Les bases des avantages sociaux – En cas de décès d'un employé : guide de ressources pour les professionnels des ressources humaines et des avantages sociaux

En tant que membre du service des ressources humaines ou des avantages sociaux de votre entreprise, l'un des appels les plus difficiles que vous pouvez recevoir est celui d'un collègue ou d'un membre de la famille d'un employé vous informant du décès d'un employé. Cette situation exige que vous soyez au meilleur de votre forme : vous serez appelé à accompagner le personnel de votre entreprise dans le deuil d'un collègue et à aider votre service des ressources humaines et les membres de la famille en deuil à gérer les nombreuses questions relatives aux avantages sociaux et à l'indemnisation qui doivent être traitées en rapport avec l'employé décédé. Ce guide fournit une ressource de référence de haut niveau, sous forme de plan par plan, sur la manière d'aborder chaque type d'indemnisation ou d'avantage social lorsqu'un employé décède, et offre des conseils pratiques sur les questions d'avantages sociaux qui peuvent se poser lorsque vous gérez l'administration des indemnités et des avantages sociaux de votre entreprise pour un employé décédé.

Les informations fournies dans ce guide sont de nature générale et ne visent pas à traiter toutes les questions relatives aux avantages sociaux ou à la fiscalité qui peuvent se poser lors du décès d'un employé, ni toutes les nuances qui peuvent apparaître lorsqu'on examine la situation de l'employé décédé (ou celle de sa famille et de sa succession) ou les spécificités des régimes d'avantages sociaux de votre entreprise. En outre, les règles fiscales ou autres décrites dans le présent guide sont celles en vigueur à la date de publication du guide et ne laissent pas entendre que les règles décrites sont les seules règles (fiscales ou autres) qui peuvent s'appliquer et sont susceptibles d'être modifiées. Par conséquent, nous vous recommandons toujours de faire appel à votre conseiller juridique interne ou externe ou à d'autres conseillers fiscaux ou en matière d'avantages sociaux lorsque vous traitez des questions de rémunération et d'avantages sociaux liées au décès d'un employé.

This guide is part of Foley’s Employee Benefits & Executive Compensation Practice “Benefits Basics” resource series — please see our additional resource guides for important benefits considerations when an employee becomes disabled, is dismissed, or gets divorced.

Aperçu des lois pertinentes

Avant d'aborder les questions relatives à la gestion des régimes de rémunération et d'avantages sociaux de votre entreprise, il est important d'avoir une bonne compréhension du processus d'homologation, car, comme nous l'expliquons ci-dessous, ce qui se passe lors de l'homologation peut avoir une incidence sur les personnes qui ont droit à certaines prestations de décès. En outre, il est utile de comprendre comment la loi fédérale Employee Retirement Income Security Act (ERISA), qui régit la plupart des régimes de retraite et d'avantages sociaux, interagit avec les lois des États en matière de prestations de décès.

Aperçu de la succession

La « succession » est la procédure judiciaire par laquelle un tribunal nomme un exécuteur testamentaire (appelé « représentant personnel » dans certains États) chargé d'administrer la succession de l'employé décédé, valide le testament (s'il existe) ou décide qui hérite de la succession du défunt s'il n'y a pas de testament. Si le défunt avait rédigé un testament, ce document désignerait normalement une ou plusieurs personnes pour agir en tant qu'exécuteur testamentaire. Si l'employé décède sans testament, la loi de l'État fournit une liste des personnes éligibles pour remplir ce rôle.

Un tribunal désignera finalement une ou plusieurs personnes pour agir en tant qu'exécuteur testamentaire de la succession de l'employé décédé, en délivrant des « lettres d'administration », des « lettres de domicile » ou simplement des « lettres », qui confèrent à l'exécuteur testamentaire le pouvoir d'agir. (D'autres termes peuvent également s'appliquer à la forme du document utilisé pour cette désignation.)

Cependant, il existe deux cas où l'homologation peut ne pas être nécessaire pour déterminer qui a droit à la rémunération ou aux prestations impayées d'un employé décédé :

• Désignation des bénéficiaires. Si le salarié décédé a pris des dispositions pour que ses actifs soient transférés directement à un ou plusieurs bénéficiaires sans passer par le processus d'homologation, ces éléments ne sont pas pris en compte dans la succession soumise à homologation. Dans le contexte des avantages sociaux, cela se produit lorsqu'un employé a désigné des bénéficiaires pour un avantage social. Ainsi, si le régime de rémunération ou d'avantages sociaux de votre entreprise prévoit un processus de désignation de bénéficiaires qui a été utilisé par l'employé, il n'est généralement pas nécessaire d'attendre la procédure d'homologation pour distribuer les prestations de décès. C'est pourquoi il est important que les régimes de rémunération et d'avantages sociaux des employeurs autorisent (et encouragent l'utilisation) la désignation de bénéficiaires. Cela aide les employés (en particulier les cadres) dans leur processus de planification successorale et peut permettre aux prestations accumulées par l'employé d'être transférées directement à ses bénéficiaires sans les tracas et les retards liés à l'homologation.

