Votre entreprise a reçu un avis d'inspection de l'ICE - que faire ?
"Les opérations de contrôle sur le lieu de travail vont être massivement étendues", selon une interview1 du 12 juin 2025 du tsar de la frontière Tom Homan.
À partir du 8 juin 2025, la Garde nationale est arrivée à Los Angeles et à Santa Ana, en Californie, pour protéger le personnel et les bâtiments fédéraux dans le cadre des manifestations organisées à la suite de l'arrestation par des agents de l'U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) de personnes soupçonnées d'être en situation irrégulière aux États-Unis. Cette action fait suite à d'autres descentes importantes de l'ICE, dont une sur un chantier de construction près du campus de l'université d'État de Floride, et à d'autres activités d'application de la loi en cours.
Qu'est-ce que cela signifie pour les employeurs ?
Dans tout le pays, l'ICE a activement émis des avis d'inspection (NOI) pour obtenir des formulaires I-9 et d'autres dossiers clés concernant les entreprises et les personnes qu'elles emploient dans les entreprises de construction, les usines, les lieux d'accueil tels que les hôtels et les restaurants, et d'autres entreprises telles que les entreprises agricoles. Cependant, sur instruction de l'administration Trump, le 12 juin, un haut responsable de l'ICE a instauré une "pause" et a conseillé aux agents de l'ICE de "suspendre toutes les enquêtes/opérations d'application sur les sites de travail dans l'agriculture (y compris l'aquaculture et les usines de conditionnement de viande), les restaurants et les hôtels en activité"2. "Bien que les acteurs politiques puissent continuer à modifier les priorités de l'application de la loi, en tant qu'employeur, vous ne voulez pas être pris au dépourvu lorsque vous recevrez une NOI. Si votre entreprise reçoit l'une de ces demandes d'information, ou si vous souhaitez être mieux préparé sur la question, que devez-vous faire ?
Informer le conseiller juridique, rassembler les documents et les transmettre à l'ICE
Une NOI permet à l'ICE de contrôler les documents de l'entreprise afin de vérifier si les formulaires fournis sont conformes aux lois fédérales sur la vérification de l'admissibilité à l'emploi. L'employeur ne dispose que de trois jours ouvrables pour répondre, et l'ICE peut autoriser (ou non) une brève prolongation si l'employeur ne peut pas respecter le délai de trois jours. L'employeur doit s'efforcer de fournir une réponse organisée à l'aide des documents dont il dispose. Voici ce qu'une entreprise doit faire après avoir reçu un avis de recherche :
- Dès réception d'une notification, informez le service juridique, le service des ressources humaines, le service de la conformité et la direction de l'entreprise. Le conseiller juridique peut guider la réponse, veiller à ce que les documents soient correctement organisés et soumis, et aider à identifier et à atténuer tout problème potentiel.
- Vérifiez que chaque formulaire I-9 est complet et exact. Bien que vous ne puissiez pas modifier, détruire ou omettre les originaux des formulaires I-9 dans la production de l'entreprise à l'ICE, vous pouvez corriger séparément les erreurs découvertes, dater et signer les corrections, mais vous ne devez le faire que sous la direction d'un conseiller juridique. Vous pouvez également préparer un registre séparé des erreurs identifiées afin que l'entreprise puisse prendre séparément des mesures correctives après la soumission à l'ICE, sous la direction d'un conseiller juridique.
- Veillez à ne pas modifier, détruire ou omettre les documents demandés dans la notification d'intention. Sachez que la notification est souvent la première étape d' une enquête - y compris d'une enquête criminelle - sur la conformité de l'entreprise elle-même avec les lois fédérales sur l'immigration et la criminalité.
- Si vous faites appel à une organisation professionnelle d'employeurs (PEO), à une société de recrutement ou à un autre fournisseur tiers pour collecter, vérifier et conserver les documents I-9, assurez-vous de connaître le processus, la procédure et les délais nécessaires pour demander des copies de ces documents à la PEO. Même s'il ressort clairement du contrat que le personnel du PEO ne fait pas partie des employés de votre entreprise, le recours à un PEO peut compliquer la réponse à une notification d'intention d'embauche. Les retards imputables à un tiers peuvent ne pas constituer une raison valable pour ne pas respecter le délai de réponse à la notification. Avant même de recevoir un avis de recherche, l'employeur doit se demander s'il est judicieux de confier à un PEO tiers la mise en conformité de l'entreprise avec la norme I-9, car cette confiance n'élimine pas l'obligation de l'employeur de se conformer à la loi dans les brefs délais prévus par la loi. Au minimum, envisagez de maintenir avec la société PEO un accès conjoint à l'emplacement numérique où sont stockés les I-9 de votre entreprise.
