Ce que chaque multinationale doit savoir sur ... Meilleures pratiques pour une déclaration en douane dans le nouvel environnement tarifaire

Dans l'environnement commercial mondial actuel, les importateurs sont confrontés à une convergence de pressions sans précédent. La forte augmentation des nouveaux droits de douane, l'exploration de plus en plus sophistiquée des données d'entrée par le service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis (CBP) et une attitude plus agressive de la part du gouvernement en matière d'application des lois ont rendu potentiellement coûteux les manquements, même mineurs, à la conformité. Dans ce contexte, le mécanisme d'auto-divulgation volontaire - reconnu depuis longtemps par les professionnels du commerce comme un outil clé de réduction des risques - est devenu plus urgent. Pour les importateurs qui découvrent des sous-paiements potentiels de droits de douane, une divulgation volontaire correctement exécutée peut limiter considérablement la responsabilité financière, démontrer la bonne foi et améliorer le programme de conformité plus large de l'importateur.

Cet article explore l'importance croissante des divulgations volontaires, identifie les principaux avantages qu'elles offrent et présente les meilleures pratiques pour maximiser leur efficacité. En adoptant une approche approfondie et bien documentée, les importateurs peuvent transformer un manquement à la conformité en une opportunité de renforcer leur environnement de conformité, tout en minimisant ou en éliminant le risque de pénalités.

I. Facteurs de l'importance croissante des divulgations volontaires

Plusieurs évolutions récentes ont convergé pour accroître la valeur stratégique des déclarations volontaires pour les importateurs :

• L'escalade tarifaire amplifie l'exposition au risque. L'imposition de droits de douane élevés au titre de l'article 232 (droits de douane pour la sécurité nationale) et de l'article 301 (droits de douane spéciaux pour la Chine), ainsi que l'augmentation des droits de douane globaux et réciproques couvrant tous les pays (certains pouvant atteindre 50 %) ont amplifié les conséquences monétaires des manquements aux règles de conformité. Les erreurs qui entraînaient autrefois des corrections minimes des droits de douane peuvent aujourd'hui donner lieu à des obligations substantielles. Par exemple, une erreur de classification ou de sous-évaluation apparemment mineure peut, lorsqu'elle est cumulée sur plusieurs entrées, entraîner d'importants droits et intérêts impayés. Le fait de ne pas appliquer correctement les règles relatives au pays d'origine ou les exigences de l'accord États-Unis-Mexique-Canada (USMCA) peut avoir un impact tarifaire majeur, car le fait de ne pas comprendre les règles de qualification peut entraîner le déclenchement de certains tarifs douaniers de Trump. Les importateurs qui ne corrigent pas de manière proactive les erreurs douanières peuvent être confrontés à des factures inattendues de droits de douane rétroactifs et à des pénalités supplémentaires.
• Amélioration de l'analyse des données et des algorithmes d'application. Le CBP a tiré pleinement parti du fait que les importateurs sont tenus de soumettre des informations tarifaires détaillées dans le système Automated Commercial Environment (plus communément appelé ACE). Grâce à des techniques sophistiquées d'exploration de données et d'intelligence artificielle, le CBP peut détecter des anomalies dans les valeurs déclarées, le pays d'origine, la classification, l'évaluation, la conformité à l'USMCA et d'autres champs de données ayant une incidence sur les droits de douane. Les importateurs dont les données transactionnelles s'écartent des normes sectorielles, des déclarations d'entrée de leurs concurrents ou des modèles historiques font de plus en plus l'objet d'examens après l'entrée, le CBP ayant la possibilité de confirmer les erreurs potentielles en émettant des demandes d'information (formulaire 28) ou des avis d'action (formulaire 29).
• Accent mis sur l'application des lois commerciales. Les agences fédérales, en particulier le CBP et le ministère de la justice (DOJ), ont reçu l'ordre d'adopter une position plus agressive en matière d'application des lois. Des ordres exécutifs et des proclamations présidentielles ont appelé à l'intensification de la perception des droits de douane et à l'alourdissement des sanctions en cas de violation des règles commerciales. Le ministère de la justice a augmenté ses effectifs pour les mesures d'application liées au commerce ; les informations anecdotiques fournies par les importateurs témoignent d'une attitude de plus en plus agressive en matière d'application de la législation. Dans cet environnement où les sanctions et les tarifs sont élevés, les divulgations proactives sont la meilleure option disponible pour limiter l'exposition et les pénalités potentiellement coûteuses.
• Possibilités accrues pour les actions de dénonciation. Le ministère de la justice a annoncé qu'il allait recourir davantage au False Claims Act (FCA) pour lutter contre les sous-paiements tarifaires. Les actions au titre du FCA peuvent être engagées par le gouvernement ou en réaction à des dénonciations. Il est certain que les cabinets d'avocats plaignants chercheront à intenter davantage d'actions de ce type afin de poursuivre la mise en œuvre des priorités de l'équipe commerciale de M. Trump en matière de droits de douane élevés, de pénalités élevées et d'application de la loi. Dans ce contexte, les affaires relatives à la FCA (et les indemnités versées aux dénonciateurs) sont potentiellement beaucoup plus lucratives.