• Affidavit pour petite succession. Si la valeur de la succession de l'employé décédé est inférieure au seuil fixé par la loi de l'État, les héritiers de l'employé peuvent alors utiliser un « affidavit pour petite succession ». Cela permet aux héritiers de recevoir les biens de l'employé sans avoir à passer par la procédure d'homologation (ou permet une homologation accélérée). En d'autres termes, si vous recevez une déclaration sous serment pour petite succession, tous les paiements dus à la succession du défunt sont versés directement aux héritiers mentionnés dans la déclaration sous serment.

Interaction entre l'ERISA et les lois des États

La section 514(a) de l'ERISA prévaut explicitement sur les lois étatiques qui « concernent » un régime d'avantages sociaux soumis à l'ERISA, à l'exception de certaines lois limitées en matière d'assurance, de banque et de valeurs mobilières. Les tribunaux ont interprété cette clause de prévalence comme signifiant que toute loi étatique qui fait directement référence à un régime d'avantages sociaux ou qui a une incidence indirecte sur un régime d'avantages sociaux n'est pas applicable à un régime d'avantages sociaux régi par l'ERISA. Par exemple, si un régime d'avantages sociaux ERISA stipule qu'une prestation de décès doit être versée au conjoint, mais que la loi de l'État stipule que la prestation de décès prévue par un régime d'avantages sociaux doit être versée à la succession, ce sont les conditions du régime qui prévaudront sur la loi de l'État. La Cour suprême des États-Unis a confirmé cette approche dans son avis rendu en 2001 dans l'affaire Egelhoff c. Egelhoff (l'ERISA prévaut sur une loi étatique qui révoque la désignation des bénéficiaires en cas de divorce). De même, dans son avis rendu en 2009 dans l'affaire Kennedy c. Plan Administrator for DuPont Savings & Investment Plan, la Cour suprême des États-Unis a estimé qu'un régime peut se fonder uniquement sur ses documents pour déterminer le bénéficiaire approprié d'une prestation de décès et peut ignorer les documents étrangers qui contredisent les dispositions du régime (tels qu'un jugement de divorce).

Qu'est-ce que cela signifie pour vous lorsque vous administrez des régimes d'avantages sociaux ?

• Dans le cas d'un régime ERISA, il suffit de consulter les conditions du régime (y compris les désignations de bénéficiaires, le cas échéant) pour déterminer qui a droit aux paiements ou aux prestations après le décès d'un employé.  
• Mais pour les régimes non ERISA, le résultat est moins clair. Dans ce cas, vous devrez vous référer à la législation applicable de l'État concerné pour déterminer dans quelle mesure vous pouvez respecter la désignation d'un bénéficiaire. Par exemple, de nombreux États prévoient qu'en cas de divorce, toute désignation d'un ex-conjoint comme bénéficiaire est automatiquement nulle, sauf disposition contraire du jugement de divorce. Pour les régimes ERISA, vous ignorez cette règle, car l'ERISA prévaut sur la législation de l'État et applique la désignation de bénéficiaire la plus récente. Pour les régimes non ERISA, cependant, si l'employé décédé avait désigné son conjoint comme bénéficiaire et qu'ils ont ensuite divorcé, vous devez généralement annuler cette désignation de bénéficiaire si la législation de l'État l'exige.

Mesures pratiques à prendre en cas de décès d'un employé

Qui vous devriez impliquer

Si vous recevez l'appel initial concernant le décès d'un employé de la part d'un membre de sa famille, il est impératif que vous contactiez rapidement les personnes suivantes au sein de votre organisation : le responsable des ressources humaines de l'unité commerciale de l'employé (qui devra à son tour contacter le responsable et les collègues du défunt), le service de la paie, l'équipe chargée de la gestion des actions (le cas échéant), l'équipe chargée de la rémunération (le cas échéant) et tous les membres concernés de l'équipe chargée des avantages sociaux. Vous devrez peut-être également informer votre service financier ou comptable si le salarié décédé dispose d'importantes sommes non acquises qui seront acquises ou devront être versées en raison de son décès. Chaque personne jouera un rôle important dans les semaines (et parfois les mois ou les années) à venir.

Après avoir examiné les régimes et les dispositions auxquels le défunt participait, vous devez également contacter les fournisseurs de régimes concernés ou les administrateurs tiers, le cas échéant, qui pourraient devoir prendre certaines mesures pour tenir compte du décès du participant.

Bien que cela ne fasse pas partie du sujet de ce guide, collaborez avec votre équipe RH (et la famille du défunt) afin de déterminer le format et le contenu appropriés de tout message destiné à l'ensemble de votre personnel, voire à vos clients ou autres fournisseurs, concernant le décès de l'employé.

Les informations dont vous avez besoin

Il y a trois documents que vous devez obtenir auprès de l'exécuteur testamentaire, de la famille ou des bénéficiaires du défunt avant d'entreprendre toute démarche relative à l'indemnisation et aux prestations :

• Une copie du certificat de décès. Non seulement cela prouvera le décès de l'employé, mais fournira également des informations importantes, telles que le fait que l'employé était marié ou non, et sera nécessaire pour traiter certaines prestations.

• Soit une copie des « lettres d'administration », ou simplement « lettres », délivrées par un tribunal des successions et désignant le ou les exécuteurs testamentaires, soit une copie d'une « déclaration sous serment pour petite succession » dûment remplie. Ce document vous permettra de savoir à qui vous devez vous adresser pour toute indemnisation ou prestation pour laquelle aucun bénéficiaire n'a été désigné dans le dossier.

