Ce que toute multinationale devrait savoir sur… la conduite d'enquêtes internes internationales
Mener des enquêtes internes transfrontalières efficaces est plus important que jamais pour les entreprises confrontées à des cadres réglementaires de plus en plus complexes à travers le monde. Avec une surveillance accrue des autorités réglementaires et des paysages juridiques diversifiés, mener des enquêtes internes nécessite de la précision, une conscience culturelle et une compréhension approfondie des différents cadres juridiques. Les erreurs commises lors d'enquêtes internes peuvent exposer les entreprises à des risques juridiques, financiers et de réputation supplémentaires. En menant des enquêtes approfondies et bien gérées, les entreprises peuvent garantir leur conformité, atténuer les risques et renforcer la confiance parmi les principales parties prenantes.
Pourquoi mener une enquête interne ?
Les enquêtes internes sont l'outil qui permet à une entreprise qui reçoit des allégations d'actes répréhensibles de déterminer les faits qui se sont produits et, si nécessaire, d'élaborer des mesures correctives appropriées. Selon l'évaluation des programmes de conformité des entreprises (ECCP) du ministère américain de la Justice, « la caractéristique d'un programme de conformité bien conçu est l'existence d'un mécanisme efficace et fiable permettant aux employés de signaler de manière anonyme ou confidentielle » les allégations d'actes répréhensibles présumés ou avérés. L'ECCP demande aux procureurs « d'évaluer les processus mis en place par l'entreprise pour traiter les enquêtes relatives à ces plaintes, notamment la transmission des plaintes au personnel compétent, la réalisation rapide d'enquêtes approfondies et le suivi et les sanctions appropriés ». Les enquêtes internes constituent donc un élément fondamental d'un programme de conformité d'entreprise efficace.
Comment mener des enquêtes efficaces
Pour commencer, les principes fondamentaux d'une enquête internationale réussie reflètent ceux de toute enquête interne solide. En adhérant à quatre principes clés, les entreprises peuvent naviguer de manière cohérente et efficace dans les complexités des enquêtes internationales :
- L'indépendance signifie que les enquêteurs doivent pouvoir exercer leurs fonctions sans subir de pressions ou de préjugés extérieurs. La question clé à se poser pour évaluer l'indépendance est la suivante : comment votre choix d'enquêteur et votre décision concernant la supervision de l'enquête seraient-ils perçus par une personne en mesure de contester vos conclusions ?
- L'objectivité/l'impartialité signifie que les conclusions de l'enquête sont fondées sur des faits plutôt que sur des idées préconçues. Les entreprises et les enquêteurs doivent se demander s'ils évaluent les signalements/allégations et mènent les enquêtes de manière impartiale et objective. N'oubliez pas que des allégations graves peuvent être noyées parmi des plaintes « futiles ».
- La rigueur garantit que toutes les informations pertinentes sont prises en compte, ce qui permet d'aboutir à des conclusions et des résultats bien fondés et étayés. Les procédures d'enquête doivent être adaptées à la nature de l'allégation, mais elles doivent être aussi approfondies que nécessaire pour mettre au jour de manière exhaustive et équitable tous les faits pertinents. Le fait de prendre en considération tous les publics potentiels et la manière dont chacun d'entre eux pourrait percevoir la rigueur de vos procédures peut vous aider à évaluer si des procédures supplémentaires doivent être mises en place.
- La confidentialité protège les informations sensibles, favorisant ainsi un environnement sûr pour signaler des préoccupations et garantir l'intégrité des documents et processus confidentiels. Au début d'une enquête, il est essentiel de déterminer si vous souhaitez éventuellement faire valoir le secret professionnel sur le processus d'enquête et ses conclusions. Des mesures doivent être prises dès le début et tout au long de l'enquête, notamment pour préserver la confidentialité. Les techniques d'enquête efficaces consistent notamment à obtenir des versions indépendantes et impartiales des faits auprès des témoins et à éviter la destruction des preuves.
Les enquêtes internes sont toujours des exercices difficiles. Les enquêtes internationales ou transfrontalières augmentent encore davantage les enjeux. Vous trouverez ci-dessous cinq étapes clés et bonnes pratiques pour gérer efficacement les enquêtes internes internationales, afin de garantir que les entreprises traitent ces questions complexes avec intégrité et transparence.
1. Obtenir les services d'un bon avocat dans le pays
Il est essentiel de faire appel à des avocats locaux compétents pour mener des enquêtes internationales, car ils ont une connaissance approfondie du paysage juridique, des nuances culturelles et des réglementations spécifiques à la juridiction concernée. Les avocats locaux peuvent s'y retrouver dans des lois complexes qui diffèrent de celles du pays d'origine de l'entreprise, garantissant ainsi la conformité et minimisant les risques juridiques. Leur connaissance des coutumes et pratiques locales leur permet d'élaborer des stratégies d'enquête à la fois efficaces et adaptées à la culture locale, ce qui favorise la coopération avec les autorités et les parties prenantes locales. De plus, leur expertise locale contribue à protéger les intérêts de l'entreprise en lui fournissant des conseils sur les risques juridiques et en garantissant la confidentialité tout au long du processus. En fin de compte, le recours à des avocats locaux renforce l'intégrité et l'efficacité de l'enquête, permettant aux entreprises de traiter les problèmes avec plus de succès à l'échelle mondiale.
