Ne m'oubliez pas : Cessation d'emploi et avantages à prendre en compte

Quelle que soit la taille de votre organisation, il arrive un moment où des employés quittent l'entreprise. Comme nous l'avons déjà mentionné, il incombe aux ressources humaines et aux autres services de fournir aux employés qui quittent l'entreprise une lettre de départ comprenant les dates importantes, les délais et les rappels. En outre, soyez attentif aux éléments ci-dessous et envisagez d'en inclure un ou plusieurs dans toute lettre de départ ou convention de départ (en particulier pour les cadres et les dirigeants qui quittent l'entreprise).

Cotisations 401(k) : les indemnités de départ ne comptent pas, mais les paiements postérieurs à la cessation d'emploi pourraient compter.

Non, ce n'est pas une faute de frappe, alors qu'est-ce que cela signifie ? En général, il existe deux types de rémunération postérieure à l'emploi versée aux anciens employés : (1) l'indemnité de départ, qui n'est pas liée à la rémunération des services rendus et qui n'aurait pas été versée si l'emploi avait été maintenu, et (2) la rémunération postérieure à la cessation d'emploi, qui correspond à la rémunération ou aux avantages sociaux qui auraient été versés ou perçus si l'emploi avait été maintenu, tels que le dernier salaire ou le paiement des congés payés, dans les deux cas versés après la cessation d'emploi. Certains conseillers appellent l'indemnité de départ « indemnité de départ », et elle n'est jamais considérée comme une rémunération pour les cotisations au 401(k). La rémunération postérieure à la cessation d'emploi dépend toutefois des faits et vous devez lire les définitions et les conditions de votre plan 401(k) pour savoir s'il inclut une telle rémunération (indemnisation) ; si c'est le cas, une exigence de délai s'appliquera également, par exemple deux mois et demi après la cessation d'emploi, vous devrez donc savoir ou avoir une bonne idée de la date à laquelle les paiements postérieurs à la cessation d'emploi auront lieu.

Assurez-vous de lire, et éventuellement de respecter, tout contrat de travail ou autre contrat.

Ce qui est obligatoire, ce qui est négociable

Lorsque vous décidez des avantages sociaux à offrir ou à demander après la cessation d'emploi, nous vous recommandons d'examiner d'abord tout contrat de travail ou autre contrat régissant la relation de travail. (Outre les contrats de travail, les employés peuvent avoir d'autres contrats ou plans qui doivent être examinés, tels que les attributions d'actions, les plans de retraite complémentaires pour cadres et les clauses de non-concurrence, qui sont abordés ci-dessous.) Qu'ils aient été conclus récemment ou il y a plusieurs années, les contrats régissant la relation de travail constituent le point de départ non seulement pour ce qui est légalement requis, mais aussi pour la manière dont les négociations peuvent se dérouler. Ce qui était très recherché ou négocié dans le passé peut ne plus avoir autant d'influence aujourd'hui. Les parties peuvent négocier pour offrir quelque chose de différent de ce qui figure dans le contrat régissant la relation de travail, mais les employeurs avisés ne se contenteront pas d'examiner tous les contrats au préalable, ils rédigeront également avec soin et incluront une clause de fusion dans l'accord de départ, stipulant essentiellement que l'accord de départ est le document faisant autorité en matière d'indemnités de départ et qu'il remplace spécifiquement tout accord ou contrat antérieur.

Méfiez-vous de la section 409A

Nonobstant la règle générale relative à la négociation, chacun doit accorder une attention particulière aux questions relatives à la section 409A (409A) de l'Internal Revenue Code si la forme ou le calendrier des paiements diffère entre ce qui était prévu dans le contrat initial et ce qui est prévu dans l'accord de départ. Bien que cela dépende fortement des circonstances, certains changements peuvent entraîner une imposition immédiate et une taxe d'accise supplémentaire de 20 % en vertu de la section 409A, une situation que personne ne souhaite. Par exemple, un contrat de travail peut prévoir une indemnité de départ en espèces équivalente à deux ans de salaire de base, payable sur vingt-quatre mois à compter de 60 jours après la cessation d'emploi. La possibilité d'accélérer ces paiements en un versement forfaitaire payable 60 jours après la cessation d'emploi dépend de faits supplémentaires et de détails plus précis du contrat initial. Il est préférable de faire appel à une personne ayant une solide compréhension de la section 409A et de ses nombreuses subtilités avant de modifier le calendrier et la forme des paiements convenus précédemment.

