L'application rigoureuse de la législation sur l'immigration est en marche : Inspections I-9, visites sur place, etc. 

La nouvelle administration du président Trump prend les choses en main cette semaine en mettant l'accent sur l'application de la législation fédérale en matière d'immigration. En fait, comme l'explique l'article complémentaire d'aujourd'hui, l'une des premières mesures prises par le président Trump le jour de son investiture a été la publication d'une série de décrets relatifs à la politique d'immigration. Les employeurs doivent donc examiner leurs activités et identifier les mesures à prendre pour améliorer la conformité et se préparer à d'éventuelles visites du gouvernement. Voici quelques domaines clés à prendre en compte.

Inspections du formulaire I-9

Sous la nouvelle administration, le service de l'immigration et des douanes (Immigration and Customs Enforcement - ICE) renforcera sa surveillance du respect par les employeurs du formulaire I-9 (Employment Eligibility Verification - vérification de l'éligibilité à l'emploi) en lançant un plus grand nombre d'inspections I-9. Certaines inspections seront ciblées, d'autres seront aléatoires afin d'encourager les employeurs à se conformer à la loi I-9. En ce qui concerne les inspections ciblées, l'ICE se concentrera probablement dans un premier temps sur les employeurs opérant dans des domaines susceptibles d'affecter l'infrastructure ou la sécurité nationale (par exemple, le réseau électrique, d'autres sources d'énergie, les transports, certaines technologies). L'ICE peut également cibler des employeurs dans des secteurs qui emploient traditionnellement un plus grand nombre de personnes non autorisées. Il s'agit notamment des secteurs de l'hôtellerie et de la restauration, de l'industrie alimentaire, des fabricants qui font largement appel à des agences de travail temporaire, du commerce de détail et de certaines activités de construction et d'agriculture. 

Une mauvaise conformité à la norme I-9 peut entraîner des amendes importantes. Le ministère américain de la sécurité intérieure (DHS) augmente chaque année le montant des amendes. Le 2 janvier 2025, le DHS a annoncé le nouveau barème d'amendes I-9 suivant :

• Infractions à la réglementation I-9 : 288 à 2 861 dollars par formulaire I-9
• Employer sciemment un étranger non autorisé (première infraction) : 716 $ à 5 724 $ par individu
• Employer sciemment un étranger non autorisé (deuxième infraction) : 5 724 $ à 14 308 $ par individu
• Employer sciemment un étranger non autorisé (troisième infraction ou plus) : 8 586 $ à 28 619 $ par individu

Le gouvernement fédéral annoncera dans les semaines à venir de nouvelles augmentations des amendes liées à l'I-9. Il s'agira notamment d'amendes pour violation des dispositions antidiscriminatoires des règles I-9, telles que l'abus de documents (demande de documents spécifiques ou de documents supplémentaires ou différents après que l'employé a déjà présenté les documents I-9 admissibles). 

Pour se prémunir contre le risque de sanctions liées à l'I-9, les employeurs doivent former périodiquement leurs employés et veiller à ce que seuls des employés bien formés s'acquittent des tâches liées à l'I-9. Les employeurs doivent également planifier et réaliser des audits internes périodiques de l'I-9. L'ICE peut considérer les audits internes d'un employeur comme une circonstance atténuante lors de l'évaluation des amendes. Si les audits internes I-9 peuvent être utiles, ils doivent être réalisés correctement. Des audits internes défectueux peuvent entraîner des erreurs supplémentaires et des amendes plus élevées. Certaines de ces erreurs peuvent donner lieu à des plaintes pour discrimination auprès de la division des droits des immigrants et des employés (IER) du ministère de la justice des États-Unis.

Pour plus d'informations, veuillez consulter notre récent article contenant des conseils sur la conformité I-9. Vous trouverez également des conseils dans le manuel I-9 pour les employeurs publié par le gouvernement et sur le site I-9 Central.

Visites de sites

Les visites des administrations liées à l'immigration dans les locaux des employeurs sont susceptibles d'augmenter. Les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS), l'ICE et le ministère du travail des États-Unis (DOL), entre autres, pourraient bientôt se rendre sur place. Ces visites peuvent avoir lieu avec ou sans préavis. Elles peuvent avoir lieu au hasard ou sur la base d'informations reçues par une agence au sujet d'un employeur particulier. 

Visites du FDNS

L'USCIS est susceptible d'augmenter le nombre de visites de détection des fraudes et de sécurité nationale (FDNS) liées aux récents dossiers d'immigration d'un employeur. La plupart des visites FDNS sont inopinées et concernent des dossiers de professions spécialisées H-1B et de transferts intra-entreprise L-1. Les agents du FDNS rendent généralement visite à l'employeur dans les mois qui suivent les décisions favorables. Ils demandent alors à interroger la personne qui a signé la demande d'immigration au nom de l'employeur. Les agents du FDNS ne disposent généralement pas d'une citation à comparaître ou d'un mandat. L'USCIS affirme que l'employeur a accepté ces visites lorsqu'il a signé et soumis les demandes d'immigration. Si l'employeur refuse de coopérer à la visite du site du FDNS, les agents noteront la réponse de l'employeur et transmettront l'affaire à un niveau supérieur au sein de l'USCIS. L'USCIS peut rouvrir le dossier d'immigration pour un examen plus approfondi ou émettre un avis d'intention de révocation de l'autorisation. Dans certains cas, l'USCIS peut demander à l'ICE d'enquêter sur l'affaire. 

