景気が良くプロジェクトが順調に進んでいる時は誰もが満足しているが、建設プロジェクトの状況は急速に変化する可能性がある。発注者からの指示、工程変更、天候問題、納入業者トラブル、予期せぬ現場状況などが、重大な遅延やコスト増を引き起こす問題に急速に発展し得る。 こうした問題への対処方法、特に契約で定められた通知のタイミングや内容を把握することは、後日の契約上の権利回復を求める上で極めて重要です。ただし、現場で問題が発生する前に、契約書の具体的な通知要件を十分に理解しておく必要があります。問題が生じる前に契約の通知条項を理解しておくことは、作業に影響を及ぼす可能性のある予期せぬ事態に対する権利を守る上で不可欠です。
一見単純に見えるにもかかわらず、多くの請負業者は契約上の通知要件を遵守せず、あるいは潜在的なクレームが発生した際に何らの通知も提供しないため、正当なクレームの回収が危ぶまれる事態が生じている。本稿では、契約上の通知に関する主要な問題点を概説し、通知関連の紛争を裁判所が時に異なる判断を下す実態を説明するとともに、契約上の通知問題に対処する際のベストプラクティスに関する提言を行う。
通知規定に関連する主要な問題点
通知に関する契約条項は、建設契約の重要な部分であり、下請業者が変更指示、追加費用、または工期延長の権利があると判断した場合、通常は下請業者から発注者または上位請負業者への通知を要求する。ただし、契約によっては通知の形式が異なり、問題ごとに通知のタイミング要件も異なる場合がある。 通知条項およびその遵守は、紛争の根拠となることが頻繁にある。したがって、作業変更、潜在的な請求、遅延救済に関する通知条項には特に注意を払うべきである。通知要件の遵守は、正当な請求権を保全するために満たさねばならない閾値条件となる場合が多い。
一般的に、獲得または損失の可能性が大きいほど、通知に関する契約上の要件（
）は厳格になります。最も厳しい通知要件は、追加時間、追加資金、その他の契約調整に関する潜在的な請求の通知に関連することが多いです。通知条項は契約ごとに異なり、以下の詳細について標準契約書とカスタマイズ契約書の両方を確認することが重要です：
- 通知提供の期限。通知を提供すべき期間は異なる場合があるが、契約では通常7日から21日以内、時には30日、あるいは最短48時間以内が要求される。各プロジェクトの通知期限を把握することは極めて重要である。請負業者が潜在的なクレームを認識した時期と、通知期限が起算された時期について、しばしば紛争が生じる。
- 通知の形式および必要内容に関する詳細。契約によっては、請求に必要な詳細度や通知が単一プロセスか複数段階プロセスかについて差異が生じます。一部の通知条項では、当初は最低限の通知のみを要求し、詳細および裏付け書類は最初の通知後、指定された期間内に提出すればよい場合があります。一方、初期通知においてより具体的な情報を要求する契約もあります。 どのような補足情報が必要か、またその提出時期に関する詳細は、契約上の要件が満たされたか否かの後日判断において重要となる可能性がある。負担が大きい場合もあるが、問題発生前に詳細な情報を短期間で収集・提供しなければならないことを認識しておくことは極めて重要である。これにより請負業者は（記録管理プロセスの強化などを通じて）要件を満たす準備を整えられる。
- 通知の送付先。建設契約では、契約で要求される正式な通知の受取人として特定の個人または代表者が指定されることが一般的です。その人物が誰であるか、および指定受取人を変更する手続きを把握しておく必要があります。
- 通知の送付方法（書留郵便、宅配便、ファックス、電子メール、または手渡し）。一般的に、ほとんどの契約では通知は書面によることを要求している。しかし、「書面」の定義を巡って紛争が生じている。プロジェクト文書（会議議事録やプロジェクト進捗更新など）が、より典型的な正式なクレーム通知書に代わる十分な書面通知であると主張され、時に成功した事例もある。 さらに、電子メールやテキストメッセージといった電子通信が普及した現代においては、「書面」の意味や、通知を電子的に行うか、物理的な郵送で行うか、あるいはその両方で行うかについての紛争を回避することが重要である。例えば、現代の建設関係者間の電子通信の影響を認識し、米国建築家協会（AIA）は最近、契約書作成時に当事者が合意した場合、特定の通知を電子的に送付することを認めるよう、多くの標準契約書式を更新した。 例えば、A401（請負業者と下請業者間の標準契約書）では第14.4条にこれらの変更が盛り込まれたが、「クレーム通知」は書留郵便・配達証明郵便、または配達証明付き宅配便による送付の場合にのみ有効とする要件は維持された。
