Les bases des avantages sociaux – Lorsqu'un employé devient invalide : guide de ressources pour les professionnels des ressources humaines et des avantages sociaux

Lorsqu'un employé devient invalide, diverses questions se posent concernant son droit à une indemnisation et à des prestations. En tant que membre du service des ressources humaines ou des avantages sociaux de votre entreprise, les employés et leurs familles se tourneront souvent vers vous pour les aider à comprendre l'impact de l'invalidité sur les prestations et la rémunération de l'employé pendant une période souvent stressante pour eux. Ce guide fournit une ressource de référence de haut niveau, sous forme de plans individuels, sur la manière d'aborder chaque type de rémunération ou d'avantage social lorsqu'un employé devient invalide. Il offre également des conseils pratiques sur les questions relatives aux avantages sociaux qui peuvent se poser lorsque vous gérez la rémunération et les avantages sociaux d'un employé invalide dans votre entreprise.

Les informations fournies dans ce guide sont de nature générale et ne visent pas à traiter toutes les questions relatives aux avantages sociaux ou à la fiscalité qui peuvent se poser dans le cadre de l'emploi d'un salarié handicapé, ni toutes les nuances qui peuvent apparaître lorsque l'on examine le cas d'un salarié handicapé ou les spécificités des régimes d'avantages sociaux de votre entreprise. En outre, les règles fiscales ou autres décrites dans le présent guide sont celles en vigueur à la date de publication du guide et ne sauraient laisser entendre qu'elles sont les seules règles (fiscales ou autres) applicables et sont susceptibles d'être modifiées. Par conséquent, nous vous recommandons toujours de faire appel à votre conseiller juridique interne ou externe ou à d'autres conseillers en matière fiscale ou d'avantages sociaux lorsque vous traitez des questions de rémunération et d'avantages sociaux liées au handicap d'un employé.

Ce guide fait partie de pratique de Foley en matière d'avantages sociaux et de rémunération des cadres « Avantages sociaux de base » — veuillez consulter notre guide de ressources pour connaître les considérations importantes en matière d'avantages sociaux en cas de décès d'un employé.

Aperçu général de la signification du handicap

Avant d'aborder les questions relatives à la gestion des régimes de rémunération et d'avantages sociaux de votre entreprise, il est important de savoir que toutes les invalidités ne sont pas définies de la même manière. Par exemple, la loi américaine de 1974 sur la sécurité des revenus de retraite des employés (ERISA) n'applique pas une définition unique de l'invalidité à tous les régimes ERISA. Selon le régime, la politique ou le programme en question, vous constaterez peut-être qu'il existe plusieurs définitions de l'invalidité dans vos documents. En voici un aperçu :

Effet du handicap	Définition légale du handicap	Source de la définition
Possibilité d'effectuer un retrait d'un plan 401(k) pour cause d'invalidité	Aucun	Régis par les conditions du régime, mais il peut être souhaitable de s'aligner sur la définition de l'exonération de la taxe d'accise (décrite ci-dessous).
Exonération de la taxe d'accise de 10 % sur les distributions anticipées provenant de régimes de retraite admissibles	Incapable d'exercer une activité lucrative substantielle en raison d'une déficience physique ou mentale médicalement déterminable qui peut entraîner le décès ou être de longue durée et indéfinie.	IRC § 72(m)(7)
IRC § 409A : distribution et report dans le cadre d'un plan	Incapable d'exercer une activité lucrative substantielle en raison d'une déficience physique ou mentale médicalement déterminable qui peut entraîner le décès ou qui peut durer pendant une période continue d'au moins 12 mois OU En raison d'une déficience physique ou mentale médicalement déterminable qui peut entraîner le décès ou qui peut durer pendant une période continue d'au moins 12 mois, bénéficier de prestations de remplacement de revenu pendant une période d'au moins trois mois dans le cadre d'un régime d'assurance accident et maladie couvrant les employés de l'employeur du prestataire de services.	Règlement du Trésor § 1.409A – 3(i)(4)
Possibilité de mettre fin aux reports 409A (exception à la règle d'irrévocabilité)	Déficience physique ou mentale médicalement déterminable entraînant l'incapacité du prestataire de services à exercer les fonctions de son poste ou de tout poste similaire, lorsque cette déficience est susceptible d'entraîner le décès ou de durer pendant une période continue d'au moins six mois.	Règlement du Trésor § 1.409A- 3(j)(4)(xii)
Prolongation de COBRA à 29 mois	Détermination de l'invalidité par l'Administration de la sécurité sociale (SSA)	IRC § 4980B(f)(2)(B)(i)(VIII)
La période d'exercice des options d'achat d'actions incitatives a été prolongée de trois mois après la cessation d'emploi à un an.	Incapable d'exercer une activité lucrative substantielle en raison d'une déficience physique ou mentale médicalement déterminable qui peut entraîner le décès ou qui a duré ou peut durer pendant une période continue d'au moins 12 mois.	IRC § 422(c)(6) ; renvois à l'IRC § 22(e)(3)
Toutes les autres dispositions, par exemple l'acquisition des droits à la retraite, les régimes d'invalidité de courte durée (ICD) et d'invalidité de longue durée (ILD), les contrats de travail, les droits à prime, etc.	Pas de définition spécifique	Régis par les termes du plan ou de l'accord

Waouh ! Comme vous pouvez le constater, il existe plusieurs définitions du handicap, qui varient toutes d'une manière ou d'une autre. Cela signifie que si une personne est handicapée, vous devrez examiner la définition du handicap dans chaque régime ou accord individuel afin de déterminer si l'employé remplit les conditions requises pour bénéficier de toutes les dispositions relatives au handicap de ce régime ou accord, ou seulement de certaines d'entre elles.