• Un formulaire W-9 provenant de l'exécuteur testamentaire concernant la succession ou de chaque héritier figurant dans une déclaration sous serment relative à une petite succession, ainsi que de tout membre de la famille ou bénéficiaire ayant droit à des prestations ou à des paiements (comme décrit ci-dessous). Les informations figurant sur le formulaire W-9 fourniront à votre service de paie et aux administrateurs de votre régime d'avantages sociaux les informations dont ils ont besoin pour s'assurer que les paiements sont correctement déclarés à l'IRS et aux autorités fiscales de l'État.

Vous devrez également déterminer à quels régimes ou programmes d'avantages sociaux l'employé était affilié ou dans le cadre desquels il avait accumulé des avantages, et si l'employé avait conclu des accords individuels avec l'entreprise (tels que des attributions d'actions, des contrats de travail, des prêts aux employés, etc.) et vous assurer que vous disposez de copies de tous ces documents et, le cas échéant, de toute désignation de bénéficiaire effectuée par l'employé. Ces informations peuvent provenir des dossiers internes des ressources humaines ou des administrateurs ou fournisseurs tiers de régimes d'avantages sociaux. Vous devez également déterminer si le régime en question est régi par l'ERISA, car, comme indiqué ci-dessus dans la section « Aperçu de la législation applicable » et comme expliqué ci-dessous, pour les régimes non régis par l'ERISA, vous devrez peut-être examiner la législation de l'État pour déterminer à qui le paiement ou la prestation est dû.

Accords en espèces et en actions

Vue d'ensemble

Lorsqu'un employé décède, vous devez tenir compte de l'impact sur divers montants de rémunération ou avantages en actions. Tout d'abord, vous devez recenser toutes les rémunérations en espèces et en actions qui sont ou pourraient être dues au défunt. Il est presque certain qu'un dernier salaire sera dû. Prenez également en considération les éléments suivants :

• Le défunt avait-il des chèques de paie en circulation qui n'avaient pas encore été encaissés à la date de son décès ?
• Le défunt a-t-il accumulé des congés payés ou d'autres congés qui pourraient devoir être payés conformément à la législation applicable de l'État et aux politiques de l'entreprise en matière de congés payés ?
• Le défunt a-t-il des dépenses professionnelles qui ont été engagées ou soumises à l'entreprise, mais qui n'ont pas encore été remboursées ?
• Existe-t-il un programme de primes annuelles ou à long terme prévoyant un versement en cas de décès, et si oui, à quel moment ? (Les programmes de primes prévoient parfois un versement automatique à l'échéance en cas de décès, ou peuvent prévoir un versement à la fin de la période de performance en fonction du niveau de performance réel, soit au prorata, soit en totalité.)
• Y a-t-il des commissions à payer ?
• Existe-t-il un contrat de travail prévoyant des paiements en cas de décès ?
• Le défunt avait-il des attributions d'actions, comme des options sur actions ou des unités d'actions restreintes ?
• Y a-t-il un montant détenu dans un compte de régime d'achat d'actions des employés pour le défunt qui était destiné à être utilisé pour acheter des actions de l'employeur ?
• D'un autre côté, le défunt doit-il de l'argent à l'entreprise, par exemple dans le cadre d'un prêt personnel ? Et si oui, les conditions du prêt permettent-elles à l'entreprise de déduire le montant du prêt d'autres indemnités ?

Deuxièmement, après avoir identifié les accords, politiques et dispositions en vertu desquels une rémunération en espèces ou en actions peut être due, déterminez si l'accord, la politique ou la disposition est soumis à l'ERISA. En cas de doute, consultez vos conseillers juridiques ou autres conseillers en avantages sociaux à ce sujet.

• Si le régime est soumis à la loi ERISA, suivez les dispositions relatives au versement des prestations de décès prévues par le régime, le cas échéant. La loi ERISA prévalant sur la législation des États, vous êtes autorisé à effectuer le paiement conformément aux conditions du régime, y compris la désignation du bénéficiaire enregistrée pour un régime qui autorise la désignation de bénéficiaires.

• Si le programme n'est pas soumis à l'ERISA, vous devez vérifier s'il autorise la désignation d'un bénéficiaire (et, le cas échéant, si une désignation de bénéficiaire a été enregistrée) ou si les conditions du programme prévoient un bénéficiaire par défaut, tel que le conjoint. Si tel est le cas, vous devez vérifier les lois applicables de l'État concerné afin de vous assurer que la désignation du bénéficiaire ou la disposition par défaut peuvent être respectées. Comme indiqué dans la section « Interaction entre l'ERISA et les lois de l'État » ci-dessus, certaines lois de l'État peuvent prévaloir sur la désignation de bénéficiaire ou les conditions du programme et vous obliger à effectuer le paiement conformément à la loi, et non comme indiqué dans vos documents.

Si le programme ne mentionne pas les bénéficiaires, vérifiez si l'État dans lequel l'employé travaillait dispose d'une loi sur le paiement des salaires qui dicte à qui les éléments de rémunération énumérés ci-dessus doivent être versés. S'il n'existe aucune loi en la matière, l'exécuteur testamentaire de la succession de l'employé ou les héritiers mentionnés dans une déclaration sous serment relative à une petite succession, selon le cas, ont droit aux paiements ou à l'équité.

