Ce que toutes les multinationales devraient savoir à propos des contacts gouvernementaux inattendus

Qu'il s'agisse d'une « descente à l'aube », d'un agent frappant à la porte ou d'une assignation civile, les contacts avec les autorités gouvernementales surviennent souvent à l'improviste et impliquent toujours des enjeux importants. Il est essentiel de réagir rapidement et avec prudence afin de préserver les droits légaux de l'entreprise, de limiter les dommages potentiels et de minimiser l'atteinte à la réputation. Il peut être difficile de maintenir la transparence et la coopération avec les autorités tout en préservant les droits légaux de l'entreprise. Cet article identifie les principaux types de visites et d'enquêtes gouvernementales et fournit aux entreprises les meilleures pratiques pour s'y préparer.

À quels contacts gouvernementaux dois-je me préparer ?

• Assignations civiles : plusieurs lois autorisent les organismes gouvernementaux à émettre des assignations civiles afin d'enquêter sur des violations statutaires. Celles-ci peuvent être intitulées « demandes d'enquête civile » (CID), « assignations administratives » ou autres titres similaires. Ces outils permettent au gouvernement d'exiger la production de documents, des réponses écrites à des interrogatoires ou des témoignages oraux sous serment. Le non-respect de ces exigences peut exposer l'entreprise à des sanctions judiciaires, et les informations fournies peuvent dans de nombreux cas être partagées avec des enquêteurs criminels.
• Assignations à comparaître devant un grand jury : Les assignations à comparaître devant un grand jury ne sont utilisées que dans le cadre d'enquêtes criminelles et sont généralement émises à la demande d'un procureur. Ces assignations peuvent être utilisées pour contraindre un témoin à témoigner ou à produire des documents. Le non-respect ou le respect insuffisant d'une assignation à comparaître devant un grand jury peut entraîner des poursuites pénales pour obstruction à la justice.
• Demandes d'entretiens : bien que les enquêteurs puissent programmer un entretien à l'avance, ils tentent souvent d'interroger les témoins sans préavis afin de les prendre au dépourvu (ce que l'on appelle parfois « frapper et parler »). Les entreprises ne doivent pas interdire à leurs employés de parler avec les autorités, car cela pourrait constituer une obstruction à la justice. Néanmoins, il est permis de publier des directives afin d'aider les personnes concernées à connaître les limites de ce que les enquêteurs peuvent discuter ou demander.
• Mandats de perquisition : ils sont délivrés par un juge ou un magistrat après constatation d'un motif valable et autorisent la saisie immédiate de documents sur place, y compris la saisie de preuves numériques stockées sur des serveurs, des ordinateurs portables, des tablettes et des téléphones portables. Les mandats de perquisition peuvent également être utilisés pour obtenir des enregistrements électroniques auprès de tiers (par exemple, courriels, stockage iCloud, Google Drive, etc.).

Quels sont les risques liés au fait de ne pas se préparer aux contacts avec les autorités gouvernementales ?

Même si votre entreprise ne reçoit que rarement des visites ou des demandes de renseignements de la part des autorités publiques, il est important d'adopter à l'avance des politiques et des pratiques proactives, car les contacts avec les autorités publiques peuvent survenir à tout moment, sans avertissement, et comporter des risques importants. Ces risques comprennent (1) la fourniture d'informations inexactes ou incomplètes qui nuisent à la crédibilité de l'entreprise auprès des enquêteurs et des procureurs, ce qui entraîne un examen plus approfondi et moins de concessions ; (2) le fait que des représentants de l'entreprise fournissent intentionnellement ou par imprudence des informations incomplètes ou inexactes, ce qui peut entraîner des accusations d'entrave à la justice ou de fausses déclarations ; (3) la fourniture d'informations plus détaillées que nécessaire, sans contexte utile, ce qui conduit les autorités à élargir leur enquête au-delà de ce qui aurait été le cas autrement ; (4) le fait de ne pas mener d'enquête interne, ce qui conduit l'entreprise à mal évaluer son risque juridique et à manquer l'occasion de se placer dans la meilleure position possible ; et (5) le fait de renoncer par inadvertance au secret professionnel. Le droit du secret professionnel est complexe, et il est facile de renoncer à ce privilège sans contrôler attentivement le flux d'informations. Par exemple, le fait de partager les résultats d'une enquête interne avec des hommes d'affaires ou des auditeurs financiers qui n'ont pas besoin de connaître ces informations pour donner des conseils juridiques peut entraîner la levée de la confidentialité.

Que pouvez-vous faire pour vous préparer aux contacts avec les autorités gouvernementales ?