Une bonne pratique consiste à harmoniser autant que possible les définitions utilisées dans les plans et les accords (sauf lorsque la définition légale ne le permet pas). Cela permettra de rationaliser considérablement l'administration.

Enfin, dans la mesure du possible, envisagez de définir le handicap de manière à ce que vous, l'employeur, puissiez vous fier à la décision d'un tiers en matière de handicap afin de ne pas avoir à prendre vous-même cette décision, ce qui peut s'avérer très délicat. Par exemple, si vous pouvez définir l'invalidité en vous référant au fait qu'une personne a droit à des prestations d'assurance invalidité de longue durée ou a reçu une décision d'invalidité de la SSA, vous n'avez alors qu'à vous fier à la décision de ce tiers et vous n'avez pas à procéder à votre propre examen des dossiers médicaux et professionnels de l'employé.

Remarque rapide sur les régimes ERISA et NON-ERISA

Il peut être compliqué de déterminer si un régime d'avantages sociaux est couvert par l'ERISA. Si les régimes de retraite et d'avantages sociaux les plus courants de votre entreprise, tels que les plans 401(k), les plans de pension et les prestations médicales, dentaires, ophtalmologiques ou autres prestations sociales, sont très probablement régis par l'ERISA, il existe de nombreuses nuances dans les règles qui exemptent certains régimes d'avantages sociaux en fonction de leur structure. Cette question se pose généralement pour certaines prestations ou politiques d'invalidité ou de licenciement. Les programmes de primes, les plans de rémunération différée ou autres avantages sociaux volontaires ou pratiques salariales (abordés plus en détail dans la section « Invalidité de courte durée » ci-dessous) ne sont généralement pas soumis aux règles de préemption de l'ERISA. Cependant, en raison de la complexité de ces règles, si vous n'êtes pas certain qu'un programme d'avantages sociaux relève ou non de l'ERISA, consultez vos conseillers en matière de régimes d'avantages sociaux avant de décider d'autoriser ou non la désignation de bénéficiaires.

Mesures pratiques à prendre lorsqu'un employé devient invalide

Qui vous devriez impliquer

La plupart des cas d'invalidité d'un employé commencent par une demande de congé de la part de celui-ci. Dans ce cas, il vous suffit de suivre votre procédure habituelle en matière de congés, qu'il s'agisse de collaborer avec le service RH interne ou d'orienter l'employé vers un prestataire tiers spécialisé dans les congés. Toutefois, si l'employé est en incapacité de travail et que vous recevez un premier appel d'un membre de sa famille vous informant de son handicap, vous devez impérativement contacter sans délai les personnes suivantes au sein de votre organisation : le responsable des ressources humaines de l'unité opérationnelle de l'employé (qui devra à son tour contacter le supérieur hiérarchique de l'employé) et tous les membres concernés de l'équipe chargée des avantages sociaux. À partir de là, vous devez suivre les mêmes procédures de congé que celles que vous suivriez dans une situation non urgente, sauf que le membre de la famille peut agir au nom de l'employé pour remplir les documents et fournir les informations nécessaires pour demander un congé et les prestations d'invalidité de courte durée disponibles, et pour communiquer les modalités de paiement des prestations de santé et autres qui continuent pendant la période de congé.

Si l'invalidité de l'employé devrait être plus que temporaire et que vos régimes de retraite autorisent les distributions pour invalidité ou le début des prestations d'invalidité, vous devrez peut-être fournir des informations sur l'invalidité au responsable de votre régime afin que l'employé puisse commencer à bénéficier des prestations prévues par le régime.

Les informations dont vous avez besoin

L'invalidité d'un employé commence souvent par une demande de congé pour cause de blessure, de maladie ou de problème médical. Dans ce cas, vous devez suivre la politique habituelle de votre entreprise en matière de congés, qu'il s'agisse d'un processus interne ou géré par un tiers qui administre les congés et/ou les prestations d'invalidité de courte durée. Cela implique généralement que l'employé remplisse une demande et, si nécessaire, fournisse des documents à l'appui de cette demande, tels que des dossiers médicaux et une lettre de son médecin. Si l'invalidité de l'employé commence par une situation plus urgente, telle qu'un accident ou une maladie soudaine, vous devrez peut-être collaborer avec un membre de la famille de l'employé pour traiter la demande de congé ou de prestations d'invalidité de courte durée et recueillir les informations nécessaires.