Nos cabinets partenaires du réseau Concilium Compliance, Investigations & Defense Network, qui mettent à la disposition des entreprises des spécialistes dignes de confiance, constituent un excellent point de départ.
2. Respectez les lois sur la confidentialité des données
Il est essentiel de tenir compte des lois sur la confidentialité des données lors des enquêtes internes internationales afin de garantir la conformité et de protéger l'intégrité de l'enquête. Les lois sur la confidentialité des données aux États-Unis diffèrent considérablement de celles d'autres juridictions, tant dans leur approche que dans leur portée. Le cadre juridique américain se caractérise par un ensemble disparate de lois fédérales et étatiques, qui se concentrent sur des réglementations spécifiques à certains secteurs plutôt que sur une norme nationale globale. Cela signifie que les protections de la vie privée peuvent varier considérablement d'un secteur à l'autre, avec des lois telles que la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) pour les soins de santé et la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) pour les données des consommateurs.
Contrairement aux lois américaines sur la confidentialité des données, des réglementations telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne et la loi chinoise sur la protection des informations personnelles (PIPL) imposent des contrôles plus stricts sur la manière dont les données personnelles sont collectées, stockées et traitées. Ces différences peuvent avoir de nombreuses implications pour les enquêtes internes. Par exemple, la mise en place de mesures de conservation légale des données pendant une enquête doit être évaluée au regard des règles de certaines juridictions qui exigent de réduire au minimum la conservation des données à caractère personnel. De même, la pratique courante dans les enquêtes internes nationales consistant à examiner les courriels des employés doit être considérée à la lumière des protections accordées par certaines juridictions aux messages personnels des employés, même sur les systèmes de messagerie électronique gérés par l'entreprise.
Les transferts de données sont également sensibles : la PIPL, à l'instar du RGPD, exige le consentement explicite des personnes avant de traiter leurs données, impose la nomination d'un délégué à la protection des données et établit des règles détaillées pour les transferts transfrontaliers de données. Elle prévoit également des sanctions sévères en cas de non-respect, soulignant la nécessité pour les entreprises de donner la priorité à la confidentialité des données. La réglementation chinoise reflète une approche plus centralisée et dirigée par l'État, axée à la fois sur la confidentialité des données personnelles et la sécurité nationale, ce qui crée des défis supplémentaires en matière de conformité pour les entreprises internationales.
Ignorer ou mal comprendre les lois étrangères en matière de confidentialité des données peut entraîner des répercussions juridiques et financières importantes, notamment des amendes et des sanctions. La dernière chose qu'un enquêteur devrait faire est de créer de nouveaux problèmes pour ses clients ou son entreprise. Informez-vous et respectez les règles.
3. Prendre en considération les questions relatives aux privilèges
Les règles relatives au secret professionnel varient considérablement entre les États-Unis et de nombreux autres pays, ce qui entraîne des protections différentes pour les communications avec les avocats. Aux États-Unis, le secret professionnel entre avocat et client est une doctrine solide qui protège la confidentialité des communications entre les clients et leurs avocats, encourageant ainsi un dialogue ouvert et honnête, essentiel à une représentation juridique efficace. Ce secret s'étend généralement à toutes les communications effectuées dans le but d'obtenir des conseils juridiques et protège généralement les enquêtes internes menées par ou sous la direction d'avocats lorsque le but de l'enquête est de fournir des conseils juridiques au client.
Cependant, de nombreux pays ont une vision plus restrictive du secret professionnel ou offrent des protections limitées. En Allemagne, par exemple, bien que le secret professionnel soit reconnu, il n'est pas absolu et ne s'applique pas toujours aux perquisitions des dossiers clients d'un avocat dans le cadre d'une éventuelle mesure coercitive. En 2017, un procureur de Munich a perquisitionné les bureaux de Jones Day, conseil juridique de Volkswagen AG, afin de saisir des documents liés à leur enquête interne. La Cour constitutionnelle allemande a confirmé cette décision, confirmant la portée limitée du secret professionnel dans de tels cas[1]. En Inde, en revanche, le secret professionnel ne s'applique pas aux avocats internes en vertu de la loi indienne sur la preuve (Indian Evidence Act) : les tribunaux considèrent les avocats internes comme faisant partie de la direction de l'entreprise et non comme des conseillers juridiques indépendants ; par conséquent, il convient de faire appel à un avocat externe pour préserver le secret professionnel dans le cadre d'enquêtes.
