Attraper la vague Roth : Pièges de la paie et solutions pratiques pour la nouvelle obligation de rattrapage Roth pour les régimes de retraite
À partir du 1er janvier 2026, les cotisations de rattrapage pour les "participants à rémunération élevée" des plans de retraite 401(k), 403(b) et 457(b) gouvernementaux doivent être effectuées sur une base Roth. Par conséquent, les employeurs doivent déterminer qui est un "participant bien rémunéré" et s'assurer que les cotisations de rattrapage correspondantes sont qualifiées de Roth - même si le choix de report de rattrapage permanent d'un participant est avant impôt. L'Internal Revenue Service (IRS) a récemment publié les règlements finaux mettant en œuvre le rattrapage Roth obligatoire, ce qui créera des points de pression pour les systèmes de paie, les responsables de l'enregistrement des plans de retraite et les promoteurs de plans. Cette mise à jour résume la nouvelle exigence de rattrapage Roth obligatoire, met en évidence certaines questions à prendre en compte par les services de la paie et des ressources humaines, et recommande des solutions pour réduire le risque de conformité.
La nouvelle règle de rattrapage obligatoire de Roth
En vertu de la réglementation finale de l'IRS, un participant éligible au rattrapage dont les salaires FICA versés par le ou les employeurs concernés dépassent un seuil salarial au cours de l'année civile précédente (comme indiqué dans la case 3 du formulaire W-2) doit faire en sorte que toutes les cotisations de rattrapage soient versées sous la forme de cotisations Roth désignées. La nouvelle règle de rattrapage Roth obligatoire s'applique aux plans 401(k), 403(b) et 457(b) gouvernementaux. Pour 2026, les participants dont les salaires FICA de 2025 s'élèvent à 150 000 $ ou plus seront généralement tenus de verser toutes les cotisations de rattrapage sous forme de cotisations Roth et non pas avant impôt. Cette règle s'applique à la fois aux cotisations de rattrapage normales et aux "super" cotisations de rattrapage qui peuvent être versées par les employés âgés de 60 à 63 ans.
Les salaires FICA d'un participant comprennent les salaires payés par le promoteur du régime (ou un autre employeur participant au régime) et, selon la décision du promoteur du régime, peuvent être déterminés entité par entité ou en agrégeant les salaires FICA payés par certains ou tous les employeurs participants au régime, ou par certaines ou toutes les entités au sein du groupe fiscalement contrôlé par le promoteur du régime, indépendamment de la participation au régime. (En général, le promoteur doit modifier le plan avant la fin de l'année civile 2026 pour refléter son choix). Quel que soit le choix du promoteur à cet égard, il a également une incidence sur la question de savoir si un participant reste soumis aux règles de rattrapage Roth obligatoires. Par exemple, si un promoteur de régime choisit l'approche entité par entité, le participant n'est soumis aux exigences de rattrapage Roth obligatoire que pendant qu'il est employé par l'entité qui lui a versé des salaires FICA supérieurs au seuil.
Les salariés qui n'ont pas reçu de salaire FICA de la part du promoteur du régime (ou d'autres employeurs du groupe participant ou contrôlé), tels que les nouveaux employés, au cours de l'année précédente, ne seront pas soumis à l'obligation de rattrapage de Roth pour l'année suivante.
Comme indiqué ci-dessous, les promoteurs de régimes et les services concernés doivent prendre en compte plusieurs aspects avant de prendre des décisions concernant les opérations et les modifications des régimes.
Systèmes de paie et flux de données
Cette exigence de Roth en matière de rattrapage crée plusieurs difficultés potentielles pour les employeurs et leurs prestataires de services, notamment celles décrites ci-dessous.
Qui est soumis à la règle ?
