Problèmes complexes de conformité pour les entreprises lorsqu'un cadre supérieur quitte son emploi : promesses d'avantages sociaux après la cessation d'emploi
Les contrats de travail des cadres supérieurs sont rarement permanents. Lorsqu'un cadre supérieur ou un autre employé de haut niveau quitte son emploi, les entreprises doivent souvent faire face à des questions complexes en matière de fiscalité, d'équité et d'avantages sociaux liées au départ de cet employé.
Cet article est le quatrième d'une série d'articles traitant des points importants à respecter pour structurer les avantages sociaux postérieurs à la cessation d'emploi ou pour aborder les questions et considérations auxquelles les entreprises sont confrontées lorsqu'un cadre supérieur quitte son emploi. Dans nos articles précédents, nous avons examiné sil'ERISA s'applique à votre plan de départ des cadres supérieurs, sila section 409A du Code s'applique aux indemnités de départ et ce qu'il convient de faire en matière d'attributions d'actions.
Ce mois-ci, nous abordons les questions à prendre en considération avant de promettre certaines prestations postérieures à la cessation d'emploi à un cadre supérieur dans le cadre de son contrat de travail ou de sa convention de séparation.
Promesses du régime de retraite
Une promesse courante, mais problématique, que l'on retrouve dans les accords de séparation est que le cadre licencié peut verser tout ou partie de son indemnité de départ sur son compte 401(k) ou 403(b). Il s'agit là d'une erreur compréhensible, car de nombreux plans 401(k) ou 403(b) permettent généralement aux participants de différer tout ou partie de leur rémunération imposable. Cependant, une règle spéciale prévue à l'article 415 de l'Internal Revenue Code de 1986, tel que modifié (le Code), interdit que les indemnités de départ soient considérées comme une rémunération admissible au titre des plans 401(k) et 403(b). Comme il s'agit d'une règle juridique, il n'y a aucun moyen de la « contourner ».
Une autre promesse, bien que plus rare, est que le cadre supérieur aura droit à ses prestations de retraite à la fin de son contrat de travail. Bien que cette promesse ne soit pas nécessairement interdite par la loi, dans le cas des régimes de retraite agréés fiscalement, tels que les plans 401(k) ou les régimes de pension, et des plans 403(b) non gouvernementaux, cette promesse peut être considérée comme discriminatoire et contraire aux règles du Code si le cadre licencié est considéré comme hautement rémunéré au regard de ces règles (pour 2025, cela inclut généralement les employés qui ont gagné plus de 160 000 dollars en 2024, ce montant étant indexé chaque année). Pour résoudre ce problème, l'employeur pourrait simplement verser des indemnités de départ supplémentaires équivalentes au montant non acquis qui serait autrement perdu dans le cadre du régime de retraite. Toutefois, cette indemnité de départ ne bénéficiera pas du même traitement fiscal avantageux dont aurait bénéficié le cadre si le paiement avait été effectué dans le cadre du régime de retraite, comme la possibilité de transférer le paiement et d'éviter l'imposition immédiate sur le revenu.
La préoccupation susmentionnée concernant l'acquisition définitive promise ne s'applique pas aux régimes de retraite non agréés, qui favorisent déjà les employés mieux rémunérés et ne sont pas soumis aux mêmes règles de non-discrimination que les régimes de retraite agréés fiscalement. Un régime non agréé peut prévoir l'acquisition définitive totale pour certains participants et pas pour d'autres, de sorte qu'un employeur peut accorder une acquisition définitive supplémentaire dans le cadre de ces régimes sur une base individuelle.
Promesses du régime de santé
Il est courant qu'un contrat de travail ou un accord de séparation prévoie le maintien de la participation au régime d'assurance maladie collective après la cessation d'emploi, par exemple sous la forme d'une couverture gratuite ou subventionnée dans le cadre des régimes d'assurance maladie de l'employeur.
La meilleure façon de rédiger une telle disposition est de la lier à la couverture COBRA, car le régime d'assurance maladie collectif de l'employeur comporte déjà des dispositions permettant à un employé licencié de continuer à bénéficier de la couverture COBRA. À titre d'exemple, la disposition pourrait stipuler que si le cadre licencié opte en temps utile pour la couverture COBRA, l'employeur paiera (ou remboursera au cadre) tout ou partie des primes COBRA du cadre pendant la durée de validité de cette couverture COBRA. Nous recommandons cette approche, en particulier pour les régimes qui sont assurés ou auto-assurés avec une assurance en excédent de sinistres, afin que l'employeur ne fasse pas par inadvertance des promesses au cadre que ses assureurs n'ont pas acceptées (comme permettre à un cadre licencié de continuer à bénéficier de la couverture sans avoir choisi COBRA).
