Épisode 35 : Parlons conformité : plans de rémunération des médecins et tendances pour 2024

Dans cet épisode, Jana Kolarik, associée du groupe de pratique des soins de santé chez Foley, et Angie Caldwell, directrice chez PYA, animent l'émission Let's Talk Compliance et discutent des plans de rémunération des médecins et des dernières tendances en matière de rémunération des médecins pour 2024.

Pour plus d'informations sur la série de podcasts « Let's Talk Compliance », veuillez cliquerici.

Veuillez noter que la transcription de l'interview ci-dessous n'est pas mot pour mot. Nous faisons de notre mieux pour vous fournir un résumé de ce qui est abordé pendant l'émission. Merci de votre compréhension et bonne écoute !

Angie Caldwell

Bonjour et bienvenue à la série de podcasts « Let’s Talk Compliance » (Parlons conformité) de Health Care Law Today, présentée par Foley & Lardner et PYA. Je suis votre coanimatrice, Angie Caldwell, directrice générale du bureau de Tampa pour PYA.

Avant de commencer notre émission, nous vous rappelons que vous pouvez vous abonner à Health Care Law Today sur iTunes ou sur votre application de podcast préférée. Rendez-vous sur healthcarelawtoday.com ou pyapc.com. Dans l'émission d'aujourd'hui, ma coanimatrice Jana Kolarik, associée au sein du groupe de pratique des soins de santé de Foley, et moi-même aborderons les plans de rémunération des médecins et les dernières tendances en matière de rémunération des médecins pour 2024.

Jana, je suis ravie de participer à cette émission. Dans le cadre de Let's Talk Compliance, nous travaillons bien sûr ensemble pour proposer d'autres sujets à nos auditeurs tout au long de l'année. Ce faisant, nous avons souvent des conversations en aparté sur les tendances récentes et d'autres aspects que nous observons dans le secteur. Aujourd'hui, nous allons donc parler de ces tendances avec notre public et plus largement.

Plus récemment, vous et moi avons été confrontés à de nombreuses questions concernant la planification de la rémunération et la manière dont les organisations peuvent réellement prendre un bon départ et établir les bases adéquates pour leurs plans de rémunération, leurs documents de rémunération et leurs contrats. Selon vous, quelles sont les mesures clés que les organisations devraient prendre pour établir les bases adéquates de leurs plans de rémunération ?

Jana Kolarik

Merci, Angie. Je pense que c'est un sujet dont nous avons beaucoup discuté ensemble. Nous avons récemment publié un article de blog qui mentionnait la planification de la conformité en matière de rémunération des médecins, en soulignant les points importants à prendre en compte. Nous avons également mis en avant certaines tendances actuelles auxquelles nous sommes confrontés. Je suis ravi de participer à ce podcast aujourd'hui afin d'approfondir certains de ces sujets.

Donc, alors que nous discutions de ce sujet, certaines choses me sont venues à l'esprit, des points importants que je vais mentionner ici au début, puis nous pourrons les développer. Le premier point concerne les garde-fous. Ainsi, lorsque vous réfléchissez à votre document relatif au plan de rémunération et que vous planifiez la conformité, vous devez penser aux garde-fous.

Deuxièmement, vous devez réfléchir à la communication, tant en interne avec les médecins concernés par ces plans de rémunération qu'à la manière dont vous communiquez en interne.

Troisièmement, comment mettre en œuvre ce plan ? Nous aborderons ici la question des contrats. Nous parlerons également de la communication continue avec vos médecins afin de vous assurer qu'ils comprennent ce qui se passe, non seulement au début, ce qui est extrêmement important, et que la transparence soit assurée, mais également tout au long du processus. Ainsi, il n'y aura pas de surprises. Les gens deviennent très agités (comme vous et moi le savons) lorsque la rémunération n'est pas celle attendue ou lorsque des changements dans la rémunération ne sont pas prévus.

Et puis, comme quatrième point, nous avons parlé des récupérations. Je pense que le terme politiquement correct (PC) pour cela est « rapprochements », et comment gérez-vous ce processus de rapprochement afin que les éléments dont nous avons parlé, les garde-fous, la communication, la mise en œuvre, tous ces éléments aboutissent à un rapprochement potentiel. Et vous ne voulez pas que ces éléments soient une surprise pour quiconque sera soumis à la réconciliation. Donc, tous ces éléments s'ajoutent à ce processus.

Du point de vue des garde-fous, nous avons discuté de la création d'une politique interne axée sur la conformité, afin qu'elle fasse partie intégrante du cadre et du tissu de votre programme de conformité. Dans ce contexte, vous abordez tout d'abord la manière dont les accords sont demandés. Qui les demande ? Comment sont-ils demandés et comment sont-ils consignés par écrit ? Cela nous amène à la question de la raisonnabilité commerciale, dont nous parlons souvent.

