Implications pratiques des activités d'application de la législation sur l'immigration pour les régimes d'avantages sociaux - Partie II
L'administration Trump continuant à mettre l'accent sur l'application des lois américaines sur l'immigration, les employeurs sont de plus en plus préoccupés par les raids sur les lieux de travail. Dans certaines circonstances, les agents chargés de l'application des lois sur l'immigration procèdent à des arrestations et détiennent des travailleurs. Les administrateurs de régimes d'avantages sociaux doivent réfléchir à la manière dont ces travailleurs détenus sont traités dans le cadre des régimes d'avantages sociaux de l'entreprise. Pour de plus amples informations sur la manière dont un travailleur sans papiers peut devenir participant à un régime, voir ici.
Que se passe-t-il lorsqu'un travailleur est détenu ? Un travailleur détenu peut-il être libéré plus tard ?
Le service américain de l'immigration et des douanes (ICE) répond à ces questions de la manière suivante :
La détention n'est pas punitive. Une fois qu'un étranger est transféré sous la garde de l'ICE, l'agence prend une décision concernant sa détention. L'ICE utilise ses ressources limitées pour détenir les étrangers afin de garantir leur présence dans le cadre des procédures d'immigration ou d'expulsion des États-Unis, ainsi que ceux qui sont soumis à une détention obligatoire, conformément à la loi sur l'immigration et la nationalité, ou ceux dont l'ICE estime qu'ils représentent un risque pour la sécurité publique ou un risque de fuite au cours de la procédure de détermination de la détention.
Lorsqu'un étranger n'est pas soumis à une détention obligatoire ou qu'il n'est pas considéré comme un risque de fuite ou de sécurité publique, l'ICE exerce son pouvoir discrétionnaire en décidant de libérer les étrangers sous conditions. Ces décisions sont prises au cas par cas et après examen de l'ensemble des circonstances, en tenant compte principalement du risque de fuite, de la menace pour la sécurité nationale et du risque pour la sécurité publique.
L'ICE prend également d'autres facteurs en considération, notamment lorsqu'un étranger souffre d'une maladie grave, qu'il est le principal responsable d'enfants mineurs ou qu'il s'agit d'autres considérations humanitaires. [lien vers le site web 10/7/2025 https://www.ice.gov/detain/detention-management]
Par conséquent, les administrateurs des régimes d'avantages sociaux doivent déterminer si un travailleur détenu reste couvert par certains régimes d'avantages sociaux de l'entreprise - et quand cette couverture prend fin.
Plans 401(k)
Les cotisations salariales vont-elles cesser ?
Les employeurs peuvent décider de retirer les salariés détenus de la liste de paie. Dans ce cas, les salariés détenus ne reçoivent plus de rémunération à partir de laquelle les cotisations peuvent être déduites. Inversement, si les employeurs maintiennent les salariés détenus sur la liste de paie, les cotisations 401(k) continueront à être versées jusqu'à ce que le salarié modifie son choix 401(k) (par exemple, en réduisant le pourcentage de report à 0 %).
La détention aura-t-elle un impact sur le service d'acquisition des droits ?
Cela dépend de la manière dont le service d'acquisition est défini et mesuré par le document du plan 401(k). Si le plan définit le service d'acquisition comme 1 000 heures de service au cours d'une année de plan, la détention d'un employé peut interférer avec le crédit de service d'acquisition. Si, en revanche, le plan utilise le temps écoulé pour mesurer le service d'acquisition, l'acquisition ne peut pas être affectée parce que la détention n'est pas considérée comme une période de licenciement aux fins du plan 401(k), et tout congé de moins de 12 mois continue à compter comme service d'acquisition.
La détention déclenchera-t-elle un événement de distribution ?
Cela dépend de la manière dont la cessation d'emploi est définie ou décrite dans le plan 401(k). Il est peu probable que la détention soit mentionnée dans le plan. Toutefois, l'administrateur du plan 401(k) peut prendre en compte la définition de termes tels que "congé" ou "employé actif". Selon les interprétations raisonnables de ces termes ou de termes similaires, un employé détenu peut être éligible à une distribution du plan 401(k). Si c'est le cas, les administrateurs du plan doivent être conscients des défis pratiques associés au traitement d'un chèque destiné à un employé sans papiers.
Régimes de santé
La détention entraînera-t-elle la perte de la couverture du régime d'assurance maladie ?
