Avis aux employeurs : l'OSHA publie les règles définitives relatives aux « inspections visuelles »
Le 1er avril 2024, le ministère américain du Travail (DOL) a publié sa règle définitive concernant les personnes autorisées à être présentes lors d'une inspection de l'OSHA. Cette règle entrera en vigueur le 31 mai 2024. Pour rappel, l'employeur et les employés ont la possibilité de désigner un représentant qui accompagnera l'inspecteur de l'OSHA lors de sa visite des installations pendant l'inspection menée par l'agence. La nouvelle règle précise qui peut être désigné comme représentant des employés.
Selon le ministère du Travail, la loi sur la sécurité et la santé au travail (Occupational Safety and Health Act, ci-après « la loi ») donne aux employeurs et aux employés la possibilité d'autoriser un représentant à accompagner les agents de l'OSHA lors d'une inspection sur le lieu de travail. Le ministère du Travail affirme donc que cette règle vise à clarifier la réglementation afin de la mettre en conformité avec son interprétation de la loi et de refléter la pratique historique selon laquelle les travailleurs peuvent désigner leur représentant, qu'il s'agisse d'un employé ou d'une personne extérieure à l'entreprise.
La seule restriction imposée au représentant non salarié est qu'il doit être « raisonnablement nécessaire » pour mener une inspection efficace et approfondie, tel que déterminé par l'agent de conformité de l'OSHA. En vertu de la règle finale, pour être raisonnablement nécessaire, le représentant non salarié doit posséder les compétences, les connaissances ou l'expérience nécessaires pour apporter son aide, notamment en ce qui concerne les dangers ou les conditions présumés sur le lieu de travail spécifique ou comparable, et/ou posséder les compétences linguistiques ou communicatives nécessaires. La détermination de l'identité du représentant non salarié approprié est laissée à la seule discrétion du responsable de la conformité OSHA, sur la base de ces facteurs.
L'OSHA a également publié une foire aux questions sur la règle finale et précise en outre que le représentant désigné par les employés n' est pas tenu d'être une personne possédant des qualifications officielles (par exemple, un hygiéniste industriel ou un ingénieur en sécurité). Il convient de noter en particulier que les employeurs ne disposent d'aucune procédure officielle pour s'opposer au représentant désigné par les employés s'ils ne sont pas d'accord avec ce choix. Toutefois, les employeurs qui s'opposent au représentant doivent faire part de leurs préoccupations au responsable de la conformité de l'OSHA, qui a le pouvoir de résoudre l'objection en vertu du FOM CPL-02-00-164, chapitre 3. Le responsable de la conformité peut traiter l'objection en s'informant des connaissances, des compétences et de l'expérience du représentant en matière de risques/conditions, y compris sa familiarité avec les équipements, les machines, les processus de travail et toute connaissance et expertise spécialisée en matière de sécurité et de santé. Le représentant est considéré comme raisonnablement nécessaire en vertu de la règle finale lorsqu'il est déterminé qu'il contribuera de manière positive à une inspection complète et efficace.
Les employeurs sont autorisés à prendre des mesures telles que demander au représentant des employés de signer des accords de confidentialité raisonnables et limiter l'utilisation des informations confidentielles obtenues lors de la visite, à condition que ces exigences s'appliquent de la même manière aux autres visiteurs sur le lieu de travail. Ni l'employeur ni le représentant des employés n'ont le droit d'être présents lors des entretiens privés de l'OSHA avec les employés, sauf si l'employé interrogé demande expressément la présence du représentant.
