雇用主は退職する従業員に対して、しばしば退職合意書を利用する。最も一般的なケースでは、退職する従業員は、雇用主および関連当事者に対する雇用に関連する一切の請求権を放棄することに同意する見返りとして、特定の給付を受ける。こうした合意書には様々なアプローチ方法が存在するが、特定の状況にかかわらず、雇用主が考慮すべき重要な事項がいくつか存在する：
補償
合意書には、退職する従業員が請求を行わないことに同意する見返りとして受け取るすべての補償の金額と性質を明確に明記すべきである。支給されるすべての賃金と福利厚生を特定する必要がある。かかる補償はすべて、雇用主の方針と慣行に基づき従業員が受ける権利を有するものに加えて提供されるべきであり、合意書にはその旨も記載すべきである。提供されるすべての補償の税務上の取扱い、ならびに支払いの時期と方法を、適切に明記すべきである。
退職に関する詳細
雇用主は、個々の状況に応じて、解雇、一時解雇、辞職など、当該個人の退職理由を合意書に記載することを選択できる。多くの状況では、単に当該個人が雇用から離脱した、または離脱する予定であることを記載する方が有益である場合がある。また、当該個人の最終勤務日も記載すべきである。
請求権の放棄及び免責に関する合意書
本合意書においては、放棄される請求権の内容、ならびに当該請求権から免責される法人及び／又は個人を明記することが極めて重要です。 請求権の有効な放棄及び免除には様々な法的要件があり、州によって異なる場合が多いため、雇用主は放棄及び免除が執行可能であることを確保するため、弁護士に相談することが極めて重要です。さらに、合意の一環として従業員の係争中の請求が棄却または取り下げられる場合には、その旨も具体的に記載すべきです。
機密保持
雇用主が契約条項の機密保持を期待する場合、その義務を明示的に定める必要がある。具体的に何を機密保持の対象とするか、また認められる例外（配偶者や財務アドバイザーなどへの連絡など）についても、明確に規定すべきである。
誹謗中傷禁止条項
雇用主は、従業員が自身の雇用関係や退職の事情について発言できる内容とできない内容を詳細に規定する文言を契約に盛り込むことを検討すべきである。この点に関して許容される範囲には制限があり、必要に応じて弁護士と協議すべき事項の一つである。
雇用終了後の協力
雇用主は、雇用終了後も従業員に特定の業務を割り当てたり、特定の支援を得たりする能力を望んでいる場合があります。その場合は、雇用終了後の協力に関する条件を契約書に詳細に明記する必要があります。
参考資料
雇用主が何らかの形で従業員に推薦状を提供する場合は、その情報を提供すべきである。あるいは、当事者は、当該個人の潜在的な雇用主から連絡があった場合に雇用主が述べる内容、およびそのような雇用主が紹介される相手について合意することも選択できる。
紛争解決
退職合意書は、合意内容に関する後続の紛争を引き起こす可能性があります。例えば、機密保持義務や誹謗中傷禁止義務の違反を理由に当事者間で争いが生じる場合があります。退職合意書の当事者は、こうした紛争を仲裁人に審理させることに合意することがよくあります。他の合意では、特定の裁判所での審理を定める場合もあります。最終的にどのような合意がなされるにせよ、紛争がいつ、どのように解決されるかについて合意書は明確であるべきです。 さらに、契約の特定の違反が発生した場合に課される具体的な救済措置について当事者が合意する場合、それらの救済措置についても詳細に規定すべきである。望ましい救済措置が実際に執行可能であることを確実にするため、雇用主はこの点について弁護士に相談すべきである。
財産の返還
従業員が雇用主の所有物であり、雇用主が返還を求める財産を所持している場合、その問題は本契約において取り扱うべきである。雇用主は、当該財産の返還を条件として、本契約に定められた補償金の一部または全額の支払いを求めることができる。
退職後の競業禁止
雇用主は、元従業員が競合行為を行ったり、雇用主の従業員や顧客を引き抜いたりすることについて、正当な懸念を抱く場合があります。これは法的要件を考慮しなければならないもう一つの領域であり、雇用主は、そのような規定に含めることができる事項と含めることができない事項について、弁護士に相談すべきです。
雇用主は退職合意書の作成に細心の注意を払うべきである。適切に作成されれば、雇用主は提供される補償を通じて支払っている対価に見合った安全性と保護を得ることができる。