Le nouveau paysage de l'application de la loi dans le cadre des décrets de l'administration Trump

Les décrets du président Trump, signés le 20 janvier 2025, ont considérablement modifié le paysage de l'application des lois sur l'immigration. Les principaux changements sont les suivants :

• Déclarer une urgence nationale à la frontière sud
• Élargir les priorités en matière d'application de la loi pour inclure des catégories plus larges d'immigrés expulsables
• Renforcer la présence des services de l'immigration et des douanes (ICE) pour accroître les opérations de contrôle sur les lieux de travail
• Révoquer le financement fédéral des juridictions qui ne respectent pas les lois fédérales sur l'immigration

Ces mesures signalent un regain d'intérêt pour l'application de la loi sur les lieux de travail, avec une augmentation des audits, des descentes et des sanctions plus strictes pour les violations de l'I-9. Les employeurs doivent se préparer à des visites inopinées qui pourraient perturber les opérations et potentiellement conduire à des détentions d'employés à la lumière des récents décrets de l'administration Trump sur l'application des lois sur l'immigration, l'ICE et l'unité de détection des fraudes et de sécurité nationale (FDNS) des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS). Le guide suivant présente les étapes critiques que les employeurs doivent suivre pour assurer la conformité I-9, la conformité E-Verify et se préparer à d'éventuelles visites sur site.

Guide de conformité I-9

La pierre angulaire de la conformité des employeurs en matière d'immigration est le remplissage et la mise à jour des formulaires I-9. Voici les étapes essentielles pour assurer la conformité I-9 :

1. Achèvement dans les délais

• Veiller à ce que la section 1 soit remplie par le salarié au plus tard le premier jour d'emploi.
• Remplir la section 2 dans les trois jours ouvrables suivant la date d'entrée en service du salarié.

2. Vérification des documents

• Examiner physiquement les documents présentés par les employés afin d'établir leur identité et leur autorisation de travail.
• Pour les participants à E-Verify, assurez-vous que les documents de la liste B contiennent une photographie.

3. Tenue de registres

• Conserver les formulaires I-9 pour tous les employés actuels et pour les employés licenciés, comme l'exige la loi.
• Conservez les formulaires I-9 en lieu sûr, séparément des autres dossiers du personnel.

4. Audits réguliers

• Effectuer des audits internes des formulaires I-9 afin d'identifier et de corriger les erreurs.
• Envisagez d'utiliser des systèmes électroniques I-9 pour rationaliser la conformité et réduire les erreurs.

5. Formation

• Fournir une formation complète au personnel des ressources humaines sur les exigences de conformité de l'I-9.
• Veiller à ce que le personnel comprenne comment remplir, stocker et conserver les formulaires.

Guide de conformité E-Verify

Pour se préparer à une éventuelle visite du site E-Verify, les employeurs doivent prendre les mesures de conformité suivantes :

1. Tenue de compte

• S'assurer qu'au moins un administrateur de programme est inscrit sur le compte E-Verify.
• Maintenir le profil de l'entreprise à jour.
• Vérifier que tous les utilisateurs ont suivi les tutoriels requis, y compris les formations de remise à niveau.

2. Documentation et archivage

• Maintenir un stockage organisé et sécurisé de tous les formulaires I-9 et des dossiers E-Verify.
• Soyez prêt à présenter toutes les informations initialement soumises avec les demandes E-Verify.
• S'assurer que les documents d'identité de la liste B comportent une photo.

3. Corriger les enregistrements, si nécessaire

• Selon le manuel de l'utilisateur E-Verify, si un employeur découvre que, par inadvertance, il n'a pas créé de dossier avant le troisième jour ouvrable, il doit se mettre immédiatement en conformité en créant un dossier pour l'employé. Toutefois, cela s'applique aux personnes récemment embauchées, et non aux employés de longue date. 
• Le manuel d'utilisation d'E-Verify ajoute : "Ne créez pas de dossier pour un employé dont le premier jour d'emploi est antérieur à la date d'entrée en vigueur du protocole d'accord de l'employeur"[1]. Ainsi, pour les employés qui travaillent dans l'entreprise depuis un certain temps, il n'est généralement pas recommandé de soumettre un dossier E-Verify longtemps après leur date d'entrée en fonction.

4. Notifications sur le lieu de travail

• Afficher clairement l'avis de participation à E-Verify et les affiches sur le droit au travail en anglais et en espagnol.
• Envisagez d'afficher les posters sous forme numérique, en ligne, ou d'en fournir des copies avec les demandes d'emploi.

5. Formation et préparation

• Veiller à ce que tout le personnel impliqué dans la vérification de l'I-9 soit bien formé et à jour dans les procédures.
• Mener des audits internes réguliers afin d'identifier et de corriger tout problème de conformité.
• Envisagez de confier à un avocat la réalisation d'un audit externe afin de préserver les privilèges.

