Visez l'or : veillez à ce que vos rapports 5500 relatifs à votre plan 401(k) soient remis dans les délais et exempts d'erreurs

Contrairement aux Jeux olympiques, le formulaire 5500 pour le plan 401(k) de votre entreprise doit être rempli chaque année et doit généralement être déposé au plus tard le 31 juillet pour les plans de l'année civile, ou avant le 15 octobre si une prolongation a été demandée en temps opportun. Pour tous ceux dont la date limite de dépôt approche encore, ou pour tous les dépôts des années suivantes, les promoteurs de plans doivent suivre les conseils ci-dessous afin de se positionner au mieux pour obtenir la médaille d'or : une déclaration acceptée sans aucune pénalité.

Déposer et répondre dans les délais impartis – Courir à vive allure et sprinter lorsque nécessaire

Comme nous l'avons expliqué plus tôt cette année, le formulaire 5500 doit être déposé au plus tard le dernier jour du septième mois civil suivant la fin de l'année du régime. Si nécessaire, les promoteurs de régimes peuvent obtenir une prolongation unique pouvant aller jusqu'à deux mois et demi supplémentaires en déposant le formulaire 5558 de l'IRS au plus tard à la date d'échéance normale. Pour les régimes basés sur l'année civile, cela signifie généralement que le formulaire 5500 doit être déposé au plus tard le 31 juillet, ou le 15 octobre si une prolongation a été demandée dans les délais.

Mais que se passe-t-il si vous déposez votre déclaration en retard ? Les conséquences sont-elles vraiment si graves ? Légalement, le ministère du Travail (DOL) dispose depuis longtemps du pouvoir légal et réglementaire d'imposer des sanctions importantes. Par exemple, il y a douze ans, le DOL avait le pouvoir d'imposer une pénalité pouvant atteindre 1 100 dollars par jour, ce qui signifie qu'un rapport déposé avec 100 jours de retard pouvait entraîner une pénalité supérieure à 100 000 dollars. Néanmoins, dans la pratique, le DOL a plafonné le montant de la pénalité à 50 000 dollars par déclaration. Bien que toujours importante, cette pratique établie de longue date était compréhensible et facilement quantifiable.

Au cours de l'année écoulée, cependant, le ministère du Travail a radicalement changé de cap. Avec des pénalités pouvant désormais atteindre 2 670 dollars par jour, le ministère a décidé à un moment donné d'abandonner sa pénalité maximale de 50 000 dollars. Au lieu de cela, le DOL impose désormais régulièrement des pénalités pour dépôt tardif pouvant atteindre, voire dépasser, 200 000 dollars par rapport pour les rapports déposés avec seulement huit mois de retard. Bien que le DOL puisse invoquer la clémence dans de tels cas, avec une pénalité effective de 700 à 800 dollars par jour, soit techniquement moins d'un tiers de ce qu'il pourrait imposer, les responsables des décisions d'application de la loi du DOL ne font plus preuve d'aucune indulgence.

Alors, que devez-vous faire pour éviter complètement les pénalités ou les atténuer si elles sont imposées ?

Tout d'abord, évitez d'attendre la dernière minute. Cela signifie que vous devez déposer votre déclaration bien avant la date limite, mais aussi déterminer à l'avance ce dont vous avez besoin pour déposer votre déclaration tôt ou à temps. Cela implique généralement de préparer le rapport d'audit de votre régime. Étant donné que les auditeurs sont généralement très occupés en fin d'année, en particulier au cours du dernier trimestre, vous devriez travailler avec votre auditeur dès le début de l'année, de préférence au cours du premier ou du deuxième trimestre, afin de vous assurer d'obtenir votre rapport d'audit à temps. Si vous ne disposez pas de ce rapport à la date limite de dépôt, vous vous retrouverez dans une situation délicate : soit vous déposez votre déclaration à temps, mais sans le rapport d'audit, soit vous attendez que l'audit soit terminé et que vous puissiez joindre le rapport. Les avis divergent sur la conduite à tenir dans cette situation. Certains auditeurs recommandent de déposer votre déclaration sans rapport si vous pensez que celui-ci sera disponible sous peu, par exemple dans un délai d'un à deux mois. Quelle que soit votre décision, vous devrez agir rapidement si le ministère du Travail commence à poser des questions, car il s'est montré peu ou pas du tout compréhensif envers les entreprises qui déclarent attendre leurs auditeurs. En bref, le mieux est d'éviter dès le départ ce genre de dilemme et de tout préparer à temps.

