Dépenses du régime ERISA : Quand le régime peut-il payer l'addition ?
Les promoteurs de régime peuvent payer eux-mêmes les dépenses du régime ERISA ou, dans certaines circonstances, les prélever sur les actifs du régime. Il peut s'avérer complexe de comprendre quels coûts peuvent être imputés au régime et lesquels doivent être financés par la tirelire de l'employeur. Cet article fournit un guide permettant de déterminer si les dépenses peuvent être payées avec les actifs du plan, ainsi que des considérations clés pour les fiduciaires du plan concernant l'utilisation des actifs du plan pour les dépenses.
Cadre juridique de l'ERISA
En vertu de l'article 404 de l'ERISA, un régime doit être maintenu au bénéfice exclusif des participants et de leurs bénéficiaires. Cette règle, communément appelée "règle du bénéfice exclusif" de l'ERISA, interdit aux employeurs de détourner les actifs à leur profit. Comme la plupart des règles, il existe des exceptions à la règle du bénéfice exclusif, notamment l'utilisation des actifs du régime pour payer les dépenses raisonnables du régime. Bien que le paiement des dépenses d'un régime ne constitue pas un avantage pour les participants, il est autorisé en vertu de la règle de l'avantage exclusif si les dépenses sont raisonnables et liées aux opérations administratives ou fiduciaires du régime.
Le ministère du travail (DOL) divise les dépenses en deux catégories : celles qui sont de nature fiduciaire ou administrative et celles qui sont des fonctions de "constituant", c'est-à-dire des dépenses encourues dans le cadre du rôle de l'employeur en tant que constituant d'une fiducie. Les dépenses administratives peuvent être payées soit par le régime, soit par l'employeur. En revanche, les dépenses liées au rôle de constituant doivent être payées par l'employeur et ne doivent jamais être financées par les actifs du régime.
Quelles sont les dépenses payables par le régime ?
La détermination des dépenses que le régime peut prendre en charge nécessite une analyse minutieuse à la lumière des dispositions de l'ERISA et des orientations du DOL. Le tableau ci-dessous présente les dépenses courantes et indique si elles peuvent être prises en charge par le régime en vertu de la loi ERISA.
| Type de dépense | Description | Qui prend en charge les dépenses ? |
| Établir un plan | Taxes relatives à l'avant-projet du plan | Employeur |
| Frais d'adoption des documents du régime | Employeur | |
| Frais encourus pour obtenir une lettre de détermination ou une lettre d'opinion favorable de l'IRS | L'employeur ou le régime | |
| Maintenance continue | Frais de prestataires de services tiers (par exemple, frais de tenue de dossiers, frais de fiducie, préparation du formulaire 5500) | L'employeur ou le régime |
| Frais d'adoption d'une modification discrétionnaire qui n'est pas due à un changement de législation | Employeur | |
| Taxes pour l'adoption d'une modification visant à refléter les changements législatifs | L'employeur ou le régime | |
| Frais d'évaluation annuelle du patrimoine fiduciaire | L'employeur ou le régime | |
| Frais d'évaluation encourus par un évaluateur indépendant des actions de l'employeur (par exemple, ESOP) | L'employeur ou le régime | |
| Frais d'investissement (par exemple, frais de fiducie, frais de garde, frais de conseil en investissement) | L'employeur ou le régime | |
| Primes de l'obligation de fidélité | L'employeur ou le régime | |
| pénalités de l'IRS ou du DOL (par exemple, taxes d'accise ou pénalités pour retard dans l'envoi du formulaire 5500) | Employeur | |
| Coût de la correction des défaillances du régime dans le cadre de l'EPCRS de l'IRS (par exemple, frais d'application du VCP) | L'employeur, sauf si l'EPCRS autorise l'utilisation de contributions de restauration provenant du compte de confiscation. | |
| Mettre fin au régime | les frais de conseil ou d'avocat encourus pour prendre la décision de mettre fin au régime | Employeur |
| Frais encourus pour mettre en œuvre la résiliation du plan (par exemple, liquidation des investissements et de la fiducie) | L'employeur ou le régime | |
| Frais encourus pour suivre les procédures de résiliation de la PBGC pour les régimes à prestations définies | L'employeur ou le régime | |
| Lettre de détermination de l'IRS sur la cessation du régime | L'employeur ou le régime |
Affectation des dépenses du régime aux comptes des participants (lisez le document du régime !)
En règle générale, les promoteurs de régime disposent d'une grande marge de manœuvre pour déterminer comment les dépenses payables au titre du régime seront réparties. Toutefois, si le document du régime précise la manière dont certaines dépenses sont réparties, l'administrateur du régime est tenu de s'y conformer. En cas de silence ou d'ambiguïté du document, l'administrateur du régime doit choisir la méthode de répartition appropriée.
La méthode de répartition doit être déterminée avec prudence et doit mettre en balance les intérêts concurrents des différentes catégories de participants et les effets des différentes méthodes de répartition des dépenses sur ces intérêts. L'administrateur du régime ne manque pas d'agir dans le meilleur intérêt des participants au régime simplement parce que la méthode de répartition des frais défavorise une catégorie de participants, à condition que le choix de la méthode de répartition repose sur une base rationnelle.
La méthode de répartition utilisée par l'administrateur d'un régime dépend en grande partie de la manière dont les frais sont imputés au régime et de la raison de ces frais. Il existe trois méthodes principales d'imputation des frais à un régime à cotisations définies, tel qu'un régime 401(k) : (i) au prorata, (ii) par tête, ou (iii) en fonction de l'utilisation par les participants.