Deuxièmement, qui rédige et examine ces accords afin de garantir leur conformité juridique et opérationnelle ? Troisièmement, et nous allons approfondir cette question dans cette discussion, comment la juste valeur marchande est-elle déterminée ? Quatrièmement, qui exécute l'accord ? Avez-vous différents niveaux d'autorité qui prennent des décisions différentes en fonction des sommes en jeu ? Et cinquièmement, comment les accords sont-ils suivis en ce qui concerne les clauses relatives à la durée et à la résiliation, qui deviennent importantes ? De nombreuses organisations disposent de logiciels qui s'en chargent à leur place, ce qui est très utile.

Donc, en parlant simplement de la juste valeur marchande (JVM), j'aimerais discuter avec vous et connaître votre opinion sur l'utilisation des sondages par rapport à celle de personnes comme vous, les consultants en évaluation, et savoir quand vous faites appel à cette aide. Nous en avons déjà parlé par le passé, mais j'aimerais connaître votre opinion initiale sur ce à quoi cela ressemble dans cette politique. Je pense qu'il est important d'avoir votre avis sur la manière d'intégrer cela dans votre plan, dans votre politique.

Angie Caldwell

Oui, [nous avons discuté] de cette politique et de la nécessité de déterminer quand faire appel à un expert externe pour obtenir une estimation de la juste valeur marchande. Et comme nous en avons déjà parlé, tous les accords ne nécessitent pas forcément l'intervention d'un expert externe. Il y a tant de choses qui peuvent être faites en interne au sein de l'organisation, à condition que les garde-fous soient correctement mis en place et que l'organisation respecte ces garde-fous et documente les résultats obtenus en suivant ces garde-fous autour de la juste valeur marchande. En réalité, cela fait partie intégrante de la politique. Et cette politique est basée sur la tolérance au risque de l'organisation.

Nous travaillons avec certaines organisations dont la tolérance au risque n'est pas très élevée pour des raisons qui leur sont propres et qu'elles comprennent. Elles peuvent donc envoyer tous les documents pour obtenir une estimation de la juste valeur marchande lorsque la rémunération totale cumulée, et je sais que nous reviendrons sur ce terme dans un instant, est peut-être supérieure au 60e centile, au 75e centile, voire au 90e centile. Encore une fois, tout dépend de la tolérance au risque de l'organisation, ainsi que de sa politique interne et des garde-fous qu'elle a mis en place.

Je pense que c'est important du point de vue de la juste valeur marchande, car il existe de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles un médecin est rémunéré au-delà du 75e centile. Je sais, Jana, que toi et moi avons souvent abordé ce sujet dans des articles, voire dans un autre podcast, et à d'autres occasions, en disant que le 75e centile n'est pas une ligne de démarcation claire. Ce n'est pas une question de oui ou de non. Et donc, comme on considère souvent qu'il s'agit d'une ligne de démarcation claire, cela finit souvent par être intégré dans une politique ou une procédure comme la « solution ultime ».

Je tiens à dire que ce [^75e centile] ne devrait probablement pas nécessairement être la cause ou l'orientation de la politique. Bien que le 75e centile soit une mesure, il devrait également y avoir d'autres mesures, telles que la rémunération par unité de valeur relative du travail (wRVU), la productivité, les heures travaillées, ou d'autres garde-fous ou combinaisons de garde-fous, des seuils dans la politique pour déterminer quand quelque chose doit faire l'objet d'un avis FMV.

Cela dit, en ce qui concerne le cumul, nous parlons ici de la manière dont vous déterminez ce seuil et quel est le montant total de la rémunération en espèces – afin de vraiment réfléchir à ce cumul total de rémunération. Jana, je sais que nous avons déjà discuté de ce sujet, et j'aimerais connaître votre opinion à ce sujet – quelle est votre définition du cumul ? Quelle devrait être la définition de la rémunération globale ? Parce que nous avons également parlé de l'importance d'utiliser les mêmes termes et les mêmes définitions pour décrire la rémunération et les garde-fous. Quelle est ta définition de la rémunération globale ?

Jana Kolarik

Voici donc ma définition du cumul, qui constitue une information très utile. Je pense que le cumul désigne le fait d'avoir affaire à un médecin qui exerce évidemment une activité clinique, mais qui occupe également un poste de directeur médical, bénéficie d'une rémunération pour les gardes et perçoit diverses formes de rémunération. Il s'agit donc d'examiner le cumul des rémunérations.

Je pense que l'une des choses importantes à retenir en matière de rémunération des médecins, lorsque l'on traite de la loi fédérale sur l'auto-orientation des médecins et de la loi anti-rétrocommissions, et que l'on parle de juste valeur marchande, c'est qu'il s'agit d'une obligation permanente.

Lorsque vous examinez la juste valeur marchande, vous examinez le total, comme vous l'avez dit, la rémunération totale versée à ce médecin, et cette rémunération totale correspond-elle à la juste valeur marchande des services rendus ?