La première étape fondamentale dans la préparation des contacts avec les pouvoirs publics consiste à adopter une politique d'entreprise relative aux visites et demandes de renseignements émanant des pouvoirs publics. Cette politique peut servir de base à la formation de votre personnel et à la promulgation de procédures visant à mettre en œuvre cette politique dans des lieux spécifiques.

Une politique bien conçue, assortie de procédures et de formations, abordera les points suivants :

• Désignez à l'avance les personnes à contacter. Dans chaque site de l'entreprise, tous les employés doivent être formés pour signaler immédiatement tout contact avec les autorités à une personne spécifique désignée à cet effet. Il s'agira généralement d'un interlocuteur du service juridique de l'entreprise.
• Informez les employés de leurs droits. Les employés d'une entreprise qui font l'objet d'une enquête gouvernementale inattendue sont souvent effrayés et ne connaissent pas leurs droits. Formez les employés à l'avance afin qu'ils sachent qu'ils ne sont pas tenus de répondre aux questions des enquêteurs gouvernementaux : c'est à eux de décider s'ils souhaitent ou non s'exprimer. Informez les employés que l'entreprise est disposée à leur fournir une préparation et des ressources pour les aider à gérer les contacts avec les autorités gouvernementales.
• Faites appel à un conseiller juridique et aux principales parties prenantes de l'entreprise. Un conseiller juridique expérimenté peut vous aider à déterminer la portée et les implications de l'enquête et vous conseiller sur la manière de réagir de manière appropriée. Il est essentiel de faire appel à un conseiller juridique externe à l'avance, car l'enquêteur peut arriver sans prévenir ou presque. Le conseiller juridique externe peut œuvrer à la protection des intérêts de l'entreprise et des informations confidentielles.
• Adoptez des protocoles à suivre lors des perquisitions. Bien que rares, les perquisitions sur place par les forces de l'ordre sont des événements à haut risque. Les protocoles garantiront qu'un représentant qualifié de l'entreprise ou un conseiller juridique surveille et consigne toutes les activités des forces de l'ordre et prend des mesures pour protéger les informations confidentielles.
• Contrôlez le flux d'informations. Les contacts avec les autorités peuvent perturber les activités commerciales et nuire à la réputation de l'entreprise. Veillez à ce que votre entreprise mette en œuvre ses plans de gestion de crise et de communication de crise si nécessaire, en fonction du type de contact avec les autorités. Mettez en place un point de contact central pour gérer les communications et les informations liées à l'enquête. Élaborez des protocoles de communication et partagez les informations au sein de l'organisation selon le principe du besoin d'en connaître.
• Conservez une trace précise de toutes les informations demandées par un enquêteur ou qui lui ont été fournies. Les enquêteurs peuvent demander des dossiers électroniques ou physiques et ont généralement le droit de saisir des documents, voire des appareils électroniques. Afin d'éviter toute perturbation de l'activité et de permettre un accès complet à toutes les preuves recueillies par les enquêteurs, il est possible de négocier la remise de copies électroniques des informations. Toutes les informations recueillies par les enquêteurs ou qui leur ont été fournies doivent être soigneusement répertoriées et suivies.
• Mettez en place une procédure de conservation des documents, le cas échéant. Les visites et enquêtes gouvernementales doivent être considérées comme des signes avant-coureurs d'un éventuel litige. En outre, afin d'obtenir la pleine coopération des procureurs, il est essentiel de conserver toutes les preuves pertinentes. Par conséquent, après une enquête gouvernementale, prenez des mesures pour identifier et conserver tous les documents, dossiers, courriels et autres formes de communication pertinents qui pourraient être liés à l'enquête.
• Menez une enquête interne. Afin d'évaluer avec précision les risques encourus, votre entreprise aurait tout intérêt à mener une enquête interne dès lors qu'elle a des raisons de croire qu'une enquête gouvernementale pourrait être ouverte. Une enquête interne peut permettre à votre entreprise de présenter les faits de manière à parvenir à la meilleure résolution possible. Elle peut également vous aider à déterminer s'il convient de divulguer volontairement les violations potentielles de la loi avant qu'elles ne soient portées à l'attention des autorités de réglementation ou de solliciter un crédit de coopération. Enfin, une enquête interne peut vous permettre d'identifier et de corriger les faiblesses potentielles en matière de conformité.

Foley est là pour vous aider à évaluer l'efficacité de vos politiques et à améliorer la préparation de votre entreprise en cas de contact avec les autorités gouvernementales. Nous disposons des ressources nécessaires pour vous aider à vous préparer et à réagir à ces situations à haut risque, y compris les enquêtes multinationales. N'hésitez pas à contacter les auteurs de cet article, votre partenaire Foley ou notre groupe de pratique Government Enforcement, Defense & Investigationssi vous avez des questions.