Ce que toutes les multinationales devraient savoir à propos des perquisitions surprises

Dans le contexte réglementaire actuel, les perquisitions surprises, c'est-à-dire les inspections gouvernementales inopinées sur place, sont de plus en plus fréquentes, en particulier en Europe, en Asie et en Amérique du Sud, où la surveillance réglementaire s'intensifie. Au sein de l'Union européenne, la Commission européenne (CE) a redoublé d'efforts pour mettre au jour les pratiques anticoncurrentielles et autres comportements répréhensibles, ce qui a entraîné une augmentation des inspections inopinées. En septembre 2024, la CE a perquisitionné les bureaux du Nasdaq et de la Deutsche Börse dans le secteur des produits financiers dérivés. De même, dans toute la région Asie-Pacifique, et plus particulièrement au Japon et en Chine, les gouvernements ont adopté des cadres réglementaires plus stricts et renforcé leurs pouvoirs en matière d'obtention de preuves, ce qui a entraîné une augmentation de la fréquence des perquisitions matinales visant à faire respecter les lois sur la concurrence et les mesures anticorruption.

Alors que les autorités de réglementation affinent leurs outils pour détecter et enquêter sur les fautes professionnelles des entreprises, celles-ci doivent se préparer à faire face à ces inspections à haut risque avec une vision stratégique et des protocoles de réponse efficaces. Bien que cet article se concentre sur la gestion d'une perquisition et d'une saisie actives, il est important de noter que le fait d'être préparé à une descente surprise peut protéger votre entreprise contre d'éventuelles répercussions sur sa réputation, des perturbations de ses activités ou d'autres complications juridiques. Cela implique notamment de constituer une équipe d'intervention en cas de perquisition surprise, de préparer des listes de contacts et des instructions à l'intention des employés susceptibles d'être les premiers en contact avec les agents gouvernementaux, d'identifier à l'avance des conseillers juridiques externes et de rédiger des communications à envoyer aux employés en cas de perquisition.

Nous présentons ci-dessous les étapes clés à suivre par une entreprise pour gérer efficacement une perquisition surprise une fois qu'elle a commencé. Il est important de noter que les pouvoirs d'enquête varient selon les autorités chargées de l'application de la loi et les juridictions, et qu'un avocat externe peut aider à naviguer parmi ces nuances.

Directives générales pour la gestion des perquisitions et saisies effectuées par les autorités publiques

• Aucune mesure ne doit être prise pour empêcher le déroulement de l'opération de perquisition et de saisie autorisée.

• Coopérez avec les agents, mais ne fournissez pas spontanément des informations qui ne vous ont pas été demandées.

• Désignez des membres du personnel de l'entreprise pour superviser les agents gouvernementaux pendant la perquisition, sauf si cela est expressément interdit par les autorités. Le personnel chargé de la supervision doit consigner par écrit les actions des autorités.

• Si possible, ne faites des déclarations ou ne répondez à des questions qu'en présence d'un avocat. Transmettez toute demande des autorités à l'avocat de l'entreprise, y compris, par exemple, les demandes concernant l'interrogatoire de certaines personnes ou la localisation de certains documents/données et le consentement à leur recherche.

• Ne détruisez, ne cachez, ne déplacez et ne modifiez aucune information, qu'elle soit physique ou électronique.

• Ne parlez à personne en dehors de l'entreprise au sujet de la descente.

Une recherche est imminente ou en cours. Que devez-vous découvrir ?

Dans la mesure du possible, il est utile d'obtenir les informations suivantes auprès des agents gouvernementaux dès le début de la recherche et de les communiquer immédiatement à votre conseiller juridique :

• Une explication de la portée, de la nature et de la raison de la demande d'informations et de biens.

• Copies du mandat, de l'ordonnance ou de tout autre document officiel autorisant la demande d'informations, ainsi que tout autre document écrit disponible se rapportant à l'enquête.

• Le nom et le numéro de téléphone de l'avocat du gouvernement, du procureur ou du magistrat (dans le cas des pays de droit civil) chargé de superviser l'enquête correspondante.

• Pièce d'identité avec photo et cartes de visite de chaque agent participant à la demande d'informations. Si ces informations ne sont pas disponibles, demandez le nom complet, l'agence à laquelle appartient chaque agent, son adresse professionnelle et son numéro de téléphone.

• Déterminez également (1) si les agents enquêtent sur une affaire civile ou pénale, (2) l'autorité légale qui a lancé l'enquête, et (3) si cette autorité se limite à des demandes d'informations ou inclut également le pouvoir de saisir les biens de l'entreprise ou les biens personnels du personnel de l'entreprise.

Que devez-vous faire pendant l'inspection ?

• Saluez poliment les autorités et informez les agents de l'intention de l'entreprise de coopérer pleinement.

• Contactez immédiatement votre équipe d'intervention prédéfinie, y compris le service juridique de l'entreprise et les conseillers juridiques externes. Fournissez à vos conseillers juridiques tous les détails connus concernant la demande de perquisition et de saisie, ainsi que des informations sur l'autorité des agents, leur nombre et leur identité. Organisez une réunion de l'équipe d'intervention afin de discuter de la portée de l'inspection et de déterminer un plan d'action.