Mode de paiement et imposition

Toute indemnité versée à l'exécuteur testamentaire d'une succession doit être libellée à l'ordre de « [Nom de l'exécuteur testamentaire], exécuteur testamentaire, succession de [Nom de l'employé] » ou simplement à l'ordre de « Succession de [Nom de l'employé] » ou toute autre variante similaire. Toute indemnité versée aux héritiers du défunt en vertu d'une déclaration sous serment relative à une petite succession doit être répartie entre les héritiers désignés et versée directement à chacun d'entre eux.

Pour les salaires versés à la succession, aux héritiers ou aux bénéficiaires au cours de l'année du décès de l'employé, vous devez retenir les cotisations FICA (cotisations de sécurité sociale et d'assurance maladie) et FUTA (cotisations fédérales d'assurance chômage) sur le paiement et déclarer le montant uniquement comme salaire sur le formulaire W-2 de l'employé décédé, case 3 (salaires soumis à la sécurité sociale) et case 5 (salaires soumis à l'assurance maladie) émis pour l'année du décès. Les cotisations FICA et FUTA retenues sont déclarées respectivement dans les cases 4 et 6. Cependant, vous ne déclarez pas les paiements dans la case 1 du formulaire W-2 et vous ne retenez pas les impôts fédéraux sur le revenu habituels. Si vous effectuez les paiements après l'année du décès, ceux-ci ne sont pas déclarés sur le formulaire W-2 et vous ne retenez aucun impôt.

Que le paiement soit effectué l'année du décès ou après, vous devez également déclarer les paiements versés à la succession, aux héritiers ou aux bénéficiaires sur le formulaire 1099-MISC, dans la case 3. En général, aucune retenue d'impôt fédéral sur le revenu n'est requise, mais des règles de retenue de secours peuvent s'appliquer à ces paiements si le bénéficiaire ne vous fournit pas son numéro d'identification fiscale ou son numéro de sécurité sociale pour le traitement des paiements.

Vous devez toujours travailler en étroite collaboration avec votre service de paie et les équipes fiscales concernées afin de déterminer les retenues fiscales et les déclarations appropriées pour tout paiement lié à la rémunération ou aux accords d'actionnariat d'un employé décédé.

Questions particulières relatives aux attributions d'actions

Acquisition et transfert des attributions d'actions. Pour tous les types d'attributions d'actions, vous devrez déterminer ce qu'il advient des attributions non acquises au décès de l'employé, par exemple, l'attribution est-elle perdue, l'acquisition est-elle accélérée ou l'acquisition se poursuit-elle après le décès ? La manière de traiter les attributions d'actions après le décès de l'employé sera abordée soit dans le document du plan d'actionnariat, soit dans l'accord d'attribution remis à l'employé au moment de l'octroi. Parfois, le contrat de travail peut également décrire ce qu'il advient des attributions d'actions en cas de décès.

Si l'employé dispose d'options sur actions en cours, vous devez également déterminer la période d'exercice post-décès pour ces options. Là encore, ces informations devraient figurer dans le document relatif au plan d'actionnariat, dans l'accord individuel d'attribution ou éventuellement dans le contrat de travail. Informez le bénéficiaire, la succession ou les héritiers du défunt, selon le cas, du délai dont ils disposent pour exercer l'attribution après le décès du défunt, conformément aux conditions du plan ou de l'accord d'attribution, et fournissez-leur des informations sur la manière d'exercer ces attributions. En outre, informez le tiers administrateur de votre plan d'actionnariat (le cas échéant) du décès du défunt et précisez les mesures qu'il doit prendre concernant les attributions de cet employé.

Traitement fiscal des attributions d'actions. À l'instar des autres types de rémunération évoqués ci-dessus, aucune retenue d'impôt sur le revenu n'est requise pour les transactions d'attribution d'actions effectuées après le décès du défunt. En revanche, tout revenu de rémunération reconnu pour cette transaction doit être déclaré sur le formulaire 1099-MISC délivré au bénéficiaire, à la succession ou aux héritiers de l'employé.

Les implications fiscales FICA et FUTA pour les attributions d'actions lors du décès d'un employé sont plus complexes :

• La retenue d'impôt FICA et FUTA s'applique (et doit être déclarée sur le formulaire W-2 final de l'employé) pour toute prime qui (1) a été acquise avant le décès du défunt (et non les primes acquises en raison du décès du défunt) et (2) a été exercée/réglée avant la fin de l'année civile du décès du défunt.

• La retenue d'impôt FICA et FUTA ne s'applique toutefois pas (1) aux attributions (ou à toute partie d'une attribution) dont l'acquisition est accélérée au décès du défunt, quelle que soit la date d'exercice/de règlement, et (2) aux attributions exercées ou réglées après l'année civile au cours de laquelle le décès du défunt est survenu.