L'une des questions que nous avons abordées est la suivante : si vous avez un médecin qui exerce en clinique et qui occupe également un poste de directeur médical, une partie de cette question est réglée si, dans le cadre de ce poste de directeur médical, par exemple, vous avez une composante horaire et que le médecin remet des feuilles de temps, ce qui vous permet d'effectuer un suivi. Vous savez que la rémunération horaire correspond à la juste valeur marchande sur une base horaire, et vous comprenez alors la vie clinique du médecin. Au début, cela est en quelque sorte fixé et ils restent au même niveau de production. Vous effectuez donc un suivi. Vous n'avez pas à l'ajuster, car ils restent assez occupés et ont le même niveau d'activité qu'auparavant.

Mais je pense que lorsque vous ajoutez d'autres éléments à cela, comme la rémunération des gardes, ce qui était l'un des sujets abordés dans notre blog, et que nous devrions probablement mentionner ici en aparté, car cela peut devenir important. La rémunération des gardes est un élément qui, du point de vue du système de santé et des hôpitaux, est souvent attendu des employés. Cela se reflète généralement dans les règlements médicaux [du personnel], qui prévoient un certain nombre d'appels. Parfois, cette décision est laissée aux spécialités, qui peuvent ainsi déterminer de manière plus précise le nombre d'appels auxquels elles doivent répondre du point de vue des médecins employés. Mais souvent, cette question reste en suspens.

Il est donc important de déterminer dès le départ le degré de rigueur requis, les attentes, la nécessité de communiquer efficacement ces informations aux médecins et de les appliquer de manière uniforme. Nous avons récemment abordé ce sujet, et vous et moi avons eu de nombreuses discussions au sujet de la rémunération des appels dès le premier jour.

Il est donc courant de faire appel à des médecins communautaires pour des spécialités, qui ne sont donc pas employés par le système de santé. Et il n'existe pas non plus de contrat de travail qui intègre dans la rémunération de base un certain nombre d'appels, pour être franc, de ce point de vue également. Vous payez donc des personnes extérieures pour des appels. C'est normal.

Pour une raison quelconque, j'ai l'impression que cette attente en matière d'astreinte s'est répandue dans d'autres spécialités, même chez les médecins salariés. J'aimerais que vous nous expliquiez un peu comment cela peut affecter la rémunération si vous n'êtes pas conscient du fait qu'une partie de cette astreinte peut être incluse dans ce que vous payez déjà. Pouvez-vous nous éclairer un peu à ce sujet ?

Angie Caldwell

Tout à fait. Et je vais faire le lien avec ce que vous disiez au début de notre discussion aujourd'hui, à savoir qu'il faut s'assurer que des garde-fous sont mis en place, que des définitions sont établies. Encore une fois, du point de vue de la conformité, tout cela doit être clairement stipulé dans le contrat et dans le plan de rémunération. Ce que nous entendons par « rémunération d'astreinte » et quelles sont les conditions qui l'entourent.

Et cela renvoie également à la notion et à la définition de la rémunération cumulée, car nous voulons inclure la rémunération des appels dès le premier jour, ou plutôt, nous envisageons la rémunération des appels dès le premier jour.

Si l'on considère les données d'enquête, et encore une fois, dans une perspective de transparence, qui était l'un des éléments clés au début de notre discussion. Si l'on pense à la transparence, nous devons également réfléchir aux enquêtes utilisées par une organisation pour déterminer la rémunération, analyser la rémunération, comparer la rémunération des médecins afin qu'ils sachent où ils se situent par rapport à leurs pairs. Dans ces données d'enquête, la rémunération des gardes est un élément inclus.

Ainsi, même les enquêtes prennent en compte la rémunération totale en espèces (TCC) cumulée. Elle y figure. Lorsque vous examinez l'indicateur TCC (rémunération totale en espèces) dans l'une des enquêtes, il est donc exhaustif. Si, en tant qu'hôpital employant des médecins, vous ajoutez la rémunération des gardes dès le premier jour, vous risquez de compter deux fois la rémunération des gardes.

Donc, du point de vue de l'empilement, [si vous ajoutez la rémunération des appels au TCC de l'enquête], vous avez compté deux fois les appels. Votre empilement est donc devenu plus important que lorsque vous avez comparé et analysé la rémunération des médecins par rapport à vos garde-fous, puis déterminé la rémunération à la juste valeur marchande.

Il est très important, du point de vue des définitions, des termes et de la transparence, de savoir ce que contiennent les données de l'enquête. Et de s'assurer que le médecin comprend que lorsque vous analysez la rémunération pour la FMV, vous analysez la rémunération totale pour la FMV, ainsi que les différentes parties. Les différentes parties s'additionnent pour former le total, mais nous examinons également la rémunération totale pour ce montant cumulé.

Jana Kolarik

À quoi cela ressemble-t-il concrètement ? Si vous êtes un système hospitalier et que la meilleure pratique consiste à utiliser plusieurs enquêtes, vous utilisez donc plusieurs enquêtes. Vous examinez un chirurgien, vous examinez l'une des spécialités chirurgicales et vous extrayez des données. Et ce médecin en particulier se situe dans le 75e centile en termes de productivité. Donc, lorsque vous abordez un sujet et que quelqu'un dit : « Regardez, ils se situent au 75e percentile », je me pose alors la question suivante : que regardez-vous lorsque vous examinez la productivité ?

