Les règlements proposés par l'EEOC interprètent la loi sur l'équité envers les travailleuses enceintes

Comme nos lecteurs le savent peut-être, le président Biden a clôturé l'année 2022 en signant la loi sur l'équité envers les travailleuses enceintes (PWFA). La PWFA oblige les employeurs comptant au moins 15 employés à fournir des aménagements raisonnables aux employées ou candidates qualifiées dont les limitations sont connues et liées à la grossesse, à l'accouchement ou à des conditions médicales connexes, à moins que ces aménagements n'entraînent une contrainte excessive pour l'employeur.

La loi devrait combler les lacunes et s'appuyer sur les protections existantes contre la discrimination liée à la grossesse en vertu du titre VII de la loi sur les droits civils et sur l'accès à des aménagements raisonnables en vertu de la loi américaine sur les personnes handicapées (ADA).

La Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC) veille à l'application de la PWFA et a commencé à accepter les plaintes pour discrimination au titre de la PWFA le 27 juin 2023, date d'entrée en vigueur de la loi. Le 11 août 2023, l'EEOC a publié dans le Federal Register son projet de règlement pour la PWFA, qui comprend l'interprétation de la nouvelle loi par l'agence et fournit de nombreux exemples détaillés destinés à aider les employeurs à comprendre la nouvelle loi et à se conformer à leurs obligations en vertu de celle-ci. Le public dispose de 60 jours pour faire part de ses commentaires sur ce projet de règlement.

Bien que les règlements ne soient encore qu'à l'état de proposition, la PWFA est pleinement en vigueur depuis le début de l'année 2023, et les employeurs doivent s'y conformer. Les règlements proposés constituent un guide utile pour comprendre la position de l'EEOC en matière d'application de la loi à l'heure actuelle.

Points clés du projet de règlement

Couverture étendue pour les affections prénatales et postnatales

Des aménagements raisonnables sont requis pour les « limitations connues », qui ne doivent pas nécessairement atteindre le niveau de « handicap » au sens de l'ADA. Dans le cadre des réglementations proposées, le terme « limitations » n'implique aucun niveau de gravité requis. L'état physique ou mental peut être un « obstacle ou un problème modeste, mineur et/ou épisodique ». Cela inclut un besoin ou un problème lié au maintien de la santé de l'employée enceinte ou à la santé de sa grossesse. Cela inclut également les circonstances dans lesquelles l'employée cherche simplement à obtenir des soins de santé liés à sa grossesse. L'EEOC prévoit que la détermination de l'existence d'une « limitation connue » sera simple et se fera par le biais d'une conversation entre l'employeur et l'employée dans le cadre du processus interactif, sans qu'il soit nécessaire de fournir des documents ou des preuves, contrairement au processus d'aménagement prévu par l'ADA.

Le terme « grossesse » est également défini de manière large afin d'inclure les grossesses passées et les grossesses potentielles ou prévues.

La règle proposée donne également des exemples de « conditions médicales connexes », telles que : l'interruption de grossesse ; l'infertilité et les traitements de fertilité ; l'anxiété, la dépression, la psychose ou la dépression post-partum ; les cycles menstruels ; l'utilisation de moyens contraceptifs ; et l'allaitement et les conditions liées à l'allaitement.

Protection élargie pour les employés « qualifiés » qui ne peuvent pas exercer une fonction essentielle

Tout comme l'ADA, la PWFA protège les employés ou candidats « qualifiés » qui, avec ou sans aménagement raisonnable, peuvent exercer les fonctions essentielles de leur poste.

En outre, la PWFA élargit la définition des employés « qualifiés » pour inclure également ceux qui ne peuvent pas exercer une ou plusieurs fonctions essentielles de leur poste si : (1) cette incapacité est « temporaire », (2) la fonction essentielle peut être reprise « dans un avenir proche » et (3) l'incapacité à exercer cette fonction peut faire l'objet d'aménagements raisonnables. Les règlements proposés définissent « dans un avenir proche » comme une période de 40 semaines, mais ils reconnaissent que cela ne signifie pas que la fonction essentielle doit toujours être suspendue pendant 40 semaines et que cela dépend des besoins de l'employé. L'interprétation de l'EEOC indique que la période de 40 semaines recommencerait à chaque fois qu'un employé demande un aménagement lié à la suspension temporaire d'une fonction professionnelle — par exemple, si une employée enceinte ne peut temporairement pas exercer une fonction essentielle avant l'accouchement et qu'après son retour de congé de maternité, elle demande un aménagement parce qu'elle ne peut temporairement pas exercer à nouveau cette fonction. Cela signifierait que l'employeur pourrait se retrouver sans personne à ce poste pour exercer la fonction essentielle pendant plus de 40 semaines au total. Les règlements proposés envisagent également que la fonction essentielle puisse être temporairement attribuée à quelqu'un d'autre.