Vous ou votre fournisseur de services de congés devrez également communiquer l'impact du congé sur les avantages sociaux des employés. Comme expliqué plus en détail ci-dessous, vous devez offrir à l'employé la possibilité de continuer à bénéficier des avantages sociaux du régime d'assurance maladie collective, tels que les prestations médicales, dentaires, ophtalmologiques et les comptes de dépenses flexibles pour frais médicaux, pendant un congé couvert par la loi sur le congé familial pour raisons médicales (FMLA). Pour les autres types de congés et d'avantages sociaux, le maintien des avantages sociaux dépendra des conditions de la police ou du document du régime applicable. Si vous offrez à l'employé la possibilité d'annuler tout ou partie de ses choix d'avantages sociaux pendant son congé, vous devrez alors recueillir ces choix auprès de l'employé, au moyen de formulaires de choix ou d'un système en ligne. Si le congé est rémunéré, les déductions au titre des avantages sociaux peuvent généralement se poursuivre à partir de la rémunération du congé. Si le congé est non rémunéré (par exemple, pas de rémunération pour incapacité de travail temporaire ou autre) et que l'employé souhaite continuer à bénéficier des avantages médicaux et autres pendant son congé, vous devrez également lui fournir des informations sur la manière de payer ces avantages s'il choisit de les conserver. Si vous optez pour un paiement direct (par opposition, par exemple, à un paiement à votre retour au travail), vous ou votre fournisseur devrez vérifier l'adresse postale ou électronique pour les relevés de facturation et obtenir les informations ACH lorsque le paiement électronique est proposé ou requis, puis fournir ces informations au service de paie.

Vous devrez également déterminer à quels régimes ou programmes d'avantages sociaux l'employé était affilié ou avait accumulé des droits, et si l'employé avait conclu des accords individuels avec l'entreprise (tels que des attributions d'actions, des contrats de travail, des prêts aux employés, etc.) et vous assurer que vous disposez de copies de tous ces documents. Ces informations peuvent provenir des dossiers internes des ressources humaines ou des administrateurs ou fournisseurs tiers de régimes d'avantages sociaux. Vous devrez également déterminer si l'un de ces régimes vous oblige à prendre une décision en matière d'invalidité ou si cette décision est prise par un tiers.

Comme expliqué plus en détail ci-dessous, si l'invalidité de l'employé se prolonge au-delà d'une période d'invalidité de courte durée (généralement six mois maximum, selon les conditions de votre programme d'invalidité de courte durée), vous pouvez recevoir une décision d'invalidité de la part d'un assureur invalidité de longue durée ou de l'administration de la sécurité sociale et suivre la politique de l'entreprise en matière de licenciement de l'employé au moment opportun.

Remarque rapide concernant la loi HIPAA

Nous entendons souvent des clients qui s'inquiètent au sujet de la loi HIPAA pendant le processus de congé, soit parce qu'ils craignent de ne pas être autorisés à collecter ou à stocker les informations nécessaires pour traiter et approuver une demande de congé ou de prestations d'invalidité de courte durée, soit parce que l'employé ou les membres de sa famille invoquent la loi HIPAA pour refuser de fournir les informations demandées. La loi HIPAA ne s'applique pas aux programmes de congés ou de prestations d'invalidité de courte durée, ni lorsque un employé vous fournit des informations médicales, que ce soit directement ou via une autorisation donnée à un prestataire de soins de santé pour vous envoyer les informations médicales de l'employé. Cependant, et indépendamment de l'application de la loi HIPAA, vous devez toujours limiter l'accès aux informations médicales d'un employé aux seuls membres des ressources humaines ou des avantages sociaux qui doivent avoir accès à ces informations pour traiter une demande de congé ou de prestations d'invalidité de courte durée, et toujours stocker ces informations de manière sécurisée. Si vous faites appel à un prestataire tiers pour traiter les congés ou les prestations d'invalidité de courte durée, vous devez vous assurer que votre contrat avec ce prestataire l'oblige à protéger les informations de l'employé.

Accords en espèces et en actions

Vue d'ensemble

Lorsqu'un employé devient invalide, divers programmes d'indemnisation doivent être pris en considération. Tout d'abord, il est important que vous examiniez toutes les rémunérations en espèces et en actions qui sont ou pourraient être dues à l'employé invalide. Par exemple :

• L'employé bénéficie-t-il d'un programme de primes annuelles ou à long terme en espèces ?
• L'employé participe-t-il à un programme de commission ?
• L'employé a-t-il un contrat de travail en vigueur ?
• L'employé handicapé bénéficie-t-il d'avantages en actions, tels que des options sur actions ou des unités d'actions restreintes ?

Deuxièmement, après avoir identifié tous les accords, politiques et arrangements en vertu desquels une rémunération en espèces ou en actions peut être due, déterminez s'il existe des dispositions spéciales applicables à un employé handicapé, en prêtant une attention particulière au fait que les droits découlent uniquement du fait que la personne est devenue handicapée ou uniquement en cas de cessation d'emploi due à ce handicap.

Dispositions types (y compris une clause piège) :

Droit aux primes et aux attributions d'actions. Pour les programmes de primes en espèces, vous devrez examiner les conditions des documents afin de déterminer ce qui se passe en cas d'invalidité. Les plans de primes prévoient souvent soit un versement automatique à l'échéance en cas d'invalidité (ou de cessation d'emploi pour cause d'invalidité), soit un versement à la fin de la période de performance en fonction du niveau de performance réel atteint, soit au prorata, soit en totalité.

Pour tous les types d'attributions d'actions, le document régissant le régime ou les accords d'attribution préciseront ce qu'il advient des attributions en cas d'invalidité de l'employé. À l'instar des régimes de primes en espèces, les attributions d'actions seront acquises automatiquement en cas d'invalidité (ou de cessation d'emploi pour cause d'invalidité) ou au prorata. Pour les attributions d'actions soumises à des objectifs de performance, l'attribution peut prévoir que la performance est réputée atteinte au niveau cible, ou peut prévoir un versement à la fin de la période de performance en fonction du niveau de réalisation de la performance réelle, soit au prorata, soit en totalité. Enfin, pour les options sur actions, il est très courant qu'un employé bénéficie d'une période prolongée pour exercer ses options à la suite d'une cessation d'emploi pour cause d'invalidité.

