Sara Abarbanel et Jacqueline Hayduk évaluent les meilleures pratiques en matière de programmes d'aide aux employés
Meilleures pratiques pour des programmes d'aide aux employés efficaces
Cet article a été publié à l'origine dans Law360 le 26 novembre 2024 et est republié ici avec l'autorisation de l'auteur.
Les programmes d'aide aux employés sont devenus un avantage extrêmement courant offert par les employeurs américains.
Par exemple, selon l'International Employee Assistance Professionals Association, environ 97 % des entreprises américaines de plus de 5 000 salariés, 80 % des entreprises américaines de 1 001 à 5 000 salariés et 75 % des entreprises américaines de 251 à 1 000 salariés proposent des PAE[1].
La prévalence des PAE est probablement due en partie au fait que les employeurs tentent de retenir les talents et de rester compétitifs sur le marché de l'emploi en offrant des avantages sociaux complets - en particulier des avantages en matière de santé et de bien-être, car le bien-être et les soins personnels sont devenus de plus en plus importants pour les travailleurs au cours des dernières années.
Le train de la santé et du bien-être ne perd pas de vitesse.
En fait, selon une étude publiée en janvier par McKinsey & Company, rien qu'aux États-Unis, le marché du bien-être a atteint 480 milliards de dollars, avec une croissance de 5 à 10 % par an[2]. Les employeurs américains ont suivi la tendance et augmenté leur offre d'avantages en matière de santé et de bien-être, tels que des abonnements parrainés par l'employeur à des applications de bien-être, des centres de remise en forme sur site, des options de garde d'enfants et d'alimentation saine, des défis de remise en forme, des services de télésanté et des programmes d'aide aux employés.
Voici ce que les employeurs qui utilisent ou envisagent de mettre en place des PAE doivent savoir.
Remise à niveau sur les PAE
Un PAE peut être utile à une entreprise et à ses employés de bien des façons, mais au fond, les PAE offrent un soutien et une assistance aux employés et aux membres de leur famille qui rencontrent des difficultés personnelles.
Les PAE sont des prestations offertes sur le lieu de travail qui aident les employés à gérer les difficultés quotidiennes susceptibles d'avoir des répercussions négatives sur leur vie personnelle et/ou professionnelle. Les PAE peuvent inclure une gamme de services fournis par des professionnels tiers pour répondre aux problèmes de santé mentale, de toxicomanie, de deuil et de problèmes familiaux, de développement professionnel et de formation, ainsi qu'aux préoccupations financières ou juridiques.
Les PAE comprennent généralement des services de conseil, d'orientation et/ou de suivi à court terme pour aider les employés à gérer les difficultés de la vie. Parfois, les PAE aident également les employés à prévenir ou à faire face à la violence sur le lieu de travail ou à d'autres situations critiques.
L'objectif des PAE est de fournir aux employés un soutien pour gérer les défis de la vie, ce qui leur permet d'être plus efficaces, plus productifs et plus engagés dans leur travail. Les PAE sont une ressource précieuse qui peut aider les employés à surmonter les difficultés personnelles qui les distraient et les empêchent de donner leur pleine mesure.
Les PAE peuvent contribuer à réduire l'absentéisme, à améliorer la productivité des employés et à réduire les coûts liés à l'attrition du personnel. En effet, selon le ministère américain du travail, les employeurs économisent généralement entre 5 et 16 dollars pour chaque dollar investi dans un PAE.
Les services offerts par un PAE sont généralement gratuits et confidentiels. Les employés peuvent accéder aux services du PAE en s'adressant eux-mêmes au PAE, en y étant renvoyés de manière informelle par un collègue ou en y étant renvoyés de manière formelle sur recommandation d'un supérieur hiérarchique ou d'un professionnel des ressources humaines. Bien que la plupart des orientations vers le PAE soient volontaires, les orientations obligatoires basées sur de mauvaises performances ou des problèmes disciplinaires soulèvent des considérations juridiques spécifiques, qui sont abordées ci-dessous.
Meilleures pratiques
Les employeurs devraient tenir compte des meilleures pratiques suivantes lors de la mise en œuvre des PAE.
Avoir une politique clairement définie.
Les normes de l'Employee Assistance Professionals Association[3] exigent que les PAE disposent de politiques écrites garantissant la confidentialité des clients, d'une procédure formelle de suivi des employés qui utilisent le PAE et d'un nombre suffisant de professionnels de l'assistance aux employés formés pour fournir les services applicables.
En outre, l'Employee Assistance Professionals Association recommande aux employeurs proposant des PAE de disposer d'une politique écrite définissant la relation de l'employeur avec le PAE, notamment en précisant l'étendue et les limites des services.
Les employeurs doivent s'assurer que leur politique définit clairement l'objectif et le processus du PAE. Les employeurs doivent consulter les normes de l'Employee Assistance Professionals Association pour connaître les autres exigences relatives aux PAE et aux politiques en la matière.
Faites la promotion de votre PAE auprès des employés.
Pour que les employés tirent le maximum de profit du PAE - et que les employeurs en tirent le maximum de retour sur investissement - il faut que les employés utilisent réellement le PAE. Il est essentiel que les employés comprennent ce que le PAE offre réellement, car beaucoup d'entre eux ne sont pas conscients des différents services offerts par les PAE contemporains.
