雇用主は様々な理由で元従業員に支払いをすることが一般的である。より日常的な支払いとしては、非適格繰延報酬制度（補足的役員退職金制度や401(k)復元型制度からの支払いなど）に基づくもの、あるいは退職金契約に基づくものが挙げられ、時には両方が該当する場合もある。（精神的苦痛や苦痛に対する補償など、その他の解雇・和解型の支払いは本記事の範囲外である。）
これらの支払いは、雇用終了時または終了直後に一括で一度だけ行われる場合もあれば、数か月、時には数年にもわたって分割払いされる場合もあります。これらの支払いは雇用終了後に発生するため、多くの雇用主やその他の関係者（多くの公認会計士を含む）は、こうした金額を何らかの1099フォームで報告すべきだと考えがちです。しかし、本記事のタイトルが示す通り、それは往々にして誤りなのです！
フォームW-2を使用することが通常正しい理由
簡潔に言えば、雇用主が従業員の地位に関連して、またはその結果として個人に非適格支払いまたは退職金を支払う場合、そのような支払いはフォームW-2に記載されるべきです。この要件は、それらの支払いがいつ行われるか（解雇時か、あるいは何年も後か）に関係なく適用されます。 一般的に、当該支払いが非従業員 としての地位（非従業員取締役や独立請負業者としての業務など）の結果として個人が得た、または権利を取得した金額である場合にのみ、Form 1099-MISC への記載が該当します。 雇用主のもとで異なる期間に、従業員としての業務と非従業員としての業務の両方を提供した場合、さらなる分析が必要となりますが、基準は変わりません：雇用に基づく支払いはW-2に、非雇用（例えば独立請負業者）に基づく支払いは1099に記載されます。幸いなことに、このような二重の地位は稀にしか発生しません。
なぜ気にかけるべきなのか
簡潔に言えば？政府が気にかけているからです。政府が気にかけるのは、FICA税と所得税の両方を、できるだけ早く徴収したいからです。1099フォームで支払いが誤って報告されると、通常は税金が源泉徴収されず、政府は納税者が所得税申告書を提出するだけでなく、納税義務のある税金を支払うのを待たねばなりません。 状況（支払時期と申告時期）によっては、こうした税金の徴収がほぼ2年間遅れる可能性があります。しかし、支払いが正しくW-2で報告すべき賃金として扱われる場合、通常は支払い時に源泉徴収が行われます。政府は税金を確実に、かつ迅速に徴収できるのです。
政府を満足させ（そして自社をトラブルから守るため）、軌道に乗るための実践的な指針を3つご紹介します。
実践ポイント1：支払いの種類とその基礎となるサービスを特定する
- 前述の通り、従業員の勤務に関連する非適格プランおよび退職金制度からの支払いはW-2に記載され、非従業員の勤務（例：非従業員取締役またはその他の独立請負業者）に関連する支払いは1099に記載される。
- 特に、元従業員または契約社員は、401(k)プランや403(b)プランなどの適格退職年金プラン、従業員持株制度（ESOP）、確定給付年金プランなどからの支払いも受け取っている可能性があります。これらはすべて、従業員の身分に関わらず（当該1099-Rフォームおよびその対応する説明書に記載されている通り）、一般的に1099-Rフォームに記載されるべきものです。。
実践のポイント2：IRSのフォームと説明書を確認する（ただし注意深く確認すること）
- IRSのW-2、1099-MISC、および1099-Rの各フォームとその記入要領は、各種支払いの報告に関する有益な指針を提供していますが、雇用主はこれらのフォームに記載された簡易説明と、別途用意された詳細な記入要領の両方を確認する必要があります。
- IRSのガイダンスと同様に、雇用主はフォームと説明書を注意深く確認すべきです。例えば、フォーム1099-Rの説明書には、非適格プランの支払いについて「非従業員」に対しては「フォーム1099-MISCで報告可能」と記載されています。しかし本更新で述べた通り、「非従業員」とは取締役やその他の独立請負業者を指し、元従業員を意味しません。
実践ポイント3：給与担当者と問題の当事者とは、可能であれば早い段階で話し合うこと
- 給与部門またはベンダーが対応方法を把握していることを確認してください。給与部門は、既に退職した従業員へのW-2発行を渋ることがあります。しかし、時期が答えを変えることはありません。また、給与記録が既に存在しないが必要な場合は、入手可能な最善の情報に基づいて作成すべきです。
- また、支払い終了前が望ましいが、いずれにせよできるだけ早く、その人に今後の流れを伝えることも有効である。雇用主は予期せぬ事態を避けるべきだ。特に将来にわたって報告が続く可能性がある場合には、雇用主がどのように税金を源泉徴収し、支払いについて報告するつもりか、その理由をその人に伝える必要がある。