Préparation des visites de sites

Avec la possibilité accrue de visites de l'ICE ou du FDNS, les employeurs doivent prendre des mesures proactives pour se préparer :

1. Élaborer un protocole de réponse écrit - créer un plan complet qui décrit :

• Des points de contact désignés pour gérer les visites de sites ;
• Étapes de vérification de l'identité et de l'autorité des agents en visite ;
• les procédures de notification au conseiller juridique et à la direction ; et
• Lignes directrices pour les interactions entre les employés et les agents.

2. Désigner et former le personnel clé

• Nommer des personnes de contact principales et secondaires qui connaissent les règles en matière d'immigration.
• Veillez à ce que ces représentants soient prêts à accueillir les inspecteurs et à faciliter la visite.
• Former les employés de première ligne à la manière de réagir à l'arrivée d'un agent.

3. Connaître ses droits et ses limites

• Comprendre la différence entre les mandats administratifs et judiciaires.
• Sachez que les agents de l'ICE ne peuvent pas pénétrer dans des lieux privés sans un mandat judiciaire valide ou un consentement.
• Marquez et désignez clairement les zones privées sur votre lieu de travail.

4. Préparer la documentation

• Maintenir des dossiers I-9 organisés et facilement accessibles.
• Gardez à portée de main des copies des demandes de visa, des demandes de conditions de travail et d'autres documents d'immigration pertinents pour les employés étrangers.
• Envisagez de créer un "classeur de conformité" contenant des informations clés sur votre organisation et vos employés.

5. Sensibiliser les employés

• Informer les employés de leurs droits lors d'une visite sur place, y compris le droit de garder le silence et de demander une représentation juridique, ainsi que le droit de refuser de signer des documents sans avis juridique.
• Fournir aux employés des cartes "Connaissez vos droits", disponibles en plusieurs langues.
• Effectuer des visites de sites fictifs pour former/familiariser le personnel avec les procédures et lui apprendre à répondre au mieux aux demandes de manière polie et assertive.

Lors d'une visite de site :

Si des agents de l'ICE ou du FDNS arrivent sur votre lieu de travail, suivez les étapes suivantes :

• Vérifier les références : Demandez à voir et à enregistrer les numéros d'identification et de badge des agents.
• Examiner les mandats : Si un mandat vous est présenté, examinez soigneusement sa portée et sa validité.
• Contacter un conseiller juridique : Informez immédiatement votre représentant légal désigné.
• Limiter l'accès : Ne donner accès qu'aux zones et aux documents spécifiés dans un mandat valide (pour les visites de l'ICE) ou (pour les visites du FDNS) aux documents, informations et entretiens liés aux informations fournies dans un dossier de prestations d'immigration pour un travailleur étranger.
• Documentez la visite : Prenez des notes détaillées de toutes les interactions, y compris des questions posées et des réponses fournies.
• Accompagner les agents : Ne laissez pas les agents sans surveillance sur votre lieu de travail.
• Garder son calme : Encouragez les employés à rester calmes et professionnels tout au long de la procédure.

Actions post-visite

Après une visite du site, prenez les mesures suivantes :

• Débriefing avec le conseiller juridique et l'équipe de direction.
• Examiner les notes et la documentation de la visite.
• Remédier à tout problème de conformité identifié au cours de l'inspection.
• Envisager de procéder à un audit I-9 complet, s'il n'a pas été effectué récemment.
• Renforcer la formation des employés sur la base de l'expérience de la visite.

Conséquences et sanctions potentielles

Les employeurs doivent être conscients de l'augmentation des sanctions en cas de violation des règles I-9 en 2025:

En outre, la participation à E-Verify peut être interrompue et les employeurs seront signalés aux agences qui enquêtent sur les activités d'emploi illégales si E-Verify trouve des preuves d'abus, de discrimination et/ou de fraude.

Ces sanctions sévères soulignent l'importance de respecter strictement les lois sur l'immigration et de se préparer à d'éventuelles visites sur place.

En conclusion

Alors que le paysage de l'application de la loi évolue sous la nouvelle administration, les employeurs doivent donner la priorité à la conformité I-9 et à la préparation à d'éventuelles visites sur place. En mettant en œuvre de solides programmes de conformité, en formant leur personnel et en élaborant des protocoles de réponse clairs, les entreprises peuvent atténuer les risques associés aux mesures d'application des lois sur l'immigration.

N'oubliez pas que si la coopération est généralement conseillée, les employeurs ont également des droits lors de ces visites. Il est essentiel de trouver un équilibre entre la coopération et la protection des intérêts de l'entreprise. En restant informés, préparés et proactifs, les employeurs peuvent naviguer dans cet environnement difficile tout en restant en conformité.

[1] "MOU" fait référence au protocole d'accord E-Verify pour les employeurs.