Tout d'abord, les promoteurs de régimes et leurs services de paie doivent déterminer qui est soumis à la règle de rattrapage Roth. Pour ce faire, le service de paie doit disposer des données salariales FICA de l'année précédente afin d'identifier les participants concernés (y compris éventuellement tous les salaires FICA des groupes fiscalement contrôlés). Les employeurs qui ont changé de fournisseur de services de paie en 2025, qui ont procédé à une fusion ou à une acquisition (et qui ont donc plusieurs fournisseurs de services de paie) ou qui ont procédé à une réorganisation de l'entreprise doivent s'assurer qu'ils disposent de données salariales FICA complètes et exactes pour l'année 2025. En outre, les mouvements de salariés au sein d'un groupe fiscalement contrôlé peuvent compliquer l'analyse du seuilsalarial, en fonction des choix effectués par le promoteur du régime pour déterminer les salaires FICA. Les personnes ou les équipes chargées de la paie, des ressources humaines, du service juridique et des finances devront peut-être se concerter sur la manière dont leurs systèmes saisissent actuellement les salaires FICA et sur la manière dont les mouvements de salariés entre les entités peuvent influer sur la détermination des salaires FICA, ainsi que sur l'approche à adopter en cas d'acquisition ou de création de nouvelles entités employeuses. Cela peut avoir un impact sur les choix effectués en matière de détermination des salaires FICA.
Pour les employeurs qui acquièrent une autre entreprise dans le cadre d'un achat d'actifs, les règles définitives permettent au promoteur du régime de combiner les salaires FICA de l'employeur précédent (c'est-à-dire le vendeur d'actifs) avec ceux de l'employeur successeur (c'est-à-dire le promoteur/acheteur du régime) et de considérer la somme comme étant payée par l'employeur successeur afin de déterminer si le participant a atteint le seuil salarial FICA au cours de l'année de l'acquisition si l'employeur successeur remplit un seul formulaire W-2 déclarant les salaires de l'employeur précédent et de l'employeur successeur (par le biais de la procédure alternative décrite dans la procédure de recettes de l'IRS 2004-53). Dans le cas contraire, le seuil salarial sera déterminé par les salaires déclarés par l'employeur successeur (comme indiqué dans la case 3 du formulaire W-2).
Étant donné que les salaires fluctuent, la désignation en tant que "participant fortement rémunéré" peut également fluctuer, et certains salariés entreront ou sortiront inévitablement de cette catégorie et de ses restrictions d'une année à l'autre, de sorte que les promoteurs de régimes (et les autres employeurs concernés) devront assurer un suivi précis et ne pas se contenter de mettre en place un système et de l'oublier.
Des élections présumées seront-elles mises en œuvre ?
Un autre défi consistera à déterminer s'il convient de mettre en œuvre des options de rattrapage Roth "présumées" pour les participants fortement rémunérés, à condition que votre système de paie le permette. Pour rappel, les régimes qui autorisent les cotisations de rattrapage le font généralement par le biais d'un choix distinct (où les participants font un choix distinct pour les cotisations de rattrapage qui n'entre en vigueur que lorsque les limites du régime sont atteintes), d'un choix provisoire (similaire au choix distinct, sauf que les cotisations de rattrapage sont prélevées immédiatement et que si les limites du régime ne sont pas atteintes, l'argent du rattrapage est requalifié en cotisation ordinaire) ou d'un choix de déversement (où les participants font un choix unique qui s'applique à la rémunération jusqu'à ce que les limites du régime soient atteintes, c'est-à-dire en tant que cotisations ordinaires, puis continue en tant que cotisations de rattrapage par la suite). Les règles définitives permettent aux promoteurs de régimes de "considérer" (c'est-à-dire de convertir automatiquement) le choix de rattrapage avant impôt d'un participant fortement rémunéré en un choix de type Roth, sans le consentement de ce participant et indépendamment du fait que le régime utilise un choix distinct, provisoire ou de déversement.