Régimes d'avantages sociaux des employés

Plans de retraite agréés

401(k) et autres types de plans de retraite à cotisations définies. Les plans 401(k) sont les prestations de retraite les plus couramment offertes aux employés par leur employeur. Si un employé décède alors qu'il dispose d'un solde sur un compte 401(k), la première question est de déterminer si l'employé décédé avait acquis ses droits à la prestation au moment de son décès et, dans le cas contraire, si le régime prévoit l'acquisition complète des droits au moment du décès pendant la période d'emploi (ce qui est presque toujours le cas). Vérifiez également les conditions du régime pour voir si une cotisation de l'employeur (cotisation de contrepartie, participation aux bénéfices ou autre cotisation non facultative) est due à l'employé pour l'année du décès. Si certains régimes exigent qu'un employé soit normalement en service au 31 décembre ou ait accompli 1 000 heures de service au cours de l'année pour bénéficier d'une cotisation de l'employeur, ces exigences sont souvent levées si l'employé décède alors qu'il est en service. Vous devrez examiner le document du régime 401(k) et le résumé descriptif du régime afin de déterminer les règles qui s'appliquent au compte 401(k) de l'employé. Vous devez également toujours travailler avec le responsable du registre du régime afin d'examiner les informations relatives au compte du défunt et de vous assurer que les calculs d'acquisition des droits appropriés sont appliqués au compte.

S'il existe un compte acquis et si le participant est marié au moment de son décès, les lois régissant les régimes de retraite à cotisations définies exigent que le conjoint du participant soit automatiquement le bénéficiaire du compte, à moins que ce conjoint n'ait renoncé à son droit d'être le bénéficiaire. Un conjoint renonce à son droit d'être le bénéficiaire si le participant a correctement rempli un formulaire de désignation de bénéficiaire désignant une ou plusieurs autres personnes comme bénéficiaires, si le conjoint a signé ce formulaire et si la signature du conjoint a été certifiée par un notaire ou un représentant du régime. Dans ce cas, le compte acquis appartient au bénéficiaire désigné, et non au conjoint.

Si le participant n'est pas marié et qu'aucun bénéficiaire n'est désigné dans le dossier, les conditions du régime détermineront qui sera considéré comme le bénéficiaire. Les régimes énumèrent souvent les membres de la famille dans un certain ordre, par exemple les enfants, puis les parents, puis les frères et sœurs, etc. En fin de compte, un régime indiquera presque toujours que le dernier bénéficiaire, s'il n'y en a pas d'autres, sera la succession de l'employé.

Une fois que vous avez déterminé qui est le bénéficiaire légitime du solde du compte du régime, informez la personne concernée (ou l'exécuteur testamentaire, s'il s'agit d'une succession) qu'elle a droit à la prestation et remettez-lui une copie du résumé descriptif du régime afin qu'elle comprenne quand et comment elle peut demander le versement des prestations.

En général, les plans 401(k) permettent au bénéficiaire de conserver le compte 401(k) dans le plan, de transférer le compte (y compris directement pour éviter toute retenue à la source) vers un autre plan d'employeur qualifié ou un compte de retraite individuel (IRA), ou de recevoir une distribution sous forme de somme forfaitaire. Certains plans à cotisations définies offrent également des distributions sous forme de versements échelonnés ou de rente. Un conjoint bénéficiaire dispose des mêmes options de transfert que celles dont aurait bénéficié l'employé, c'est-à-dire recevoir une distribution ou transférer la distribution vers un IRA ou un plan agréé de l'employeur auquel le conjoint participe. Un bénéficiaire autre que le conjoint peut également choisir un transfert, mais uniquement vers un IRA. Voir ci-dessous l'« avertissement » concernant le fait que les paiements versés à une succession ne sont pas éligibles au transfert.

En vertu des règles du Code des impôts américain régissant les distributions minimales obligatoires, si le bénéficiaire ne commence pas à recevoir les distributions sur une période ne dépassant pas son espérance de vie avant le 31 décembre de l'année suivant le décès du participant (ou, pour un conjoint bénéficiaire, avant le 31 décembre de l'année au cours de laquelle le participant aurait atteint l'âge minimum requis pour recevoir les distributions), alors la totalité du compte doit généralement être versée au bénéficiaire avant le 31 décembre de l'année du^10e anniversaire du décès du participant. Des règles différentes s'appliquent s'il n'y a pas de bénéficiaire, par exemple si le paiement est dû à la succession ; dans ce cas, la distribution doit être effectuée dans les 5 années civiles suivant l'année du décès de l'employé. Il est important de noter que même si un régime ne peut verser les prestations après ces dates, les conditions du régime peuvent exiger que les paiements soient effectués plus tôt, et il existe d'autres nuances dans les règles de distribution minimale requise qui peuvent s'appliquer en fonction de la situation particulière de l'employé et du bénéficiaire. Vous devez vérifier les conditions du régime et consulter le responsable du registre du régime pour déterminer quand les prestations doivent être versées à un bénéficiaire ou à la succession de l'employé.

Régimes de retraite. Même si les régimes de retraite sont de moins en moins courants au fil des ans, de nombreux employeurs continuent de les offrir, bien que les prestations prévues par ces régimes aient presque toutes été gelées à l'heure actuelle. L'analyse qui suit part du principe que l'employé n'avait pas encore commencé à percevoir ses prestations de retraite au moment de son décès ; si tel était le cas, le versement d'une prestation de décès dépendrait du mode de paiement choisi par l'employé au moment où il a commencé à percevoir ses prestations (par exemple, une rente réversible, une rente à terme certain, etc. Comme la plupart des régimes de retraite ne permettent pas aux employés de commencer à toucher leurs prestations pendant qu'ils sont en poste (en grande partie parce que la loi ne le permet généralement pas), le reste de cette section suppose que l'employé n'avait pas commencé à toucher ses prestations de retraite au moment de son décès.

