous les employés ou uniquement pour les formulaires I-9 associés aux employés qui travaillent à distance. Les employeurs doivent appliquer les procédures I-9 de manière équitable et cohérente. Par conséquent, les employeurs ne doivent pas exiger de certains employés à distance qu'ils se présentent en personne dans les bureaux de l'entreprise pour remplir le formulaire I-9, tout en permettant à d'autres employés à distance de remplir le formulaire I-9 à l'aide de la nouvelle procédure de vérification à distance.

Conseil de bonne pratique : les employeurs doivent suivre la procédure traditionnelle d'inspection physique des documents en personne pour les employés qui se présentent dans leurs locaux et n'utiliser la nouvelle procédure alternative que pour les employés qui travaillent à distance. Afin de protéger l'intégrité et la sécurité du système I-9, le DHS surveillera attentivement l'utilisation de la nouvelle procédure alternative par les employeurs. Même avec la surveillance accrue du gouvernement, la procédure de vérification des documents à distance est un bien meilleur choix pour les employeurs que le recours à un agent tiers local. Grâce à la vérification des documents à distance, les employeurs ont plus de chances de se conformer à la norme I-9.

Nous continuerons à vous tenir informés des dernières évolutions concernant le formulaire I-9. Pour toute question, veuillez contacter votre avocat spécialisé en droit du travail et de l'emploi chez Foley & Lardner LLP.