Si la visite se poursuit, les agents du FDNS poseront des questions sur les activités commerciales de l'employeur, les lieux d'activité, le nombre d'employés, le titre et les fonctions du poste de l'employé H-1B ou L-1 désigné dans le dossier d'immigration, les heures de travail régulières de l'employé et le taux de rémunération actuel de l'employé. Les agents du FDNS peuvent demander à voir des documents pour vérifier l'activité de l'entreprise et le taux de rémunération de l'employé. Les agents peuvent également demander à parler à l'employé étranger. 

Visites de sites STEM OPT

L'ICE peut multiplier les visites aux employeurs qui emploient des étudiants étrangers dans le cadre de la formation pratique facultative STEM ("STEM OPT"). L'ICE informe souvent l'employeur quelques jours à l'avance de la visite à venir, à moins que l'ICE n'ait reçu des informations suggérant une violation grave. L'ICE disposera d'une copie du formulaire I-983 de l'employeur relatif au plan de formation et cherchera à confirmer que l'employeur respecte ce plan. L'ICE peut également vérifier que l'employeur respecte le programme E-Verify. 

Meilleures pratiques pour se préparer aux visites de sites liées à l'immigration

Les employeurs qui entament des procédures d'immigration ou qui soumettent des programmes de formation STEM OPT doivent se préparer à cette surveillance accrue. Voici quelques conseils :

• Examinez encore plus attentivement toutes les demandes futures adressées à l'USCIS, au DOL ou à l'ICE, et confirmez l'exactitude des déclarations de l'employeur avant de les signer et de les déposer.
• Revoir les demandes d'immigration approuvées, les pétitions ou les programmes de formation actifs qui permettent à l'employeur d'embaucher les employés actuels. Confirmez que l'entreprise respecte les déclarations faites au gouvernement fédéral (informations sur l'entreprise, titre du poste, fonctions, horaires, taux de rémunération, lieu de travail, etc.) Déposer une demande, une pétition ou un programme de formation modifié, le cas échéant. 
• Pour les dossiers H-1B, examinez le dossier d'accès public à la demande de conditions de travail (LCA) et assurez-vous qu'il est à jour et qu'il contient tous les documents requis.(Outre le FDNS, le DOL peut effectuer une visite sur place pour vérifier la conformité des LCA. Le DOL prévient généralement l'employeur à l'avance).
• Pour les employeurs utilisant le système E-Verify, examinez le protocole d'accord de votre organisation et la conformité avec le programme E-Verify.
• Prévenir le réceptionniste qu'aucun visiteur gouvernemental ne doit être autorisé à accéder à l'établissement au-delà du hall d'entrée et que le conseiller juridique interne ou le responsable des ressources humaines doit être contacté immédiatement en cas d'arrivée d'un tel visiteur. 
• Obtenir la carte de visite des représentants du gouvernement qui vous rendent visite. Appelez le conseil avant d'admettre les représentants du gouvernement au-delà de la zone de réception. Dans la plupart des cas, l'avocat peut participer par téléphone ou en personne à l'entretien du gouvernement avec l'employeur. 

Mesures d'application à l'échelle de l'établissement (raids sur le lieu de travail)

Lorsque l'employeur est soupçonné d'employer un grand nombre de personnes non autorisées, l'ICE est plus susceptible de procéder à des contrôles sur le site de l'employeur (encercler le site et lancer une descente sur le lieu de travail qui peut aboutir à de nombreuses arrestations d'employés soupçonnés d'être non autorisés). L'ICE se présentera avec un mandat et l'employeur ne pourra généralement pas empêcher l'action sur le lieu de travail. 

Les employeurs qui rencontrent l'ICE en train d'engager une telle action doivent prendre les mesures suivantes :

• Demandez à parler à l'agent de l'ICE ou à l'agent spécial en charge.
• Demandez à l'agent de l'ICE sa carte de visite, son numéro de badge et le mandat pour confirmer l'étendue de ce que l'ICE est autorisé à fouiller ou à saisir.
• Appelez immédiatement votre avocat et mettez-le en contact avec l'agent de l'ICE ou l'agent spécial chargé de la perquisition.
• Si vous vous sentez à l'aise, demandez à l'agent de l'ICE d'observer les actions de l'ICE dans l'établissement. L'ICE peut refuser la demande et ordonner à la direction de l'employeur de rester à un certain endroit. Il est parfois possible d'observer l'agent responsable. Ne faites pas obstruction et ne prenez pas de mesures qui pourraient constituer une interférence avec l'opération.
• Demandez à faire des copies de tous les documents saisis par l'ICE et à obtenir un inventaire des objets saisis.
• Poursuivre le suivi avec l'avocat concernant les questions juridiques et la responsabilité potentielle de l'employeur découlant de la descente de police. Élaborer un plan pour couvrir les postes qui pourraient être ouverts à la suite de la perquisition.

Conclusion

Les employeurs doivent être vigilants et respecter toutes les lois sur l'immigration liées à l'emploi. Nombre de ces lois contiennent des dispositions relatives à la conformité et à la lutte contre la discrimination. 

N'hésitez pas à contacter un membre de l'équipe Travail et Emploi de Foley si vous avez des questions, si vous avez besoin d'aide pour vous préparer à une visite du gouvernement ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les nouvelles initiatives du gouvernement fédéral en matière d'application de la loi.