Le Michigan apporte des modifications importantes à la loi sur le temps de maladie gagné

Le jeudi 20 février 2025, en fin de journée, le corps législatif du Michigan a adopté des amendements à la loi sur le temps de maladie gagné (Earned Sick Time Act - ESTA) qui devait entrer en vigueur le lendemain sur décision de justice. Les amendements ont été signés par le gouverneur Gretchen Whitmer le vendredi 21 février 2025. Si le législateur et le gouverneur n'avaient pas agi, certaines dispositions très onéreuses de la loi seraient entrées en vigueur. Les amendements qui entrent en vigueur immédiatement mettent à jour la loi du Michigan sur les congés de maladie comme suit :

• Base d'accumulation. Le taux d'accumulation en vertu de l'ESTA modifié reste d'une (1) heure de congé de maladie pour 30 heures travaillées. Il n'y a pas de plafond pour l'accumulation, mais les employeurs peuvent limiter l'utilisation à 72 heures par an. Les amendements ont modifié les dispositions de la loi en matière de report afin de permettre aux employeurs de limiter le report à 72 heures pour les grands employeurs (plus de dix salariés). Pour les petits employeurs, la méthode de la comptabilité d'exercice a également été modifiée. Dans la version précédente de la loi, les petits employeurs auraient été tenus de fournir jusqu'à 40 heures de congés payés et 32 heures de congés non payés. Les amendements n'exigent plus 32 heures de congé non rémunéré. Les petits employeurs doivent toujours prévoir l'accumulation des congés de maladie au même taux (une (1) heure pour 30 heures travaillées), mais ils peuvent plafonner l'accumulation des congés de maladie à 40 heures de congés payés.
• Chargement frontal. Dans la version précédente de la loi, l'anticipation n'était pas envisagée et les directives de l'État indiquaient que, même si l'employeur anticipait les congés de maladie payés, il devait toujours se rapprocher du montant que le salarié aurait accumulé et devait reporter les congés de maladie non utilisés d'une année à l'autre. En vertu de la version modifiée actuellement en vigueur, un employeur peut choisir d'avancer 72 heures de congé de maladie au début de l'année de prestations. Dans ce cas, l'employeur pas ne sont pas tenues de reporter, de suivre l'accumulation ou de payer les congés de maladie à la fin de l'année. Les petites entreprises peuvent avancer 40 heures de congés de maladie.
  • Pour les salariés à temps partiel, les employeurs peuvent anticiper le nombre de congés de maladie que les salariés devraient accumuler selon la méthode d'une (1) heure de congé de maladie par tranche de 30 heures travaillées. Pour bénéficier de cette possibilité, l'employeur doit informer le salarié du nombre d'heures qu'il prévoit d'effectuer, et il doit lui accorder des heures supplémentaires si le nombre d'heures effectivement travaillées est supérieur aux prévisions.
• Période d'attente. Les employeurs qui accordent des congés de maladie sur la base d'une accumulation peuvent désormais exiger des nouveaux employés qu'ils attendent 120 jours avant de pouvoir utiliser leurs congés de maladie (au lieu de 90) ; quoi qu'il en soit, les employés doivent commencer à accumuler des congés de maladie dès leur premier jour d'emploi.
• Combinaison de congés de maladie avec une politique de PTO. Les amendements précisent que les congés de maladie peuvent être ajoutés à une politique de PTO à condition que la politique de PTO offre au moins le même nombre de congés que l'ESTA. Les amendements précisent que le temps de PTO peut être utilisé à des fins de congé de maladie ou à toute autre fin et que les employeurs ne sont pas tenus de fournir un congé de maladie supplémentaire si un employé utilise son PTO à d'autres fins.
• Taux de rémunération. L'ESTA modifiée stipule que les congés de maladie doivent être rémunérés au "salaire horaire normal ou au taux de base", sans toutefois être inférieurs au salaire minimum. La rémunération des heures supplémentaires, des jours fériés, des primes, des commissions, des compléments de salaire, des salaires à la pièce, des pourboires et des gratifications ne doit pas être incluse dans le salaire horaire normal ou le taux de base.
• Exigences en matière d'avis. Si la nécessité d'utiliser le congé de maladie est prévisible, l'employeur peut exiger un préavis de sept jours. Si le besoin de congé n'est pas prévisible, l'employeur peut demander à l'employé de le notifier de l'une ou l'autre des manières suivantes : (1) dès que possible ; ou (2) conformément à la politique de l'entreprise concernant l'utilisation des congés de maladie, à condition que (i) à la date d'embauche, ou à la date d'entrée en vigueur de la loi ou lorsque la politique prend effet, l'employeur fournisse la politique écrite aux employés ; et (ii) l'exigence de notification permette à l'employé de fournir une notification après qu'il ait eu connaissance de la nécessité d'utiliser le temps de maladie.