La première question à examiner est de savoir si le salarié décédé avait acquis ses droits à prestations au moment de son décès et, dans le cas contraire, si le régime prévoit l'acquisition intégrale des droits au décès. Si le défunt avait acquis des droits à prestations au titre du régime, la loi exige que le régime de retraite verse une prestation de décès au conjoint du participant. Ce type de prestation de décès au conjoint est appelé « rente de survivant avant la retraite admissible » ou « QPSA ».  Il existe deux cas dans lesquels une QPSA peut ne pas être payable, même si le participant est marié au moment de son décès : (i) souvent, un régime exigera que le participant et son conjoint aient été mariés pendant la période d'un an précédant le décès pour que le conjoint ait droit à la prestation, et (ii) bien que cela soit rare, un régime peut avoir permis au participant de renoncer à la QPSA afin d'éviter qu'une déduction ne soit appliquée à sa prestation pour « payer » la protection QPSA. Vous devrez examiner les documents du régime et vous coordonner avec le responsable de la tenue des registres du régime afin de déterminer quelle sera l'issue dans cette situation et si une prestation QPSA est due au conjoint.

Dans le cadre d'un régime de retraite classique, aucune prestation de décès n'est versée si le défunt n'était pas marié (ou n'était pas marié depuis au moins un an), mais ce n'est pas toujours le cas. Certains régimes de retraite qui décrivent leurs prestations comme un solde de compte hypothétique ou une somme forfaitaire, tels que les régimes à solde de trésorerie ou à équité de retraite, peuvent prévoir que la totalité de la prestation forfaitaire prévue par le régime soit versée au conjoint survivant, au bénéficiaire désigné par le participant ou, à défaut, à la succession. Si le participant a désigné un bénéficiaire et était marié au moment de son décès, la désignation du bénéficiaire est nulle si le conjoint n'a pas consenti à la désignation du bénéficiaire, comme mentionné ci-dessus dans la section « 401(k) et autres types de régimes à cotisations définies ». Si la désignation du bénéficiaire est nulle, le conjoint a généralement droit à toute prestation de décès.

Le paiement au conjoint, au bénéficiaire ou à la succession sera effectué au moment et sous la forme décrits dans le document du régime. Une fois que vous avez déterminé qui est le bénéficiaire légitime de la prestation de décès, informez la personne (ou l'exécuteur testamentaire, s'il s'agit de la succession) qu'elle a droit à la prestation et remettez-lui une copie du résumé du régime afin qu'elle comprenne quand et comment elle peut demander le versement des prestations.

Plans de prévoyance sociale

Assurance vie. Comme indiqué ci-dessus, vous aurez besoin d'une copie du certificat de décès. Cela est évidemment essentiel pour la gestion de toute prestation d'assurance vie. La compagnie d'assurance vie (ou l'administrateur tiers, si elle est autofinancée) doit être informée du décès de l'employé et recevoir une copie du certificat de décès. Vérifiez si un bénéficiaire a été désigné pour la prestation d'assurance vie et communiquez cette information à la compagnie d'assurance vie si celle-ci ne dispose pas déjà de cette information. Envisagez également de vérifier que l'assureur traite correctement la demande d'indemnisation et verse sans problème la prestation d'assurance-vie au bénéficiaire. Si l'assureur refuse une demande d'indemnisation, vous pourriez être surpris par une action en justice intentée par un bénéficiaire présumé contre le régime et l'entreprise, alléguant que la prestation d'assurance-vie a été refusée à tort ou qu'elle a été versée à la mauvaise personne. Bien qu'il puisse incomber à l'assureur de verser les prestations d'assurance-vie, un employeur peut être impliqué dans ce type de litige en tant que promoteur du régime ERISA et une responsabilité potentielle pourrait exister, par exemple, s'il était établi que le promoteur a manqué à ses obligations fiduciaires en matière de communication avec les participants ou d'inscription au régime d'assurance-vie.

De plus, si l'entreprise offre des prestations facultatives d'assurance vie pour les personnes à charge, vérifiez si l'employé décédé avait souscrit une assurance vie pour ses personnes à charge et collaborez avec celles-ci et l'assureur afin de déterminer si elles souhaitent convertir (ou « transférer ») la police en une police individuelle.  

Régimes d'assurance maladie collectifs traditionnels. Pour vos régimes d'assurance maladie collectifs traditionnels, tels que les régimes médicaux, dentaires et ophtalmologiques, vous devrez informer les assureurs et/ou les administrateurs tiers du décès de l'employé et déterminer la date à laquelle la couverture prendra fin pour les personnes à charge inscrites (par exemple, à la date du décès, le dernier jour du mois au cours duquel le décès est survenu ou le dernier jour de la période de paie au cours de laquelle le décès est survenu).

Si l'entreprise est soumise aux règles fédérales COBRA (en général, les employeurs comptant au moins 20 employés sont soumis à COBRA), vous devez informer l'administrateur COBRA du décès de l'employé dans les 30 jours suivant la date du décès, puis l'administrateur COBRA dispose de 14 jours pour envoyer le dossier de choix COBRA aux personnes à charge inscrites. Si vous gérez COBRA en interne, vous disposez alors d'un total de 44 jours pour envoyer le dossier d'adhésion à COBRA. Rappelons que la période de couverture maximale COBRA est de 36 mois (au lieu des 18 mois standard) lorsque le décès de l'employé est l'événement déclencheur du droit pour une personne à charge de souscrire à la couverture COBRA.