II. La valeur juridique et stratégique des divulgations volontaires

Les auto-dénonciations volontaires offrent aux importateurs la possibilité de résoudre les infractions passées en matière d'importation en réduisant considérablement ou en éliminant les sanctions, à condition que la divulgation réponde à certaines exigences de procédure et de fond. Compte tenu de l'environnement tarifaire et répressif élevé décrit ci-dessus, les divulgations volontaires représentent une forme importante de réduction des risques. Le règlement applicable, 19 C.F.R. § 162.74, précise que les divulgations volontaires effectuées avant l'ouverture d'une enquête formelle constituent une circonstance atténuante dans la détermination des sanctions par le CBP. Dans les cas de négligence ou d'erreur (par opposition à la fraude), le CBP n'impose généralement aucune pénalité si l'importateur divulgue la violation, remplit une déclaration complète et rembourse les droits de douane dus (plus les intérêts).

Les principaux avantages des divulgations volontaires sont les suivants :

• Atténuation des sanctions : Pour obtenir l'avantage le plus direct de ne pas payer de pénalité, le moment de la divulgation est crucial ; pour être admissible, une divulgation doit précéder toute enquête du CBP liée à la conduite divulguée. Il convient de noter qu'une divulgation peut toujours donner lieu à un crédit d'auto-divulgation volontaire même après la réception d'un formulaire 28 de demande d'informations ou d'un formulaire 29 d'avis d'action, à condition que le CBP n'ait pas entamé d'enquête formelle.
• Démonstration de bonne foi : Une divulgation volontaire indique au CBP que l'importateur prend ses obligations de conformité au sérieux. Cela peut renforcer la crédibilité de l'entreprise lors de futurs audits, enquêtes ou demandes de participation à des programmes d'opérateurs de confiance, tels que le CTPAT.
• Contrôle de la narration et de la portée : Une divulgation permet à l'entreprise de présenter les faits dans ses propres termes, de contrôler la divulgation de la violation et de proposer des mesures correctives pour éviter que le problème ne se reproduise. La procédure d'auto-divulgation volontaire permet une approche plus proactive que celle qui consiste à laisser le CBP découvrir la violation et tirer ses propres conclusions, d'autant plus que, dans ce dernier scénario, l'importateur est probablement confronté à des délais plus stricts et a moins de contrôle sur la manière dont l'examen se déroule.
• Renforcement du cadre de conformité interne : Le processus de préparation d'une divulgation implique généralement l'élaboration d'une méthodologie pour identifier toutes les erreurs d'importation, une analyse des causes profondes, un examen des systèmes de conformité et un plan d'action correctif en matière de conformité. Outre le fait qu'elles permettent de mener à bien l'examen douanier, ces étapes permettent également à l'importateur d'améliorer les contrôles internes et de réduire la probabilité de violations futures.

