Vous avez reçu un avis d'infraction de la CPSC – Que faire maintenant ?

Chaque année, la Commission américaine de sécurité des produits de consommation (la « CPSC » ou « Commission ») utilise son programme de surveillance des importations, étudie le marché et examine les rapports des consommateurs et des entreprises afin d'identifier les violations des lois fédérales, des réglementations et des normes obligatoires qu'elle applique.¹ La CPSC émet des milliers d'« avis d'infraction »,² identifiant les violations présumées et demandant au fabricant, à l'importateur ou au détaillant destinataire de prendre certaines mesures correctives. 

Pour de nombreuses entreprises du secteur des produits de consommation, recevoir un avis d'infraction (« NOV ») peut être intimidant. Mais en comprenant l'objectif et le processus de la CPSC en matière de NOV et en mettant en œuvre certaines bonnes pratiques, les entreprises peuvent transformer la réception d'un NOV en une occasion de nouer des relations avec la CPSC et de renforcer et consolider leurs pratiques de conformité existantes. En fin de compte, en répondant à un NOV, les entreprises peuvent atteindre deux objectifs : (1) confirmer que seuls des produits sûrs et conformes sont commercialisés et (2) réduire les risques commerciaux et les responsabilités.

J'ai reçu une NOV : qu'est-ce que c'est ? 

Une NOV (parfois appelée « avis de non-conformité » ou, aux points d'entrée, « lettre d'avis ») est émise par le Bureau de conformité de la CPSC en vertu du pouvoir d'enquête et d'exécution de la Commission.³ Chaque NOV comprend généralement deux éléments :⁴

1. Une allégation de non-conformité, identifiant la loi fédérale, la réglementation et/ou la norme obligatoire qui aurait été violée, telle que la loi sur la sécurité des produits de consommation, la loi fédérale sur les substances dangereuses ou la loi sur les tissus inflammables ; et
2. Mesures correctives demandées, identifiant les mesures que la CPSC souhaite voir prises pour remédier à la non-conformité présumée, qui peuvent inclure :
   • Correction de la production future. La CPSC peut demander à une entreprise de corriger la conception ou le processus de fabrication d'un produit afin d'éliminer un ou plusieurs défauts identifiés ou de respecter une norme de sécurité obligatoire, tout en autorisant la poursuite de la distribution ou de la vente des stocks actuels aux États-Unis.
   • Saisie des produits. Les produitsne peuvent pas entrer aux États-Unis ni être distribués. La disposition finale des produits saisis est déterminée par le Service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis (CBP).
   • Libération conditionnelle des produits. Les produitsseront libérés sous condition dans un entrepôt sous douane désigné où ils seront mis en quarantaine et ne pourront être vendus, distribués ou déplacés sans l'accord préalable de la CPSC. Les produits devront ensuite être remis en état afin d'être conformes ou détruits.
   • Remise en état. L'entreprise doit remettre en étatles produits afin qu'ils soient conformes aux exigences de sécurité obligatoires.
   • Destruction. La société doit détruire lesproduits à ses frais de manière à les rendre inutilisables et à les éliminer conformément à la réglementation environnementale. La destruction doit être effectuée dans un délai de 30 jours calendaires et des demandes supplémentaires peuvent être formulées à des fins de vérification, telles que la présentation de documents ou l'acceptation d'une inspection.
   • Arrêt de la vente. L'entreprise doit immédiatementcesser la vente, la distribution et l'importation du produit et corriger toute production future. L'entreprise doit également informer les distributeurs et les réseaux de vente au détail que le produit enfreint les exigences fédérales en matière de sécurité et que la poursuite de la distribution et de la vente du produit enfreint la loi fédérale.
   • Cessation des activités. L'entreprise doitcesser l'exploitation du produit concerné, ce qui peut inclure la fermeture de l'usine où le produit est fabriqué.
   • Rappel. L'entreprise doit retirer leproduit de la distribution et proposer aux consommateurs une solution de rappel sans frais, telle qu'un remboursement ou un remplacement. L'entreprise doit également émettre immédiatement un arrêt de vente et fournir les informations demandées.

La plupart des infractions identifiées entre 2016 et 2019 concernaient les exigences en matière d'étiquetage de traçabilité (26 %), la présence de plomb dans les produits destinés aux enfants (20 %) et les exigences en matière de certification par des tiers (11 %).⁵

J'ai reçu une NOV : quelles sont mes options ?