Les entreprises opérant à l'échelle internationale et menant des enquêtes internationales doivent naviguer avec prudence entre ces différentes normes en matière de privilège afin de garantir la protection de leurs communications et des résultats de leur travail qu'elles souhaitent garder confidentiels. À défaut, s'il apparaît que la protection du privilège ne sera pas disponible, le plan d'enquête doit être ajusté en conséquence, par exemple en segmentant l'enquête en différentes parties dans différentes juridictions.
4. Identifiez le véritable problème
Il est essentiel pour les entreprises américaines qui doivent se conformer à la réglementation d'accorder une attention particulière aux plaintes des lanceurs d'alerte. Ces plaintes révèlent souvent des informations cruciales sur des violations potentielles de la loi et constituent un système d'alerte précoce pour des problèmes internes qui, sans cela, pourraient rester cachés. En traitant ces plaintes rapidement et de manière approfondie, les entreprises peuvent empêcher que des infractions mineures ne dégénèrent en scandales majeurs, préservant ainsi leur réputation et évitant des sanctions juridiques importantes.
Lorsqu'on évalue des plaintes provenant d'autres pays, en particulier celles émanant de personnes dont l'anglais n'est pas la langue maternelle ou issues de contextes culturels peu familiers, il est essentiel de faire preuve de vigilance. Ne négligez pas et ne rejetez pas les problèmes graves de conformité simplement parce qu'ils sont mêlés à des attaques frivoles ou personnelles. D'après notre expérience, il n'est pas rare que des problèmes graves soient mêlés à des critiques plus générales à l'égard de la direction ou des collègues.
5. Se préparer à une intervention des forces de l'ordre pendant l'enquête
Les approches en matière d'application de la loi varient considérablement d'une juridiction à l'autre et peuvent avoir une incidence significative sur une enquête interne. Prenons les exemples suivants :
- Suède: les procureurs suédois mènent les enquêtes, engagent les poursuites et plaident devant les tribunaux. La Suède n'a pas encore adopté de système de négociation de peine[2]. Les prévenus sont souvent placés en détention provisoire, et la loi suédoise ne fixe pas de limite de durée pour la détention provisoire[3]. Les détentions provisoires extrêmement longues sont plutôt exceptionnelles, mais il n'est pas rare qu'elles durent plus d'un an lorsque l'enquête est particulièrement complexe[4].
- Japon: Le système juridique japonais met l'accent sur une coopération étroite entre les forces de l'ordre et le pouvoir judiciaire, la police s'appuyant largement sur les aveux pour obtenir des condamnations. Les accusés sont souvent placés en détention provisoire et les détenus ne peuvent pas demander de libération sous caution pendant leur détention avant mise en accusation. Après la mise en accusation, le taux de condamnation est supérieur à 99 %[5]. Cela contraste fortement avec le système accusatoire américain, où les accusés ont davantage de droits, notamment celui de garder le silence et d'avoir accès à un avocat.
Ces différences peuvent avoir une incidence considérable sur les enquêtes internes, en particulier si les conclusions doivent être communiquées aux autorités réglementaires américaines, mais qu'elles pourraient entraîner des arrestations ou des poursuites dans un autre pays. Prévoyez toujours un plan d'urgence et préparez-vous à la manière dont les différents systèmes juridiques pourraient modifier le cours de votre enquête.
Conclusion
En adhérant à ces principes fondamentaux et en se tenant informés de l'évolution des réglementations mondiales, les juristes d'entreprise peuvent guider leurs sociétés à travers des enquêtes complexes en toute confiance.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cet article, n'hésitez pas à contacter l'un des auteurs ou votre avocat chez Foley & Lardner. Si vous souhaitez recevoir les prochaines mises à jour concernant « Ce que toute entreprise multinationale doit savoir » sur le fonctionnement du monde complexe du commerce international actuel, inscrivez-vous à notre liste de diffusion bihebdomadaire. Cliquez ici pour vous inscrire.
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[1] Recours constitutionnels relatifs à la perquisition d'un cabinet d'avocats dans le cadre du « scandale des émissions diesel » rejetés, Bundesverfassungsgericht (6 juillet 2018), https://www.bundesverfassungsgericht.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/EN/2018/bvg18-057.html.
[2] Le rôle d'un procureur, Autorité suédoise chargée des poursuites (dernière consultation le 30 septembre 2024), https://www.aklagare.se/en/the-role-of-a-prosecutor/.
[3] Elin Hofverberg, FALQs : les lois suédoises sur la détention provisoire, blogs de la Bibliothèque du Congrès (15 août 2019), https://blogs.loc.gov/law/2019/08/falqs-swedens-pre-trial-detention-laws/.
[4] Id.
[5] Acte d'accusation, ambassade et consulats des États-Unis au Japon (dernière consultation le 30 septembre 2024), https://jp.usembassy.gov/services/indictment/.