III. Meilleures pratiques pour des divulgations volontaires efficaces

Pour maximiser les avantages d'une divulgation volontaire et s'assurer qu'elle est acceptée par le CBP, les importateurs doivent veiller à ce que la divulgation soit effectuée dans les délais, qu'elle soit complète et qu'elle soit étayée par une documentation solide. Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques à prendre en compte par les importateurs :

• Action rapide et utilisation des lettres de marque. Les importateurs doivent agir rapidement dès qu'ils découvrent une infraction potentielle. Si un délai supplémentaire est nécessaire pour mener une enquête interne, l'entreprise doit envisager de soumettre une lettre de marquage. Cette notification préliminaire, soumise avant le début de toute enquête du CBP, préserve l'éligibilité de l'entreprise à l'atténuation des pénalités tout en lui laissant le temps de rassembler les données nécessaires et de procéder à un examen approfondi.
• Suivi de la correspondance du CBP. Même s'ils envisagent de déposer une déclaration, les importateurs doivent rester attentifs aux signes indiquant que le CBP est peut-être déjà au courant du problème. Des avis tels que le formulaire 28 "Request for Information" ou le formulaire 29 "Notice of Action" peuvent indiquer que l'agence a détecté des irrégularités potentielles. Même lorsque de tels avis sont reçus, l'importateur peut toujours soumettre une divulgation, à condition que le CBP n'ait pas encore entamé d'enquête formelle. L'envoi d'une lettre de marquage rapidement après la réception de cette correspondance (c'est-à-dire avant que la réponse ne soit attendue) permet de préserver les avantages de la divulgation.
• Décider du champ d'application : Divulgation limitée ou complète. Les importateurs doivent déterminer s'il convient de ne divulguer que des erreurs spécifiques (divulgation limitée) ou de procéder à un examen complet et à la divulgation de toutes les entrées potentiellement concernées sur une période d'examen complète de cinq ans. Une divulgation limitée peut se concentrer sur des ports spécifiques, des produits ou des lignes de produits spécifiques, des problèmes ou des fourchettes de dates, et est appropriée lorsque les contrôles internes sont solides et que le problème est circonscrit. En revanche, une divulgation complète doit être entreprise lorsque l'étendue de la violation est incertaine, lorsque les contrôles internes de conformité ont été faibles ou lorsque des problèmes systémiques sont suspectés. Le choix implique un équilibre stratégique entre le risque juridique, l'investissement en ressources et le désir de clore le dossier. S'ils optent pour une divulgation limitée, les importateurs doivent soigneusement déterminer si d'autres problèmes ont été relevés au cours de l'examen, qui justifieraient l'élargissement de la portée de la divulgation limitée, voire sa transformation en divulgation complète.
• Réaliser un examen interne approfondi. Un examen interne rigoureux constitue la base d'une divulgation volontaire efficace. L'examen doit porter sur les points suivants
  • Nature et cause profonde de l'infraction : Le problème est-il dû à une classification erronée, à une sous-évaluation, à une déclaration incorrecte du pays d'origine ou à d'autres erreurs ? Quelles sont les défaillances internes qui ont permis à l'erreur de persister ? Les causes profondes les plus courantes sont une formation inadéquate, une mauvaise communication avec les fournisseurs, une mauvaise surveillance des courtiers en douane, un indice de classification douanière médiocre ou incomplet, ou l'absence d'une étude des prix de transfert pour les parties liées qui réponde aux normes du CBP (et non à celles de l'IRS).
  • Étendue des entrées affectées : L'importateur doit identifier toutes les entrées affectées par la violation. Le CBP n'est généralement pas favorable aux extrapolations ou aux estimations pour les divulgations complètes, préférant une documentation ligne par ligne des transactions concernées. La seule exception est le recours à l'échantillonnage statistique, qui nécessite le respect des exigences du CBP en matière d'échantillonnage statistique (voir ci-dessous).
  • Période couverte : Les informations complètes doivent généralement remonter à la prescription quinquennale. Les entreprises doivent remonter jusqu'à la première entrée et ne pas s'arrêter au moment de la liquidation.
  • Examen de risques similaires dans d'autres domaines : Les importateurs doivent examiner si des violations identiques ou similaires ont pu être commises dans d'autres unités commerciales, lignes de produits ou types d'entrées. Cela nécessite une coordination avec les filiales mondiales et d'autres parties prenantes internes. Si nécessaire, une divulgation limitée couvrant une seule unité commerciale peut devenir une divulgation complète, impliquant éventuellement différents numéros d'importateur officiel.
• Une documentation complète et transparente. Le CBP évaluera la divulgation sur la base de la clarté, de la transparence et de l'exhaustivité de la soumission. La divulgation doit inclure :
  • Un récit décrivant les événements qui ont conduit à la violation, sa découverte et la réaction interne.
  • Une explication de la méthodologie utilisée pour identifier et analyser les écritures affectées.
  • Calculs détaillés des droits dus, avec analyse et feuilles de calcul à l'appui.
  • Toute communication antérieure avec le CBP en rapport avec la question, y compris le dépôt et les réponses aux corrections post-sommaires, aux protestations contre la liquidation et aux demandes d'avis consultatif.

