La règle du ministère du Travail établissant des modifications aux exemptions relatives aux heures supplémentaires est désormais en vigueur : mesures que les employeurs doivent prendre immédiatement pour s'y conformer

Depuis le 20 août 2023, date à laquelle le ministère américain du Travail (DOL) a annoncé un projet de réglementation, les employeurs sont tenus d'augmenter le salaire minimum requis pour bénéficier de ce que l'on appelle les « exemptions pour cols blancs » et de prendre en compte la rémunération annuelle requise pour les employés « hautement rémunérés » exemptés des exigences fédérales en matière d'heures supplémentaires prévues par la loi sur les normes du travail équitables (FLSA). Nous avons rédigé un article sur les exigences spécifiques de la nouvelle règle le 8 avril 2024, puis un autre le 10 juin 2024, et avons encouragé les employeurs à se familiariser avec la règle proposée et à se préparer à s'y conformer à compter du 1er juillet 2024, malgré le litige en cours contestant la validité de la règle.

Si la chaleur estivale vous a affecté et que vous n'avez pas encore pris les mesures nécessaires pour vous conformer, sachez que les contestations judiciaires relatives à la mise en œuvre de la règle ne vous dispensent pas de vous y conformer. (Le Texas est toutefois un cas légèrement différent : le 24 juin 2024, la cour fédérale de district pour le district Est du Texas a émis une injonction contre l'État du Texas en tant qu'employeur.) La première phase de la règle est en vigueur, et une deuxième phase, qui augmentera à nouveau le seuil salarial, est prévue pour le 1er janvier 2025. Par conséquent, voici les mesures que nous recommandons aux employeurs de prendre immédiatement pour se conformer à la règle :

1. Réalisez un audit interne de vos politiques salariales (avec l'aide d'un conseiller juridique).
   1. Cet audit comprendra deux parties : (i) l'examen des descriptions de poste et l'évaluation des tâches afin de s'assurer que les employés remplissent les conditions requises pour bénéficier d'une des exemptions dites « cols blancs »; n'oubliez pas que les exemptions cols blancs comportent un critère lié aux tâches en plus du seuil salarial ; (2) l'identification et la création d'une liste de tous les employés exemptés qui remplissaient l'ancienne condition salariale de 35 568 $. Cela vous permettra de déterminer s'il convient d'augmenter leur salaire pour atteindre le nouveau seuil annuel de 58 656 $ ou de suivre la procédure pour changer leur statut en « non exempté ». En vertu de la FLSA, les employeurs sont tenus de conserver des registres précis de toutes les heures travaillées au cours d'une semaine de travail pour chaque employé non exempté. Il est également prudent de déterminer si un employé peut bénéficier d'une autre exemption lorsque les seuils salariaux ne sont pas applicables.
2. Informez par écrit les employés concernés des changements apportés à leur rémunération et à leurs autres conditions de travail. Nous recommandons généralement de les prévenir à l'avance (certains États l'exigent), mais comme cela n'est plus possible, il est tout de même conseillé de le faire immédiatement. Il serait également prudent d'informer les responsables des principes de base de la FLSA et des nouvelles exigences, ainsi que de leur rappeler les règles relatives aux pauses repas et aux temps de repos, aux politiques d'approbation des heures supplémentaires, etc. Votre service de paie devra également comprendre l'effet de la reclassification sur le salaire des employés, en particulier la manière de calculer le taux de rémunération normal et les heures supplémentaires pour les employés passés d'un salaire fixe à un salaire horaire.
3. Envisagez une politique exigeant que les heures supplémentaires soient approuvées à l'avance et sanctionnez les employés qui enfreignent ces règles. N'oubliez pas , cependant, que vous ne pouvez pas refuser de payer les heures travaillées.
4. Examinez les autres politiques pour voir comment elles pourraient être affectées. Les employeurs peuvent avoir des politiques différentes en matière de congés payés ou de vacances, ou des plans de primes différents pour les employés exemptés et les employés non exemptés. Veillez à identifier et à informer les employés concernés de tout changement dans les avantages sociaux.
5. Gardez à l'esprit (et prévoyez) les nouvelles augmentations du seuil salarial prévues par la nouvelle règle. Les exigences salariales minimales pour les employés exemptés augmenteront à nouveau le 1er janvier 2025. Après cette date, la règle exige que les seuils de rémunération soient automatiquement mis à jour tous les trois ans sur la base des données salariales alors en vigueur. Par conséquent, les employeurs devront réexaminer la rémunération de leurs employés exemptés tous les trois ans.
6. Tenez-vous informé des lois étatiques et locales relatives aux heures supplémentaires qui pourraient prévoir un seuil salarial encore plus élevé pour bénéficier de l'exemption et suivez les recours judiciaires en cours qui devraient se multiplier après le 1er juillet. Quelle que soit l'issue de ces recours, les employeurs ont désormais l'obligation de comprendre la règle et de prendre immédiatement des mesures pour se conformer à celle-ci afin d'éviter des poursuites judiciaires coûteuses à l'avenir.
7. N'oubliez pas d'évaluer les employés qui étaient auparavant admissibles à l'exemption pour rémunération élevée (HCE). Avec une augmentation de 107 432 $ à 132 964 $, vous devrez déterminer si l'employé satisfait au critère de réduction des tâches pour que l'exemption s'applique. Si tel est le cas, le salaire doit être augmenté afin de continuer à bénéficier de l'exemption HCE.
8. Moral des employés. Comme tous les changements sur le lieu de travail, ceux-ci doivent être gérés avec tact par les ressources humaines. Après avoir annoncé le changement par écrit, soyez prêt à assurer le suivi et à dialoguer avec les employés concernés au sujet de toutes les questions qu'ils pourraient se poser sur les changements apportés à leur rémunération/leurs avantages sociaux à la suite de la nouvelle règle.

Soyez attentif aux poursuites judiciaires en cours contestant la nouvelle règle.

La validité de la règle est loin d'être établie. Plusieurs poursuites judiciaires contestant la nouvelle règle sont en cours. Si vous avez des questions concernant la règle ou son impact, veuillez contacter l'auteur de cet article ou votre avocat chez Foley & Lardner.