De plus, les questions, les rejets ou toute autre action douteuse de la part du DOL doivent être considérés comme le coup de feu donné au départ d'une course : vous devez agir immédiatement. Si le DOL estime que vous avez déposé votre demande en retard et que vous n'êtes pas d'accord, répondez rapidement. Si le DOL impose des sanctions mais vous donne la possibilité de présenter des motifs valables pour éviter ou atténuer ces sanctions, répondez rapidement. Si le DOL estime que votre formulaire 5500 contient des erreurs et doit être mis à jour, répondez rapidement. Ces demandes sont généralement assorties de délais (30 à 45 jours calendaires en règle générale) et peuvent constituer votre seule occasion d'expliquer, d'éliminer ou de réduire une sanction. Réfléchissez également à la manière dont vous allez répondre. Répondre par écrit est une bonne chose pour garder une trace, mais à moins que vous ne sachiez que votre réponse sera transmise directement à l'agent du DOL par e-mail, envisagez également d'appeler directement l'agent. Multiplier les moyens de contact vous permettra de mieux vous faire entendre et montrera que vous prenez la demande au sérieux.

Lettres d'opinion d'audit – Remplissez-les et rangez-les correctement

Ceux qui ont déjà rempli ou complété le formulaire 5500 commencent souvent par utiliser la déclaration de l'année précédente comme modèle ou point de départ pour la déclaration de cette année ou de l'année suivante. Cela est logique, surtout si peu de changements ont été apportés au fonctionnement du régime ou au formulaire 5500 lui-même. Malheureusement, la manière de remplir le formulaire 5500 change parfois. Vous ou les personnes compétentes devez donc relire les instructions afin de vérifier s'il y a des nouveautés et travailler en étroite collaboration avec votre gestionnaire de dossiers et votre auditeur afin de leur demander s'ils ont connaissance de mises à jour du formulaire ou des instructions sous-jacentes, même indirectes.

Par exemple, veillez à sélectionner le type correct d'avis comptable dans l'annexe H, partie III, ligne 3(a), car les règles relatives à la coche « Non modifié » ou « Décharge de responsabilité » ont changé il y a plusieurs années. Avant la publication de la déclaration sur les normes d'audit 136 (SAS 136), les auditeurs des plans 401(k) et similaires cochaient souvent « Disclaimer » (Avertissement) car, par exemple, l'audit ne couvrait pas certains actifs qui avaient été effectivement audités et certifiés par un autre organisme qualifié. Toutefois, à compter des exercices clos à compter du 15 décembre 2021, la SAS 136 a modifié la situation susmentionnée, ce qui signifie, en l'absence d'autres faits, que vous devez cocher la case « Non modifié » dans de telles situations. Bien que vous deviez examiner la sélection ci-dessus avec votre auditeur (et toute autre partie) qui pourrait vous aider à remplir le formulaire 5500, le ministère du Travail vérifie la sélection de l'avis du comptable par rapport à l'avis réel lui-même (joint au formulaire 5500) et rejettera purement et simplement la déclaration ou posera des questions s'il constate des divergences entre les deux.

Vous avez un message – Transmettez rapidement le relais avec la bonne adresse

Bien que le formulaire 5500 doive être rempli électroniquement, les questions du ministère du Travail sont souvent envoyées par courrier, du moins dans un premier temps, à l'adresse indiquée sur le formulaire lui-même (ligne 2a), de sorte que cette information simple et apparemment anodine devient cruciale dès lors que des questions sont posées. En plus de vérifier son exactitude, car le siège social, les sites et les bureaux changent parfois, assurez-vous de vérifier la rapidité avec laquelle un courrier envoyé à cette adresse parvient à la personne clé de votre entreprise. Pour les entreprises qui ont des bureaux et des sites dans tout le pays, un traitement lent du courrier peut avoir des conséquences désastreuses. Les questions du ministère du Travail sont presque toujours assorties de délais, généralement de 30 à 45 jours calendaires. Si le courrier met plusieurs semaines à vous parvenir, vous devez revoir ce processus ou mettre à jour l'adresse indiquée sur le formulaire 5500 afin qu'il vous parvienne plus rapidement. Effectuer un test postal est un moyen de vérifier les délais et de voir combien de temps vous disposez pour répondre aux questions. Cela vaut largement le coût d'un timbre (ou deux).