Implications pratiques des activités d'application des lois sur l'immigration pour les régimes de retraite
La deuxième administration Trump se concentre intensément sur l'application des lois américaines sur l'immigration. Les employeurs sont naturellement préoccupés par les visites d'immigration et le respect du formulaire I-9, et les professionnels des ressources humaines se préparent à d'éventuelles perturbations de la main-d'œuvre et à un examen plus approfondi des procédures d'embauche. Les administrateurs de plans de retraite doivent également prendre en compte les conséquences de la participation de travailleurs sans papiers aux plans de retraite de l'entreprise.
Comment un travailleur sans papiers devient un participant au plan 401(k)
Si l'employeur ne dispose pas de systèmes adéquats pour vérifier les documents fournis, cet employé peut néanmoins devenir un participant au plan 401(k) de l'employeur conformément aux conditions d'éligibilité du plan. Par exemple, un employeur peut inscrire automatiquement les nouveaux employés à son plan 401(k) à hauteur de trois pour cent de la rémunération. L'employeur peut également fournir une contribution équivalente ou non sélective sur la base de chaque paie. Dans ce cas, un travailleur non autorisé pourrait assez rapidement commencer à accumuler un solde de compte en tant que participant au plan 401(k). Le même résultat pourrait se produire pour les travailleurs sans papiers dans le cadre des conditions d'éligibilité de la plupart des régimes de retraite.
Libellé du régime concernant le terme "employé" et l'ERISA
La plupart des régimes de retraite définissent les termes "employé", "employé éligible" ou "participant" sans faire référence au statut d'immigrant. Par exemple, une définition courante du terme "employé" pourrait être similaire à -
Employé désigne une personne qui figure sur les registres de paie de l'employeur en tant qu'employé de droit commun.
Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, les travailleurs sans papiers sont en effet protégés par la loi sur les normes de travail équitables (Fair Labor Standards Act - FLSA), qui est appliquée par le ministère du travail (Department of Labor - DOL). Il est intéressant de noter que le DOL applique également la loi sur la sécurité des revenus de retraite des employés (ERISA), qui ne traite pas du statut d'immigrant des employés. En d'autres termes, un individu est un employé couvert (protégé) par l'ERISA, qu'il ait des papiers ou non. Les employeurs doivent donc partir du principe qu'un participant à un plan - quel que soit son statut d'immigrant - a droit aux prestations acquises dans le cadre d'un plan de retraite.
Il est important de distinguer les travailleurs sans papiers de l'exclusion de l'éligibilité des "étrangers non résidents" qui figure dans de nombreux régimes de retraite. Les étrangers non résidents qui n'ont pas de revenus provenant des États-Unis sont souvent expressément exclus de la participation aux régimes de retraite. Selon l'Internal Revenue Service, un étranger est un individu qui n'est pas citoyen américain ou ressortissant américain. Un étranger non résident est un étranger qui n'a pas réussi le test de la carte verte ou le test de la présence substantielle. Étant donné que les travailleurs sans papiers ont des revenus d'origine américaine, l'exclusion prévue par le plan de retraite ne règle pas les problèmes qui peuvent se poser en ce qui concerne les travailleurs sans papiers.
Avec l'aide d'un conseiller, les employeurs peuvent examiner s'il est possible de modifier le plan afin d'exclure expressément les travailleurs sans papiers, c'est-à-dire les employés qui ne fournissent pas de documents attestant qu'ils sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis. En outre, l'amendement ne devrait pas violer par inadvertance les lois applicables en matière de discrimination dans l'emploi.
