Mise à jour du formulaire 1095-C : ce que les employeurs doivent savoir pour la déclaration 2026
Depuis plus d'une décennie, les grands employeurs concernés (ALE), c'est-à-dire ceux qui comptent 50 employés équivalents temps plein ou plus, sont tenus de déclarer chaque année les informations relatives à la couverture d'assurance maladie à l'IRS et à leurs employés sur le formulaire 1095-C, et de distribuer ce formulaire à leurs employés. Le 23 décembre 2024, la loi publique 118-167, connue sous le nom de « Paperwork Burden Reduction Act » (loi sur la réduction des formalités administratives), a été promulguée afin de simplifier ce processus de déclaration. L'IRS a publié un avis contenant des directives sur la loi, qui prévoit que les employeurs ne sont plus tenus de fournir automatiquement les formulaires 1095-C aux particuliers et qu'il existe désormais un autre moyen pour les employeurs de fournir ces formulaires et de satisfaire aux exigences de déclaration.
Bien que ces changements ne soient pas tout à fait nouveaux, leur entrée en vigueur prévue fin 2024 signifie qu'il est trop tard pour de nombreux employeurs pour mettre en œuvre le nouveau format de déclaration à temps pour la déclaration de la couverture 2024 en 2025. Cependant, les employeurs qui n'ont pas encore effectué la transition pourraient envisager cette option pour la prochaine saison de déclaration 1095-C en 2026 pour la couverture 2025.
Option alternative de déclaration : la loi introduit une approche plus souple pour la remise des déclarations d'assurance maladie (formulaire 1095-C). En vertu de la loi :
Les employeurs peuvent satisfaire aux nouvelles exigences de déclaration 1095-C en publiant un avis clair et bien visible, raisonnablement accessible à tous les employés concernés, sur leur site Web ou leur portail d'avantages sociaux.
L'avis doit informer les personnes concernées qu'elles peuvent demander une copie de leur formulaire 1095-C et les instructions pour en faire la demande.
L'avis doit être publié sur le site Web de l'employeur avant la date à laquelle le formulaire 1095-C devrait normalement être fourni aux particuliers et doit rester affiché sur le site Web de l'employeur jusqu'au 15 octobre de l'année suivant l'année civile à laquelle se rapporte la déclaration.
Sur demande, l'employeur doit fournir le formulaire 1095-C à la personne qui en fait la demande au plus tard le 31 janvier de l'année suivant celle à laquelle le formulaire 1095-C se rapporte ou dans les 30 jours suivant la date de réception de la demande.
L'avis doit être rédigé dans un langage simple et avec des caractères suffisamment grands, y compris les indices visuels ou les figures graphiques, afin d'attirer l'attention du lecteur sur le fait que les informations concernent les déclarations fiscales et les déclarations relatives à la couverture d'assurance maladie.
L'avis doit inclure l'adresse électronique, l'adresse postale et le numéro de téléphone de l'employeur afin que les personnes puissent le contacter en cas de questions.
Veuillez noter que les employeurs doivent continuer à se conformer à toutes les exigences de l'État concernant la fourniture des formulaires 1095-C, car certains États exigent toujours que ces formulaires soient envoyés par courrier postal aux particuliers. En outre, les formulaires 1095-C doivent toujours être déposés auprès de l'Internal Revenue Service (IRS), même s'ils ne sont pas fournis à tous les employés.
Ce changement vise à alléger la charge administrative liée à la déclaration d'assurance maladie en réduisant les formalités administratives inutiles. Il permet aux employés d'accéder à leur formulaire 1095-C grâce à un modèle d'accès à la demande et élimine la confusion liée à l'envoi d'un autre avis aux employés qui n'ont pas besoin de leur formulaire 1095-C.
Si vous envisagez de mettre en œuvre l'option de déclaration alternative et avez des questions, veuillez contacter votre avocat chez Foley ou un membre de l'équipe Avantages sociaux et rémunération des dirigeants de Foley.