D'accord, donc vous cherchez à savoir si ce médecin fait appel à des prestataires de soins avancés (APP) ? Nous en avons déjà discuté à plusieurs reprises. Et quel type d'unité de valeur relative du travail (wRVU) utilisez-vous pour déterminer ces données ?

Car récemment, j'ai été surpris par un client qui utilisait les données wRVU et les communiquait aux médecins, mais ces données n'étaient pas tout à fait exactes. Pourquoi ne pas partir de là ? Ces deux questions ont été soulevées du point de vue de la productivité, car votre approche avec ce genre de, d'accord, eh bien, le 75e, ça devrait être ça. Et puis, nous allons ajouter à cela une rémunération pour les appels. Et regardez, ici, sur le marché local, on paie dès le premier jour pour les appels. Quelle est votre première réaction à cela ?

Angie Caldwell

Tout à fait. Et cela revêt une grande importance. Ma première réaction est la suivante : nous devons comprendre ce que fait réellement le médecin. Les enquêtes mesurent la productivité au 75e centile, qui est exprimée en wRVU. Mais nous savons tous que les médecins font plus que ce qui est mesuré par les wRVU, notamment les gardes, et tout ce qui entre dans l'analyse de la rémunération globale. Il s'agit donc en réalité de comprendre ce que fait le médecin, quelle est la norme minimale de travail pour le médecin, puis de additionner tous ces éléments.

Et vous avez mentionné les APP. Il existe également un élément de supervision des APP. Nous savons que, dans de nombreux cas, un médecin supervise un APP. Comment cela influe-t-il sur la productivité d'un médecin ? Cela influe de telle manière que, souvent, l'APP agit comme une extension des services cliniques du médecin. Je sais que nous avons déjà écrit et parlé de ce sujet auparavant. Du point de vue de la productivité wRVU, sans parler des autres éléments de productivité d'un médecin, mais en pensant à cet APP et à la manière dont ces services étendus se reflètent dans la productivité du médecin.

Jana Kolarik

Et apparaître clairement dans les données de facturation.

Angie Caldwell

Exactement, cela apparaît dans les données de facturation. Et par conséquent, cela apparaît également dans les données relatives à la productivité des médecins. Il est donc très important, dans le cadre de votre plan de rémunération et de votre contrat, de veiller à ce que le wRVU soit défini comme une prestation personnelle, ajustée par un modificateur. Je vais vous laisser commenter cela plus précisément, afin que tout le monde comprenne ce que cela signifie. Car cela devient alors très important pour déterminer la rémunération du médecin. Jana, pourriez-vous nous donner quelques explications sur les termes, définir le wRVU et nous présenter les meilleures pratiques ?

Jana Kolarik

C'est exact. Vous pouvez avoir des prestations facturées sous votre identifiant national de prestataire (NPI). Et franchement, des forfaits chirurgicaux globaux qui incluent les services, les services cliniques avant, les services cliniques après, ainsi que la chirurgie elle-même. Vous pouvez vous retrouver dans des situations où vous facturez sous le NPI du médecin dans des cas d'incident ou de partage. Et déterminer ou avoir une idée de qui fournit réellement ces services. Et si vous utilisez plusieurs APP, déterminer la partie clinique qui est réellement effectuée par quelqu'un d'autre. Et comprendre qu'il est important de se renseigner sur le [plan] de rémunération d'un médecin.

Donc, si vous avez un chirurgien qui utilise quatre APP, vous comprendrez d'emblée qu'il peut y avoir une certaine inflation des wRVU en question, car ce médecin utilise les [APP] de manière appropriée, n'est-ce pas ? Il utilise ces APP de manière appropriée comme extensions de sa pratique, et cela apparaît dans les données de facturation de ce médecin en particulier.

Et vous avez mentionné que, lorsque vous rémunérez quelqu'un, ce qui est facturé sous ce NPI n'est pas nécessairement ce pour quoi vous rémunérez ce médecin. C'est l'une des choses que les Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) ont clairement indiqué dans l'une des dernières publications du Federal Register, où ils ont déclaré : « Écoutez, nous pensons que ces concepts de facturation et de rémunération sont confondus, et vous devez vous assurer que vous rémunérez les gens pour les services qu'ils fournissent. »

Dans ce cadre, lorsque vous obtenez vos données wRVU, si elles sont dépourvues des modificateurs, elles sont alors dépourvues des éléments qui ont réellement un impact sur les wRVU et cela diminuera le montant des wRVU attribuables à ce service particulier. Je vais vous donner l'exemple d'une situation où plusieurs procédures sont effectuées lors d'une intervention chirurgicale. Vous n'allez pas payer... Eh bien, personne ne paie ce chirurgien en particulier pour avoir effectué chacune de ces procédures pour le montant total [du remboursement] pendant cette intervention chirurgicale. Il y a un ajustement du modificateur. Les wRVU sont donc ajustées en conséquence.