Étant donné qu'un employeur peut facturer jusqu'à 102 % du montant total de la prime (parties patronale et salariale) à toute personne qui souscrit à la couverture COBRA, le conjoint survivant et les personnes à charge peuvent souhaiter examiner s'il existe d'autres couvertures plus abordables. Par exemple, une personne à charge peut être éligible à une couverture santé collective par l'intermédiaire de son propre employeur à un tarif moins élevé. La personne à charge devrait avoir le droit de souscrire au régime de santé de son propre employeur dans les 30 jours suivant la perte de la couverture de votre régime, en vertu d'un droit d'inscription spécial HIPAA, mais ce droit spécial de souscription en cours d'année est généralement supprimé si COBRA est choisi. Les personnes à charge peuvent également envisager de souscrire à une police d'assurance maladie individuelle proposée par le marché public. En outre, vous devrez examiner tout contrat de travail conclu avec l'employé décédé afin de confirmer si l'entreprise a accepté de payer tout ou partie des primes COBRA d'une personne à charge éligible en cas de décès de l'employé.

Si vous êtes un petit employeur non soumis aux règles fédérales COBRA, il peut néanmoins exister des exigences similaires en vertu d'une loi « mini COBRA » de l'État dont vous devez avoir connaissance. Vous ne devez pas supposer que l'assureur gérera les dispositions mini COBRA de votre police d'assurance ; souvent, les polices d'assurance imposent certaines obligations administratives à l'employeur, telles que des obligations de notification liées aux exigences mini COBRA.

Comptes de dépenses flexibles (FSA). Si le défunt participait à un FSA santé ou à un FSA pour la garde d'enfants au moment de son décès, vous devez déterminer rapidement quand la participation au FSA prend fin, conformément aux conditions du document du régime. Souvent, le document du régime indique que la participation prend fin à la date du décès. Cependant, l'exécuteur testamentaire doit toujours être autorisé à présenter des demandes de remboursement pour les dépenses admissibles engagées au cours de l'année du régime jusqu'à la date du décès. Rappelons que la plupart des régimes FSA prévoient un délai pour le dépôt des demandes de remboursement, appelé « période d'expiration ». L'exécuteur testamentaire doit être informé de la période d'expiration et disposer de suffisamment de temps pour soumettre les demandes au nom du défunt avant la fin de cette période. Les montants non utilisés pour rembourser les dépenses admissibles seront perdus en vertu de la règle « use it-or-lose it » (utilisez-le ou perdez-le) qui s'applique aux FSA (à moins que COBRA ne soit choisi, comme indiqué ci-dessous).

Pour un compte d'épargne santé (FSA), la couverture COBRA doit être offerte aux personnes à charge admissibles dans certaines circonstances. La plupart des comptes d'épargne santé (FSA) sont admissibles à une obligation COBRA limitée, qui permet à un employeur d'offrir la couverture COBRA aux personnes à charge du défunt uniquement lorsque le compte du défunt est sous-utilisé (ce qui signifie que le montant versé au compte d'épargne santé (FSA) à la date du décès est supérieur au montant remboursé), et généralement uniquement pour le reste de l'année du régime. Le choix de COBRA permettrait aux personnes à charge d'être remboursées pour leurs propres frais médicaux engagés après le décès du participant jusqu'à la fin de l'année du régime.

Comptes d'épargne santé (HSA). Si vous parrainez un régime d'assurance maladie à franchise élevée (« HDHP ») et que vous mandatez (et rémunérez) un dépositaire HSA spécifique pour créer des comptes individuels pour vos employés (ce qui implique souvent d'autoriser les cotisations des employés via des retenues sur salaire), réfléchissez à ce qu'il convient de faire avec le compte HSA individuel du défunt. Même si la plupart des HSA ne sont pas soumis à l'ERISA et qu'un employeur a généralement des responsabilités limitées en matière de HSA par rapport à d'autres régimes d'avantages sociaux, il est tout de même judicieux de soulever la question auprès des personnes à charge survivantes afin de déterminer l'impact du décès de la personne sur ce compte. Contrairement aux FSA santé, les fonds HSA restent la propriété du titulaire du compte HSA – les HSA ne sont pas soumis à la règle « use it or lose it » (utilisez-les ou perdez-les).

Lorsqu'un titulaire de compte HSA décède, les fonds restants sont transférés à la personne désignée comme bénéficiaire du compte HSA. En l'absence d'une telle désignation, les conditions du contrat de dépôt du compte HSA s'appliquent. Si le conjoint survivant est désigné comme bénéficiaire, le compte sera considéré comme le compte HSA du conjoint après le décès de l'employé. Le conjoint conserve le compte HSA à son nom et continue d'avoir accès aux fonds du compte HSA avant imposition. Si une personne autre que le conjoint est désignée comme bénéficiaire (par exemple, un enfant adulte), le compte cesse de bénéficier des avantages fiscaux d'un HSA et la juste valeur marchande du compte devient imposable pour le bénéficiaire. Le montant imposable sera réduit de toute distribution effectuée après le décès pour rembourser les frais médicaux admissibles engagés par le titulaire du compte avant son décès. Les demandes de remboursement peuvent être soumises jusqu'à un an après le décès.