En outre, les importateurs doivent être prêts à fournir des copies de tous les documents pertinents, y compris les factures, les bons de commande, les connaissements, les contrats, les factures commerciales et autres informations justificatives.

• Utilisation de l'échantillonnage statistique. Dans les situations où les volumes sont importants, les importateurs peuvent recourir à l'échantillonnage statistique pour estimer l'impact de l'infraction. Cette approche doit répondre aux normes du CBP en matière de fiabilité, de représentativité et de capacité à extrapoler avec précision à partir de l'échantillon à l'ensemble des entrées attribuées. Les meilleures pratiques sont les suivantes :
  • Consulter des statisticiens commerciaux ou des professionnels connaissant les attentes du CBP.
  • Définir clairement la population des entrées.
  • Utilisation d'un échantillonnage aléatoire avec une stratification appropriée si nécessaire.
  • Veiller à ce que les intervalles de confiance et les marges d'erreur soient défendables.
  • Expliquer comment le passif projeté a été calculé à partir des données de l'échantillon.
  • Travailler sur les orientations du CBP concernant l'échantillonnage statistique afin de montrer comment chaque exigence a été satisfaite.
• Coordination interne et externe. Une divulgation efficace nécessite généralement des contributions de plusieurs départements :
  • Conseiller juridique : Superviser la divulgation, préparer le texte narratif et le manuel des douanes (si nécessaire), et maintenir le privilège le cas échéant.
  • Courtiers en douane : Fournir des données d'entrée et des informations sur les processus de déclaration.
  • Personnel chargé de la conformité : Diriger l'analyse des causes profondes et assurer l'amélioration des processus.
  • Équipes informatiques et de données : Extraire, valider et analyser les données pertinentes.
  • Consultants externes : Pour soutenir l'échantillonnage et l'examen des données, ou pour la planification corrective lorsque les ressources internes sont insuffisantes.
• Traiter les questions relatives à plusieurs agences. Certaines erreurs douanières peuvent avoir des conséquences sur les déclarations faites auprès d'autres agences fédérales, telles que la Food & Drug Administration, l'Environmental Protection Agency (agence de protection de l'environnement) ou la National Highway Traffic Safety Administration (agence nationale de sécurité routière). Une divulgation qui ne porte que sur les obligations de la CBP, sans tenir compte des violations réglementaires connexes, peut s'avérer insuffisante. Un plan de divulgation complet et pluri-institutionnel doit être élaboré lorsque d'autres obligations réglementaires sont en jeu.
• Y compris un plan d'action corrective/de conformité douanière. Le CBP accorde une grande importance aux mesures correctives prises par l'importateur pour éviter toute récidive. Un plan d'action correctif solide peut comprendre les éléments suivants
  • Création ou mise à jour d'un manuel des douanes, de procédures opérationnelles normalisées ou d'outils de gestion tarifaire.
  • Création ou mise à jour d'un index de classement douanier.
  • Création ou mise à jour d'un système de suivi et d'attribution des aides (aides liées à la production fournies par l'importateur au fabricant étranger).
  • Formation nouvelle ou renforcée pour le personnel concerné.
  • Des écritures correctives ou des protêts sont déposés si nécessaire, par exemple pour les écritures relevant de la période des corrections post-récapitulatives.
• Soyez prudent lorsque vous demandez des divulgations limitées. Un piège courant consiste à ne divulguer qu'un ensemble limité de problèmes alors qu'un examen systémique montre que les erreurs sont plus répandues. Le CBP attend des déclarations qu'elles soient complètes et franches. Tenter de sélectionner des entrées ou de minimiser certains aspects de l'infraction peut avoir des conséquences :
  • Le rejet de la divulgation ou une enquête sur les entrées en dehors du champ d'application de la divulgation limitée.
  • Perte des avantages liés à l'atténuation des pénalités pour toute écriture sortant du cadre de la divulgation limitée.
  • Risque accru de mesures d'application futures.

