C'est la saison

C'est la saison...

Vous ne pensez probablement pas à la conformité RH lorsque vous entendez cette expression. Mais la fin de l'année 2025 est le moment idéal, même en pleine période des fêtes, pour revenir sur ce qui s'est passé, ce qui reste à faire en 2025 et pour se projeter vers 2026.

Voici quelques questions à prendre en considération à l'approche de la nouvelle année :

Évaluez les classifications « limites » afin de déterminer si les employés sont correctement classés comme « exemptés » ou « non exemptés ». Demandez si les fonctions d'un poste particulier ont évolué au cours de l'année, de sorte qu'un employé ne répond plus aux critères du « test des fonctions ». Vérifiez également que les seuils salariaux pour les employés exemptés sont respectés.
Disposez-vous d'un inventaire complet et d'une bonne compréhension des lieux de travail des employés à distance et des exigences légales spécifiques à ces derniers dans votre État ? Êtes-vous tenu de verser des indemnités d'accident du travail ou des allocations chômage à ces employés à distance ?
Les rapports requis, tels que les formulaires EEO-1 et les plans AAP, ont-ils été remplis et soumis ?
Utilisez-vous l'IA dans le processus de recrutement ? Si oui, êtes-vous soumis à des lois régissant l'IA spécifiques à votre juridiction ?
Avez-vous une bonne connaissance pratique des lois sur l'emploi qui ont été promulguées dans votre juridiction en 2025 et qui sont ou seront bientôt en vigueur ? Avez-vous mis en place des politiques et des systèmes pour garantir leur respect ?
Êtes-vous prêt pour les nouvelles lois qui entreront en vigueur dans votre juridiction en 2026 ? Certains États seront plus actifs que d'autres. Par exemple, comme nous l'avons signalé, le Minnesota dispose d'une nouvelle loi sur les congés payés qui entrera en vigueur le 1er janvier 2026, et le Colorado a adopté une loi sur l'assurance congé familial et médical (FAMLI) couvrira désormais les séjours des enfants des travailleurs en unité néonatale de soins intensifs (UNSI). En plus des nouvelles lois sur les congés, les États ont promulgué de nouvelles lois sur des sujets tels que la négociation collective pour les travailleurs indépendants, l'extension des lois sur l'équité salariale exigeant la divulgation des informations salariales (alias « transparence salariale »), l'extension de la déclaration des données salariales, le droit de récupérer le paiement de la formation si les employés quittent leur emploi avant une certaine période, les restrictions ou l'extension de l'application des clauses de non-concurrence, les restrictions relatives aux clauses de non-divulgation et de non-dénigrement dans les accords de séparation, et les exigences en matière d'affichage et de mise à disposition des informations pour les employés. (Cette liste n'est pas exhaustive.) Vérifiez auprès de votre État et de votre municipalité les lois récemment promulguées ou celles qui entreront bientôt en vigueur.
Vérifiez le salaire minimum dans votre État pour 2026 et prévoyez dans votre budget les augmentations éventuelles.
Vérifiez l'admissibilité des employés à travailler aux États-Unis. En d'autres termes, dans quelle mesure votre conformité à la norme I-9 est-elle efficace ? Vérifiez si vous êtes soumis à des exigences E-verify. Par exemple, la législature de Floride envisage actuellement le projet de loi HB 197qui, si elle est adoptée, obligerait tous les employeurs privés (quelle que soit leur taille) à utiliser E-verify.
Si une réduction des effectifs est prévue, vérifiez si les seuils de déclaration prévus par la loi WARN au niveau fédéral ou de l'État s'appliquent et seront atteints. Prévoyez suffisamment de temps pour donner le préavis requis avant de mettre en œuvre la réduction des effectifs.
Envisagez de mener une étude sur la rémunération afin de déterminer l'équité salariale et l'adéquation au marché pour les employés et les postes.
Veiller au respect des lois sur la protection de la vie privée, notamment en matière de confidentialité des données, de surveillance électronique des employés, de notification en cas de violation des données, de consentement à l'utilisation d'images sur les sites Web et dans les communications de l'entreprise, etc.

La liste ci-dessus n'a pas pour but de gâcher les fêtes de fin d'année. Elle vise simplement à rappeler aux employeurs qu'ils doivent toujours être au courant des lois actuelles et futures qui régissent les relations entre employeurs et employés. Chaque État et chaque municipalité ont leurs propres règles, tout comme les obligations varient selon les secteurs d'activité ou les types d'employeurs.

Mais tous les employeurs ont l'obligation de veiller au respect du cadre juridique et réglementaire en constante évolution dans lequel ils opèrent.

Sur ce, passez de bonnes fêtes !