Si l'employé handicapé dispose d'une « option d'achat d'actions incitative » (également appelée ISO), qui est un type d'option pouvant offrir un traitement fiscal avantageux à l'employé, en cas de cessation normale d'emploi, l'employé doit exercer son ISO dans les trois mois suivant la cessation d'emploi afin de bénéficier d'un traitement fiscal favorable. Toutefois, en cas de cessation d'emploi pour cause d'invalidité, l'Internal Revenue Code (code fiscal américain) prolonge ce délai à un an après la cessation d'emploi. (Quelles sont les autres conditions à remplir pour bénéficier d'un traitement fiscal favorable ? – L'employé doit conserver les actions acquises lors de l'exercice de l'ISO pendant un an à compter de la date d'exercice et deux ans à compter de la date d'attribution. Cette condition de période de détention ne change pas pour les employés handicapés.)

Parfois, un contrat de travail peut également décrire ce qu'il advient des primes ou des attributions d'actions en cas d'invalidité ou de licenciement pour cause d'invalidité. Il convient donc de les examiner également.

Il y a un piège qui revient souvent dans ce type d'arrangements. Lorsqu'il est question d'une prime ou d'une récompense calculée au prorata, le calcul au prorata s'applique souvent jusqu'à la fin du contrat de travail pour cause d'invalidité, et non jusqu'à la date de début du congé pour invalidité. Cela surprend souvent les employeurs, en particulier ceux qui ne disposent pas d'un processus solide en vertu de l'American with Disabilities Act (ADA) pour engager un processus interactif visant à déterminer quand la fin du contrat de travail est appropriée.[1] Nous constatons que ces employeurs laissent souvent les employés handicapés en poste pendant très longtemps. Ainsi, lorsqu'il s'agit de calculer au prorata une prime ou une récompense, l'employé bénéficie d'une période de calcul au prorata très longue, ce qui lui permet souvent d'obtenir la totalité de la récompense, car son licenciement n'intervient pas pendant la période d'acquisition ou de performance de la prime ou de la récompense en actions. Lorsque cela est mis en lumière, nous avons constaté que la plupart des employeurs apprécient l'idée d'un calcul au prorata jusqu'à la fin du congé de courte durée pour invalidité de l'employé, qui ne dure normalement pas plus de six mois. Cette règle ne « punit » pas un employé qui doit prendre un congé de courte durée, mais elle ne crée pas non plus de gain inattendu pour les employés qui ont un handicap plus grave et qui finissent par ne jamais pouvoir reprendre le travail. Ce type de disposition de calcul au prorata présente toutefois un inconvénient : de nombreux employeurs ne disposent pas de systèmes permettant de mesurer automatiquement la fin d'un congé de courte durée pour invalidité. Ainsi, quelles que soient les règles de calcul au prorata que vous adoptez, il est important de vérifier si votre système d'information RH est configuré pour gérer les règles que vous mettez en œuvre ou si un processus manuel de vérification et de mise en œuvre sera nécessaire.

Droit à une indemnité de départ. Souvent , le contrat de travail d'un cadre prévoit une indemnité de départ si la cessation d'emploi est due à une invalidité. Prêtez une attention particulière à ce type de dispositions, car elles exigent parfois qu'un certain processus soit suivi pour que l'entreprise puisse mettre fin à l'emploi du cadre, par exemple, le conseil d'administration au complet doit déterminer l'invalidité, ou l'invalidité doit être basée sur la conclusion d'un médecin externe. Si vos contrats contiennent de telles dispositions, vérifiez si votre police d'assurance invalidité de longue durée prévoit une compensation pour ces paiements afin de pouvoir avertir le cadre supérieur licencié de l'impact que l'indemnité de départ aura sur ses prestations d'invalidité de longue durée.

Régimes d'avantages sociaux

Plans de retraite agréés

401(k) et autres types de régimes à cotisations définies. Les régimes 401(k) sont les prestations de retraite les plus couramment offertes aux employés par leur employeur. Bien que cela ne soit pas obligatoire, les régimes 401(k) permettent souvent à un employé de retirer tout ou partie du solde de son compte acquis en cas d'invalidité. Nous recommandons d'inclure ce type de dispositions dans les régimes parrainés par les employeurs qui, comme mentionné ci-dessus, ont tendance à ne jamais prendre de mesures pour mettre fin à l'emploi d'un employé invalide. En autorisant le retrait pour invalidité, l'employé peut accéder au solde de son compte lorsqu'il en a besoin, même si l'employeur n'a pas mis fin à son emploi.

Les autres questions à prendre en considération dans les plans 401(k) sont les suivantes :

• Quels types d'indemnités d'invalidité un employé peut-il différer ? Par exemple, si le régime définit l'indemnisation comme étant l'ensemble des rémunérations W-2 de l'employé, cela fonctionne bien tant que les indemnités d'invalidité sont versées à partir de la masse salariale de l'employeur. Mais lorsque l'indemnisation est versée par un tiers, tel qu'un administrateur STD ou un assureur LTD, comment cela fonctionne-t-il dans la pratique ? Dans ce cas, soit la définition du régime doit être révisée afin de préciser qu'il s'agit uniquement de l'indemnisation versée directement par l'employeur, soit l'employeur et le tiers devront discuter de la coordination et du partage des informations relatives à l'indemnisation afin de déterminer comment un employé peut continuer à reporter les paiements d'invalidité de courte durée ou de longue durée dans le régime 401(k).
• Votre régime prévoit-il l'acquisition définitive des droits en cas de cessation d'emploi pour cause d'invalidité ? Bien que cela ne soit pas obligatoire sur le plan juridique, nous constatons que c'est presque toujours le cas.
• Si votre régime exige qu'un employé soit en poste le dernier jour de l'année du régime ou qu'il ait accompli 1 000 heures de service pour avoir droit à la cotisation de l'employeur pour l'année, existe-t-il une exception à ces règles pour un employé handicapé ? C'est généralement le cas, mais cela n'est pas exigé par la loi.  