管轄区域による通知紛争の差異
複数の州で活動する請負業者にとって、ある州の裁判所が通知規定を適用する方法を、他の管轄区域（あるいは時には同一州内の他の裁判所）でも同様に適用されると想定することは安全ではない。通知規定の遵守に関する判断は往々にして事実関係に依存し、契約上の要件の執行に関しては、州によって厳格さが異なる。
フロリダ州、ニューヨーク州、ワシントン州、オハイオ州、マサチューセッツ州、ニュージャージー州の裁判所は、請負業者が操作可能通知条項のあらゆる要件を厳密に遵守しなかった場合、請負業者が完全な賠償請求権を喪失し得るとの判断を下した事例がある。 例えば、マサチューセッツ州における最近の事例であるEndicott Constructors Corp. v. E. Amanti & Sons, Inc.事件¹では 、エンドコット社が契約で要求される延長工期請求のための7日以内の適切な通知を証明できなかったため 、裁判所は通知規定への厳格な遵守不履行が請求の救済を全面的に妨げるべきであると確認した。結果として、裁判所はエンドコット社に対する即決判決を認め、延長工期請求を却下した。 この厳格な遵守アプローチを採用する州で業務を行う場合、同様の厳しい結果を避けるため、特に注意を払う必要がある。
一方、カリフォルニア州、アラスカ州、ペンシルベニア州、ロードアイランド州、バージニア州、コネチカット州などの州では、裁判所はより微妙なアプローチを取り、不利益、公平性、衡平法に基づく基準を適用することが多い。 これらの州では、請負業者が通知規定に実質的に準拠している場合、相手方に不利益が生じておらず、かつ請求及びその根拠となる事実について実際の通知または推定通知を受けていたことを証明できれば、請求が排除されることを回避できることが多い。ただし、これらの州であっても、通知を完全に怠った場合は致命的となる可能性がある。
ベストプラクティスと重要なポイント
契約上の通知規定を遵守しなかった場合に生じうる厳しい結果を考慮すると、契約締結前にこれらの規定を精査することが極めて重要です。多くの契約上の通知規定は複雑で分かりにくく、不適切に作成されています。契約締結時に当事者が合理的かつ明確な通知規定に合意することで、後の紛争を回避できます。
さらに、通知要件を適時に遵守するための手順を整備すべきである。複数のプロジェクトを同時に手掛ける請負業者の場合、潜在的なクレームの追跡と通知を担当するプロジェクト担当者は、通知要件が各プロジェクトごとに異なることを認識し、プロジェクトや契約間で通知要件が同一であると安易に想定してはならない。 契約書にクレーム通知の具体的な期限が定められていない場合、クレームまたは影響が発生した時点で速やかに通知を行うことが最善である。これにより、相手方が「通知の遅延が何らかの形で不利益をもたらし、問題をリアルタイムで解決する能力を損なった」と後から主張する可能性を低減できる。
事象が請求事由に該当するか、または通知を要する有効な変更を引き起こすか不明な場合、潜在的な影響について通知を行うことが最善策である。過度に積極的になり常に通知を提出すべきではないが、請求または変更の根拠が誤りであると判明した場合には通知を撤回できる。しかしながら、通知が行われず問題が重大化した場合、通知不履行を理由に有効な請求が却下されるリスクは現実的に存在する。
通知は書面によるものとする。ただし、当事者間で合意があれば電子文書でも差し支えない。 通知の形式や方法に特定の希望がある場合は、契約書に明記しておくことが重要です。後々、請求を主張する際には、正式な通知が有効であったことを立証する方が、他のプロジェクト文書（議事録、日誌、RFIなど）に依拠して相手方が請求を認識していたことを証明しようとするよりもはるかに容易です。正式で、十分に文書化され、同時期の記録が揃っているほど、将来的に勝訴する可能性が高まります。
最終的に、他の手段がすべて失敗し、十分な価値のある重大な紛争が生じた場合、経験豊富な建設弁護士に相談することで、通知の適切性に関する争点を含む請求を追求し、より成功した解決へと導くことが可能となる。
参考文献
1. エンドイコット・コンストラクターズ社対E.アマティ・アンド・サンズ社事件、事件番号
1:14-CV-12807-LTS、2017 WL 3028877（マサチューセッツ州連邦地方裁判所、2017年7月14日）。