Distributions aux travailleurs sans papiers expulsés et licenciés
Si un participant sans papiers est expulsé ou absent du travail pendant une période prolongée sans préavis, l'employeur peut mettre fin à son emploi. Dans ce cas, comme tout autre participant, un participant sans papiers a le droit de recevoir des distributions de prestations acquises dans le cadre d'un régime de retraite au moment de la cessation d'emploi. La question est de savoir comment traiter la distribution lorsque les dossiers du formulaire I-9 de l'employeur comportent un numéro d'identification fiscale individuel (ITIN) ou un numéro de sécurité sociale (SSN) incorrect ou faux. Les employeurs - et en particulier les responsables de l'enregistrement des plans - ont besoin d'un ITIN ou d'un SSN correct pour déclarer correctement la distribution d'un plan de retraite sur le formulaire 1099-R. Il peut être difficile d'obtenir ces informations d'un participant sans papiers parce qu'il peut être en détention, vivre dans un autre endroit ou éviter intentionnellement tout contact. Dans ces circonstances, l'employeur doit les désigner comme "participants manquants ou perdus" et prendre des mesures conformes aux meilleures pratiques du DOL pour le traitement de ces participants (voir nos articles précédents sur les participants manquants à des régimes de retraite ici et ici).
N'oubliez pas que l'employeur doit tenir compte des directives du DOL, qu'il s'agisse d'un versement de faible montant, d'un transfert automatique vers un IRA ou d'une série de paiements échelonnés. Une fois que l'employeur a épuisé ses responsabilités en vertu des directives du DOL, il peut être en mesure de transférer certaines petites distributions (1 000 $ ou moins) à des fonds de biens non réclamés de l'État, comme décrit dans le récent Field Assistance Bulletin 2025-01.
Distributions aux personnes cherchant à aider les membres de leur famille expulsés
Les employés touchés par les mesures d'application des lois sur l'immigration peuvent être intéressés par l'accès à leurs comptes de retraite pour fournir une aide financière à leurs amis et à leur famille expulsés. Si l'employeur finance un plan 401(k), celui-ci peut autoriser des prêts ou des distributions en cours de service sans pénalité (si le participant a atteint l'âge de 59½ ans).
En outre, comme le permet SECURE 2.0, un plan 401(k) peut être modifié pour permettre aux employés de recevoir des distributions sans pénalités jusqu'à 1 000 dollars (ou des montants inférieurs qui laissent au moins 1 000 dollars d'avantages acquis sur le compte par la suite) s'ils certifient que le montant est destiné à une urgence personnelle ou familiale. Ces distributions d'urgence doivent être remboursées au régime dans les trois ans suivant leur réception pour rester exemptes de pénalités.
Mesures à prendre
- Évaluer les risques. En fonction des caractéristiques démographiques de la main-d'œuvre, de la proximité des activités d'application des lois sur l'immigration et d'autres facteurs connexes, évaluez la probabilité que les organismes d'application des lois sur l'immigration choisissent l'employeur pour un examen sur place ou pour l'expulsion des travailleurs. Si tel est le cas, il convient d'envisager de modifier le plan 401(k) afin de permettre des distributions d'urgence pour les personnes souhaitant apporter une aide financière aux membres de leur famille expulsés.
- Audit. Les professionnels des ressources humaines, de la paie et des avantages sociaux doivent collaborer pour déterminer si les travailleurs sans papiers sont actuellement éligibles aux prestations du plan de retraite (ou à tout autre avantage social offert par l'employeur). Déterminer s'il convient de faire appel à un service de vérification des antécédents pour contrôler les documents d'autorisation d'emploi du formulaire I-9.
- Examiner les meilleures pratiques du DOL en matière de participants disparus. Examiner et documenter les procédures et processus utilisés pour localiser les participants disparus, y compris ceux qui risquent d'être expulsés.
- Consulter l'administrateur du régime. Contactez l'agent chargé de la tenue des registres pour connaître les procédures mises en place pour traiter les distributions et les formulaires 1099-R en cas d'ITIN ou de SSN erronés (ou inexistants).
- Demander un conseil juridique. Demandez à un conseiller juridique s'il est possible de modifier le plan de retraite pour exclure expressément les travailleurs sans papiers.