Mise en suspens du litige et conservation de tous les documents pertinents
Considérez l'avis d'intention comme l'ouverture d'une enquête par l'ICE. Par conséquent, mettez en place une procédure de mise en suspens (et adressez-en une au PEO, si vous en utilisez un). Ne détruisez pas, ne modifiez pas et n'antidatez pas les dossiers. Veillez à ce que votre entreprise conserve les documents, les courriels et les textes essentiels qui l'aideront à comprendre les problèmes et à se défendre, le cas échéant.
Se préparer à une action de suivi de la part de l'ICE
Après l'audit, l'ICE peut venir perquisitionner votre entreprise en vertu d'un mandat de perquisition fédéral et/ou peut prendre des mesures supplémentaires telles que l'émission d'un avis de documents suspects, d'un avis de manquements techniques ou procéduraux, ou d'autres mesures administratives. Préparez-vous à répondre dans les délais impartis avec l'aide d'un conseiller juridique.
Mettez de l'ordre dans vos démarches d'immigration
Prenez le temps de réfléchir à vos pratiques d'embauche et à la meilleure façon de protéger votre entreprise. L'ICE revient souvent, quel que soit le résultat de l'audit, alors profitez de la notification pour mettre de l'ordre dans vos affaires d'immigration :
- Examinez les formulaires I-9, les registres de paie, les registres E-verify, les dossiers du personnel, les documents de formation et les politiques en place afin de savoir ce que l'ICE apprend lors de l'audit de vos documents.
- Envisagez de réaliser votre propre audit interne (même maintenant, avant la réception d'une notification d'intention).
- Former à nouveau le personnel des ressources humaines à la bonne manière de garantir le respect de la législation américaine en matière d'emploi.
- Envisager la mise en œuvre d'un système logiciel I-9 électronique conforme, sachant que certains systèmes ne sont pas conformes à la loi.
- Envisagez de vous inscrire à E-Verify.
- Contrôler régulièrement les décisions du ministère de la sécurité intérieure qui révoquent le statut et l'autorisation de travail des personnes originaires de certains pays.
Si une autorisation de travail expire ou est révoquée, l'employé perd le droit de travailler aux États-Unis. Par exemple, le 12 juin 2025, le ministère de la sécurité intérieure a annoncé qu'il envoyait des courriels à tous les Cubains, Haïtiens, Nicaraguayens et Vénézuéliens qui avaient bénéficié d'une libération conditionnelle aux États-Unis et avaient reçu des autorisations de travail, leur ordonnant de quitter immédiatement le pays.3 Les employeurs qui ont des employés dans cette catégorie doivent déterminer s'il existe un autre moyen pour ces personnes de rester employées légalement ou s'ils doivent mettre fin à leur emploi. Inversement, la décision de ne pas embaucher d'"étrangers" est une forme de discrimination fondée sur l'origine nationale et constitue également une violation de la loi à éviter. Si vous soupçonnez votre entreprise d'avoir employé ou d'employer une personne qui n'a pas le droit de travailler aux États-Unis, consultez un conseiller juridique pour savoir comment gérer l'emploi de cette personne et s'il convient de prendre l'initiative inhabituelle et volontaire de révéler la situation à l'ICE ou au ministère de la justice.
Pour plus d'informations, voir les publications suivantes de Foley :
- Comment les employeurs peuvent-ils se préparer aux audits et aux visites des services d'immigration ?
- Conseils aux entreprises pour se préparer à une visite d'immigration
- L'application rigoureuse de la législation sur l'immigration est en marche : Inspections I-9, visites sur place, etc.
Si vous avez des questions sur les avis d'intention de l'ICE ou sur des sujets connexes, contactez les auteurs de cet article ou votre avocat chez Foley & Lardner.
[1]https://www.semafor.com/article/06/12/2025/trump-will-target-us-employers-in-next-phase-of-immigration-crackdown-homan-says
[3]https://www.dhs.gov/news/2025/06/12/dhs-issues-notices-termination-chnv-parole-program-encourages-parolees-self-deport