Régimes de rémunération différée non admissibles

Comme pour les régimes de retraite et les plans 401(k), la première question à se poser est de savoir si le défunt avait acquis l'intégralité de ses droits à prestations ou de son compte au moment de son décès et, dans le cas contraire, si le régime prévoit l'acquisition intégrale des droits au décès. Si une partie du solde du compte ou des prestations n'est pas acquise, elle doit être perdue conformément aux conditions du régime. En supposant qu'il existe un solde acquis, vous devrez vérifier si le régime autorise la désignation de bénéficiaires et, dans l'affirmative, si le défunt a désigné un bénéficiaire. S'il y a une désignation de bénéficiaire, le paiement doit être versé à cette personne. S'il n'y a pas de désignation de bénéficiaire, le paiement doit être effectué conformément aux règles du régime en matière de paiements au décès. La plupart des régimes prévoient que le paiement soit versé à la succession du défunt en l'absence de désignation de bénéficiaire. Le paiement au bénéficiaire ou à la succession de la personne doit être effectué au moment et sous la forme choisis par le défunt et/ou prévus dans le document du régime.

Si vous avez recours à un administrateur tiers pour le régime, contactez-le dès que possible pour l'informer du décès de l'employé et lui indiquer les mesures à prendre concernant le compte ou les prestations du défunt dans le cadre du régime (par exemple, la perte des soldes ou le début des versements).

Autres questions particulières à prendre en considération

Obligations d'information des sociétés cotées en bourse concernant leurs dirigeants

Aucune obligation de remplir le formulaire 8-K. En règle générale , le licenciement d'un dirigeant d'une société cotée en bourse entraîne l'obligation de déposer un rapport actuel sur le formulaire 8-K auprès de la Securities and Exchange Commission (« SEC »). Cependant, la SEC a publié des directives stipulant qu'une société n'est pas tenue de publier un rapport actuel sur le formulaire 8-K pour signaler le décès d'un de ses dirigeants.

Déclaration sur formulaire 4. Le décès d'un dirigeant ne donne pas lieu à une déclaration sur formulaire 4, pas plus que toute transaction relative aux actions de la société initiée après le décès du dirigeant (telle que l'exercice d'une option par le bénéficiaire du dirigeant). Toutefois, si le dirigeant décédé a initié avant son décès une transaction qui n'avait pas encore été déclarée sur un formulaire 4 ou 5 (par exemple, si le défunt a vendu des actions la veille de son décès), il est alors obligatoire de déclarer en temps utile les transactions qui ont eu lieu avant le décès du dirigeant. Les rapports du dirigeant décédé peuvent être signés et déposés auprès de la SEC par l'exécuteur testamentaire de la succession de l'initié ou par l'émetteur ou un employé de l'émetteur. Quelle que soit la personne qui signe et exécute le rapport, le dirigeant décédé doit être désigné comme la personne déclarante dans la case 1 du rapport, et la personne qui exécute le rapport au nom de l'employé décédé doit signer le rapport en son propre nom, en indiquant la qualité en laquelle elle signe.

Statuts des tueurs

La plupart des États, sinon tous, ont adopté des lois dites « slayer statutes », qui interdisent essentiellement aux meurtriers de tirer profit de leurs crimes. Si vous êtes confronté à une situation où le bénéficiaire d'une personne décédée est également son meurtrier, vous pouvez vous demander quoi faire : verser la prestation au bénéficiaire conformément aux conditions du régime ou respecter la loi de l'État ? Pour les régimes non ERISA, vous pouvez respecter la loi de l'État. Pour les plans ERISA, cependant, la situation n'est pas aussi claire. Bien qu'il y ait eu divers cas impliquant le droit aux prestations à la lumière des « lois sur les meurtriers », la Cour d'appel des États-Unis pour le septième circuit est devenue la première cour d'appel à décider si l'ERISA prévaut sur une loi sur les meurtriers dans l'affaire Laborers' Pension Fund v. Miscevic. Quelle a été leur conclusion ? L'ERISA ne prévaut pas sur la loi sur les meurtriers d'un État et, par conséquent, la loi a empêché le meurtrier d'être le bénéficiaire des prestations de retraite ERISA du défunt. En dehors du septième circuit, une certaine ambiguïté subsiste. Dans une affaire plus récente, la Cour d'appel des États-Unis pour le sixième circuit a choisi de ne pas se prononcer sur l'application de la prééminence de l'ERISA à une « loi sur les meurtriers » du Tennessee, mais s'est plutôt appuyée sur la common law fédérale pour conclure qu'une personne ayant assassiné un défunt ne pouvait pas percevoir le produit de l'assurance-vie en tant que bénéficiaire de la police d'assurance-vie du défunt. Compte tenu de cette ambiguïté, une façon de la gérer consiste à inscrire cette exception directement dans le document du régime ERISA, de sorte que, le moment venu, vous puissiez suivre les règles de votre régime en matière de bénéficiaires. Mais, en l'absence d'une telle mention, vous devriez consulter un conseiller juridique ou, à défaut, demander à un juge de décider qui devrait être le bénéficiaire.