COBRA et autres prestations sociales après la cessation d'emploi : soyez prudent avec vos promesses

Bien que les prestations sociales puissent être nombreuses et variées, trois prestations postérieures à la cessation d'emploi font souvent l'objet de questions : les prestations COBRA subventionnées, l'assurance-vie collective et l'invalidité de longue durée. Elles sont nuancées et comportent suffisamment de pièges pour mériter une discussion plus approfondie.

Prestations COBRA subventionnées

Comme nous l'avons déjà mentionné, il est courant que de nombreux employeurs subventionnent le coût de la prolongation COBRA pour les employés licenciés, en prévoyant souvent que la personne ne sera responsable que du paiement des cotisations des employés actifs pendant tout ou partie de la période COBRA standard de 18 mois. Ceux qui souhaitent offrir cet avantage doivent garder à l'esprit les points suivants :

• Couverture santé auto-assurée ou entièrement assurée ? Si vous disposez d'un régime auto-assuré et que vous offrez une couverture subventionnée à une « personne hautement rémunérée », la valeur de l'avantage (généralement la valeur de la partie des primes COBRA payée par l'employeur) est imposable pour la personne en tant que revenu W-2. Si vous avez un régime entièrement assuré, il n'y a pas de conséquences fiscales pour le moment, mais si et lorsque les réglementations prévues par l'Affordable Care Act entreront en vigueur, une taxe d'accise de 100 dollars par jour sera appliquée à l'employeur. Les employeurs qui souhaitent se protéger contre cette responsabilité peuvent ajouter une clause de sauvegarde à un accord de séparation prévoyant que, si nécessaire pour éviter de telles pénalités, l'employeur se réserve le droit de verser une somme d'argent imposable ou d'autres avantages en lieu et place de cette couverture subventionnée.

• Qui paie la couverture et comment cela se passe-t-il ? Si l'employeur paie directement la compagnie d'assurance (ou compense directement le coût de l'assurance COBRA auto-assurée), ou s'il exige que l'ancien employé présente une preuve pour le remboursement ou le paiement de la prestation, alors la valeur ne sera pas imposée (sauf si la situation d'auto-assurance hautement rémunérée mentionnée ci-dessus existe). Toutefois, si l'employeur verse simplement une somme en espèces, même s'il est entendu (mais sans obligation) que celle-ci sera utilisée pour COBRA, le paiement sera alors imposable en tant que revenu W-2.

• Quand la couverture subventionnée prend-elle fin ? Cela peut sembler évident, mais tout accord de séparation ou similaire doit préciser la durée de la couverture subventionnée, qu'il s'agisse de la période COBRA standard de 18 mois ou d'une période plus courte, par exemple 12 ou 6 mois. En outre, les meilleures pratiques veulent que la lettre ou l'accord indique clairement que la période subventionnée s'inscrit dans le cadre de la période COBRA standard, et non en plus de celle-ci, en supposant que tel soit l'accord commercial.

Assurance vie collective

Les employeurs qui souhaitent éviter les situations délicates peuvent décider de ne pas promettre de prestations d'assurance-vie après la cessation d'emploi. Il est préférable de mentionner dans l'accord de séparation ou dans tout autre document écrit adressé à l'employé le droit de convertir la couverture d'assurance-vie collective en une police individuelle. Il existe d'autres solutions, comme souscrire une police individuelle auprès d'une compagnie d'assurance, mais celles-ci deviennent rapidement problématiques en raison du coût et des formalités administratives qu'elles impliquent. Si le futur ex-employé insiste pour obtenir cette prestation, un compromis pourrait consister à augmenter son indemnité de départ, qui serait imposable pour l'individu mais beaucoup plus facile à gérer pour l'employeur, car il incomberait alors à l'individu de trouver un remplacement pour cette prestation.