Régimes de retraite. Bien que les régimes de retraite se raréfient d'année en année, de nombreux employeurs continuent de les maintenir, même si les prestations qu'ils offrent sont pour la plupart gelées à l'heure actuelle.

Si un employé handicapé licencié participe à un régime de retraite, la première question à se poser est de savoir si l'employé a acquis des droits à la prestation prévue par le régime et, dans le cas contraire, si le régime prévoit l'acquisition intégrale des droits dans cette situation. À l'instar des plans 401(k), nous constatons que les régimes de retraite accordent souvent l'acquisition intégrale des droits à un participant qui quitte son emploi pour cause d'invalidité. Même si le régime ne prévoit pas l'acquisition complète des droits dans cette situation, vérifiez les conditions du régime pour savoir à quel moment le service donnant droit à l'acquisition des droits cesse d'être pris en compte. Il arrive parfois qu'un régime de retraite prévoie des règles favorables en matière de crédit de service pendant les congés pour invalidité.

La deuxième question à examiner est celle de savoir si le régime prévoit une prestation de retraite pour invalidité. Cela n'est pas obligatoire sur le plan légal, de sorte que de nombreux régimes ne comportent pas de disposition relative à la retraite pour invalidité. Une retraite pour invalidité permet généralement à un employé licencié de commencer à percevoir ses prestations de retraite immédiatement après la cessation de son emploi, même s'il n'a pas encore atteint l'âge normal ou anticipé de la retraite, âge auquel les prestations pourraient normalement commencer à être versées. Une retraite pour invalidité peut également prévoir une sorte de prestation améliorée, telle qu'une pension complète sans réduction pour départ anticipé. Si un employé invalide peut prétendre à une retraite pour invalidité, vous devez l'en informer afin qu'il puisse demander cette prestation s'il le souhaite.

Règlements ERISA relatifs aux réclamations et aux recours. L'ERISA prévoit des règlements spécifiques relatifs aux réclamations et aux recours pour les régimes d'invalidité, qui imposent toute une série d'exigences aux administrateurs de régimes. Il est important de noter que ces réglementations s'appliquent également aux régimes de retraite qui comportent une clause d'invalidité et stipulent que l'administrateur doit déterminer lui-même l'invalidité, plutôt que de s'en remettre à un tiers, tel que la SSA ou un assureur LTD. Pour éviter ces exigences, que de nombreux administrateurs de régimes jugent contraignantes, vous devriez envisager de modifier vos régimes de retraite afin d'éliminer toute notion d'invalidité déterminée par l'administrateur du régime, en gardant à l'esprit les points suivants :

• Pour tous les régimes admissibles, la nouvelle définition de l'invalidité ne peut pas avoir d'incidence négative sur les règles d'acquisition des droits pour les participants. En d'autres termes, si le régime prévoit l'acquisition des droits en cas de cessation d'emploi pour cause d'invalidité, la nouvelle définition de l'invalidité ne peut pas être plus stricte que la précédente.
• Pour les plans 401(k) et autres plans à cotisations définies, la nouvelle modification ne peut entraîner la réduction d'une prestation, d'un droit ou d'une caractéristique protégés. Par exemple, si le plan autorise un retrait en cas d'invalidité, la nouvelle définition de l'invalidité ne doit pas être plus stricte que la précédente afin que le droit de la personne au retrait ne soit pas compromis.
• Dans le cas des régimes de retraite à prestations déterminées, les prestations de retraite pour invalidité ne sont généralement pas considérées comme faisant partie des prestations accumulées, ce qui signifie que vous êtes autorisé à modifier un régime de retraite à prestations déterminées afin de supprimer complètement la retraite pour invalidité si vous le souhaitez. De ce fait, vous êtes également libre de modifier les critères d'admissibilité à la retraite pour invalidité, par exemple en redéfinissant l'invalidité afin d'exiger une décision de la SSA.

Bien sûr, pour tout ce qui précède, si le régime couvre des employés syndiqués, vous devrez également déterminer si ces changements nécessitent des négociations avec le syndicat.

Plans de prévoyance sociale

Invalidité de courte durée. La plupart des régimes d'invalidité de courte durée sont des pratiques salariales, dans lesquelles l'employeur continue simplement à verser tout ou partie du salaire ou du taux horaire de l'employé pendant que celui-ci est en congé d'invalidité, qui dure généralement de 90 jours à six mois. Bien sûr, l'une des choses essentielles que vous devez faire est de vous assurer qu'un employé (ou un membre de sa famille qui l'aide à prendre soin de lui) comprend ses droits aux prestations du régime d'invalidité de courte durée.