Les employeurs doivent informer leurs employés sur les services de leur PAE lors de l'orientation, de la période d'inscription aux avantages sociaux et en diffusant des FAQ. Les employeurs peuvent également envisager de proposer des webinaires ou des déjeuners-conférences périodiques sur le sujet.
Veiller à ce que les PAE s'alignent sur les pratiques de l'IED.
Les employeurs doivent s'assurer que les services et le modèle de prestation de leur PAE s'alignent sur leurs initiatives en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
Il s'agit notamment d'utiliser des messages inclusifs, de proposer du matériel promotionnel et des ressources dans différentes langues et de veiller à ce que les professionnels des services soient équipés pour gérer les barrières linguistiques, ainsi que pour être sensibles aux besoins culturels particuliers et aux stigmates culturels entourant les services de santé mentale.
Protéger la confidentialité et la vie privée.
Les employeurs doivent indiquer clairement dans leur politique de PAE que les informations relatives aux employés resteront strictement confidentielles. Il s'agit non seulement de ce dont l'employé discute au cours d'une séance avec le professionnel du PAE, mais aussi des informations individuelles identifiables : par exemple, l'identité de l'employé qui utilise le PAE et la durée et la fréquence de la participation de l'employé au PAE.
Certains États, comme l'État de Washington, ont adopté une loi stipulant que ce type d'informations doit rester confidentiel, sous réserve de certaines conditions[4], ce qui n'empêche pas l'employeur d'obtenir des informations et des statistiques générales sur l'utilisation des services du PAE.
Informer les employés qu'un prestataire de PAE gardera leurs informations confidentielles, à l'exception des situations où la vie ou la sécurité de l'employé ou d'une ou plusieurs autres personnes est sérieusement menacée.
Éviter les pièges de la discrimination.
Les employeurs peuvent encourager les employés à utiliser le PAE en cas de besoin, ou fournir des informations sur les services du PAE lorsqu'un employé fait part d'un problème particulier. Toutefois, le fait d'obliger un employé à utiliser un PAE peut être contraire à la loi américaine sur les personnes handicapées (Americans with Disabilities Act) et à ses équivalents dans les États.
L'ADA interdit aux employeurs d'exercer une discrimination à l'encontre d'une personne qualifiée qui a ou qui est perçue comme ayant un handicap. Dans une lettre de discussion informelle datée du 19 juillet 2000, la U.S. Equal Employment Opportunity Commission (Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi) a noté que même une orientation vers un PAE "combinée à d'autres preuves pertinentes pourrait permettre de déduire que l'employeur considérait la personne comme ayant une déficience qui la limitait de manière substantielle"[5].
En juin, dans l'affaire U.S. EEOC v. Weis Markets Inc. devant le tribunal fédéral du district moyen de Pennsylvanie, l'EEOC a réglé une affaire dans laquelle l'employeur, Weis Markets Inc. avait exigé d'un employé qu'il participe au PAE comme condition pour conserver son emploi[6]. Le PAE exigeait de l'employé qu'il communique des informations médicales à l'entreprise, que celle-ci utiliserait pour déterminer si l'employé devait être mis en congé d'invalidité. L'employé a refusé.
Dans une déclaration faite au moment de l'introduction de l'affaire, l'EEOC a indiqué que le programme de l'employeur était illégal en vertu de l'ADA, qui "interdit d'exiger des employés qu'ils subissent des examens médicaux ou qu'ils répondent à des questions susceptibles de révéler s'ils sont handicapés, sauf si l'employeur peut prouver que les examens ou les questions sont liés à l'emploi et répondent à une nécessité professionnelle"[7].
Si vous envisagez de vous adresser obligatoirement à un PAE, gardez à l'esprit les circonstances entourant l'orientation et si le programme exige la divulgation d'informations ou d'évaluations médicales ou de santé mentale, si l'orientation est liée à l'emploi et conforme aux nécessités de l'entreprise.
Conclusion
Un PAE peut être un outil puissant pour les employeurs comme pour les employés. En gardant à l'esprit les avantages et les meilleures pratiques, les employeurs peuvent offrir à leurs employés un programme d'aide à l'emploi qui présente un intérêt pour les deux parties.
[1] https://eapassn.org/page/FAQEAPA.
[2] https://www.mckinsey.com/industries/consumer-packaged-goods/our-insights/the-trends-defining-the-1-point-8-trillion-dollar-global-wellness-market-in-2024.
[3] https://cdn.ymaws.com/eapassn.org/resource/resmgr/eapa_standards_and_professio.pdf.
[4] https://lawfilesext.leg.wa.gov/biennium/2021-22/Pdf/Bills/Session%20Laws/Senate/5564-S.SL.pdf?q=20241115230900.
[5] https://www.eeoc.gov/foia/eeoc-informal-discussion-letter-7.
[6] https://www.eeoc.gov/newsroom/weis-markets-pay-75000-eeoc-sexual-harassment-disability-discrimination-suit.
[7] https://www.eeoc.gov/newsroom/eeoc-sues-weis-markets-sexual-harassment-and-unlawful-use-employee-assistance-program.
