本記事は、2012年10月24日付「労働・雇用法展望」の続編です。人事担当者やその他の管理職は、職場における潜在的な問題に関する内部調査の一環として、従業員への質問を必要とすることがよくあります。調査対象の問題の真相や原因を企業が把握できるかどうか、また雇用主が公平かつ効果的な解決策を実施できるかどうかは、面接官の有効性によって決まります。 戦略的な面接官は、はるかに効果的な面接官です。効果的な調査面接の実施についてはさらに多くのことが言えますが、この簡潔な2部構成の記事では、調査面接を効果的に開始・終了させる方法に関する提案に焦点を当てます。第1部では調査面接開始時に考慮すべき事項を提案しましたが、今回は終了時の提案を行います。
面接の終了
当然ながら、面接官は被面接者が知っている関連情報をすべて引き出す必要がある。戦略的な面接官は、各被面接者を利用して他の関連情報源を探るべきである。
- 証人に他の情報源について尋ねる。例：[調査対象の出来事；問題の人物]について、他に誰が関連情報を知っていると思いますか？[特定した人物ごとに]：その人物は何を知っていると思いますか？[調査対象の出来事]に関連する可能性のあるメモ、供述書、写真、録音などを所持している人物を知っていますか？
また、優れた取調官は証人の供述に「柵を設ける」ことで、新たな重要な情報が後になって初めて明らかになる事態を防ぎます。例えば裁判で証言する際に初めて新事実が提示されるような事態です。裁判での予期せぬ展開は好ましくありません。効果的な取調官はこうしたリスクを最小限に抑えられるか、少なくとも裁判で「新たな」情報を提示する証人の信用性を損なうための有用な手段を、企業側弁護士である我々に提供できるのです。
- 広範な質問と追及質問を投げかけ、証人が関連情報を全て提供したかを確認する。 例：[本面談で議論中の状況]に関連しうる可能性のある事項で、私たちが十分に話し合っていないことは他にありませんか？たとえ私が具体的に質問していなくても、[質問対象の出来事]や[質問対象の様々な人物]について、何らかの形で関連しうる事項は一切ありませんか？
- 証人が、後日思い出したこと、または知ったことで、本面談で議論された事項に関連する可能性のある事柄について、責任を持って戻ってきて報告することを確認してください。例：後日、ここで関連する可能性のある他の事柄を思い出した場合、または知った場合には、戻ってきて報告していただけますか？
- 加えて、証人に対して会社の報復禁止方針を再確認し、証人と責任を共有することで、報復行為の申し立てを積極的に防止してください。例えば：善意で懸念を提起した者、および会社の調査の一環として情報を提供した者に対するいかなる報復や反発も、会社の方針で禁止されていることを改めてお伝えします。 もしご自身が、あるいは他の方が何らかの報復行為を受けた、あるいは受けたのを目撃した場合には、直ちに私に報告してください。そうすれば調査し、解決することができます。お願いします。
最後に一点、言及すべき点がある。面接対象者に守秘義務を要求、あるいは少なくとも要請するという標準的な慣行に関して、法解釈は最近不安定化している。全米労働関係委員会（NLRB）は最近、会社の調査について従業員同士が話し合うことを全面的に禁止する雇用主の方針は、全米労働関係法第7条に違反する可能性があるとの判断を示した。 詳細は『労働・雇用法展望』2012年8月20日号およびBanner Health Systems事件（事件番号28-CA-023438、2012年7月30日）を参照のこと。
非管理職従業員は、労働組合に代表されていなくても、第7条に基づくこれらの権利と保護を享有します。委員会の裁定は現在裁判で争われていますが、現状では委員会は守秘義務の必要性について個別事案ごとの評価を求めています。 特定の調査において従業員に課される守秘義務が合法であるためには、雇用主は「まず、当該調査において証人の保護が必要か、証拠が破棄される危険性があるか、証言が捏造される危険性があるか、あるいは隠蔽工作を防ぐ必要性があるかを判断すべきである」。