Naviguer dans une nouvelle ère : directives du ministère du Travail sur la conformité de l'IA avec la FLSA et la FMLA

L'essor de l'intelligence artificielle (IA) dans la gestion du personnel a inauguré une nouvelle ère d'efficacité et de productivité, mais soulève également d'importantes questions quant au respect du droit du travail. Le ministère américain du Travail (DOL) a récemment publié des directives concernant l'impact sur le droit du travail de certaines fonctionnalités de l'IA utilisées dans la gestion des performances, les salaires et les horaires, la gestion du temps, la gestion des congés et d'autres systèmes technologiques liés aux ressources humaines.

Tout en reconnaissant que « l'IA et d'autres systèmes automatisés peuvent permettre aux employeurs de rationaliser leurs tâches, d'améliorer l'efficacité et la sécurité sur le lieu de travail et de renforcer la responsabilité des employés », le ministère du Travail a averti que « sans une supervision humaine responsable, l'utilisation de ces technologies peut poser des problèmes de conformité aux normes fédérales du travail ». Les nouvelles directives traitent spécifiquement de la conformité en matière de gestion des congés dans le cadre de la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) et de la conformité en matière de salaire minimum et d'heures supplémentaires dans le cadre de la loi sur les normes du travail équitables (FLSA).

Pour rappel, la FLSA régit les pratiques équitables en matière de travail, telles que le salaire minimum, les heures supplémentaires et la tenue des registres. La FMLA garantit aux employés éligibles un congé sans solde pour des raisons familiales et médicales spécifiques. Ces lois ont été élaborées bien avant l'avènement de l'IA, ce qui pose des défis quant à leur application dans les lieux de travail modernes, imprégnés d'automatisation et d'apprentissage automatique.

La nouvelle technologie d'IA exploite la surveillance des employés, en mesurant et en analysant en temps réel les indicateurs de productivité ou d'activité des travailleurs, tels que les frappes au clavier, les clics de souris, la navigation sur les sites web, la surveillance par webcam et d'autres données, afin de déterminer si et quand un employé est actif ou inactif. Les employeurs peuvent utiliser ces outils pour déterminer plus précisément les heures travaillées et ainsi améliorer l'efficacité de la gestion de la paie. Bien que ces outils soient utiles, le fait que les employeurs s'appuient sur cette technologie sans supervision humaine régulière et cohérente peut poser des problèmes de conformité à la FLSA lorsque les employés effectuent réellement un « travail » (tel que défini par la FLSA), mais que le système d'IA réduit leur salaire parce qu'il estime qu'ils ne travaillent pas. 

En réponse à cette préoccupation, le ministère du Travail a fait remarquer qu'« un programme d'IA qui classe à tort des heures comme non rémunérables sur la base de son analyse de l'activité, de la productivité ou des performances des travailleurs pourrait entraîner le non-paiement des salaires pour toutes les heures travaillées ». Les heures de début et de fin du travail, les pauses et les temps d'attente des employés constituent des domaines particulièrement à risque en cas d'erreurs dans la comptabilisation du temps de travail.  Comme nous l'avons déjà indiqué, les employeurs qui utilisent ces outils doivent donc procéder à des audits réguliers et mettre en place un contrôle humain actif afin de garantir l'exactitude de la gestion du temps. De même, les employeurs qui utilisent l'IA à des fins de gestion de la paie doivent élaborer des directives claires et cohérentes, y compris des voies de recours pour les employés qui estiment être sous-payés.

Il est essentiel d'élaborer une politique prévoyant des mécanismes de signalement et d'appel, et de communiquer clairement ces procédures aux employés, afin de garantir l'équité et l'exactitude de la rémunération des employés. Dans tous les cas, les employeurs doivent faire preuve de diligence pour s'assurer que la tenue des registres basée sur l'IA est conforme aux exigences de la FLSA afin d'éviter les litiges et les responsabilités potentiellement coûteuses liés aux salaires impayés ou aux heures supplémentaires.

Aux fins de la conformité à la FMLA, le ministère du Travail américain (DOL) met en garde contre les défis particuliers que pose l'IA en matière d'admissibilité aux congés et d'aménagements, soulignant que les systèmes d'IA doivent traiter de manière appropriée les demandes de congé FMLA, répondre aux besoins des employés admissibles et éviter les pratiques discriminatoires. Par exemple, un système d'IA qui gère la certification des congés FMLA et qui exige des employés qu'ils divulguent des informations médicales ou autres informations personnelles excessives pourrait enfreindre les restrictions de la FMLA ou de l'Americans with Disabilities Act (ADA) concernant la demande de certaines informations. En outre, le fait qu'un système d'IA ne tienne pas compte des circonstances atténuantes pour déterminer si les employés ont respecté leurs obligations en matière de certification FMLA (ou le processus interactif pour les aménagements prévus par l'ADA) pourrait enfreindre la FMLA, l'ADA ou les deux, ce qui pourrait donner lieu à une plainte pour ingérence ou discrimination.

Ainsi, comme pour la gestion des salaires et des horaires, les employeurs doivent mettre en place des canaux de communication clairs permettant aux employés d'obtenir des informations relatives à la FMLA ou aux aménagements prévus par l'ADA, ainsi que des procédures de signalement/recours afin de garantir que les systèmes d'IA n'entravent pas l'accès aux avantages sociaux essentiels. Les directives du ministère du Travail soulignent la nécessité d'une vigilance et d'une adaptation constantes. À mesure que les technologies d'IA continuent d'évoluer, les stratégies de conformité doivent elles aussi s'adapter. Les employeurs doivent donner la priorité aux audits et évaluations réguliers des systèmes d'IA afin d'identifier et de traiter tout écart ou biais potentiel en matière de conformité. En outre, il est essentiel de promouvoir une culture de transparence, de responsabilité et d'inclusion au sein de l'organisation afin de garantir des résultats équitables dans la prise de décision basée sur l'IA. Alors que nous nous aventurons davantage dans l'ère de l'IA, l'engagement à respecter les principes d'équité, d'égalité et d'équité reste primordial.