Ils devraient également être ajustés en toute transparence avec le médecin afin que celui-ci comprenne que les vRUV réels qui lui sont attribués sont non seulement ajustés en fonction de la question de l'APP, mais également ajustés par modificateur. C'est l'une des choses qui est récemment apparue lorsque nous avons réalisé que certaines des données fournies aux médecins concernés n'avaient pas été ajustées par modificateur et avaient donc été franchement gonflées, ce qui leur a donné l'impression d'être plus productifs qu'ils ne l'étaient en réalité.

Angie Caldwell

Au début de notre discussion, vous avez mentionné la transparence, un mot que nous avons tous deux utilisé à plusieurs reprises depuis. De votre point de vue, que peut faire une organisation pour garantir la transparence ? Je reviendrai également sur ce point. Mais d'après vous, quelles sont les meilleures pratiques que vous avez observées ?

Jana Kolarik

C'est une excellente question. Je pense que fondamentalement, la communication doit commencer dès le début de la planification de la rémunération. Écoutez, nous sommes en train de revoir la rémunération. Qui est à la table, n'est-ce pas ? Les avocats, par exemple. Je suis avocat. J'aime les avocats. Je pense que les avocats ont leur place à la table. Les conseillers juridiques ont leur place à la table. S'agit-il de conseillers juridiques internes [ou] externes ? Je pense que cela dépend parfois de la complexité de la question.

Les experts en évaluation devraient être présents, tout comme les responsables de la rémunération des médecins. Quant à savoir s'il faut faire appel à un consultant en évaluation, je pense que cela dépend encore une fois de la complexité du dossier. Le recours à des ressources externes est une question qui dépend de la complexité du dossier.

Mais en ce qui concerne la transparence, les dirigeants médicaux doivent en comprendre l'importance au niveau exécutif, mais aussi les médecins chefs de file de la spécialité doivent comprendre les nuances et la communication qui peuvent être suscitées, attisées, en rapport avec les médecins [et le plan/la planification de rémunération]. Ainsi, ces questions peuvent être abordées et la communication peut être efficace dès le début.

Tout d'abord, la transparence dès le début lorsque vous examinez les plans de rémunération. Ensuite, je pense à la transparence concernant les questions dont nous avons parlé, à savoir l'obligation de maintenir la juste valeur marchande et la définition claire des conditions. Je voudrais que vous commentiez également tous ces points, ou les questions qui vous semblent les plus importantes de votre point de vue. Contactez-nous : à quel moment les médecins font-ils le point sur la rémunération qu'ils perçoivent au cours de l'année ? Et puis toute la question du rapprochement et de la transparence dès le début.

Et les derniers éléments que j'ai mentionnés sont tous des éléments qui doivent figurer dans le contrat. Ainsi, lorsque vous intégrez des concepts dans votre accord, que ce soit dans l'accord lui-même ou dans un plan auquel il est fait référence dans cet accord, certaines de ces questions doivent être très clairement définies et présentées aux médecins.

Encore une fois, les surprises sont mauvaises, donc pas de surprises. Et les médecins suivent le processus, ils suivent l'évolution de leur situation afin qu'il n'y ait, là encore, aucune surprise dès le début. Donc, lorsque vous êtes à la table, qui voyez-vous lorsque vous avez fait face à une planification efficace ? Qui est à la table pendant cette discussion ?

Angie Caldwell

Oui, tout à fait. Et vous soulevez là de nombreux points importants, Jana. Encore une fois, du point de vue de la transparence. Mais concrètement, vous devez avoir à la table des négociations le médecin ou l'administrateur du contrat du prestataire et son équipe. Le recruteur doit également comprendre les éléments de l'accord. Ils doivent être présents à la table des négociations. Votre analyste de données doit être présent, encore une fois, car c'est lui qui extrait les données ou les informations du système pour les administrateurs et les dirigeants. Il doit comprendre, encore une fois, les définitions et les termes du point de vue de la cohérence, et donner des conseils. Et puis, comme vous l'avez dit, dans la mesure où des consultants externes sont nécessaires, ils doivent également être présents.

J'ai donc cité cinq ou six personnes. Votre véritable objectif est de savoir si, lorsqu'on leur demande comment la rémunération est déterminée, ces cinq ou six personnes de votre organisation donneraient la même réponse et utiliseraient les mêmes termes. C'est vraiment ce que vous essayez d'obtenir. Car très souvent, les organisations se réunissent et utilisent des termes différents pour décrire la même chose, ce qui finit par créer une confusion.

Et puis, lorsque cette équipe va discuter de l'accord, discuter du plan avec le médecin, si vous utilisez toujours des termes différents, cela laisse la définition et l'utilisation de ces termes ouvertes à l'interprétation du médecin. Et comme nous le savons tous, je le ferais – nous le ferions tous – nous consultons le contrat ou le document du plan une fois, puis nous le mettons de côté. Et nous ne le reprendrons pas avant d'être en colère et qu'il y ait un problème.