Toutes les NOV n'entraînent pas nécessairement un rappel, une saisie ou une destruction du produit, que cela soit demandé ou non par la CPSC. À la réception d'une NOV, le destinataire a deux options : accepter ou contester.⁶

Si le destinataire est d'accord aux conclusions de la CPSC, l'entreprise peut accepter les mesures correctives décrites dans la NOV ou négocier d'autres mesures correctives avec la CPSC. La CPSC surveillera généralement la mise en œuvre des mesures correctives et clôturera le dossier une fois que les mesures auront été « correctement » mises en œuvre.

Si le destinataire décide de contester les conclusions de la CPSC et/ou les mesures correctives proposées, il doit répondre rapidement et exposer clairement les raisons de son désaccord. Une réponse rapide permettra d'ouvrir le dialogue avec la CPSC et permettra à l'entreprise de répondre aux questions, de corriger les éventuelles idées fausses et d'éviter les malentendus. L'entreprise peut également demander une audience informelle avec le Bureau de la conformité, en particulier si les discussions aboutissent à une impasse.

Bien que cela soit parfois évident, la décision quant à la manière de réagir exige souvent que l'entreprise tienne compte de plusieurs facteurs, dont certains peuvent la pousser dans des directions différentes. Dans tous les cas, l'objectif est double : (1) confirmer que seuls des produits sûrs et conformes sont commercialisés, et (2) réduire les risques commerciaux et les responsabilités. En mettant en œuvre les meilleures pratiques, les destinataires NOV peuvent atteindre ces deux objectifs.

J'ai reçu une NOV : que dois-je faire ? 

Pour évaluer une NOV et déterminer la réponse appropriée, les entreprises doivent faire appel à des conseillers expérimentés, comprendre et évaluer tous les risques, et prendre des mesures positives pour mettre en œuvre les meilleures pratiques. Voici quelques exemples :

• Répondez immédiatement et de manière professionnelle.Accusez réception de l'avis sans délai, remerciez la CPSC de vous avoir signalé le problème et indiquez que vous évaluez la question soulevée. Une communication rapide et respectueuse permet d'instaurer un climat productif.
• Désignez un point de contact central.Nommez un responsable de la conformité ou un conseiller juridique chargé de communiquer avec la CPSC au sujet de la NOV. Cela garantit la cohérence et la rapidité, réduit les risques de malentendus et témoigne de la discipline organisationnelle.
• Mettez en œuvre vos plans de conformité proactifs et réactifs.Des programmes et des pratiques de conformitésolidesdoivent mettre en œuvre des plans de conformité proactifs et réactifs qui comprennent l'examen des nouveaux produits, l'audit des produits existants, la conservation des documents pertinents et des processus étape par étape pour traiter les problèmes de sécurité des produits. La mise en œuvre de ces plans vous aidera à évaluer les risques réels et perçus en matière de sécurité et de non-conformité.
• Partager les documents pertinents relatifs à la conformité. Fournir volontairement les rapports d'essai de la CPSC, les spécifications des produits et les registres de contrôle qualité afin de prouver les engagements en matière de sécurité. Cela permet de démontrer la conformité, la transparence et la bonne foi.
• Participez à la résolution collaborative des problèmes.Proposez des solutions potentielles ou des alternatives pratiques. Montrer que vous prenez la sécurité au sérieux peut influencer la perception que la CPSC a de votre entreprise.
• Envisagez des réunions en personne ou virtuelles. Rencontrer le personnel de la CPSC peut humaniser l'entreprise et les personnes qui travaillent à la résolution du problème, clarifier rapidement les malentendus et aider à établir une relation durable.
• Évaluez votre culture de conformité. Profitezde cette occasion pour évaluer vos pratiques actuelles en matière de conformité, renforcer celles qui fonctionnent bien et améliorer celles qui ne fonctionnent pas comme prévu. Des programmes et des pratiques de conformité solides favorisent une culture de conformité, privilégient la sécurité plutôt que les ventes et encouragent les signalements internes.

En adoptant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent démontrer leur engagement proactif et sincère auprès de la CPSC, établir de bonnes relations, éviter les malentendus, renforcer et consolider les pratiques de conformité existantes et, en fin de compte, réduire les risques commerciaux et les responsabilités en diminuant la possibilité que des produits dangereux et non conformes soient mis sur le marché et en limitant les perturbations futures potentielles liées aux NOV.

Pour plus d'informations sur les conséquences d'une NOV pour votre entreprise et les mesures que vous pouvez prendre pour y répondre et réduire le risque d'en recevoir une, veuillez contacter l'équipe Produits de consommation de Foley & Lardner. équipe Produits de consommation.