Invalidité de longue durée

En règle générale, les entreprises devraient éviter de promettre une assurance invalidité de longue durée après la cessation d'emploi (sauf si celle-ci est couverte par la police d'assurance invalidité de longue durée de l'employeur), que ce soit de manière explicite ou en faisant référence de manière générale aux avantages sociaux offerts par l'employeur. Les promesses ou les insinuations contraires peuvent conduire l'employeur à fournir la prestation sur ses propres deniers, car la couverture d'assurance prendra fin pour l'employé qui quitte l'entreprise, laissant l'employeur dans l'embarras, et cela signifie que l'employeur gère alors une prestation qui ne devrait généralement s'appliquer qu'aux employés actuels, avec des conditions inconnues ou très incertaines. Au lieu de cela, les employeurs auraient tout intérêt à mentionner spécifiquement la date à laquelle cette couverture prendra fin, en renvoyant aux plans et politiques applicables.

Clauses de non-concurrence : sont-elles juridiquement valables et quel est le préjudice si elles ne le sont pas ?

Parfois, les contrats de travail comportent des clauses de non-concurrence, parfois celles-ci font l'objet d'accords distincts, et parfois elles sont incluses dans l'accord de séparation ou conclues d'une autre manière lors de la cessation d'emploi. Quelle que soit leur origine, elles ont fait l'objet de nombreux débats législatifs et litiges au cours des dernières années. Si vous souhaitez vous appuyer sur elles pour une utilisation actuelle ou future, nous vous encourageons à faire appel à un conseiller juridique de confiance et à garder à l'esprit les points suivants :

Méfiez-vous des restrictions ou des interdictions pures et simples

Le nombre d'États et d'autres localités qui interdisent ou réglementent strictement les clauses de non-concurrence et autres clauses restrictives similaires est important et en constante évolution. Par conséquent, tout document ou toute information sur lequel vous vous êtes appuyé il y a seulement un an mérite d'être réexaminé et éventuellement révisé. En outre, les États qui autorisent les clauses de non-concurrence le font souvent avec des réserves et des conditions, telles que l'imposition de seuils de revenus interdisant les clauses de non-concurrence pour les employés à faibles revenus, comme l'ont souligné nos collègues spécialisés dans le droit du travail et de l'emploi, ce qui prouve une fois de plus que le domaine des clauses de non-concurrence reste fluide et ouvert à la discussion.

Méfiez-vous de la dépendance à la dissuasion

Parfois, les employeurs ajoutent ou s'appuient sur des clauses de non-concurrence qu'ils savent ou soupçonnent être juridiquement inapplicables ou trop générales, en pensant que leur simple présence dissuadera peut-être quelqu'un de leur faire concurrence. Comme nos collègues l'ont déjà fait remarquer, cette approche consistant à « tenter le coup » peut entraîner des sanctions civiles (et parfois pénales) pour application abusive des clauses de non-concurrence, neuf États imposant de telles sanctions depuis juillet 2023. L'utilisation illimitée des clauses de non-concurrence peut avoir des conséquences imprévues et très négatives. Il est donc préférable de consulter un spécialiste des clauses de non-concurrence avant de les mettre en œuvre.

Dans le cadre de l'engagement permanent de Foley à fournir des informations juridiques à ses clients et collègues, notre groupe Avantages sociaux et rémunération des cadres a publié une lettre d'information mensuelle intitulée "Employee Benefits Insights", dans laquelle nous vous informons sur les questions les plus récentes et les plus urgentes concernant les avantages sociaux et d'autres sujets connexes. Cliquez ici ou cliquez sur le bouton à gauche pour vous abonner.