L'EEOC sollicite spécifiquement des commentaires sur la question de savoir si la période de 40 semaines devrait être prolongée à 52 semaines.

Aménagements raisonnables présumés

Les règlements proposés fournissent des exemples d'aménagements raisonnables possibles en vertu de la PWFA, notamment : pauses fréquentes, possibilité de s'asseoir ou de rester debout, modifications d'horaires et travail à temps partiel, télétravail, restructuration des tâches et suspension temporaire d'une ou plusieurs fonctions essentielles du poste. L'EEOC sollicite également l'avis du public quant à l'utilité d'ajouter d'autres exemples.

Cette différence dans les réglementations proposées concernant le processus d'aménagement prévu par l'ADA est importante, car l'aménagement consistant à suspendre temporairement une fonction essentielle du poste n'est généralement pas considéré comme « raisonnable » au sens de l'ADA. L'un des facteurs que l'EEOC propose de prendre en compte dans cette évaluation du caractère raisonnable est de savoir s'il existe d'autres employés, des travailleurs temporaires ou même des tiers qui peuvent exercer ou être temporairement embauchés pour exercer la ou les fonctions essentielles en question, ou si la fonction essentielle peut simplement être reportée ou rester inexécutée pendant une durée indéterminée.

Les règlements proposés énoncent les quatre aménagements spécifiques suivants comme étant raisonnables en soi et ne constituant vraisemblablement pas une contrainte excessive : (1) transporter de l'eau et boire dans la zone de travail de l'employé ; (2) prendre des pauses supplémentaires pour aller aux toilettes ; (3) alterner entre la position assise et debout ; et (4) prendre des pauses pour manger et boire.

Les règlements proposés interdisent aux employeurs d'exiger d'un employé qualifié qu'il prenne un congé, rémunéré ou non, si un autre accommodement raisonnable peut être prévu pour permettre à l'employé de continuer à travailler.

Un « retard injustifié » dans la réponse à une demande d'aménagement peut entraîner une violation de la PWFA en vertu des règlements proposés.

S'engager dans le processus interactif

Comme indiqué ci-dessus, les règlements proposés interdisent à un employeur d'exiger systématiquement qu'un employé qui demande un accommodement soit examiné par un professionnel de santé choisi par l'employeur. Bien qu'il soit raisonnable d'exiger des pièces justificatives dans certaines circonstances (même si celles-ci ne sont pas définies), les règlements proposés par l'EEOC limitent l'employeur à n'exiger que des pièces justificatives raisonnables, telles que celles qui suffisent à décrire ou à confirmer l'état physique ou mental, qui sont liées à la grossesse, à l'accouchement ou à un état médical connexe, qui en sont affectées ou qui en découlent, et qui nécessitent un changement ou un ajustement au travail.

Aller de l'avant

Les employeurs peuvent soumettre leurs commentaires sur les règlements proposés par voie électronique à l'adresse http://www.regulations.gov. Les commentaires sur la proposition doivent être soumis dans les 60 jours suivant le 11 août 2023.

Dans l'intervalle, les entreprises devraient également envisager de mettre en œuvre une politique PWFA ou d'améliorer leurs politiques actuelles en matière d'aménagements afin d'y inclure des références spécifiques aux aménagements liés à la grossesse. Les employeurs peuvent également décider de revoir leur processus interactif et leurs exigences en matière de documentation concernant les employées enceintes et envisager de préparer des formulaires et des lettres spécifiques aux aménagements PWFA. Toutefois, les employeurs doivent veiller à ce que les documents demandés soient conformes et autorisés par les règlements proposés.