Il faut donc s'assurer que tout le monde utilise le même langage, et que ce langage correspond à celui utilisé dans le document du plan et dans le contrat. Ainsi, si (à Dieu ne plaise) un problème survient, ils peuvent se référer aux définitions contenues dans ces documents. Ils entendent tous la même chose. Ils l'ont entendu de la bouche des cinq ou six personnes au sein de l'organisation. Cela réduit la confusion et, franchement, les risques de frustration et d'erreur au cours de ces discussions.

Car, comme nous le savons, les médecins sont des scientifiques, et ils recherchent les anomalies. Ils recherchent les éléments qui ne correspondent pas au modèle ou qui s'en écartent. Donc, encore une fois, s'il y a un terme, une définition ou des données erronés dans le processus, ils les trouveront et les remettront en question, comme on peut s'y attendre de leur part.

Donc, Jana, quand on parle de ça, toi et moi sommes tout à fait d'accord sur qui devrait être à la table du point de vue des meilleures pratiques, et on se concentre vraiment sur ces termes du point de vue de la cohérence.

Et parallèlement à cela, il y a aussi la cadence de la communication. Je veux dire, vous et moi avons déjà discuté du fait que tout le monde n'a pas le luxe de disposer d'un système qui génère des rapports mensuels, trimestriels ou semestriels. Et si vous ne bénéficiez pas de ce luxe, alors le document relatif au plan de rémunération et le contrat deviennent votre pierre angulaire pour tout.

Et dans ce contexte, la meilleure pratique serait bien sûr de communiquer plus souvent avec un médecin dans un souci de transparence, ce qui m'amène à un autre point : vous devez vous assurer que les systèmes qui soutiennent vos rapports dans un souci de transparence fonctionnent correctement, ce qui nous ramène au wRVU.

Jana Kolarik

C'est exact.

Angie Caldwell

Pour revenir à la discussion que nous avons eue tout à l'heure, cela semble simple : les organisations avec lesquelles nous travaillons calculent les wRVU depuis une dizaine d'années, voire plus. Mais il arrive que, lorsque les systèmes tombent en panne, que les exigences des payeurs changent ou que les systèmes ne s'interfacent pas correctement, l'ensemble du processus de détermination des wRVU soit parfois perturbé. Et cela n'est détecté qu'à un stade très avancé du processus.

Ce qui nous amène à l'un des derniers sujets que vous avez abordés au début de notre discussion sur les clauses de récupération. Selon vous, quelles sont les meilleures pratiques d'un point de vue contractuel en matière de clauses de récupération ?

Jana Kolarik

C'est une bonne question et d'excellents arguments. Je pense que le contrat doit mettre l'accent sur l'obligation de maintenir la juste valeur marchande. Et que si, pour une raison quelconque, celle-ci n'est plus respectée, un ajustement devra être effectué. Cela doit donc être clairement stipulé dans le contrat.

Et comme vous l'avez dit, l'un des points que je voudrais souligner, et sur lequel nous sommes d'accord, c'est que la composition du groupe de travail est importante, car il faut s'assurer que ces plans de rémunération pour une spécialité particulière sont réalisables d'un point de vue opérationnel dans le cadre du projet global. Pouvez-vous les mettre en œuvre ? Et si vous ne disposez pas de tout le personnel nécessaire pour les mettre en œuvre, cela doit être pris en compte dès le départ. Et les personnes chargées de surveiller cela [rémunération/wRVU] doivent être en mesure de les mettre en œuvre.

Donc, quand vous parlez de ce qui devrait figurer dans le contrat, l'idéal serait, comme je l'ai dit, un rapprochement continu de la valeur marchande équitable. D'un point de vue procédural, je ne sais pas si cela doit figurer dans le contrat, mais cela devrait être prévu dans le plan que vous mettez en œuvre aussi souvent que possible. Nous avons parlé d'une fréquence mensuelle. Le mensuel, c'est très bien. Si vous pouvez le faire tous les mois, vous permettez au moins aux gens de comprendre ce qui se passe. Vous pouvez ensuite procéder au rapprochement, par exemple tous les trimestres, afin qu'ils comprennent : « Écoutez, nous vous avons payé, mais vous n'avez pas effectué le suivi », et que « vous [le médecin] avez vu cela dans les relevés mensuels ou que vous le voyez maintenant dans le relevé trimestriel ». Nous conserverons donc votre rémunération, ou vous [le médecin] devrez rembourser la rémunération à ce moment-là.

Et écoutez, la réconciliation peut se produire pour plusieurs raisons, et vous et moi en avons fait l'expérience. Il peut s'agir d'une baisse de productivité. Ou, pour une raison quelconque, il peut s'agir d'une personne qui a besoin de prendre des vacances prolongées, par exemple pour des raisons familiales. Il peut s'agir d'une personne qui a simplement décidé qu'elle était dans la dernière partie de sa carrière et qui a donc décidé de lever un peu le pied.