Lorsque plusieurs types d'erreurs sont découverts au cours de l'examen, il est souvent préférable de les regrouper dans une divulgation complète, même si une divulgation limitée semblait initialement appropriée. Dans ce cas, l'importateur doit effectuer un dépôt complémentaire en vue d'une divulgation complète afin de documenter la portée élargie de la divulgation.

• Suivi et confirmation de la clôture. Même après le dépôt d'une déclaration, la procédure n'est pas terminée. Les importateurs doivent :
  • Suivre l'état d'avancement de la divulgation auprès du CBP.
  • Répondre rapidement à toute question du CBP ou à toute demande de documentation supplémentaire.
  • Confirmer que le CBP accorde la compensation.
  • Confirmer que le CBP a émis une lettre de clôture ou une décision acceptant la divulgation (qu'il peut ne pas émettre si la divulgation montre un trop-perçu net après compensation, ce qui se produit parfois).
  • Conserver tous les documents de divulgation en cas d'audits futurs ou de mesures d'exécution.

Alors que le gouvernement américain intensifie l'application des réglementations en matière d'importation, le processus d'auto-divulgation volontaire est devenu un outil de plus en plus vital pour les importateurs responsables. Une divulgation bien exécutée ne limite pas seulement l'exposition financière, mais signale également l'intégrité institutionnelle et l'engagement à respecter les règles.

Toutefois, pour être efficaces, les divulgations volontaires doivent être plus que des reconnaissances réactives d'erreurs passées. Elles doivent être opportunes, transparentes, couvrir l'ensemble des erreurs et faire l'objet d'une documentation détaillée. En suivant les meilleures pratiques - de l'analyse des causes profondes et de la documentation à la coordination interdépartementale et aux mesures correctives - les importateurs peuvent s'assurer que leurs divulgations atteignent l'objectif visé : résoudre les violations passées tout en positionnant l'organisation dans un environnement d'importation mieux géré.

L'équipe Foley Commerce international et sécurité nationale surveille tous les développements liés aux tarifs, y compris les modifications, les clarifications, les orientations ou les nouvelles mesures tarifaires introduites par l'administration Trump, que nous couvrons dans nos Ressources sur les tarifs et le commerce international sur notre blog Tariff & International Trade Resources. Au fur et à mesure que de nouvelles informations seront disponibles, nous fournirons des mises à jour et des analyses pour aider les importateurs à naviguer dans le paradigme évolutif du commerce international, y compris pour les nouveaux tarifs.

Notre livre blanc sur "Gérer les risques tarifaires et d'importation en période de guerre commerciale" présente un plan en 12 étapes pour aider les importateurs à gérer les risques tarifaires et commerciaux internationaux dans l'environnement tarifaire et commercial actuel, tandis que le livre blanc qui l'accompagne, intitulé "Gérer les risques liés à l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement" fournit des conseils pratiques pour faire face aux risques accrus de la chaîne d'approvisionnement liés aux marchandises importées aux États-Unis, y compris le recours croissant aux détentions par le CBP.

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