Les administrateurs de régimes d'avantages sociaux doivent examiner les conditions du régime d'assurance maladie, y compris le résumé de la description du régime et tout document fourni lors de l'inscription ouverte. La détention d'un employé ne constitue pas, en soi, un événement admissible aux fins de la loi COBRA (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act). Toutefois, si la détention entraîne une réduction des heures de travail qui se traduit par une perte de couverture médicale, la COBRA sera déclenchée.
La plupart des régimes de santé limitent l'éligibilité aux employés réguliers et actifs qui travaillent au moins 30 heures par semaine. Un employé détenu se situera très probablement sous le seuil des 30 heures et, par conséquent, déclenchera les droits COBRA (à condition que l'employeur compte au moins 20 employés, sinon les droits COBRA de l'État peuvent être déclenchés).
Afin de minimiser les effets négatifs sur les employés détenus, les administrateurs de régimes d'avantages sociaux peuvent prendre en considération les éléments suivants (sous réserve des conventions collectives, le cas échéant) :
- Modifier le plan de santé pour étendre la couverture aux employés détenus pendant une certaine période. Si le régime est entièrement assuré, l'accord de la compagnie d'assurance est nécessaire. Si le régime est autofinancé avec une assurance en excédent de pertes, l'assureur en excédent de pertes doit consentir à la modification.
- subventionner les primes COBRA pendant une période déterminée. La subvention de l'employeur n'est pas considérée comme un salaire imposable, sauf si le plan de santé est autofinancé et que les employés hautement rémunérés bénéficient de la subvention.
Il convient de noter que, même si un employé détenu ne perçoit pas de rémunération courante, le montant total des comptes de dépenses médicales flexibles et des cotisations versées jusqu'à présent doit toujours être mis à disposition.
Plan de rémunération différée
La section 409A de l'Internal Revenue Code régit les conséquences fiscales liées aux plans de rémunération différée. En général, un employé ne peut recevoir une distribution que si certains événements spécifiques se produisent, tels qu'une "cessation de service" ou une "urgence imprévisible" (chacun étant défini dans la section 409A). Bien que les employés détenus ne soient pas directement visés par les règles de l'article 409A, l'administrateur d'un régime doit examiner attentivement les circonstances de la détention à la lumière des dispositions du régime afin de déterminer si une distribution doit être exigée ou autorisée. Comme indiqué ci-dessus, il existe des considérations pratiques concernant le traitement des paiements aux employés sans papiers.
Liste de contrôle des mesures à prendre
Actions générales
- Examinez les documents relatifs aux régimes de prestations pour y trouver des définitions telles que "employé actif", "congé" et "cessation de service".
- Déterminer si les employés détenus restent couverts par chaque régime de prestations.
- Consulter un conseiller juridique pour obtenir des conseils sur l'interprétation et la conformité du régime.
Plans 401(k)
- Décidez si les employés retenus resteront inscrits sur les listes de paie.
- Si elle est supprimée, arrêter les cotisations aux régimes 401(k).
- Si elle est maintenue, les cotisations sont maintenues jusqu'à ce que l'employé modifie son choix.
- Examiner les conditions du régime pour s'assurer de l'admissibilité de la distribution.
- Préparez-vous à relever les défis pratiques liés au traitement des distributions aux employés sans papiers.
Régimes de santé
- Examiner les conditions d'éligibilité au régime de santé (par exemple, le nombre minimum d'heures travaillées).
- Déterminer si la détention entraîne une réduction des heures de travail et une perte de couverture, déclenchant COBRA ou le mini-COBRA de l'État.
- Envisager de modifier le régime pour étendre la couverture aux employés détenus (nécessite l'accord de l'assureur maladie ou de l'assureur en excédent de pertes).
- Veiller à ce que les employés détenus puissent accéder à l'intégralité de leurs comptes de dépenses médicales flexibles.
Plans de rémunération différée
- Consultez un conseiller juridique pour connaître les règles de la section 409A et savoir si la détention doit être considérée comme une "cessation de service" ou une "urgence imprévisible".
- Aborder les questions pratiques liées au paiement des employés sans papiers.
Documentation et communication
- Documenter toutes les décisions et justifications concernant le statut des employés détenus en matière de prestations.
- Communiquer clairement avec les employés concernés et leurs personnes à charge couvertes au sujet de tout changement de couverture et d'options.
