罰金を避けるにはI-9手続きを早めに開始すること。ただし早すぎないように…

過去の 投稿で指摘した通り、移民税関捜査局（ICE）は複数年にわたる戦略計画の一環として、I-9書類検査を積極的に実施し、過去最高額の罰金（年間約1,250万ドル）を科しています。雇用主はこの取締り強化の動向を軽視すべきではなく、コンプライアンス強化による対応が賢明です。最優先課題の一つは、雇用資格確認書（Form I-9）の適時な完了です。 雇用主は新規採用者に対するI-9手続きを非常に短期間で完了させる義務がある：セクション1（従業員用）は雇用初日までに、セクション2（雇用主用）は雇用開始後3営業日以内に完了させなければならない。I-9フォームの遅延提出は重大な違反となる。雇用主は「善意で遵守を試みた」と主張しても、この重大な違反を免れることはできない。

こうした厳しい要件に対応するため、一部の雇用主は新規採用者の初出勤日より前にI-9手続きを開始しています。国土安全保障省（DHS）および司法省（DOJ）はこの手法を認めていますが、早期のI-9完了は完璧な解決策とは言えません。実際、雇用主が注意を怠れば新たな違反を引き起こす可能性があります。早期にI-9手続きを開始したい雇用主向けのヒントを以下に示します：

• 求職者が採用内定を受諾するまで、I-9フォームの記入を要求してはならない：差別禁止規則により、雇用主がI-9記入を理由に求職者を排除することは禁じられている。雇用主はまず、当該求職者を採用する意思を決定しなければならない。求職者が採用内定を受諾した後、雇用主はI-9手続きを開始できる。
• このプロセスを一律に実施してください：採用内定を受諾した全従業員に対し、雇用初日前にI-9手続きを開始するよう要請すること。I-9規則に基づき、早期のI-9完了を特定の個人にのみ求める行為は、差別申し立てや罰金の対象となる可能性があります。
• E-Verify参加事業主は、I-9フォーム早期完了後のE-Verify規則に従ってください：E-Verify参加事業主は 、I-9フォーム完了後にE-Verifyケース照会を開始できます。 雇用開始前にE-Verifyケース調査を開始し、結果が暫定不一致（TNC）またはDHS/SSA保留となった場合、予定された開始日までに調査が完了しない可能性があります。雇用主は、新規採用者がE-Verifyプログラムが定めるケース調査解決期間内にいる場合、雇用開始を遅らせることはできません。
• 雇用開始日より大幅に前倒しでI-9手続きを開始しないでください：I-9フォームの早期完了と雇用開始の間に大きな時間的隔たりがあってはなりません。 大幅な間隔は、I-9フォームへの誤記入や記入漏れ（例：開始日が不明または変更される可能性、雇用主がI-9フォームのセクション2を正しい情報で更新しない可能性）を引き起こす恐れがあります。また求職者が考えを変える可能性もあり、その結果、雇用主は従業員になったことのない個人のI-9フォームを保持することになります。 E-Verifyを利用する雇用主の場合、司法省（DOJ）および国土安全保障省（DHS）のE-Verify監視・コンプライアンス部門は、雇用主がE-Verifyを誤用している可能性を懸念する可能性があります。これらの機関は、雇用主が正当かつ承諾済みの採用内定後の就労資格確認ではなく、早期のI-9およびE-Verify完了を利用して求職者をスクリーニングしていないか調査する可能性があります。
• 新規採用者は、雇用開始後3営業日以内に、I-9 受入可能書類リスト（身元および就労資格を確認する書類）からリストAの書類、またはリストBの書類とリストCの書類を提示すること。I-9規則では、雇用主は雇用開始後最大3営業日以内に、新規採用者のリストAまたはリストBおよびリストCの書類情報を記入してセクション2を完了することが認められています。新規採用者がセクション1で米国での就労資格を自己証明しても、初出勤日までに身分証明書および就労資格証明書を提出しない可能性があります。 雇用主は、新入社員に対し、選択した書類をできるだけ早く提出するよう促すことができます。新入社員が提出しない場合、ベストプラクティスとしては、雇用開始後3営業日という全期間をI-9書類提出の猶予期間として与えることです。3営業日経過までに適格な書類を提出しない場合、雇用主はI-9確認手続きの未完了を理由に雇用を終了させることができます。

最後に、期限内の完了はI-9コンプライアンスの一部に過ぎません。I-9フォームに記載される内容は、記載時期と同様に重要です。期限内に適切に記入されたI-9フォームは、ICEによるI-9検査時に多額の罰金を回避するための鍵となります。