Pour bénéficier de cette approche présumée, ces participants doivent toutefois avoir la possibilité effective d'effectuer un nouveau choix différent du choix présumé, par exemple en permettant au participant de cesser d'effectuer des reports supplémentaires (de ne pas verser de cotisations de rattrapage). En outre, tout choix présumé doit cesser dans un délai raisonnable après que la personne n'est plus un participant fortement rémunéré.
Les avantages d'une approche Roth présumée sont notamment l'allègement des charges administratives pour les promoteurs de régimes, ainsi que la possibilité de tirer parti de deux méthodes de correction qui permettent de convertir les cotisations de rattrapage avant impôt en cotisations Roth, si nécessaire (plutôt que de simplement distribuer le montant "excédentaire" du régime au participant). Ces corrections consistent à transférer les cotisations de rattrapage avant impôt du participant concerné (ajustées en fonction des gains ou des pertes) sur son compte Roth, puis soit (1) à refléter le montant de la cotisation Roth (sur le formulaire W-2 du participant pour l'année concernée, s'il n'a pas encore été produit ou fourni, soit (2) à le traiter comme une conversion Roth dans le cadre du régime, si la correction est effectuée au plus tard le dernier jour de l'année suivant l'année pour laquelle le report électif a été effectué). Cette deuxième approche peut être utilisée même si le plan ne prévoit pas de conversion Roth interne au plan choisie par le participant. (La réglementation finale n'exige aucune correction pour les erreurs qui ne dépassent pas 250 $, à l'exclusion des gains). L'une ou l'autre méthode de correction, ou les deux, peuvent être utilisées si le régime applique la même méthode de correction à des participants se trouvant dans une situation similaire.
Que se passera-t-il si nous ne pouvons pas ou ne voulons pas mettre en œuvre des élections présumées ?
Bien que les promoteurs de régimes qui mettent en œuvre des choix présumés puissent en retirer certains avantages, il n'est pas obligatoire de le faire, et cette capacité dépend en partie, voire totalement, de la sophistication de vos systèmes de paie. Mais tout n'est pas perdu pour autant, et nous avons déjà rencontré des situations où les fournisseurs de paie ne peuvent pas prendre en charge un choix présumé. En règle générale, les fournisseurs indiquent qu'ils mettent en œuvre des procédures qui empêchent les participants fortement rémunérés de verser des cotisations de rattrapage avant impôt, par exemple en désactivant les cotisations avant impôt une fois que la personne atteint le plafond de cotisation applicable (comme le plafond 402(g) pour 2026 de 24 500 $) ; dans ce cas, si le participant souhaite que des cotisations de rattrapage soient versées, il doit choisir expressément le rattrapage Roth. Si ces procédures fonctionnent comme prévu, aucune erreur ne devrait se produire et le fait de ne pas pouvoir utiliser les nouvelles procédures de correction n'aura pas d'importance. Toutefois, même ces mesures préventives nécessitent une coordination, car il faut communiquer et coordonner pour déterminer qui sera un participant à rémunération élevée pour l'année et veiller à ce que les cotisations ordinaires (non rattrapables) cessent une fois la limite atteinte, puis permettre au participant d'activer les cotisations Roth afin de combler le déficit de rattrapage.
Quels sont les autres défis auxquels votre entreprise sera confrontée ?
Outre les défis susmentionnés, d'autres nuances propres au régime et à l'employeur peuvent créer des difficultés supplémentaires en matière de paie. Par exemple, les régimes qui n'offrent pas la possibilité d'opter pour la formule Roth peuvent se heurter à la réticence des participants les mieux rémunérés, car ces derniers ne pourront pas verser de cotisations de rattrapage, puisqu'ils ne pourront pas le faire avant impôt, alors que les employés qui ne sont pas des participants très bien rémunérés auront toujours cette possibilité. D'autres questions se posent également, telles que la programmation nécessaire pour les systèmes de paie, de ressources humaines et d'information, ainsi que les tests ou les paies pro forma qui peuvent être effectués à l'avance pour limiter le nombre d'erreurs. Bien qu'il soit impossible de prévoir toutes les questions à l'avance, le fait de discuter dès maintenant avec votre teneur de comptes, votre fournisseur de services de paie, vos services de ressources humaines et de paie, ainsi que votre conseiller juridique, aidera les promoteurs de régimes à anticiper et à planifier les changements et autres ajustements.