  • Un employeur ne peut pas refuser l'utilisation d'un congé pour non-respect de la politique de notification si l'employeur (1) n'a pas fourni de politique écrite ; ou (2) l'employeur a apporté des modifications à la politique et n'a pas notifié le changement de politique dans les cinq jours suivant le changement.
• Discipline. Les employeurs peuvent prendre des mesures disciplinaires à l'encontre des employés qui abusent de la politique en matière de congé de maladie ou qui ne respectent pas les dispositions relatives à la notification.
• Il n'existe pas de droit d'action privé pour les employés. À l'instar de la loi antérieure du Michigan sur les congés de maladie, en vigueur depuis 2018, toutes les plaintes doivent passer par le ministère du Travail et de l'Opportunité économique du Michigan. En outre, la présomption réfutable de violation de la loi, qui serait autrement entrée en vigueur le 21 février 2025, a également été supprimée par ces amendements.
• Conventions collectives. Si une convention collective est en vigueur et entre en conflit avec l'ESTA, la loi modifiée s'applique à compter de la date d'expiration indiquée dans la convention collective (nonobstant toute déclaration dans la convention indiquant qu'elle reste en vigueur jusqu'à une date ou un événement futur ou jusqu'à l'exécution d'une nouvelle convention collective). En d'autres termes, en cas de conflit, toute convention collective en vigueur s'applique - jusqu'à l'expiration du contrat, date à laquelle les dispositions de la loi modifiée sur les congés de maladie prendront effet.
• Incréments d'utilisation. Les modifications permettent à l'employeur de choisir soit (1) des tranches d'une heure, soit (2) la plus petite tranche qu'il utilise pour comptabiliser les absences ou les utilisations d'autres heures. La principale différence par rapport à la version précédente de l'ESTA réside dans le choix de l'employeur pour l'échelon et dans le fait qu'il s'agit de ce que "l'employeur" utilise pour les absences, alors que l'ESTA initial imposait d'utiliser le plus petit échelon d'une heure ou le plus petit échelon utilisé par le système de paie de l'employeur pour comptabiliser les absences.
• Notes du médecin. Comme dans le cas de l'ESTA initial, la documentation ne peut être demandée à un employé qu'après l'utilisation de plus de trois jours de maladie consécutifs. Toutefois, les amendements ont ajouté l'obligation pour l'employé de fournir les documents demandés dans un délai de 15 jours. L'obligation de payer les frais d'obtention d'un certificat médical est maintenue. 
• Avis aux employés. Les employeurs disposent de 30 jours pour informer par écrit chaque employé de leur politique en matière de congés de maladie et de cette nouvelle loi. Les petits employeurs ont jusqu'au 1er octobre 2025 pour mettre en œuvre les changements.
• Exemptions.
  • Les catégories de salariés suivantes n'ont pas droit aux congés de maladie : les employés du gouvernement américain ; tout salarié qui (1) fixe son propre horaire et (2) n'encourt aucune sanction s'il ne respecte pas un nombre d'heures minimum ; les stagiaires non rémunérés ; et les mineurs.

Ces changements marquent une rupture importante avec les exigences du Michigan en matière de congés de maladie, en vigueur depuis 2018, et avec la loi sur le temps de maladie gagné (Earned Sick Time Act), qui serait entrée en vigueur le vendredi 21 février 2025. Il est probable que les employés suivent également ces changements et posent des questions sur la manière dont les changements de politique affectent leur capacité à prendre des congés de maladie et du PTO en général. Les employeurs devraient revoir leurs politiques et s'assurer qu'elles sont conformes aux dispositions de la nouvelle loi.

* Une version précédente de cet article indiquait que les organismes à but non lucratif n'étaient pas soumis à la loi sur les congés de maladie et que la période d'attente de 120 jours pouvait être utilisée à la fois pour les politiques d'accumulation et pour les politiques de chargement initial. Depuis, l'État a précisé qu'il interprétait la loi comme couvrant les organisations à but non lucratif et que la période d'attente de 120 jours n'était autorisée que pour les politiques d'accumulation.