Vous devez tenir compte de l'impact des lois étatiques sur la conception et le fonctionnement du programme STD. Par exemple, une loi du Wisconsin autorise un employé qui prend un congé maternité ou paternité non rémunéré à « substituer » un congé rémunéré auquel il aurait autrement droit pour d'autres raisons à ce congé non rémunéré. En d'autres termes, l'employé peut utiliser son congé STD rémunéré pour continuer à percevoir son salaire pendant son congé maternité ou paternité, même s'il n'est pas considéré comme invalide. Voir Wis. Stat. 103.10(5)(b). En outre, de nombreux États et même des administrations locales ont mis en place un congé de maladie rémunéré obligatoire. Si vous avez des employés dans ces régions, vous devrez réfléchir à la manière de coordonner ces dispositions obligatoires en matière de congé avec votre programme d'assurance invalidité de courte durée. Par exemple, si vous cotisez à un fonds d'invalidité de l'État de New York, vous pouvez exclure les employés de New York de votre programme d'assurance invalidité de courte durée dans la mesure où la loi le permet.

Il est important de noter que les programmes STD liés à la paie ne sont pas soumis à l'ERISA, ce qui signifie qu'ils ne bénéficient pas de certaines protections prévues par l'ERISA, telles que l'obligation pour un employé d'épuiser les procédures de réclamation et d'appel du régime avant d'intenter une action en justice, et la limitation des dommages-intérêts aux prestations du régime et, dans certains cas, aux honoraires d'avocat de l'employé. En revanche, les régimes d'assurance invalidité de courte durée entièrement assurés sont soumis à l'ERISA et bénéficient donc des avantages qu'elle offre, ainsi que des obligations, telles que l'obligation de publier un résumé descriptif du régime.

Invalidité de longue durée. Les programmes d'ILD sont généralement entièrement assurés, ce qui signifie que la seule obligation de l'employeur est de s'assurer que l'employé, s'il est couvert par le programme, sait comment faire une demande d'assurance et de fournir toutes les informations demandées par l'assureur ILD afin qu'il puisse déterminer l'invalidité et le montant des prestations dues en vertu des conditions de la police.

Le problème avec ce type de programme est que les employeurs, sous prétexte d'être serviables, empêchent les participants de demander des prestations ou les découragent activement de le faire. Un employeur ne devrait jamais agir ainsi, même s'il est certain que la compagnie d'assurance rejettera la demande. L'ERISA donne aux employés couverts par une police d'assurance le droit de demander des prestations. Si un employeur peut fixer les attentes de ses employés, il ne devrait jamais empêcher un participant à un régime de demander des prestations dans le cadre d'un régime ERISA.

Le traitement fiscal des prestations d'invalidité de longue durée dépend de la façon dont les primes d'assurance ont été imposées à l'employé :

• Dans la mesure où l'employé a payé ses primes d'assurance pour la couverture ILD avec des dollars après impôt, ou si la contribution de l'employeur à ces primes a été incluse dans le revenu de rémunération sur le formulaire W-2 de l'employé et imposée en conséquence, les prestations ILD ne sont pas imposables.
• Dans la mesure où l'employé a payé ses primes d'assurance pour la couverture ILD avec des dollars avant impôt, ou où la contribution de l'employeur à ces primes n'a pas été incluse dans le revenu de rémunération de l'employé, les prestations d'ILD sont alors imposables.

Les avis divergent quant à la meilleure approche à adopter. Certains employeurs préfèrent la première approche, afin que les prestations, qui correspondent généralement à un pourcentage réduit de la rémunération (par exemple 60 %), ne soient pas encore réduites par les impôts. D'autres préfèrent la deuxième approche, qui permet à tous les employés d'économiser des impôts et qui peut être la plus avantageuse pour l'ensemble du groupe, étant donné que très peu d'employés utiliseront réellement les prestations d'invalidité de longue durée. Enfin, certains employeurs qui ne souhaitent pas prendre cette décision laissent leurs employés choisir le traitement fiscal de leurs primes.

Régimes d'assurance maladie collectifs. Vous devez vérifier les conditions du régime (ou le résumé du régime) pour déterminer ce qu'il advient de l'admissibilité d'un employé à la couverture lorsqu'il prend un congé pour invalidité. Certaines assurances continuent de couvrir l'employé, aux tarifs applicables aux employés actifs, pendant la période de congé pour invalidité de courte durée, mais cela n'est pas obligatoire légalement. Toutefois, si le congé pour invalidité est également un congé couvert par la loi fédérale sur le congé familial pour raisons médicales (FMLA), l'employé doit être autorisé à continuer de participer à l'assurance pendant ce congé FMLA aux mêmes conditions que les employés actifs (par exemple, aux tarifs applicables aux employés actifs). Si l'employé ne reprend pas son emploi après le congé FMLA, le régime peut mettre fin à sa participation à ce moment-là, mais la loi COBRA (abordée dans le paragraphe suivant) s'appliquera alors.[2] 

Si vous êtes soumis aux règles fédérales COBRA (en général, les employeurs comptant au moins 20 employés sont soumis à la loi fédérale COBRA) et si l'employé perd sa couverture en raison d'un congé pour invalidité, ce qui correspond à une « réduction des heures » dans le jargon COBRA, vous devez généralement informer l'administrateur COBRA de la perte de couverture de l'employé dans les 30 jours suivant la date de la perte de couverture. L'administrateur COBRA dispose alors de 14 jours pour envoyer le dossier de sélection COBRA au participant et aux personnes à sa charge inscrites. Si vous gérez COBRA en interne, vous disposez alors d'un total de 44 jours pour envoyer le dossier d'adhésion à COBRA. Notez qu'un employé qui est en congé FMLA ne peut jamais bénéficier de COBRA avant l'expiration du congé, et que COBRA doit être proposé après l'expiration du congé, même si l'employé a choisi de ne pas continuer à bénéficier de la couverture pendant une partie ou la totalité de la période de congé FMLA.

