COVID-19の影響により、多くの企業は施設の閉鎖、操業縮小、従業員の一時帰休、勤務スケジュールの見直しに直面しています。これに加え、分析研究所や廃棄物処理施設などの外部サービス提供者からのサービス中断が発生した場合、日常的な環境コンプライアンス義務の施設管理に影響を及ぼす可能性があります。
困難な環境下で継続的なコンプライアンスを確保し、環境義務の過去の履行状況を評価するために企業が検討すべき簡単な手順を以下に示します：
1. 各コンプライアンス義務について、現在の責任者が存在することを確認する。環境要件は複雑かつ広範であり、操業監視、記録管理、サンプル採取・分析、検査、廃棄物貯蔵制限、研修、許可更新、報告義務などを含む。これらの多くは、環境衛生安全担当者だけでなく、プラント操業部門の従業員によって管理されている。サービスや勤務スケジュールの混乱により、従来これらの義務を管理していた従業員が施設にいない、または必要な業務を遂行できない状況が生じている可能性がある。 各従業員に対し、自身が担当する義務を再確認させ、必要に応じて新たな責任者を割り当てて業務の空白を埋める。再割り当てが必要な場合は、当該従業員が適切な訓練を受け、その義務の要件を完全に理解していること、また上司も新たな責任を認識していることを確認すること。
2. 現在の外部サービス提供業者の状況を確認する。これには、サンプルを収集するコンサルタント、分析を実施する検査機関、廃棄物処理施設などが含まれる。必要な納期、処理時間、または回収スケジュールを満たせることを確認するか、代替業者や予備のサービス提供業者を探す。
3. 未履行および過去の環境義務についてコンプライアンス評価を実施する。 許可証、規制、コンプライアンスカレンダーを確認し 、未履行の要件および今後履行が困難となる義務を特定する。積極的な報告または通知義務がある事項（例：タイトルV年次コンプライアンス認証、CERCLA排出報告）に対処し、延長申請が選択肢となり得る事項（例：許可証更新、報告書提出）を特定する。
4. 適用可能な執行猶予措置の選択肢と、それらを追求すべきか否かを理解する。米国環境保護庁（EPA）および各州の執行裁量方針は、COVID-19に起因する不適合に対処し、保護措置とその取得に必要な手順を定めている。 例えば、2020年3月に発表されたEPAの方針では、施設が不適合を文書化し、COVID-19が原因であることを特定し、要求があればこの情報をEPAに提供することを条件に、多くの一般的な遵守義務について広範な救済を認めています。州の方針については、EPAの方針を採用している州もあれば、より限定的で不適合の報告や州への遵守支援要請を必要とする州もあります。 特定の州では遵守期間や期限の延長を認めており、ごく少数の州はこの件について言及していない。
さらに、EPAおよび複数の州では、特定の基準（発見方法、開示時期など）を満たす違反行為に対して、重み付けに基づく罰金の全額または一部を免除する可能性がある自主的開示保護制度を設けている¹。これらの保護措置が適用可能か、また追求すべきか判断する際には、これらも考慮すべきである。
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連邦および州の開示保護措置は大きく異なります。一部の州では、非準拠が「監査」によって発見され、かつ監査の事前通知が州に提供された場合にのみ救済を認めています。評価を実施する前に要件を確認し、当該方針に基づいて審査を行うかどうかを判断するとともに、適用対象となる要件を満たしていることを確認してください。