- Méthode du prorata - La méthode du prorata est généralement la méthode de répartition la plus équitable. Les frais sont répartis entre les comptes des participants en fonction du solde de chaque compte. Par exemple, si les frais liés aux placements sont calculés en fonction du solde des comptes, l'administrateur du régime doit répartir ces frais au prorata.
- Méthode par tête - La méthode par tête, selon laquelle une dépense est divisée de manière égale entre les participants au régime, peut être une méthode d'allocation raisonnable pour les dépenses administratives fixes, telles que les frais de tenue de compte. Par exemple, si le régime doit payer des frais de service à un tiers en fonction du nombre de participants, il serait raisonnable de répartir ces frais en fonction du nombre de participants.
- Utilisation par le participant - Comme l'a expliqué le DOL dans le Field Assistance Bulletin 2003-3, certaines dépenses peuvent être imputées aux comptes individuels des participants en fonction de leur utilisation. Par exemple, un régime peut facturer les comptes individuels des participants lorsque le régime encourt des frais pour le traitement d'un retrait pour cause de difficultés, de prêts aux participants, d'un choix de distribution ou pour des dépenses liées à la détermination d'un ordre de relations domestiques qualifié en vertu de l'ERISA (c.-à-d. un QDRO).
En particulier, la réglementation du DOL exige que le résumé de la description du plan (SPD) comprenne un résumé de toutes les dispositions susceptibles d'entraîner l'imposition de frais ou de charges sur le compte d'un participant, dont le paiement est une condition à l'obtention des prestations. Le SPD doit comprendre une déclaration indiquant les circonstances susceptibles d'entraîner une compensation ou une réduction des prestations qu'un participant ou un bénéficiaire pourrait raisonnablement s'attendre à recevoir du régime sur la base de la description des prestations. Si les frais sont susceptibles d'être modifiés, le prospectus peut renvoyer les participants à d'autres informations sur les frais, telles que les informations sur les frais d'investissement. En outre, si le régime facture les comptes individuels des participants pour les déterminations QDRO, les procédures QDRO et le SPD doivent expliquer que les comptes individuels des participants seront facturés. Pour d'autres exigences et recommandations relatives au SPD, voir le document 401(k) Compliance Check #10 : Magic Words - Best Practices for 401(k) Plan SPDs (Contrôle de conformité 401(k) #10 : Mots magiques - Meilleures pratiques pour les SPDs des plans 401(k)).
Note sur les litiges récents concernant le compte de confiscation
Au cours des dernières années, les litiges relatifs à l'utilisation par les promoteurs du compte de déchéance de leur régime se sont multipliés. En règle générale, le compte de déchéance, qui comprend la partie non acquise du solde du compte d'un ancien salarié après cinq interruptions de service consécutives d'un an, peut être utilisé pour payer les dépenses du régime, réduire les cotisations de l'employeur ou augmenter les cotisations de l'employeur. Le promoteur du régime doit décider de l'utilisation du solde du compte de renonciation avant la fin de l'exercice au cours duquel la renonciation a eu lieu ou de l'exercice suivant l'année au cours de laquelle elle a eu lieu.
La plupart des documents du régime contiennent des dispositions décrivant la manière dont les promoteurs peuvent utiliser le solde du compte de déchéance. Le document du régime exige que les déchéances soient utilisées d'une certaine manière (par exemple, pour compenser les frais du régime) ou donne à l'administrateur du régime le pouvoir discrétionnaire de décider comment le compte de déchéance sera utilisé (par exemple, il peut être utilisé pour compenser les contributions de l'employeur ou pour réduire les frais du régime). Dans des affaires récentes, des plaignants ont fait valoir que , lorsque le document du plan donne à l'administrateur du plan une certaine latitude , ce dernier manque à ses obligations fiduciaires au titre de la loi ERISA lorsqu'il utilise le compte de confiscation pour compenser les cotisations de l'employeur, au lieu de compenser les frais du plan prélevés sur les comptes des participants.
Les promoteurs de régime doivent examiner les termes de leur document de régime pour déterminer si l'administrateur du régime a le pouvoir discrétionnaire de déterminer comment les comptes de confiscation seront utilisés. Si le document du régime accorde un pouvoir discrétionnaire à l'administrateur, le promoteur doit envisager de modifier le régime pour supprimer ce pouvoir et exiger de l'administrateur qu'il utilise le compte de confiscation de la manière souhaitée. Étant donné que l'administrateur du régime doit respecter les dispositions du document du régime, il existe une solide défense contre ces réclamations relatives aux comptes de confiscation si l'administrateur du régime n'a pas de pouvoir discrétionnaire.
Conclusion
Il est essentiel pour les administrateurs d'un régime de comprendre quelles dépenses sont payables par le régime en vertu de la loi ERISA. Il est important que, lorsque les dépenses sont payables par le régime, l'administrateur dispose également d'une base rationnelle pour la méthode d'allocation qu'il choisit. Les promoteurs de régime doivent examiner attentivement la manière dont leur document de régime traite des frais à payer, des méthodes de répartition et de l'utilisation des comptes de déchéance. En cas d'ambiguïté ou de pouvoir discrétionnaire, en particulier en ce qui concerne l'utilisation des comptes de confiscation, les promoteurs doivent envisager de modifier le document afin d'atténuer les risques juridiques et de protéger les intérêts des participants.