N'oubliez pas que la couverture COBRA peut durer jusqu'à 18 mois lorsque la perte de couverture est due à une réduction du temps de travail (comme un congé pour invalidité) ou à un licenciement. Cependant, cette période de 18 mois peut être prolongée jusqu'à un total de 29 mois si :

• La SSA détermine que l'invalidité de l'employé a commencé à tout moment au cours des 60 premiers jours de la couverture de continuation COBRA.
• L'employé (ou un membre de sa famille) fournit à l'administrateur COBRA une copie de cette décision de la SSA au plus tard à la fin des 18 premiers mois de couverture COBRA. En outre, la décision de la SSA doit être fournie dans les 60 jours suivant la dernière des dates suivantes : (i) la date d'émission de la lettre de décision de la SSA et (ii) la date à laquelle l'événement admissible se produit ou, si elle est postérieure, la date à laquelle la couverture aurait autrement été perdue en raison de cet événement. Ces délais supposent que l'employé ait été dûment informé de son droit de prolonger la couverture COBRA en raison d'un handicap SSA ; si ce n'est pas le cas, le délai de notification de la décision de la SSA est prolongé jusqu'à 60 jours après que l'employé ait pris connaissance de ce droit.

Les primes pour la couverture COBRA peuvent atteindre 102 % du montant total de la prime (parties patronale et salariale) pendant les 18 premiers mois de couverture. Si la prolongation pour invalidité s'applique, à l'issue des 18 premiers mois de couverture COBRA, la prime peut être augmentée jusqu'à 150 % du montant total de la prime.

Si vous êtes un petit employeur non soumis aux règles fédérales COBRA, il peut néanmoins exister des exigences similaires en vertu d'une loi « mini COBRA » de l'État dont vous devez avoir connaissance. Vous ne devez pas supposer que l'assureur gérera les dispositions mini COBRA de votre police d'assurance ; souvent, les polices d'assurance imposent certaines obligations administratives à l'employeur, telles que des obligations de notification.

Comptes de dépenses flexibles (FSA). La plupart des FSA santé et des FSA pour la garde d'enfants prévoient que la participation prend fin lorsque l'employé ne perçoit plus de rémunération, bien que les FSA santé doivent permettre à l'employé de continuer à participer pendant un congé FMLA.

Pour le compte de dépenses santé, la couverture COBRA doit être proposée lorsque l'employé cesse d'être éligible en raison d'une réduction de ses heures de travail (par exemple, en raison d'un congé pour invalidité) ou d'une cessation d'emploi. La plupart des FSA santé sont éligibles à une obligation COBRA limitée qui permet à un employeur de n'offrir la couverture COBRA au participant que lorsque le compte de ce dernier est sous-utilisé (en général, lorsque le montant versé à la date de l'événement donnant droit à la couverture COBRA est supérieur au montant remboursé) et uniquement pour le reste de l'année du régime.

En ce qui concerne les comptes de dépenses flexibles pour la garde d'enfants, une question fréquente est de savoir si les frais de garde engagés pendant que l'employé est en congé pour invalidité peuvent être remboursés par le compte. Étant donné que le compte de dépenses flexibles pour la garde d'enfants est destiné à couvrir les frais de garde admissibles afin de permettre à l'employé de travailler, les frais de garde engagés pendant que l'employé ne travaille pas ne peuvent pas être remboursés par le compte. Par conséquent, l'employé ne peut pas être remboursé pour les frais de garde d'enfants engagés pendant son congé. Cela est frustrant tant pour les employeurs que pour les employés, car un employé qui est incapable de travailler en raison d'un handicap est souvent également incapable de s'occuper de ses enfants à la maison.

Régimes de rémunération différée non admissibles

Comme pour les régimes de retraite et les plans 401(k), la première question à se poser est de savoir si la personne avait acquis des droits sur les prestations ou le compte de son régime au moment de l'invalidité et, dans le cas contraire, si le régime prévoit l'acquisition complète des droits en cas d'invalidité ou de cessation d'emploi pour cause d'invalidité. Si une partie du solde du compte ou des prestations n'est pas acquise, elle doit être perdue conformément aux conditions du régime.

En supposant qu'il existe un solde acquis, vous devez vérifier si le régime prévoit une distribution en cas d'invalidité. L'invalidité est un événement donnant droit à un paiement en vertu de l'article 409A de l'Internal Revenue Code, qui régit la plupart des types de régimes de rémunération différée non admissibles. Le régime peut également prévoir le versement d'une somme dès la cessation d'emploi. Une cessation d'emploi signifie généralement la date à laquelle le niveau de service de l'employé diminue à moins de 20 % de son niveau de service antérieur au cours des 36 mois précédents. Toutefois, l'article 409A prévoit une règle spéciale selon laquelle un employé en congé de maladie ne subit pas de cessation d'emploi pendant les six premiers mois du congé (ou pendant toute période d'emploi plus longue pour laquelle l'employé a le droit de reprendre son emploi en vertu de la loi ou d'un contrat), à condition qu'il soit raisonnable de s'attendre à ce que l'employé reprenne le travail avant la fin de cette période. Toutefois, lorsque la personne est invalide au sens de la section 409A (voir la section « Aperçu de la signification du terme « invalidité » ci-dessus), le régime peut prévoir que la cessation d'emploi est reportée jusqu'à la fin des 29 mois de congé, même si l'employé n'est pas censé reprendre le travail. De nombreux régimes de rémunération différée non qualifiés utilisent cette règle des 29 mois de congé, mais les employeurs sont souvent mal équipés pour en assurer le suivi du point de vue du SIRH.