Mais quelle que soit la forme que cela prendra, il est important, comme vous l'avez dit, que des mécanismes soient prévus dans le contrat. Et cela doit être clairement stipulé, car, encore une fois, nous avons dit qu'il ne devait y avoir aucune surprise. Et les gens font effectivement l'objet de poursuites judiciaires. Les médecins vous poursuivront parfois en justice, malheureusement, si ce n'est pas clair et s'ils estiment que le contrat leur est favorable et ne reflète pas le rapprochement que vous avez effectué à la fin du contrat ou qu'ils n'ont pas été payés.

Il est donc important de s'assurer que tout soit très clair concernant leur rémunération, la date de la réconciliation, et de leur communiquer ces informations.

Dites-moi ce que vous avez observé ou ce qui vous semble efficace en ce qui concerne ces rapprochements ou ces vérifications qui ont lieu. Car dans l'idéal, s'il existe un logiciel – ce qui serait formidable –, il pourrait les mettre à jour tous les mois.

Si ce n'est pas le cas, pouvez-vous les rencontrer, prendre de leurs nouvelles tous les trimestres, en personne ou au moins par e-mail, et leur réserver des heures de permanence pour qu'ils puissent venir vous parler ? Qu'est-ce qui vous semble efficace dans ce domaine ? Parlez-moi de l'efficacité en matière de planification.

Angie Caldwell

Comme vous le dites, les logiciels sont formidables à condition qu'ils fonctionnent comme prévu.

Jana Kolarik

Oui, d'accord.

Angie Caldwell

Et cela reflète la réalité, n'est-ce pas ? Et les choses arrivent. Les choses arrivent avec la saisie des données. Les choses arrivent avec les plannings, car je sais que QGenda est un logiciel très populaire que les gens utilisent pour planifier, en particulier dans les spécialités hospitalières ainsi que pour la couverture des appels.

C'est donc formidable si cela permet de suivre les changements de dernière minute qui surviennent parce que l'enfant d'un médecin est malade et qu'il doit rester à la maison, et toutes ces choses-là. Donc, encore une fois, en réfléchissant au processus, nous devons nous assurer que nous nous adaptons à cela.

Il faut donc vraiment [s'assurer] que les systèmes [fonctionnent] correctement. Il faut veiller à ce que les vérifications, comme vous l'avez dit, soient régulières. Leur fréquence doit être transparente, afin que le médecin sache quand il peut s'attendre à recevoir les données pour le rapprochement, afin qu'elles n'apparaissent pas de manière inopinée. Il s'attend à les recevoir au sixième mois, au huitième mois, quelle que soit votre procédure. Il sait donc quand les attendre.

Et c'est vraiment important. Encore une fois, nous avons parlé des garde-fous au début de notre discussion. Il faut s'assurer, du point de vue de la conformité, d'avoir un plan avant que le mal ne soit fait, afin de pouvoir régler le problème avant qu'il ne s'aggrave.

Tout cela est vraiment important. Ils doivent savoir quand cela va arriver. Ils doivent savoir pourquoi cela arrive. Ils doivent comprendre comment les informations et les données sont rassemblées, afin de pouvoir avoir une discussion constructive sur ce rapprochement. Et si l'accord contractuel et le plan de rémunération ont été documentés de manière exhaustive, ils comprendront alors ce qui se passera si leur rapprochement est déséquilibré.

Et franchement, cela offre aux administrateurs une excellente occasion de vérifier leurs données. Si les wRVU apparaissent pendant la moitié de l'année et que le médecin en a 30 000, vous savez probablement que quelque chose ne va pas dans votre processus de calcul des wRVU. Cela [le rapprochement] vous donne donc également l'occasion de procéder à une sorte d'auto-audit, si vous voulez, dans le cadre de ce mécanisme et de cette vérification avec le médecin tout au long de l'année.

Alors Jana, en repensant à tous les sujets que nous avons abordés, y a-t-il quelque chose que nous avons oublié et dont tu penses que nous aurions dû discuter aujourd'hui, ou devrions-nous conclure pour nos auditeurs et parler des points clés à retenir ?

Jana Kolarik

Je pense que nous devrions parler des points clés à retenir. L'une des choses que je voudrais mentionner en marge de ce que nous avons discuté au sujet du processus de réconciliation, c'est que lorsque nous avons parlé de Stark, nous avons également parlé de Kickback et du fait que la juste valeur marchande est une obligation permanente, en particulier si vous êtes un employé (en se référant principalement à Stark). Si vous n'êtes pas dans les limites de la juste valeur marchande, cela constitue une obligation pour vos médecins salariés. Vous devez donc régler ce problème.

Le rapprochement fait donc partie intégrante du processus de conformité. Si vous ne vous y conformez pas, vous vous exposez à des sanctions sévères pour avoir dépassé la juste valeur marchande, ce qui aura des répercussions sur les demandes d'indemnisation en cause, qui peuvent atteindre des montants astronomiques si vous traitez certaines de ces spécialités.

