効果的なオンライン調停のための5つのすべきこととすべきでないこと

国内のほぼ全ての州で外出自粛令が発令される中、日常業務の遂行手段としてビデオ会議が標準となった。 ここ数週間、フォーリー法律事務所の弁護士は数多くのオンライン調停を完了させ、その有効性に感銘を受けると同時に、やや驚かされました。長時間にわたり会議室に閉じ込められて「根気強く交渉する」ために全当事者が同一場所に集まる必要があるという一般的な認識とは対照的に、当社の経験から、ビデオプラットフォームによる調停は成功し得ることを示唆しています。 

効果的なオンライン調停のための5つの注意点をご紹介します。 

1. 技術に慣れている調停人を選んでください。 

使用する仮想プラットフォームに精通した調停会社を選ぶことは必須です。これは成否を分ける要素であり、技術の使用に不慣れまたは不慣れな調停人は避けなければなりません。  選択したプラットフォームで既に「事前テスト」を実施した経験があるか、調停者に確認してください。これにより、共同セッションや分科会など、利用される各仮想会議室の設定に熟達していること、参加者間の移動方法を理解していることを保証できます。 

2. 守秘義務と特権を遵守してください。 

まず、ビデオ会議技術の利用にはセキュリティおよび機密性のリスクが伴うことを認識すべきです。特定のビデオ会議プラットフォームのセキュリティに関する事件が最近多く報じられています。弁護士は、機密情報やセンシティブな情報を扱う会議には企業向けソリューション（例：Skype、Teams、WebEx）の利用を検討すべきです。より一般的には、ビデオ調停を進める前に、その実施に伴うセキュリティおよび機密性のリスクを評価する必要があります。

バーチャル会議プラットフォームでは、対面調停と同様に各当事者がブレイクアウトルームを利用できます。ほとんどのプラットフォームでは、その部屋にいる全員のリストを表示できるため、出席すべき全員が参加していることを確認でき、誤って別の部屋にいる人がいないか確認できます。 

一部のプラットフォームでは各会議室内にチャット機能を提供していますが、セッション終了時にはチャットログ全体がモデレーターに提供されることが多いため、機密性の高い会話や特権的な会話はチャット機能を通じて行うべきではありません。ベストプラクティスとして、機密性の高い会話はビデオ会議プラットフォームではなく、別途用意したデバイス上でメール、テキスト、音声を通じて行うべきです。 

また、「ホスト」として、仲介者が予告なしにあなたの部屋に現れる可能性がある点にご留意ください。ほとんどのプラットフォームには「ヘルプ」ボタンがあり、準備が整った際に仲介者を呼び戻すことができます。経験上、依頼があれば、ほとんどの仲介者は無断で入室するよりも呼び戻されるまで待機します。仲介者とは事前に手順について話し合い、合意しておくことをお勧めします。 

3. ダウンタイムが長くなることは期待しないでください。 

バーチャル調停は意外にも対面調停と類似しており、調停人はブレイクアウトルーム間を行き来し、場合によっては全当事者を合同セッションに集めることもある。対面調停の利点は、長時間にわたり主要課題に取り組む中で当事者を分離させることで、和解に向けた勢いがつく点にある。当社の経験では、バーチャル調停でも同様の効果を生み出せる。  ただし調停は予測困難な場合が多いため、昼食や夕食の休憩時間を事前に合意しておくことが常に賢明である。  

4. 調停の前に、プラットフォームに慣れておいてください。 

ベストプラクティスとして、調停に参加予定の全員が、調停開始の15～30分前にプラットフォームを起動し、必要に応じてアカウントを作成し、基本的な機能に慣れることをお勧めします。そうすることで、調停中は接続の問題や、自分のミュート解除方法、調停人を再び自分の部屋に呼び戻す方法といった問題ではなく、調停すべき課題に集中できます。  他のことと同様に、準備が肝心です。その場で操作方法を覚えるような事態は避けたいものです。

5. 技術的な落とし穴は避けるようにしましょう。 

• 調停の前に、インターネットで検索できる「速度テスト」サイトを使用してインターネット接続速度を確認してください。良好な接続には、少なくとも40 Mbpsの速度が必要です。十分な帯域幅がない場合は、インターネット音声オプションではなく携帯電話または固定電話から通話できますが、調停の全期間その通話に接続したままにする必要がある点に注意してください。 
  
  
• 音声信号の劣化を防ぎ、背景ノイズを低減するため、発言していない参加者は自分のラインをミュートするようお願いしてください。 
  
  
• 最高の音質を確保し、他の参加者があなたの声を聞き取れるようにするため、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンの内蔵マイクではなく、イヤホンをご使用ください。
  
  
• 可能であれば、別途ノートパソコンまたはタブレットを使用してプラットフォームに接続することをご検討ください。これにより、調停中はメインの業務用ノートパソコンのアクセスと処理能力を解放できます。 
  
  
• 調停中にご自身のライブ映像を提供したくない場合は、代わりにプロフェッショナルな顔写真をアバターとしてアップロードすることをご検討ください。あるいは、一部のプラットフォームでは、ビデオフィード用の仮想背景を選択できるため、背後の部屋が他の参加者に表示されないようにすることも可能です。 

本ガイダンスに関する詳細情報については、担当のFoley関係パートナーまでお問い合わせください。新型コロナウイルス感染症の世界的な拡大状況を監視する際に役立つ追加のウェブベースリソースについては、米国疾病予防管理センター（CDC）および世界保健機関（WHO）のウェブサイトをご参照ください。 

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