• Indiquez aux agents gouvernementaux l'heure d'arrivée estimée de l'avocat et demandez-leur d'attendre l'équipe d'intervention désignée, y compris l'avocat. Il est important de comprendre que les agents ne sont pas tenus d'attendre.

• Examinez attentivement toute assignation écrite ou autre demande d'informations afin de déterminer la portée de la demande et, si possible, recherchez des informations supplémentaires concernant la nature exacte de la demande d'informations.

• Conservez un registre de toutes les demandes effectuées, de tous les fichiers ou ressources électroniques copiés, de tous les ordinateurs ou bases de données consultés et de toutes les preuves matérielles saisies. Déterminez si les forces de l'ordre cherchent à obtenir des preuves électroniques situées à distance et discutez-en avec votre avocat, car cela peut ne pas être autorisé dans certaines juridictions. Notez les noms de toutes les personnes avec lesquelles les agents ont eu des discussions, même brèves. Faites des copies de toutes les preuves saisies ou examinées, si cela est autorisé. Veillez à ce que les inspecteurs ne copient pas de documents couverts par le secret professionnel ou des documents ne relevant pas du champ d'application de l'enquête. Demandez l'intervention de votre avocat en cas de litige, mais ne refusez jamais aux autorités de saisir ou de copier des documents. Contentez-vous d'affirmer la position de l'entreprise et de la consigner par écrit.

• Envoyez un courriel aux employés présents sur place pour leur signaler qu'une perquisition est en cours, que l'entreprise a l'intention de coopérer pleinement, que toutes les relations avec les agents doivent être courtoises et professionnelles, et qu'il ne doit y avoir aucune suppression, destruction, dissimulation ou altération de documents et de données. Demandez aux enquêteurs l'autorisation de renvoyer chez eux les employés non essentiels et demandez à tous les employés autorisés à partir de rester disponibles et de ne parler à personne en dehors de l'entreprise au sujet de la perquisition.

• Demandez aux autorités si des inspections sont en cours dans d'autres locaux de l'entreprise ou au domicile de certains employés. Dans certaines juridictions, notamment aux États-Unis, il est courant que les autorités mènent simultanément des entretiens « knock and talk » au domicile des dirigeants peu avant ou pendant la perquisition des locaux de l'entreprise. Les dirigeants doivent savoir que dans la plupart des cas, ils ont le droit de refuser ces demandes d'entretien.

Que faire après l'inspection ?

• Rencontrez les inspecteurs afin de clarifier les prochaines étapes, notamment pour confirmer que la perquisition a bien pris fin. Assurez-vous que les inspecteurs fournissent à l'entreprise un index de tous les documents copiés ou saisis. Demandez des copies de tous les documents créés au cours de l'enquête, y compris les notes d'entretien avec les employés et les litiges documentés concernant les documents protégés ou la portée de l'enquête.

• Communiquez en interne pour informer les employés sur place que la perquisition a pris fin et récupérez tous les documents auprès des employés qui ont accompagné les autorités pendant l'inspection. Interrogez les employés qui ont interagi avec les agents ou qui ont fourni des documents.

• Regroupez l'équipe d'intervention chargée de la perquisition matinale afin de faire le point et de discuter des questions en suspens, notamment celles relatives au secret professionnel et à toute coopération supplémentaire requise avec les autorités. Un membre de cette équipe doit rédiger dès que possible un rapport écrit précis et factuel sur la perquisition.

• Demandez aux autorités une copie du registre des saisies. Ce document contient un inventaire des documents saisis et une liste des entretiens menés avec les employés. Notez que ce document peut être fourni ou non. Si le registre est fourni, l'équipe chargée de répondre à la descente surprise doit lire attentivement le document et demander à y apporter des corrections et/ou des ajouts.

• Élaborez une stratégie de communication. Préparez une déclaration publique en consultation avec un conseiller juridique externe et désignez des porte-parole afin d'assurer la cohérence des messages.

• Lancez une enquête interne afin de déterminer rapidement s'il convient de divulguer volontairement les violations potentielles de la loi avant qu'elles ne soient portées à l'attention des autorités réglementaires ou de solliciter un crédit de coopération. Une enquête interne peut également vous permettre d'identifier et de corriger les faiblesses potentielles en matière de conformité et d'obtenir un crédit de coopération.

En suivant ces étapes, les entreprises soumises à une descente surprise peuvent se préparer et gérer efficacement les inspections gouvernementales inopinées. Foley est là pour vous aider à évaluer l'efficacité de vos politiques et à améliorer la préparation de votre entreprise en cas d'action des forces de l'ordre. Nous disposons des ressources nécessaires pour vous aider à vous préparer et à réagir à ces situations à haut risque, y compris les enquêtes multinationales. N'hésitez pas à contacter les auteurs de cet article ou notre groupe de pratique « Government Enforcement, Defense & Investigations » (Application de la loi, défense et enquêtes) pour toute question.

Si vous souhaitez recevoir les prochaines mises à jour concernant « Ce que toute entreprise multinationale doit savoir » pour opérer dans le monde complexe du commerce international actuel, inscrivez-vous à notre liste de diffusion bihebdomadaire. Cliquez ici pour vous inscrire. Pour consulter tous les articles de notre série « Ce que toute entreprise multinationale doit savoir », cliquez ici.