退職する従業員に対し、退職時の福利厚生に関する情報を提供していますか?もし提供していない場合は、特に福利厚生情報の多くをイントラネットサイトで提供している場合(退職後はアクセスできなくなるため)、今すぐ検討してください。 一般的に法的義務はありませんが、退職者に対して福利厚生に関する重要な注意事項や期限を記載した文書を提供することは、以下の2点で有益です:(1) 人事部門が元従業員から受ける福利厚生関連の問い合わせを減らし、より価値の高い業務に集中できるため時間を節約できる、(2) 期限を逃したために福利厚生を失った元従業員からのクレームに対する防御策となり得る。
退職する従業員への福利厚生に関する通知書に含めることを推奨する項目の例(完全なリストではありません):
重要な日付や期限を通知し、福利厚生に関するその他の関連情報を提供します。これには以下が含まれます:
- 医療保険その他の保険の適用が終了する日付
- 彼らの累積休暇が支払われるかどうか
- 最後の給与がいつ支払われるか
- 該当する場合、未行使ストックオプションの権利行使期限
- 団体生命保険契約を個人契約に転換する権利
- フレキシブル・スペンディング・アカウント(FSA)の残高を使用する期限
**カリフォルニア州では最近、雇用主が2020年1月1日以降に従業員に対し、雇用終了時など計画年度終了前にFSAから資金を引き出す期限があることを通知することを義務付ける法律が成立しました。この書簡を事前に作成することで、この要件に先んじて対応できます!
- 該当する場合、非適格繰延報酬の支払いが開始される日付
従業員が重要な書類を 誤って廃棄するのを防ぐため 、郵送で届く可能性のある重要な書類の一覧を提供してください 。これには以下が含まれます:
- 401(k)または年金給付書類一式
- COBRA選挙関連書類一式
住所( 自宅住所およびメールアドレス)に変更があった場合は 、 必ずご本人およびプラン管理者へ連絡するようご本人に伝えてください 。また、 更新情報を送付すべき連絡先も提供してください。 最終的なW-2フォームの送付にはこの情報が必要であり、プラン管理者もプラン情報や通知を提供するためにこの情報が必要となります。
前述の通り、これは網羅的なリストではありません。人事・福利厚生担当スタッフを集め、追加すべき項目について15分間のブレインストーミングセッションを行うことをご検討ください。他にも役立つ項目がきっと見つかるはずです。