Si la couverture promise après la cessation d'emploi s'étend au-delà de la période de couverture COBRA habituelle de 18 mois, l'employeur doit alors demander l'accord de l'assureur de son régime de santé ou de son assureur en excédent de sinistres, le cas échéant, afin de s'assurer que les prestations prolongées resteront couvertes par la police d'assurance. En outre, comme l'ERISA exige que les documents du régime précisent quand les prestations sont versées, l'employeur doit s'assurer que le régime permet à un employé licencié de continuer à bénéficier de la couverture au-delà de la période de continuation COBRA, par exemple en incluant une disposition dans le régime stipulant que la couverture peut être prolongée dans la mesure prévue dans un accord de séparation.
Enfin, pour les régimes auto-assurés, les conséquences fiscales fédérales doivent être prises en compte lors de la prise d'engagements envers un cadre démissionnaire. Les régimes de santé collectifs auto-assurés sont soumis à l'article 105(h) du Code, qui exige que les prestations soient imposables pour l'employé si le régime favorise les employés ou anciens employés hautement rémunérés. Si l'employeur accorde des subventions COBRA uniquement aux cadres qui quittent l'entreprise et non aux employés ordinaires, les cadres qui quittent l'entreprise pourraient être soumis à l'impôt sur les avantages sociaux postérieurs à la cessation d'emploi. Pour éviter l'imposition des avantages sociaux, l'employeur pourrait plutôt imputer la valeur de la subvention COBRA de l'employeur comme salaire imposable pour le cadre. Bien entendu, ces salaires imputés sont soumis à des retenues à la source, et si aucune indemnité de départ en espèces n'est versée pendant la période de validité de la couverture du régime de santé subventionné à partir de laquelle ces retenues peuvent être effectuées, l'employeur et le cadre supérieur devront alors conclure un accord sur le mode de paiement de ces retenues à la source. Une autre solution consiste à verser au cadre supérieur une rémunération supplémentaire imposable en espèces qu'il peut choisir d'utiliser pour couvrir ses frais COBRA s'il le souhaite, au lieu de subventions ou de remboursements spécifiques liés à son adhésion à la couverture COBRA.
Autres promesses en matière de protection sociale
La dernière promesse typique, mais problématique, que l'on retrouve souvent dans les contrats de travail ou les accords de séparation est que le cadre licencié peut continuer à bénéficier de « tous les régimes de prévoyance sociale de l'employeur » pendant une certaine période après la fin de son contrat. L'expression « régimes de prévoyance sociale de l'employeur » inclut notamment l'assurance vie et les régimes d'invalidité de longue durée, ainsi que les régimes collectifs d'assurance maladie (dont nous avons déjà parlé plus haut).
Le problème est que les régimes d'assurance-vie et d'invalidité de longue durée comportent rarement des dispositions de couverture après la cessation d'emploi comme celles prévues par la loi COBRA. Les régimes d'assurance-vie permettent souvent aux employés licenciés de convertir leur couverture collective en une police d'assurance individuelle (sous réserve de plafonds sur le montant pouvant être converti et de primes souvent beaucoup plus élevées), tandis que les régimes d'invalidité de longue durée ne prévoient généralement aucune couverture après la cessation d'emploi. Par conséquent, avant de promettre ces avantages après la cessation d'emploi, il est impératif que l'employeur examine les règles de ses régimes d'avantages sociaux et de ses polices d'assurance afin de déterminer s'il existe un moyen d'offrir une telle couverture, ou de demander à l'assureur l'autorisation d'ajouter un avenant à la police afin d'étendre la couverture au cadre supérieur. Sinon, l'employeur pourrait avoir promis par inadvertance des prestations qu'il devra auto-assurer, car l'assureur n'a pas accepté de les payer dans le cadre de sa police. Par exemple, si l'ancien cadre venait à décéder alors que la couverture d'assurance-vie collective après la cessation d'emploi promise est censée être en vigueur, l'assureur pourrait refuser la demande de prestations, ce qui obligerait l'employeur à payer les prestations de décès à partir de ses actifs généraux.
En résumé, avant de promettre des avantages postérieurs à la cessation d'emploi dans le contrat de travail ou l'accord de séparation d'un cadre, l'employeur doit déterminer si la loi et les conditions de ses documents de régime ou de ses polices d'assurance permettent de tenir ces promesses et, le cas échéant, comment gérer les conséquences fiscales. Les employeurs doivent examiner attentivement ces questions avant de conclure des contrats de travail avec un cadre qui quitte l'entreprise ou de lui faire des promesses afin d'éviter ces conséquences imprévues.
Pour en savoir plus sur les questions de conformité lorsque des cadres supérieurs mettent fin à leur contrat de travail, ne manquez pas le cinquième et dernier article de notre série.
Pour plus d'informations, veuillez contacter l'un des avocats du département pratique Avantages sociaux et rémunération des cadres de Foley.