Comment et quand allez-vous informer les participants ?
Une fois que les promoteurs ont pris leurs décisions, ils doivent informer les participants de ces nouvelles règles et de la manière dont ils les appliqueront. Tout cela doit être fait avant la date limite du 1er janvier 2026, afin que les participants aient le temps de poser des questions, de consulter leurs conseillers fiscaux ou financiers et d'envisager de modifier le type et le montant de leurs versements. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de modifier les documents du régime et les documents tels que les descriptions sommaires du régime avant de nombreux mois, les participants ne doivent pas être laissés dans l'ignorance, et les promoteurs de régime doivent travailler avec leurs teneurs de registres et leurs conseillers juridiques pour préparer des avis, des mises à jour par courriel et d'autres communications maintenant et à l'avenir, selon les besoins, afin d'assurer la meilleure transition possible.
Conclusion et questions à examiner
La vague de rattrapage Roth obligatoire arrive pour presque tous les employeurs qui parrainent un plan 401k, 403(b) ou 457(b) gouvernemental. Afin de profiter de cette vague, les employeurs doivent s'entretenir dès aujourd'hui avec leur prestataire de services de paie et leur responsable de l'archivage. Pour la plupart des employeurs, le simple maintien en l'état des opérations de paie et de plan de retraite entraînera des problèmes de conformité. Vous trouverez ci-dessous une liste de points que les employeurs doivent examiner avec leur fournisseur de services de paie, leur responsable de l'archivage et leur conseiller juridique :
Notre régime autorise-t-il les cotisations de rattrapage et/ou les cotisations Roth ? S'il autorise les cotisations de rattrapage, mais pas les cotisations Roth, ajoutons-nous les cotisations Roth pour 2026 ou interdisons-nous aux participants fortement rémunérés de verser des cotisations de rattrapage ?
Disposons-nous des données FICA de 2025 nécessaires pour identifier correctement les participants soumis au nouveau rattrapage Roth obligatoire en 2026 ?
Notre service de paie peut-il gérer les rattrapages réputés Roth à partir du 1er janvier 2026 ? Si non, pouvons-nous gérer les rattrapages réputés Roth à n'importe quel moment en 2026 ?
Que nous demande notre teneur de comptes pour documenter la manière dont les rattrapages Roth seront gérés ? Devons-nous renoncer aux rattrapages Roth présumés ?
Qu'avons-nous communiqué (le cas échéant) aux participants sur le fonctionnement de cette nouvelle exigence ? Combien de communications devons-nous effectuer (et quand) ?
Quelles sont les questions que mon entreprise et mon équipe se posent sur ces nouvelles règles et quand allons-nous en discuter avec notre teneur de comptes et notre conseiller juridique ?
L'équipe de Foley spécialisée dans les avantages sociaux connaît bien tous les aspects du rattrapage obligatoire de Roth et les nouvelles directives de l'IRS, y compris la façon dont ils peuvent avoir un impact sur les processus de paie, les flux de travail des teneurs de registres, les communications avec les participants et d'autres fonctions du promoteur du régime de l'employeur. Foley utilise régulièrement cette expérience pour conseiller tous les types de clients sur les nuances liées à l'administration des régimes de retraite dans un environnement réglementaire en constante évolution, y compris dans les contextes complexes suivants l'intégration post-acquisitionla correction des problèmes de conformité passés et d'éviter les problèmes de conformité à l'aveniret d'éviter les problèmes de conformité à l'avenir, lors de la liquidation des régimes, et bien d'autres encore.