Si les employés effectuent des reports au titre du régime, vous devez également vérifier si celui-ci autorise les employés à cesser d'effectuer des reports dès le début de l'invalidité. Il s'agit là d'une des rares exceptions à la règle normale prévue à l'article 409A, qui stipule que les choix de report doivent être irrévocables pour toute l'année du régime.

Autres questions à prendre en considération

Exigence du formulaire 8-K. En règle générale , le licenciement d'un PDG, d'un directeur financier, d'un directeur des opérations, d'un directeur comptable ou de tout autre cadre supérieur nommé d'une société cotée en bourse entraîne l'obligation de déposer un rapport actuel sur le formulaire 8-K auprès de la Securities and Exchange Commission (SEC). Cette exigence s'applique lorsque l'un des cadres mentionnés est licencié pour cause d'invalidité. Cependant, il peut être plus difficile de déterminer si la divulgation est requise dans le cas d'un handicap ou d'une maladie qui limite ou rend incapable un dirigeant, mais qui n'entraîne pas la cessation immédiate de son emploi. Le personnel de la SEC n'a pas fourni de directives spécifiques pour cette situation, indiquant seulement qu'une « cessation » inclut les situations où le dirigeant « a été déchargé de ses fonctions et responsabilités de telle sorte qu'il n'exerce plus ses fonctions à ce poste ». Par conséquent, tout handicap entraînant la suppression ou la réduction des fonctions d'un dirigeant devrait donner lieu à une évaluation visant à déterminer si le dirigeant continue d'exercer ses fonctions et si le changement est important pour les investisseurs de la société.

Section 16 Déclaration. L'invalidité d'un cadre supérieur ou la cessation de son emploi pour cause d'invalidité donnera généralement lieu à la production d'un formulaire 4 uniquement dans la mesure où l'événement entraîne la perte d'une attribution d'actions, l'acquisition accélérée ou le règlement d'une attribution basée sur des unités (par exemple, des unités d'actions restreintes ou des unités d'actions liées au rendement) ou une obligation de retenue d'impôt couverte par la retenue ou la vente d'actions. En outre, toute transaction relative aux actions de la société qui est initiée après l'invalidité du dirigeant mais pendant que celui-ci est toujours en fonction (comme, par exemple, l'exercice d'une option par le tuteur du dirigeant) doit être déclarée de la même manière qu'une transaction initiée par le dirigeant. En revanche, toute transaction initiée après la cessation d'emploi du dirigeant pour cause d'invalidité ne serait pas à déclarer, sauf si elle pouvait être « appariée » à une transaction antérieure de nature opposée (c'est-à-dire une vente si la transaction est un achat, ou un achat si la transaction est une vente) qui aurait eu lieu pendant que le dirigeant était encore en fonction et dans les six mois suivant la deuxième transaction. En outre, si le dirigeant invalide (ou son tuteur) a initié une transaction avant la cessation de son emploi qui n'avait pas encore été déclarée sur un formulaire 4 ou 5 (par exemple, si le dirigeant invalide a vendu des actions la veille de la cessation de son emploi ou a fait don d'actions plus tôt dans l'année), il est alors obligatoire de déclarer en temps utile les transactions qui ont eu lieu avant la cessation de l'emploi du dirigeant. Les rapports du dirigeant handicapé peuvent être signés et déposés auprès de la SEC par le tuteur du dirigeant. Quelle que soit la personne qui signe et exécute le rapport, le dirigeant handicapé doit être désigné comme la personne déclarante dans la case 1 du rapport, et la personne qui exécute le rapport au nom du dirigeant handicapé doit signer le rapport en son propre nom, en indiquant la qualité en laquelle elle signe.

Procurations

Lorsqu'un employé handicapé n'est pas en mesure de gérer ses affaires personnelles ou financières, il peut désigner une autre personne (appelée « mandataire ») au moyen d'une procuration (POA). Le mandataire est autorisé à agir au nom de l'employé dans la mesure permise par les termes de la POA. Si vous recevez une POA, il est important de vérifier la législation de l'État afin de déterminer si (a) la POA est valide et (b) la POA autorise l'action que le mandataire souhaite entreprendre. Par exemple, certaines lois étatiques peuvent interdire à un mandataire de modifier la désignation d'un bénéficiaire, à moins que la POA ne lui accorde explicitement ce droit. Si vous déterminez qu'une procuration est valide, vous êtes alors autorisé à suivre les instructions de l'agent en ce qui concerne les questions relatives à la rémunération et aux régimes d'avantages sociaux qui relèvent du champ d'application des pouvoirs conférés par la procuration.

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[1] Les exigences de l'American with Disabilities Act dépassent le cadre du présent article.

[2] Les règles relatives au choix des prestations et aux options de paiement pendant un congé FMLA sont complexes, et lorsqu'ils se penchent sur ces règles (qui dépassent le cadre du présent article), de nombreux employeurs constatent que leur approche n'est pas entièrement conforme à ces règles.