Il est donc important de garder une longueur d'avance et de rester vigilant, non seulement pour entretenir de bonnes relations avec vos médecins, ce qui est extrêmement important, mais aussi du point de vue de la conformité, afin de maintenir une certaine rigueur et de vous éviter d'avoir à faire des déclarations spontanées, à devoir fournir des explications plusieurs années après avoir dépassé la juste valeur marchande pendant un certain nombre d'années, et à devoir maintenant avoir des discussions beaucoup plus difficiles avec les médecins au sujet du remboursement de l'argent. Ou vous risquez de perdre ces médecins parce qu'ils ne sont pas disposés à le faire ? Je voulais donc juste ajouter en note de bas de page que les implications de tout cela concernent les relations, n'est-ce pas ? Mais elles ont également un impact considérable du point de vue de la conformité.

Angie Caldwell

Oui. Et si je peux ajouter une note à votre note concernant... vous avez soulevé un point très intéressant au sujet des relations et, encore une fois, nous avons beaucoup parlé de l'importance de tout documenter, d'assurer la transparence et la cohérence, et de faire en sorte que tout le monde sache ce qui se passe. Si vous faites partie d'une organisation et que vous constatez que vos médecins viennent vous voir constamment frustrés par le rythme de la communication, par la transparence, par le processus – remarquez que je n'ai pas parlé du montant de la rémunération –, c'est un autre problème.

Mais s'ils viennent vous voir avec ces préoccupations et expriment leur frustration, alors en tant qu'organisation, il est temps de s'asseoir et de réfléchir au plan de rémunération, au processus, à la conception et à ce qui pourrait être amélioré.

Comme vous l'avez dit, ces relations sont très importantes. Et d'un point de vue temporel, gérer la frustration du médecin devient très chronophage. Il vaut donc mieux mettre en place un plan dans une optique de cohérence et de communication. Quels sont les points clés à retenir pour nos auditeurs, Jana ?

Jana Kolarik

Je pense l'avoir mentionné au début, mais je pense que l'un des points clés à retenir est qu'il est important d'avoir une politique et un plan écrits. Je veux dire, verbalement, le fait que nous en discutions, que vous en discutiez en interne, est important. Mais il faut documenter et consigner par écrit les éléments clés que nous avons mentionnés ici aujourd'hui, vous devez les avoir par écrit, vous devez les suivre, et ils doivent être accessibles à d'autres personnes afin qu'elles puissent voir quel est le processus. Et pour que les autres puissent comprendre, encore une fois, du point de vue des relations et de la conformité. Pour moi, c'est là le principal enseignement à retenir. Mais j'ai mentionné ces quatre points au début de la discussion, et ce sont fondamentalement mes principaux enseignements.

Angie Caldwell

Tout à fait. Et j'ajouterais également qu'il faut s'assurer que le processus fonctionne comme prévu. Une fois que vous disposez de ce document, son contenu devient votre feuille de route pour les vérifications, la communication et le processus. Il est donc essentiel pour les organisations qui gèrent la rémunération des médecins de s'assurer que le processus est conforme à ce document.

Jana Kolarik

Tout à fait d'accord. Je voudrais également rappeler rapidement notre événement annuel Let's Talk Compliance, qui aura lieu les 23 et 24 janvier. Nous invitons donc nos auditeurs à rester à l'écoute et à s'inscrire pour recevoir nos dernières informations. Cet événement se déroulera sur deux jours et proposera des formations CLE, CPE et CEU aux professionnels de la conformité. Les avocats peuvent y assister, les professionnels de la conformité peuvent y assister. Et nous aborderons une grande variété de sujets cette année. Je l'attends toujours avec impatience, alors je voudrais juste que les gens gardent cela à l'esprit. Ça approche !

Angie Caldwell

Absolument. Notre septième édition annuelle. C'est tellement excitant.

Jana Kolarik

C'est vrai. C'est vrai. C'est vrai. Merci, Angie. Tu sais que j'apprécie toujours ces discussions et j'espère que les autres les apprécient aussi. C'est toujours agréable de se retrouver et merci. Merci pour tout cela.

Angie Caldwell

Je vous en prie. Merci.

Jana Kolarik

Nous tenons à remercier nos auditeurs d'avoir rejoint notre série de podcasts Let's Talk Compliance avec Health Care Law Today, votre source d'informations juridiques actualisées dans le secteur des soins de santé et des sciences de la vie. Nous vous encourageons à vous abonner à ce podcast. Visitez le blog Health Care Law Today de Foley à l'adresse healthcarelawtoday.com et pyapc.com. Si vous aimez cette émission, n'oubliez pas de vous abonner et de nous attribuer cinq étoiles. À la prochaine, je suis Jana Kolarik de Foley & Lardner.

Angie Caldwell

Je suis Angie Caldwell, de PYA. Merci de votre attention.